2001年8月8日，星龍灣大酒店在鮮花的簇?fù)砗捅夼诘男鷩讨姓綄?duì)外營業(yè)了。這是一家集團(tuán)公司投資成立的涉外星級(jí)酒店，該酒店不僅擁有裝潢豪華設(shè)施一流的套房和標(biāo)準(zhǔn)客房，下設(shè)的老寧波餐廳更是特色經(jīng)營傳統(tǒng)寧波菜和海派家常菜肴，為中外客商提供各式專業(yè)和體貼的服務(wù)。由于集團(tuán)公司資金雄厚實(shí)力強(qiáng)大，因此在開業(yè)當(dāng)天，不僅社會(huì)各界知名人士到場剪彩慶祝，更吸引了大批新聞媒體競相采訪報(bào)導(dǎo)。一時(shí)之間，星龍灣大酒店門前是人頭攢動(dòng)，星光熠熠。
最讓星龍人感到驕傲和夸耀的是酒店大堂里的一盞絢麗奪目、煜煜生光的水晶燈。這盞水晶燈是公司王副總經(jīng)理親自組織貨源，最終從奧地利某珠寶公司高價(jià)購回的，貨款總價(jià)高達(dá)120萬元美元。這樣的超級(jí)豪華水晶燈不僅是在全國罕見，即使是國外，也只有在少數(shù)幾家5星極大酒店里能見到。開業(yè)當(dāng)天，來往賓客無不對(duì)這盞豪華的水晶燈贊不絕口，稱羨不已。尤其是經(jīng)過媒體報(bào)導(dǎo)，更成為當(dāng)天的頭條新聞，星龍灣大酒店在這一天也象那盞水晶燈一樣，一舉成名，當(dāng)天客房入住率就達(dá)到了80%以上。
王副總經(jīng)理也因此受到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度贊揚(yáng)，一連幾天，王總的臉上都洋溢著快樂而滿足的笑容。
然而，好景不長。兩個(gè)月后，這盞高規(guī)格高價(jià)值的水晶燈就出了狀況。首先是失去了原來的光澤，變得灰蒙蒙的，即使用清潔布使勁擦拭都不復(fù)往日光彩。其次，部分金屬燈桿都出現(xiàn)了銹斑，還有一些燈珠破裂甚至脫落。人們看到這破了相的水晶燈，議論紛紛，這就是破費(fèi)數(shù)百萬美元換回的高檔水晶燈嗎？鑒于情況嚴(yán)重，公司領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令王總經(jīng)理在限期內(nèi)對(duì)此事做出合理解釋，并停止了他的一切職務(wù)。這個(gè)時(shí)候，王副總經(jīng)理是再也笑不出來了。
事件真相很快就水落石出，原來這盞價(jià)值近千萬元人民幣的水晶燈根本不是從奧地利某珠寶公司購得的，而是通過南方某地的W公司代理購入的贗品水晶燈。王副總經(jīng)理在交易過程中貪污受賄，中飽了私囊。雖然出事之后，王副總經(jīng)理不無例外地得到了法律的嚴(yán)懲，然而星龍灣大酒店不僅因此遭受了數(shù)千萬元的巨額損失，更為嚴(yán)重的是酒店名譽(yù)蒙受重創(chuàng)，成為同行的笑柄。這對(duì)于一個(gè)新開業(yè)的公司而言，不啻是個(gè)致命的打擊。
那么，星龍灣大酒店怎樣會(huì)發(fā)生這樣的悲劇，在以后的企業(yè)經(jīng)營中又如何防范呢？
專家診斷：這個(gè)案例其實(shí)并不復(fù)雜，卻很有代表性。星龍灣大酒店在未經(jīng)過公開招標(biāo)的情況下，即與南方W公司簽訂了價(jià)值為120萬美元的代購合同。依照合同規(guī)定，南方W公司必須提供奧地利某著名珠寶公司出產(chǎn)的水晶燈，并由W公司向星龍灣大酒店出具該公司的驗(yàn)證證明書，其中200萬元為支付給W公司的代理費(fèi)。然而，交易發(fā)生后，W公司并未向星龍灣大酒店出具有關(guān)水晶燈的任何品質(zhì)鑒定資料，星龍灣大酒店也始終沒有同W公司辦理必要的查驗(yàn)手續(xù)。
經(jīng)查實(shí)，這比交易都是由王總經(jīng)理一人操縱的，從簽定合同到驗(yàn)收入庫到支付貨款都是由他說了算，而他之所以會(huì)這樣做，正是因?yàn)槭帐芰薟公司的巨額好處費(fèi)。
這樣簡單的過程和手法，卻真實(shí)地發(fā)生了，甚至可以說這樣一筆交易，毀了整個(gè)企業(yè)，這里面的教訓(xùn)是深刻和發(fā)人深省的。一筆采購業(yè)務(wù)，特別是金額較大的業(yè)務(wù)通常涉及到采購計(jì)劃的編制、物資的請(qǐng)購、訂貨或采購、驗(yàn)收入庫、貨款結(jié)算等。因此，應(yīng)當(dāng)針對(duì)各個(gè)具體環(huán)節(jié)的活動(dòng)，建立完整的采購程序、方法和規(guī)范，并嚴(yán)格依照?qǐng)?zhí)行。只有這樣，才能防止錯(cuò)弊，保證企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行。
根據(jù)這個(gè)案例涉及的環(huán)節(jié)應(yīng)做如下控制：
首先，要做到職務(wù)分離，采取集體措施。諸如采購申請(qǐng)必須由生產(chǎn)、銷售部門提出，具體采購業(yè)務(wù)由采購部門完成，而貨物的驗(yàn)收又應(yīng)該由其他部門進(jìn)行。在本案例中，采購大權(quán)由王副總經(jīng)理一人獨(dú)攬，反映出該公司控制環(huán)節(jié)中權(quán)責(zé)不明；貨物的采購人不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂，購買偽劣材料影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求代理商和索價(jià)業(yè)務(wù)。付款的審批通常經(jīng)過驗(yàn)貨或驗(yàn)單后執(zhí)行（預(yù)付款除外），以保證貨物的價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標(biāo)準(zhǔn)。
其次，要做好入庫驗(yàn)收控制。應(yīng)根據(jù)購貨單及合同規(guī)定的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量以及有關(guān)質(zhì)量鑒定書等技術(shù)資料核查收到的貨物，只有兩者相符時(shí)才予以接受；對(duì)于所有已收到的貨物，應(yīng)定期完整填寫收貨報(bào)告，將貨物編號(hào)并登記明細(xì)賬簿，對(duì)驗(yàn)收中所出現(xiàn)的問題要及時(shí)向有關(guān)部門反映；貨物入庫和移交時(shí)，經(jīng)辦人之間應(yīng)有明確的職責(zé)分工，要對(duì)所有可能接觸貨物的途徑加以控制，以防調(diào)換、損壞和失竊。本案例中王副總經(jīng)理同時(shí)主管驗(yàn)貨，那么驗(yàn)貨查假自然只是走走過場了。
最后，還必須做好貨款支付控制。發(fā)票價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等必須與合同符合無誤，
憑證齊全后才可辦理結(jié)算、支付貨款，如有部分退貨，則注意要從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算；除了向不能轉(zhuǎn)賬支付和不足轉(zhuǎn)賬金額的單位、個(gè)人支付現(xiàn)金外，貨款一般應(yīng)辦理轉(zhuǎn)賬。貨款支付前應(yīng)由企業(yè)授權(quán)人簽字，支票簽章時(shí)應(yīng)仔細(xì)審核有關(guān)
票據(jù)；在購貨發(fā)票以外增加的費(fèi)用如裝卸、搬運(yùn)以及在途損耗等，支付前必須經(jīng)會(huì)計(jì)部門進(jìn)行審核，有關(guān)部門進(jìn)行耗損原因分析，以確定其合法性和合理性；付款憑證要連續(xù)編號(hào)，付款業(yè)務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確記錄；與供貨商定期聯(lián)系，了解未付款情況，追查耽誤原因。
本案例中，價(jià)格高昂的贗品水晶燈能堂而皇之地掛在豪華的酒店大廳中，沒有技術(shù)證明資料，沒有必要的查驗(yàn)手續(xù)，就慷慨大方地將支票簽了，錢付了，這是無意的疏忽還是當(dāng)事人有意的回避和遮掩？不管實(shí)情如何，都反映了該公司整個(gè)材料采購環(huán)節(jié)
內(nèi)部控制中存在著巨大漏洞以至讓不法分子有利可圖，有機(jī)可乘。善良的人們啊，在市場經(jīng)濟(jì)的洪流中要提高警惕，讓這些幕后的黑手不再得逞！
