采購(gòu)與付款循環(huán)的主要憑證，除外部單證如供貨單位的銷售發(fā)票、提貨單、運(yùn)輸部門(mén)的運(yùn)單（或提單），以及銀行機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證以外，為了加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)與付款循環(huán)的有效管理和控制，企業(yè)應(yīng)制定相關(guān)的內(nèi)部憑證。如下表所示：

　　請(qǐng)購(gòu)單：是由倉(cāng)庫(kù)或有關(guān)部門(mén)填寫(xiě)，送交采購(gòu)部門(mén)，申請(qǐng)購(gòu)買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書(shū)面憑證。請(qǐng)購(gòu)單一般應(yīng)包括，生產(chǎn)通知單編號(hào)、所需要的材料和零件的型號(hào)、數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)數(shù)量等。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)由有關(guān)授權(quán)人員簽字確認(rèn)。

　　采購(gòu)合同：是由采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)，向另一企業(yè)購(gòu)買訂購(gòu)單上所指定商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書(shū)面憑證。采購(gòu)合同應(yīng)主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供貨日期、結(jié)算方式、商品的包裝與運(yùn)輸辦法、質(zhì)量檢驗(yàn)手續(xù)、違約責(zé)任以及糾紛解決方式等。采購(gòu)合同應(yīng)預(yù)先編號(hào)并經(jīng)過(guò)被授權(quán)的采購(gòu)人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)和編制請(qǐng)購(gòu)單的部門(mén)。

　　驗(yàn)收單：是收到商品進(jìn)行驗(yàn)收和檢驗(yàn)所編制的憑證。驗(yàn)收單應(yīng)列示從供應(yīng)商處收到的商品的品名、說(shuō)明、數(shù)量、到貨時(shí)間、外觀狀況、質(zhì)量狀況等，并應(yīng)簽署驗(yàn)收意見(jiàn)。貨品送交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門(mén)時(shí)，應(yīng)由這些部門(mén)在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，驗(yàn)收單的一聯(lián)還應(yīng)送交會(huì)計(jì)部門(mén)。

　　退貨單：采購(gòu)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)所收的材料與合同、發(fā)貨單明顯不符時(shí)，應(yīng)辦理手續(xù)，予以退回。退回時(shí)應(yīng)填制退貨單。退貨單一般應(yīng)填列的內(nèi)容包括：原合同號(hào)數(shù)、原發(fā)票號(hào)數(shù)、退貨原因、退貨商品的名稱、發(fā)票數(shù)量、退貨數(shù)量、退貨金額等。退貨單應(yīng)由授權(quán)人員的簽字確認(rèn)。

　　賣方發(fā)票：是供應(yīng)商開(kāi)具的，交給買方以載明發(fā)運(yùn)的貨物或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項(xiàng)的憑證。

　　付款憑單：是采購(gòu)方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門(mén)編制的，記錄已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負(fù)債的授權(quán)證明文件。

　　賣方對(duì)賬單：是由供貨方按月編制的，標(biāo)明期初余額、本期購(gòu)買、本期支付給賣方的款項(xiàng)和期末余額的憑證。賣方對(duì)賬單是供貨方對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在的時(shí)間差異等因素，其期末余額通常應(yīng)與采購(gòu)方相應(yīng)的應(yīng)付賬款期末余額一致。

　　賬務(wù)處理：

    （1）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，發(fā)票已到貨已收業(yè)務(wù)處理：

    借：原材料等

　　　應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）

 　   貸：銀行存款（或應(yīng)付賬款等）

    （2）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，發(fā)票已到貨未收業(yè)務(wù)處理：

    收到發(fā)票付款時(shí)

　　借：在途物資

　　　　應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）

    　　貸：銀行存款等

    貨到入庫(kù)時(shí)

　　借：原材料等

　　　貸：在途物資

　　（3）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，貨到發(fā)票未到業(yè)務(wù)處理：

    貨到驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，暫不做賬務(wù)處理，月末單仍未到時(shí)，估價(jià)入賬。

　　借：原材料等

　　　貸：應(yīng)付賬款——暫估料款

　　下月初，用紅字沖銷上筆處理

　　借：原材料等 （紅字）

    　　貸：應(yīng)付賬款——暫估料款 （紅字）

  　　  待收到發(fā)票時(shí)，按正常處理方式處理。

    （4）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)。

    ①退貨同時(shí)收回貨款

　　借：銀行存款

　　　　應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（紅字）

   　　 貸：原材料

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　　借：其他應(yīng)收款

　　　　應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） （紅字）

  　　  貸：原材料

　　收回貨款時(shí)

　　借：銀行存款

　　　貸：其他應(yīng)收款

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　　借：應(yīng)付賬款

　　　　應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（紅字）

　　　貸：原材料