（一）原始憑證填制的基本要求
1.真實(shí)可靠。即如實(shí)填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，不弄虛作假，不涂改、挖補(bǔ)。
2.內(nèi)容完整。即應(yīng)該填寫(xiě)的項(xiàng)目要逐項(xiàng)填寫(xiě)（接受憑證方應(yīng)注意逐項(xiàng)驗(yàn)明），不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實(shí)際日期填寫(xiě)；名稱要寫(xiě)全，不能簡(jiǎn)化；品名或用途要填寫(xiě)明確，不許含糊不清；有關(guān)人員的簽章必須齊全。
3.填制及時(shí)。即每當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成，都要立即填制原始憑證，做到不積壓、不誤時(shí)、不事后補(bǔ)制。
4.書(shū)寫(xiě)清楚。即字跡端正、易于辨認(rèn)，做到數(shù)字書(shū)寫(xiě)符合會(huì)計(jì)上的技術(shù)要求，文字工整，不草、不亂、不“造”；復(fù)寫(xiě)的憑證，要不串格、不串行、不模糊。
5.順序使用。即收付款項(xiàng)或?qū)嵨锏膽{證要順序或分類編號(hào)，在填制時(shí)按照編號(hào)的次序使用，跳號(hào)的憑證應(yīng)加蓋“作廢”戳記，不得撕毀。
�。ǘ┰紤{證填制的附加要求
1.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的人員的簽名或者蓋章。對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章。所謂“公章”，應(yīng)是具有法律效力和規(guī)定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，如業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、收款專用章或結(jié)算專用章等。
2.凡填有大寫(xiě)和小寫(xiě)金額的原始憑證，大寫(xiě)與小寫(xiě)的金額必須相符。
3.購(gòu)買(mǎi)實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。實(shí)物購(gòu)入以后，要按照規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)，這有利于明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證帳實(shí)相符，防止盲目采購(gòu)，避免物資短缺和流失。實(shí)物驗(yàn)收工作應(yīng)由有關(guān)人員負(fù)責(zé)辦理，會(huì)計(jì)人員通過(guò)有關(guān)的原始憑證進(jìn)行監(jiān)督檢查。需要入庫(kù)的實(shí)物，必須填寫(xiě)入庫(kù)驗(yàn)收單，由倉(cāng)庫(kù)保管人員按照采購(gòu)計(jì)劃或供貨合同驗(yàn)證后，在入庫(kù)驗(yàn)收單上如實(shí)填寫(xiě)實(shí)收數(shù)額，并簽名或蓋章。不需要入庫(kù)的實(shí)物，由經(jīng)辦人員在憑證上簽名或蓋章以后，必須交由實(shí)物保管人員或使用人員進(jìn)行驗(yàn)收，并由實(shí)物保管人員或使用人員在憑證上簽名或蓋章。經(jīng)過(guò)購(gòu)買(mǎi)人以外的第三者查證核實(shí)以后，會(huì)計(jì)人員才能據(jù)以報(bào)銷付款并作進(jìn)一步的會(huì)計(jì)處理。
4.一式幾聯(lián)的原始憑證，必須注明各聯(lián)的用途，并且只能以一聯(lián)用作報(bào)銷憑證；一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫(xiě)紙?zhí)讓?xiě)，或本身具備復(fù)寫(xiě)功能，并連續(xù)編號(hào)，作廢時(shí)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存。
5.發(fā)生銷貨退回及退還貨款時(shí)，必須填制退貨發(fā)票，附有退貨驗(yàn)收證明和對(duì)方單位的收款收據(jù)，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。如果情況特殊，可先用銀行的有關(guān)憑證，如匯款回單等，作為臨時(shí)收據(jù)，待收到收款單位的收款證明以后，再將其附在原付款憑證之后，作為正式原始憑證。在實(shí)際工作中，有的單位發(fā)生銷貨退回時(shí)，對(duì)收到的退貨沒(méi)有驗(yàn)收證明，造成退貨流失；辦理退款時(shí)，僅以所開(kāi)出的紅字發(fā)票的副本作為本單位退款的原始憑證，既不經(jīng)過(guò)對(duì)方單位蓋章收訖，也不附對(duì)方單位的收款收據(jù)。
這種做法漏洞很大，容易發(fā)生舞弊行為，應(yīng)該予以糾正。
6.職工公出借款的收據(jù)，必須附在記帳憑證之后。職工公出借款時(shí)，應(yīng)由本人按照規(guī)定填制借款單，由所在單位領(lǐng)導(dǎo)人或其指定的人員審核，并簽名或蓋章，然后 辦理借款。借款收據(jù)是此項(xiàng)借款業(yè)務(wù)的原始憑證，是辦理有關(guān)會(huì)計(jì)手續(xù)、進(jìn)行相應(yīng)會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。在收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開(kāi)收據(jù)或者退還借款收據(jù)的副本，不得退還原借款收據(jù)。因?yàn)榻杩詈褪栈亟杩铍m有聯(lián)系，但又有區(qū)別，在會(huì)計(jì)上需要分別進(jìn)行處理，如果將原借款收據(jù)退還給了借款人，就會(huì)損害會(huì)計(jì)資料的完整性，使其中一項(xiàng)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理失去依據(jù)。
7.經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。
8.發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由開(kāi)出單位重開(kāi)或者更正。在更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開(kāi)出單位的公章。
�。ㄈ⿴追N常用原始憑證填制舉例
1.收料單的填制。收料單是在外購(gòu)的材料物資驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)填制的憑證、一般一式三聯(lián)，一聯(lián)驗(yàn)收人員留底，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)保管人員據(jù)以登記明細(xì)帳，一聯(lián)連同發(fā)貨票交財(cái)會(huì)部門(mén)辦理結(jié)算。見(jiàn)表4-1（略）。
2.領(lǐng)料單的填制。此憑證為自制原始憑證。為了便于分類匯總，領(lǐng)料單要“一料一單”地填制，即一種原材料填寫(xiě)一張單據(jù)。領(lǐng)用原材料需經(jīng)領(lǐng)料車間負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可填制領(lǐng)料單；車間負(fù)責(zé)人、收料人、倉(cāng)庫(kù)管理員和發(fā)料人均需在領(lǐng)料單中簽章，無(wú)簽章或簽章不全的均屬無(wú)效，不能作為記帳的依據(jù)。見(jiàn)表4- 2（略）。
3.限額領(lǐng)料單的填制。限額領(lǐng)料單是一種一次開(kāi)設(shè)、多次使用、領(lǐng)用限額已定的累計(jì)憑證。在有效期（最長(zhǎng)1個(gè)月）內(nèi)，只要領(lǐng)用數(shù)量累計(jì)不超過(guò)限額就可以連續(xù)使用。見(jiàn)表4-3（略）。
每月開(kāi)始以前，應(yīng)由供應(yīng)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、材料消耗定額等有關(guān)資料，按照產(chǎn)品和材料分別填制限額領(lǐng)料單。在限額領(lǐng)料單中，要填明領(lǐng)料單位、材料用途、發(fā)料倉(cāng)庫(kù)、材料名稱以及根據(jù)本月產(chǎn)品計(jì)劃產(chǎn)量和材料消耗定額計(jì)算確定的全月領(lǐng)料限額等項(xiàng)目。限額領(lǐng)料單一般一式兩聯(lián)，經(jīng)生產(chǎn)計(jì)劃部門(mén)和供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽章后，一聯(lián)送交倉(cāng)庫(kù)據(jù)以發(fā)料，登記材料明細(xì)帳；一聯(lián)送交領(lǐng)料單位據(jù)以領(lǐng)料。
4.普通發(fā)貨票的填制。填制普通發(fā)貨票首先要寫(xiě)清購(gòu)貨單位的名稱全稱，不能過(guò)于簡(jiǎn)略（如僅填寫(xiě)××公司，不寫(xiě)明是××市公司還是××縣公司）。然后按憑證格式和內(nèi)容逐項(xiàng)填列齊全。發(fā)貨票要如實(shí)填寫(xiě)，不能按購(gòu)貨人的要求填寫(xiě)。經(jīng)辦人的簽章和單位的公章都要蓋全。見(jiàn)表4-4（略）。
5.增值稅專用發(fā)票的填制。增值稅專用發(fā)票是一般納稅人于銷售貨物時(shí)開(kāi)具的銷貨發(fā)票，一式四聯(lián)，銷貨單位和購(gòu)貨單位各兩聯(lián)。其中留銷貨單位的兩聯(lián)，一聯(lián)存 有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)作會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的記帳憑證；交購(gòu)貨單位的兩聯(lián)，一聯(lián)作購(gòu)貨單位的結(jié)算憑證，一聯(lián)為稅款抵扣憑證。購(gòu)貨單位向一般納稅人購(gòu)貨，應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票，因?yàn)橹挥袑Ｓ迷鲋刀惏l(fā)貨票稅款抵扣聯(lián)支付的進(jìn)項(xiàng)稅才能在購(gòu)貨單位作為“進(jìn)項(xiàng)稅額”列帳，銷貨單位也不漏稅，否則銷貨單位就會(huì)漏稅，給國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失。見(jiàn)表4-5（略）。
6.發(fā)料憑證匯總表的填制。工業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中領(lǐng)發(fā)材料比較頻繁，業(yè)務(wù)量大，同類憑證也較多。為了簡(jiǎn)化核算手續(xù)，需要編制發(fā)料憑證匯總表。編制時(shí)間根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小確定，可5天、10天、15天或1個(gè)月匯總編制一次。匯總時(shí)，要根據(jù)實(shí)際成本計(jì)價(jià)（或計(jì)劃成本計(jì)價(jià)）的領(lǐng)發(fā)料憑證、領(lǐng)料部門(mén)以及材料用途分類進(jìn)行。見(jiàn)表4-6.
7.商品驗(yàn)收單的填制。商品驗(yàn)收單是商業(yè)企業(yè)購(gòu)進(jìn)商品驗(yàn)收入庫(kù)的憑證。在商品到達(dá)企業(yè)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將發(fā)貨票與經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后再填制商品驗(yàn)收單，共一式四聯(lián)，交倉(cāng)庫(kù)或?qū)嵨镓?fù)責(zé)人驗(yàn)收商品。商品驗(yàn)收后，應(yīng)在商品驗(yàn)收單上加蓋收貨戳記，然后分送業(yè)務(wù)、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)等部門(mén)據(jù)以辦理貨款結(jié)算、記帳和登記等手續(xù)。
