預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購(gòu)貨合同的規(guī)定，預(yù)先支付給購(gòu)貨方的款項(xiàng)。在日常核算中，有的企業(yè)由于主客觀等原因，錯(cuò)用該科目或利用該科目隱瞞利潤(rùn)推遲納稅等，對(duì)預(yù)付賬款管理不善，影響了企業(yè)財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。本文列舉了錯(cuò)用科目或利用該科目隱瞞利潤(rùn)推遲納稅等幾種情形，簡(jiǎn)要分析原因，進(jìn)而提出加強(qiáng)“預(yù)付賬款”管理的舉措。
一、“預(yù)付賬款”科目錯(cuò)用的形式和原因
企業(yè)在日常核算過(guò)程中，基于主觀故意和客觀原因，有時(shí)會(huì)誤用“預(yù)付賬款”科目或利用該科目隱瞞利潤(rùn)推遲納稅、偷逃企業(yè)所得稅，一般來(lái)說(shuō)有以下幾種情形：
（一）購(gòu)置機(jī)器設(shè)備、購(gòu)建廠(chǎng)房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等誤記入“預(yù)付賬款”。在實(shí)際會(huì)計(jì)核算中，企業(yè)發(fā)生的購(gòu)置機(jī)器設(shè)備、購(gòu)建廠(chǎng)房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等業(yè)務(wù)，不少會(huì)計(jì)人員不知道將其列入“預(yù)付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目，認(rèn)為只要是預(yù)付的各種款項(xiàng)均應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目列支，沒(méi)有正確理解預(yù)付賬款的性質(zhì)。
《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》規(guī)定，預(yù)付賬款科目是流動(dòng)資產(chǎn)類(lèi)科目，用來(lái)核算企業(yè)購(gòu)入存貨時(shí)形成的預(yù)付款。而上述購(gòu)建設(shè)備、廠(chǎng)房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款屬于固定資產(chǎn)類(lèi)核算的對(duì)象，不應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目核算，而在“工程物資”或“在建工程”科目核算。
�。ǘ┞毠そ柚ФA(yù)付的材料款誤記入“其他應(yīng)收款”科目。企業(yè)采購(gòu)人員借支去采購(gòu)材料等貨物需要先付款，財(cái)務(wù)部門(mén)只有采購(gòu)人員的借條，發(fā)票在當(dāng)月收不到，也無(wú)供貨企業(yè)的收據(jù)，會(huì)計(jì)人員做賬時(shí)誤用“其他應(yīng)收款”科目核算預(yù)付材料款。一般來(lái)說(shuō)，和主營(yíng)無(wú)關(guān)的業(yè)務(wù)可以用其他應(yīng)收款核算，而預(yù)付賬款的核算內(nèi)容是和主營(yíng)業(yè)務(wù)有關(guān)的項(xiàng)目，如采購(gòu)材料，需要有合同。所以，職工借支預(yù)付的材料款應(yīng)記入“預(yù)付賬款”。
�。ㄈ┵Y產(chǎn)負(fù)債表中的預(yù)付賬款項(xiàng)目填列可能不正確。會(huì)計(jì)期末會(huì)計(jì)人員編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，容易將應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款合并計(jì)算出錯(cuò)。如：將“預(yù)付賬款”總分類(lèi)賬戶(hù)的期末余額直接填列在資產(chǎn)負(fù)債表的“預(yù)付賬款”項(xiàng)目中，這樣計(jì)算不一定正確。因?yàn)椋偡诸?lèi)賬戶(hù)等于所屬各個(gè)明細(xì)分類(lèi)賬戶(hù)余額之和。這種錯(cuò)誤源于會(huì)計(jì)人員沒(méi)有考慮預(yù)付賬款總分類(lèi)賬中可能含有應(yīng)付賬款明細(xì)數(shù)額。
實(shí)際上，預(yù)付賬款與應(yīng)付賬款是對(duì)應(yīng)的。需要注意的是，只有在期末編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，預(yù)付賬款項(xiàng)目年末數(shù)=應(yīng)付賬款的某筆明細(xì)賬戶(hù)借方余額+預(yù)付賬款的借方余額，而賬薄記錄不變。
（四）房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款，誤用“在建工程”科目核算。在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)日常核算中，個(gè)別會(huì)計(jì)人員把預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤用“在建工程”科目核算，原因是沒(méi)有考慮房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的特殊性。我們知道，對(duì)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)來(lái)說(shuō)，其開(kāi)發(fā)項(xiàng)目屬于存貨，其預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款應(yīng)使用“預(yù)付賬款”和“開(kāi)發(fā)成本”兩個(gè)科目進(jìn)行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”科目。
（五）預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬，影響損益和稅收。對(duì)于非房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)，在企業(yè)按購(gòu)貨合同預(yù)付貨款后，由于供應(yīng)單位不給開(kāi)發(fā)票，或?qū)Ψ絾挝豢赡艿归]，或未倒閉但時(shí)間達(dá)兩年以上，也不可能開(kāi)發(fā)票至企業(yè)，會(huì)計(jì)人員則不對(duì)這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)做賬務(wù)處理，致使預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬，影響當(dāng)期損益。正確的處理是：若估計(jì)不能收回，則將預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款再提取壞賬準(zhǔn)備。
對(duì)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)，可看一案例。
安徽省巢湖市某房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司，主要從事房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)，稅收征收方式為查賬征收。市地稅局稽查局于2000年3月對(duì)該企業(yè)日常稽查，發(fā)現(xiàn)1999年度財(cái)務(wù)報(bào)表有關(guān)賬戶(hù)余額異常，其中：“預(yù)收賬款”科目余額3129.2萬(wàn)元，“預(yù)付賬款”科目余額1998.2萬(wàn)元，“未分配利潤(rùn)”余額為-367.4萬(wàn)元。該企業(yè)預(yù)付賬款用來(lái)核算支付給承建的建筑工程公司的工程預(yù)付款項(xiàng)�；槿藛T側(cè)重對(duì)“預(yù)收賬款”、“預(yù)付賬款”兩賬戶(hù)明細(xì)賬進(jìn)行詳查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有三項(xiàng)工程在1997年至1999年度已竣工并交付使用，由于一些事項(xiàng)未了結(jié)，未在當(dāng)期結(jié)轉(zhuǎn)損益，涉及預(yù)收賬款1543.45萬(wàn)元，預(yù)付賬款776.13萬(wàn)元，減去相應(yīng)的“開(kāi)發(fā)成本”等成本費(fèi)用科目數(shù)額，應(yīng)調(diào)整計(jì)入損益179.54萬(wàn)元，補(bǔ)列應(yīng)列未列的應(yīng)付土地部門(mén)土地出讓金110.8萬(wàn)元，調(diào)增應(yīng)納稅所得額68.74萬(wàn)元。而該企業(yè)1997-1999年三年賬面虧損分別為54.23萬(wàn)元、54.79萬(wàn)元、23.62萬(wàn)元，經(jīng)主管稅務(wù)分局審核，1997、1998年度虧損額應(yīng)為29.88萬(wàn)元和36.19萬(wàn)元。
究其原因是主觀故意所致。企業(yè)借口存在一些業(yè)務(wù)技術(shù)上的問(wèn)題待處理，而不結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售和成本，企業(yè)將正常的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營(yíng)業(yè)外收入等記入預(yù)付賬款，掩蓋已實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)，影響當(dāng)期損益，推遲納稅或達(dá)到偷逃企業(yè)所得稅的目的。雖然這是個(gè)案，但具有一定的代表性。
二、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的舉措
以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實(shí)際核算中可能發(fā)生錯(cuò)誤的5種情形。為了規(guī)范預(yù)付賬款的使用，使企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，必須對(duì)企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。
�。ㄒ唬┙⒔∪A(yù)付賬款管理的相關(guān)制度
1.建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財(cái)務(wù)部門(mén)工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作。供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。
2.建立預(yù)付賬款的控制制度。為了從嚴(yán)控制預(yù)付賬款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng)部門(mén)要按照經(jīng)過(guò)部門(mén)主任、總會(huì)計(jì)師審批后的購(gòu)貨合同的條款，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，未簽購(gòu)貨合同的，不得付款。外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。
3.建立預(yù)付賬款臺(tái)賬管理制度。財(cái)務(wù)部門(mén)與客戶(hù)協(xié)商，要求客戶(hù)建立預(yù)付賬款臺(tái)賬，詳細(xì)反映各客戶(hù)預(yù)付賬款的增減變動(dòng)、余額、發(fā)生時(shí)間、對(duì)方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等情況。同時(shí)，將購(gòu)貨合同、簽證單和臺(tái)賬一同保管，形成完整檔案。
4.建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。供應(yīng)部門(mén)經(jīng)辦人要按購(gòu)貨合同規(guī)定的時(shí)間，組織交貨，驗(yàn)收入庫(kù)，并在7日內(nèi)報(bào)銷(xiāo)。如超過(guò)報(bào)銷(xiāo)期限，超期的款額按每天預(yù)付金額的千分之三收取資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)所發(fā)生的預(yù)付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等已無(wú)望再收回所購(gòu)貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。每年年終，要組織專(zhuān)人全面清查預(yù)付賬款，與對(duì)方核對(duì)清楚，并取得對(duì)方簽章，做到債權(quán)明確，賬實(shí)、賬賬相符。
5.建立會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)制度。會(huì)計(jì)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會(huì)計(jì)理論知識(shí)和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯(cuò)賬。
�。ǘ┙ㄗh財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期檢查預(yù)付賬款的使用情況
1.對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核；對(duì)大額異常項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查。
2.對(duì)期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較，解釋其波動(dòng)原因。
3.檢查預(yù)付賬款是否存在貸方余額；如有應(yīng)查明原因，必要時(shí)重作分類(lèi)調(diào)整。
4.檢查預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬的原因。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時(shí)掛賬的情況。
5.企業(yè)是否將正常的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營(yíng)業(yè)外收入記入預(yù)付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達(dá)到偷稅的目的；審閱預(yù)付賬款明細(xì)賬，從摘要、對(duì)應(yīng)賬戶(hù)的記錄中發(fā)現(xiàn)線(xiàn)索，再進(jìn)一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。
6.企業(yè)是否利用預(yù)付賬款業(yè)務(wù)往來(lái)搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算活動(dòng)，以此獲取回扣或轉(zhuǎn)移資金，予以貪污、挪用及私設(shè)“小金庫(kù)”；審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實(shí)合法，有無(wú)以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預(yù)付賬款。
7.是否利用預(yù)付賬款列支非法支出；查證預(yù)付賬款明細(xì)賬的賬齡長(zhǎng)短及相關(guān)的憑證，如賬齡過(guò)長(zhǎng)，則有利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為的可能。
8.對(duì)長(zhǎng)期未收到貨物的預(yù)付賬款，可向供貨單位進(jìn)行查詢(xún)。
綜上所述，對(duì)預(yù)付賬款正確使用和加強(qiáng)管理，可以將誤用或錯(cuò)用預(yù)付賬款造成的損失及舞弊現(xiàn)象消滅在萌芽之中，為企業(yè)提供真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)信息。
