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存貨管理內(nèi)部控制主要有以下幾個(gè)方面:
(一)存貨管理崗位的分工與授權(quán)批準(zhǔn)
企業(yè)內(nèi)部除存貨管理部門及倉(cāng)儲(chǔ)人員外,其余部門和人員接觸存貨時(shí),應(yīng)由相關(guān)部門特別授權(quán)。對(duì)于貴重物品、危險(xiǎn)品或保密物品等,應(yīng)當(dāng)規(guī)定更嚴(yán)格的接觸限制條件,必要時(shí),存貨管理部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行授權(quán)接觸。
(二)存貨的請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)預(yù)算有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制存貨年度、季度和月份的采購(gòu)、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、銷售預(yù)算,并按照預(yù)算對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況予以考核。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨采購(gòu)間隔期和當(dāng)前庫(kù)存,綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)供求等因素,充分利用信息系統(tǒng),合理確定存貨采購(gòu)日期和數(shù)量,確保存貨處于最佳庫(kù)存狀態(tài)。要保證存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)按計(jì)劃申報(bào)程序進(jìn)行,由采購(gòu)部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的計(jì)劃和材料請(qǐng)購(gòu)單編制采購(gòu)計(jì)劃,提出具體的采購(gòu)目錄,經(jīng)主管計(jì)劃的負(fù)責(zé)人審核后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)存貨的驗(yàn)收與保管控制
1.存貨的驗(yàn)收
外購(gòu)存貨的驗(yàn)收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否一致。涉及技術(shù)含量較高的貨物,必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請(qǐng)外部專家協(xié)助驗(yàn)收。
自制存貨的驗(yàn)收,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量,通過(guò)檢驗(yàn)合格的半成品、產(chǎn)成品才能辦理入庫(kù)手續(xù),不合格品應(yīng)及時(shí)查明原因、落實(shí)責(zé)任、報(bào)告處理。
采購(gòu)部門應(yīng)驗(yàn)收材料的品種、數(shù)量,填制驗(yàn)收單;質(zhì)量檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)質(zhì)量,簽署驗(yàn)收單;倉(cāng)庫(kù)保管部門根據(jù)驗(yàn)收單驗(yàn)收存貨,填制入庫(kù)單,登記存貨臺(tái)賬,將發(fā)票、運(yùn)單連同收料單送回采購(gòu)部門。
2.存貨的保管
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度,定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查,重點(diǎn)關(guān)注下列事項(xiàng):
?。?)存貨在不同倉(cāng)庫(kù)之間流動(dòng)時(shí)應(yīng)當(dāng)辦理出入庫(kù)手續(xù)。
(2)應(yīng)當(dāng)按倉(cāng)儲(chǔ)物資所要求的儲(chǔ)存條件貯存,并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲(chóng)害和防變質(zhì)等管理規(guī)范。
?。?)加強(qiáng)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的材料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等物資的管理,防止浪費(fèi)、被盜和流失。
?。?)代管、代銷、暫存、受托加工的存貨,應(yīng)單獨(dú)存放和記錄,避免與本單位存貨混淆。
?。?)結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,加強(qiáng)存貨的保險(xiǎn)投保,保證存貨安全,合理降低存貨意外損失風(fēng)險(xiǎn)。
(四)領(lǐng)用與發(fā)出控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限,大批存貨、貴重商品或危險(xiǎn)品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)實(shí)行特別授權(quán)。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售(出庫(kù))通知單發(fā)出貨物。
(五)盤點(diǎn)與處置控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕洷P點(diǎn)制度,明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員、頻率、時(shí)間等。制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃,合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點(diǎn)記錄的完整,及時(shí)處理盤盈、盤虧。對(duì)于特殊存貨,可以聘請(qǐng)專家采用特定方法進(jìn)行盤點(diǎn)。
存貨盤點(diǎn)應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制盤點(diǎn)表,盤盈、盤虧情況要分析原因,提出處理意見(jiàn),經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后,在期末結(jié)賬前處理完畢。
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