有關公司一切物資的入庫和出庫，必須通過倉庫辦理收發(fā)手續(xù)。
倉庫帳務處理由公司財務部門指導。公司財務會計年度為每年的1月1日至12月31日，結帳日統(tǒng)一為每月的30（31）日。期末倉庫必須按當月材料的收發(fā)存情況編制各類庫存材料報表，每月4日前交公司總經理、財務部門以及相關人員。
材料收發(fā)過程中，必須正確、及時地清點收入、發(fā)出的品種規(guī)格和數(shù)量。商品做到有序堆放。
倉庫材料的分類
|
一級分類 |
二級分類 |
說 明 |
|
原材料 |
主要材料 |
主要生產用材料 |
|
輔助材料 |
輔助材料 | |
|
外購件 |
外購半成品 | |
|
備品備件 |
修理用備件 | |
|
低值易耗品 |
|
工量具等 |
|
包裝物 |
|
塑代、紙箱、木箱等 |
|
委托加工材料 |
|
委托外單位加工的材料 |
|
庫存商品 |
外購商品 |
外購成品 |
|
產成品 |
自制完工產品 | |
|
自制半成品 |
生產過程中的未完工的產品 |
倉庫部門應按材料的不同性質分別設置相應的明細分類帳。
一、材料收入的核算：
業(yè)務人員憑有效的材料采購發(fā)票（或送貨清單）填制入庫（繳庫）單〈下同〉。
入庫單編號方法為按月份順序編號，如2001年1月份的入庫單，編號從1-001開始；2001年2月份的入庫單，編號從2-001開始… …〈下同〉 .為區(qū)別入庫材料性質，應在入庫單前注明“原材料、低值易耗品、包裝物、委托加工材料、庫存商品（產成品）等等”。入庫單必須填寫入庫人員、倉庫收發(fā)人員的名字。
（第一聯(lián)）存根由業(yè)務員保存；
（第二聯(lián)）隨同發(fā)票（或送貨清單）交公司財務；
（第三聯(lián)）倉庫部門記帳的憑證。
如送貨單位沒有提供發(fā)票的，必須在入庫單上注明（暫估）。待材料采購發(fā)票收到后，在辦理入庫手續(xù)的時候，同時開具紅字（負數(shù)）入庫單，沖正暫估的數(shù)量。
例如：我公司于2000年11月2日收到江西某公司的貨物100A閥板50件（有貨物清單，無發(fā)票）；又于2000年11月15日收到該公司的貨物100A閥板 80件（有貨物清單，無發(fā)票）；于2000年11月30日收到該公司開具的增值稅發(fā)票貨物100A閥板 60件，根據上述業(yè)務需辦理的手續(xù)為：
1. 2000/11/2 開具入庫單，入庫數(shù)量為 50件，在入庫單發(fā)票號碼欄注明暫估；
2. 2000/11/15開具入庫單，入庫數(shù)量為 80件，在入庫單發(fā)票號碼欄注明暫估；
3. 2000/11/30開具入庫單，入庫數(shù)量為 60件，在入庫單發(fā)票號碼欄寫上該發(fā)票的號碼。同時開具紅字（負數(shù)）入庫單，入庫數(shù)量為 -60件，在入庫單發(fā)票號碼欄注明暫估。
前兩項是指我公司倉庫已經收到的貨物的數(shù)量，后一項是表明有哪些是已經開票的數(shù)量，差額部分是未開票（多開票）的數(shù)量。
倉庫記帳方法：上述業(yè)務均逐筆記入原材料帳簿的收入欄。
二、材料的發(fā)出的核算：
（一）、退貨的核算：
材料因質量等原因需要退回送貨單位時，由業(yè)務人員開具公司退貨單。退貨單編號方法為按月份順序編號，如2001年1月份的退貨單，編號從1-001開始… …（同上）。退貨單必須寫明收貨單位名稱以及經辦人員、倉庫收發(fā)人員的名字，同時必須由對方單位收貨人員簽字。
（第一聯(lián)）交收貨單位；
（第二聯(lián)）交公司財務；
（第三聯(lián)）存根，倉庫部門記帳的憑證。
倉庫記帳方法：憑此退貨單登記原材料帳簿，在收入欄用紅字（或負數(shù)）記帳。
（二）、生產領用的核算：
生產部門領用材料，由負責人開具領料單。倉庫收發(fā)人員憑此發(fā)料。領料單編號方法為按月份順序編號，如2001年1月份的領料單，編號從1-001開始… …（同上）。為區(qū)別領用材料性質，應在領料單前注明“原材料、低值易耗品、包裝物、庫存商品等等”。領料單必須有領料人員、倉庫收發(fā)人員簽字。
（第一聯(lián)）存根由生產部門負責人保存；
（第二聯(lián)）由倉庫收發(fā)人員在月底隨當月材料收發(fā)報表一起交公司財務；
（第三聯(lián)）倉庫部門記帳的憑證。
倉庫記帳方法：憑此領料單登記原材料帳簿的發(fā)出欄，同時記入生產過程帳簿的收入欄。
（附）生產領用材料退回的核算：
生產部門領用材料，因故需要退回倉庫時，由負責人開具紅字（或負數(shù)）領料單憑此辦理退料手續(xù)。
倉庫記帳方法：憑此紅字（或負數(shù)）領料單登記生產過程帳簿的收入欄，用紅字（或負數(shù)）記帳；同時登記原材料帳簿，在發(fā)出欄用紅字（或負數(shù)）記帳。
（三）、委托加工材料發(fā)出的核算：
委托加工材料的發(fā)出，由公司開具委托加工單（現(xiàn)暫用送貨單代）。送貨單編號方法為按月份順序編號，如2001年1月份的送貨單，編號從1-001開始… …（同上）。送貨單必須寫明收貨單位名稱以及經辦人員、倉庫收發(fā)人員的名字，同時必須由對方單位收貨人員簽字。
（第一聯(lián)）交收貨單位；
（第二聯(lián)）交公司財務；
（第三聯(lián)）存根，倉庫部門記帳的憑證。
倉庫記帳方法：憑此委托加工單（現(xiàn)暫用送貨單代）登記原材料帳簿的發(fā)出欄。
注：如有生產過程中的委托加工材料，則記入生產過程帳簿的發(fā)出欄。
（四）、庫存商品發(fā)出的核算：
庫存商品的發(fā)出，憑公司出庫單發(fā)放。公司出庫單由業(yè)務人員編制，并應同時交公司總經理、財務部門、倉庫以及相關人員。
倉庫記帳方法：完工成品憑生產部門開具的產成品入庫單，記入庫存商品-產成品帳簿的收入欄；發(fā)出時憑公司出庫單登記庫存商品-產成品帳簿的發(fā)出欄。
三、報廢材料的核算：
材料報廢時，憑生產部門簽發(fā)的報廢單登記帳簿。報廢單編號方法為按月份順序編號，如2001年1月份的報廢單，編號從1-001開始… …（同上）。報廢單必須有生產部門負責人開具、倉庫收發(fā)人員簽字。
（第一聯(lián)）存根由生產部門負責人保存；
（第二聯(lián)）由倉庫收發(fā)人員在月底隨當月報廢材料報表一起交公司財務；
（第三聯(lián)）倉庫部門記帳的憑證。
倉庫記帳方法：憑此報廢單登記生產過程帳簿的發(fā)出欄，同時記入報廢帳簿的收入欄。
（附）報廢材料發(fā)生回用（或退送貨單位）時，應辦理領料手續(xù)，開具領料單。
倉庫記帳方法：憑領料單登記報廢帳簿的發(fā)出欄，同時記入材料帳簿的收入欄。