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本文從項(xiàng)目經(jīng)理的角度探討了企業(yè)為何要上ERP,ERP的核心價(jià)值,其對人員的要求,以及企業(yè)究竟應(yīng)當(dāng)如何選擇ERP。 關(guān)于ERP選型方法和技巧的文章很多,但探究其思想和內(nèi)涵的卻不多,而這恰恰是企業(yè)高層比較關(guān)注的。ERP不同于其他商品買來就能用,而必須通過顧問的實(shí)施和服務(wù)才能發(fā)揮作用。作為項(xiàng)目經(jīng)理,如果能夠洞悉高層的想法,幫助其解疑釋惑,選型工作將更為得心應(yīng)手。
為什么要上ERP?
“ERP是個好東西,別人都在搞,我們不搞沒有面子,領(lǐng)導(dǎo)問起來不好交代。”這也許是不少國有企業(yè)開始選型時(shí)的心態(tài);還有一些民營企業(yè)上ERP是來自客戶的壓力,如訂單的滿足,新產(chǎn)品的開發(fā)等;也有的企業(yè)上ERP則是為了申報(bào)政府項(xiàng)目資助,或出于避稅考慮。不過,當(dāng)你問他們?yōu)槭裁匆螮RP時(shí),他們的口徑出奇地一致:上ERP是為了提升管理、降低成本。真是如此嗎?企業(yè)信息化的需求動機(jī),或者說老板花錢搞信息化的真實(shí)目的決定了ERP的選型以及實(shí)施的效果。
為什么要搞信息化,不搞行不行?信息化給企業(yè)能解決什么問題,不能解決什么問題,企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)階段適不適合搞信息化,信息化放在公司的什么位置,團(tuán)隊(duì)和文化能不能支持信息化工作的開展,風(fēng)險(xiǎn)在哪里,這些都應(yīng)該在選型之前想清楚。
盡管很多企業(yè)決策的隨意性很大,但老板決定要做的工作沒有做不成的,之所以老板沒有下定決心去做,是因?yàn)檫@項(xiàng)工作的優(yōu)先級不高,還不到不做不行的地步。ERP選型無疑會耗費(fèi)雙方大量的時(shí)間和精力,企業(yè)平時(shí)有生意要忙,不可能把太多精力放到ERP上,ERP對大多數(shù)企業(yè)來說,是重要但不緊急的事。很多老板口頭上對ERP項(xiàng)目很重視,但落實(shí)不到行動中,很可能是他們本身沒有理清思路,還沒有認(rèn)識到信息化的價(jià)值。項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會設(shè)定并管理老板的期望,否則即使上了信息化也吃力不討好。
ERP的核心價(jià)值
神州數(shù)碼總裁郭為說過,沒有ERP,就像打仗沒有地圖一樣,看不到我們各個環(huán)節(jié),各個區(qū)域的經(jīng)營細(xì)節(jié)。
信息化作為管理工具其實(shí)是為管理層服務(wù)的,信息化提供了決策分析的依據(jù)、支持以及績效監(jiān)控、考核的手段,使管理者對公司業(yè)務(wù)運(yùn)作一目了然,決策更快更準(zhǔn)。沒有信息化之前,領(lǐng)導(dǎo)掌握著20%的信息,卻要做80%的決策;基層從事具體工作,盡管掌握80%的信息,要做的只有20%的決策,存在嚴(yán)重的信息不對稱。由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏必要的信息,不知道是否該簽這個字,領(lǐng)導(dǎo)找下屬來當(dāng)面詢問情況,也無法很快了解清楚。為了找簽不簽字的依據(jù),很簡單的事又要查閱很多的資料,為把控風(fēng)險(xiǎn)做了很多不增值的工作,領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間就這樣被下屬所支配掉了。
信息平臺給領(lǐng)導(dǎo)提供了管家、參謀和工具。有了系統(tǒng),領(lǐng)導(dǎo)從日常事務(wù)中解放出來,只處理例外事件,省下來的時(shí)間就可以做戰(zhàn)略規(guī)劃、見大客戶等領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做的事。系統(tǒng)使流程和知識得以固化、沉淀,使職能和責(zé)任分得更清、更細(xì)。
從這個角度上講,信息化不能避免某個人離職,但有了信息平臺不再擔(dān)心某個人離職,信息化不能杜絕推諉扯皮的發(fā)生,但至少能夠讓推諉扯皮等問題暴露出來。一些企業(yè)訂單很多、生意很好,很大程度上掩蓋了管理上的問題,反正只要能交貨,把客戶應(yīng)付過去就行?,F(xiàn)在可以不做信息化,但問題早晚會面對,信息化是企業(yè)發(fā)展到一定階段后的必需品。
ERP對人員的要求
企業(yè)高層關(guān)心在信息化環(huán)境下,自己應(yīng)知、應(yīng)會什么,系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否真實(shí)可信,如何更好地監(jiān)控?企業(yè)中層擔(dān)心工作習(xí)慣和既得利益的改變,系統(tǒng)會不會取代自己的地位?企業(yè)基層關(guān)心系統(tǒng)能否解決實(shí)際問題,簡單易用,讓工作更輕松。
過去,老板想的是怎樣多拉些訂單,發(fā)展企業(yè)、養(yǎng)活員工,而員工多有打工心態(tài),老板讓怎樣就怎樣,有問題也不會主動提。長此以往,上面越來越累,下面越來越輕松。信息化促進(jìn)了管理方式的變推為拉,讓下面有壓力有責(zé)任。
其實(shí),上ERP對高層要求不高,對下面的人要求很高,因?yàn)槭褂孟到y(tǒng)處理日常主營業(yè)務(wù)的是他們,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性依賴他們。對于高層,只需要通過培訓(xùn),讓他們掌握如何查詢相關(guān)信息即可。
比如,作為總經(jīng)理,他每天要看的信息是決策類信息、日常類的審批、個人辦公類(郵件)、提醒信息、公司級的動態(tài)信息、異常信息。通過系統(tǒng)設(shè)置,多少金額以內(nèi)部門經(jīng)理審批即可,超過多少金額才到總經(jīng)理這級審批。有了系統(tǒng),各級各部門按部就班、各司其職,按規(guī)定的流程和權(quán)限操作,從而使管理更加有序和快捷,減少“救火事件”的發(fā)生。
究竟應(yīng)該如何選擇ERP?
要搞信息化,很多企業(yè)首先會想到ERP,那么究竟應(yīng)該如何選擇ERP呢?
市面上的ERP很多,特別是選國內(nèi)軟件還是國外軟件讓很多人感到困惑,這要從中西方管理與文化發(fā)展史的層面解析。中國管理哲學(xué)適合做戰(zhàn)略和宏觀規(guī)劃,西方經(jīng)濟(jì)學(xué)則適合執(zhí)行和微觀分析。ERP起源于西方,國外ERP廠家在產(chǎn)品技術(shù)研究和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)沉淀上走在前面,國內(nèi)ERP廠家則在研究、跟進(jìn)國外軟件的基礎(chǔ)上,根據(jù)國情加以創(chuàng)新。每個ERP廠家的背景和市場定位不同,都有自己擅長的行業(yè)和領(lǐng)域。根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律,未來的ERP行業(yè)通過競爭一定會不斷整合,僅存幾個大的行業(yè)寡頭。
企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和自身的業(yè)務(wù)需求決定了選擇什么樣的ERP。比如,出口型企業(yè)或有意開拓國際市場的企業(yè),可能選擇國外軟件更合適一些。每個ERP廠家的背景和市場定位不同,都有自己擅長的行業(yè)和領(lǐng)域,這些企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)及業(yè)務(wù)匹配度是圈定目標(biāo)供應(yīng)商首先需要考量的。
很多企業(yè)往往把選ERP當(dāng)作采購行為,而不是把它當(dāng)項(xiàng)目來推動。既然是項(xiàng)目,就要考慮范圍、進(jìn)度、成本三重約束,還要先做好總體規(guī)劃,否則如頭痛醫(yī)頭,今天買個褲子,明天買個上衣,結(jié)果不搭配不說,總體算下來花錢也不少?;谝陨锨闆r,企業(yè)在全盤規(guī)劃信息系統(tǒng)時(shí),最省力的辦法是選擇一家實(shí)力強(qiáng)、技術(shù)開放、產(chǎn)品線完整,能夠提供一攬子方案和服務(wù)的廠商。
企業(yè)的發(fā)展帶來需求的不斷變化,供應(yīng)商是否有可持續(xù)的發(fā)展能力? 未來的ERP行業(yè)通過競爭一定會不斷整合,供應(yīng)商被收購或兼并,以及戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的概率有多大?他的平臺和系統(tǒng)如何去適應(yīng)這種變化?選擇ERP廠家就是選擇長期的合作伙伴,這就要求企業(yè)必須關(guān)注未來的不確定性,做好風(fēng)險(xiǎn)的識別、分析和應(yīng)對,降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響。隨著企業(yè)的發(fā)展,做的產(chǎn)品不一樣,供貨對象不一樣,只要是同類行業(yè),執(zhí)行層面都是一樣的,無外乎訂單生產(chǎn)MTO、訂單裝配ATO、庫存生產(chǎn)MTS、訂單設(shè)計(jì)ETO、訂單配置CTO等幾種模式,系統(tǒng)都是支持的。企業(yè)發(fā)展到集團(tuán)化后,子公司不管多遠(yuǎn),就當(dāng)作在隔壁,服務(wù)器集中管理數(shù)據(jù)。有了統(tǒng)一的管理平臺,下面是不同產(chǎn)品類型的業(yè)務(wù)板塊,上面架設(shè)集團(tuán)財(cái)務(wù),剩下的只是流程固化后不斷優(yōu)化的問題。
不可否認(rèn),有些供應(yīng)商在對待二次開發(fā)的問題上,把客戶當(dāng)作白老鼠做實(shí)驗(yàn)。其實(shí),只要需求提清楚了,也出得起錢,技術(shù)都不是問題,但你等得起嗎?選型要比較產(chǎn)品,看產(chǎn)品功能與企業(yè)業(yè)務(wù)的匹配度怎樣,但比較下來你會漸漸感悟到,軟件可以比,但其實(shí)又沒法比。
圈定目標(biāo)ERP供應(yīng)商后,執(zhí)行過程一般都要經(jīng)過需求調(diào)研、產(chǎn)品演示、典型客戶參觀、服務(wù)介紹等幾個環(huán)節(jié),層層篩選出最終供應(yīng)商。在這之前,企業(yè)要將業(yè)務(wù)需求、評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)界定清楚,并以書面形式寫入范圍說明書。ERP的實(shí)施主體和使用對象是業(yè)務(wù)部門,所以,選型團(tuán)隊(duì)要抽調(diào)各業(yè)務(wù)部門骨干,并在項(xiàng)目章程中得到正式授權(quán)。
很多企業(yè)在沒有了解產(chǎn)品之前,不知道如何提煉需求,因?yàn)槠髽I(yè)中既懂業(yè)務(wù)又懂ERP的人少之又少。需求可以提很多,要多少就能提多少,也可以提很少,只把企業(yè)最關(guān)注的、最重要的需求列出來。選型要認(rèn)真,但不要較真。根據(jù)二八原則,只要把握核心需求即可。筆者見過有的企業(yè)吹毛求疵,糾纏于細(xì)枝末節(jié),把簡單問題復(fù)雜化,越選越復(fù)雜,最后無所適從,哪個都不滿意,致使選型久拖不決,貽誤了發(fā)展的大好時(shí)機(jī)。
另外,隨著選型團(tuán)隊(duì)認(rèn)識的逐步加深,需求范圍以及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)難免會有一定變化。項(xiàng)目經(jīng)理在監(jiān)控項(xiàng)目上要明白,變更無法避免,再小的變更請求都要以書面形式提交,并且走完整的變更控制流程。
產(chǎn)品演示時(shí),各家供應(yīng)商輪番上場,企業(yè)看得眼花繚亂。筆者咨詢過一家制造型企業(yè),由于選型人員的基礎(chǔ)不一樣,關(guān)注點(diǎn)不同,花的功夫也可能不同,對各家系統(tǒng)的認(rèn)識不能達(dá)成統(tǒng)一。該企業(yè)決策者日常事務(wù)纏身,又無暇實(shí)際參與其中,不了解實(shí)際情況,結(jié)果每次開會是七嘴八舌、議而不決,最后企業(yè)決策者決定干脆推倒重來,讓各家供應(yīng)商重新調(diào)研和演示,選型人員和供應(yīng)商都叫苦不迭。
為了不做無用功,筆者建議供應(yīng)商和該企業(yè)達(dá)成一致,產(chǎn)品演示前將主要需求框好列成表格并請企業(yè)決策者簽字,只演示需求列表要求的內(nèi)容,而且演示時(shí)決策者要在場,不在場寧肯不做,滿足哪條需求當(dāng)場就在表格相應(yīng)欄后打勾,從而較好地規(guī)避了選型中的混亂和隨意。
其實(shí),選ERP夠用就好,要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)看問題,有的產(chǎn)品可能單點(diǎn)上不是最好的,但總體上卻是合適的。產(chǎn)品功能覆蓋企業(yè)的需求面有多大,能否較好地滿足核心需求,這才是選型團(tuán)隊(duì)在產(chǎn)品演示中重點(diǎn)關(guān)注的,而沒有必要苛求面面俱到。該企業(yè)決策者質(zhì)問選型人員,產(chǎn)品看了一遍又一遍為什么還區(qū)分不出優(yōu)劣高低,為什么對系統(tǒng)還是一知半解?其實(shí),ERP可以比,但又沒法比。買ERP不同于買手機(jī),手機(jī)功能都有參數(shù),拍照像素是多少,鈴聲大小是多少,比較起來一清二楚。ERP是軟件,體現(xiàn)的是管理思想,沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),只有表現(xiàn)不同,關(guān)鍵看企業(yè)關(guān)注什么。怎樣才算對ERP系統(tǒng)真正了解,相信即使是專業(yè)人士也不好回答,否則一個顧問什么都懂,就沒必要分生產(chǎn)顧問和財(cái)務(wù)顧問。
典型客戶參觀,目的是借典型客戶的現(xiàn)身說法,讓企業(yè)選型團(tuán)隊(duì)和決策者印象更深,對供應(yīng)商及其產(chǎn)品也更有信心。這個典型客戶是供應(yīng)商指定的,它的應(yīng)用效果不一定好,但至少這家供應(yīng)商和他關(guān)系很好。典型客戶參觀一般采取座談形式,或PPT介紹,一般不讓參觀者進(jìn)系統(tǒng)查看,就是看了系統(tǒng),企業(yè)也不可能知道真實(shí)的應(yīng)用情況。
典型客戶參觀從某種程度上只是告訴客戶,已經(jīng)有人用了這套產(chǎn)品,這客戶和自己有多少相似之處,有多少借鑒之處只能靠企業(yè)自己判斷。主流的ERP廠家在不同行業(yè)都有或多或少的典型客戶,這不能代表什么,往往企業(yè)去參觀典型客戶從側(cè)面了解到的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)更具實(shí)用價(jià)值。筆者見過一家民營企業(yè),去參觀前決策者讓選型團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備了幾百條問題,但每次典型客戶接待的時(shí)間不過兩三個小時(shí),要在這么短的時(shí)間里將這幾百條問題都問清楚幾乎是不可能的。后來,筆者建議選型團(tuán)隊(duì)分業(yè)務(wù)模塊分別提出五個主要問題,由項(xiàng)目經(jīng)理圍繞選擇這家供應(yīng)商的理由,以及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)體會兩個方面深入咨詢,結(jié)果有點(diǎn)有面,反而收獲更大。
ERP不同于其他商品買來就能用,而必須通過顧問的實(shí)施和服務(wù)才能發(fā)揮作用。各家的實(shí)施服務(wù)體系大同小異,企業(yè)應(yīng)該關(guān)注的是這個項(xiàng)目對于供應(yīng)商來講放在什么優(yōu)先級的位置。選型企業(yè)尤其是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該掂量一下,供應(yīng)商的實(shí)施團(tuán)隊(duì)對調(diào)配優(yōu)質(zhì)資源的能力有多大?對風(fēng)險(xiǎn)的可控程度有多大?雙方能夠相互認(rèn)可、信任嗎?至于價(jià)格,國內(nèi)軟件不一定便宜,國外軟件也不一定就貴,賣幾張光盤不值錢,但上升到管理咨詢的高度就能價(jià)值不菲。只注重價(jià)格是短視的表現(xiàn),企業(yè)如果把價(jià)格壓得太低,對方一定會在后面的實(shí)施和服務(wù)上擠回來。
以上僅僅稱得上選ERP的技術(shù)層面,中國國情決定了實(shí)際操作中要考慮的還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些。有的企業(yè)選型時(shí)不得不考慮客戶的推薦或指派,還要經(jīng)受各種關(guān)系戶的人情壓力。選型沒有固定的模式,最后的選擇必定是各方力量博弈、利益平衡之后的結(jié)果。并不是所有的客戶都是上帝,最終是否合作在于雙向選擇。
也有種特例,供應(yīng)商在了解企業(yè)后決定放棄投標(biāo),這是因?yàn)樵撈髽I(yè)的信息化建設(shè)環(huán)境太差,經(jīng)過分析實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)太大,如果項(xiàng)目做不下去、尾款收不回,無疑會增加一個失敗案例,也給競爭對手留下把柄,所以,供應(yīng)商選擇寧肯放棄也不愿失敗。
合同的簽訂并不是選型的結(jié)束,經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)是項(xiàng)目收尾階段非常重要的一項(xiàng)工作,這為后面的信息化建設(shè)積累組織過程資產(chǎn)。費(fèi)了這么多心思,最終選擇的ERP就一定能實(shí)施成功嗎?不能!所有的選型技巧都不能保證所選的ERP就一定能實(shí)施成功,只是能夠提高成功實(shí)施的概率。這又回到如何定義ERP成功的老問題。簡單地說,如果系統(tǒng)每天都在用,系統(tǒng)帳和實(shí)物帳同步生成,數(shù)據(jù)是對的,大家相信系統(tǒng),而不是千方百計(jì)找茬不用系統(tǒng),這就是成功的。整個企業(yè)的有效管控一定是平臺+管理,ERP系統(tǒng)只是平臺,配套的管理必須跟上,這樣才有血有肉,否則,上ERP也只是管理者想當(dāng)然的沖動罷了。
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