電算化中會(huì)計(jì)分錄的編制

　　會(huì)計(jì)分錄是每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)列示其應(yīng)借記和應(yīng)貸記的帳戶(hù)及其金額的一種記錄。會(huì)計(jì)分錄的正確與否，直接影響到帳戶(hù)的記錄，乃至影響到會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

　　在手工環(huán)境下，會(huì)計(jì)分錄是根據(jù)借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則編制的，在電算化會(huì)計(jì)中多數(shù)會(huì)計(jì)分錄的編制與手工是相同的，但也有部分會(huì)計(jì)分錄的編制與手工存在差異，需要進(jìn)行相應(yīng)的變換被計(jì)算機(jī)接收后才能保證會(huì)計(jì)信息的正確性，否則輸出的帳簿和報(bào)表信息有可能是錯(cuò)誤的，如費(fèi)用沖減、帳內(nèi)調(diào)整等事項(xiàng)，這些會(huì)計(jì)分錄的編制在電算化會(huì)計(jì)中需要引起足夠的注意。

　　會(huì)計(jì)分錄是記帳的直接依據(jù)，根據(jù)會(huì)計(jì)分錄登記帳簿時(shí)，會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)要求做到帳證相符。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)方式下某些會(huì)計(jì)分錄是經(jīng)過(guò)人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶(hù)相反的方向中去的。會(huì)計(jì)上，期間費(fèi)用類(lèi)帳戶(hù)一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時(shí)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用帳戶(hù)時(shí)，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳準(zhǔn)備”是按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳準(zhǔn)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取時(shí)，就要將其差額沖減“管理費(fèi)用”，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)分錄如下：

　　借：壞帳準(zhǔn)備×××
　　　貸：管理費(fèi)用×××

　　會(huì)計(jì)人員根據(jù)這個(gè)會(huì)計(jì)分錄登記“管理費(fèi)用”明細(xì)帳時(shí)，由于“管理費(fèi)用”是借方分析式多欄帳且平時(shí)不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會(huì)計(jì)人員必須經(jīng)過(guò)大腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“管理費(fèi)用”相應(yīng)明細(xì)帳戶(hù)的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會(huì)計(jì)中，計(jì)算機(jī)記帳不可能象人腦那樣分析，它會(huì)毫不猶豫地登記到“管理費(fèi)用”相應(yīng)明細(xì)帳戶(hù)的貸方，從而造成手工與機(jī)器登記的管理費(fèi)用借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會(huì)計(jì)報(bào)表編制的正確性（計(jì)算機(jī)自動(dòng)編表一般是用“管理費(fèi)用”帳戶(hù)的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。究其原因，是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)不規(guī)范處理所致。會(huì)計(jì)人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會(huì)計(jì)分錄變換成如下分錄，就不會(huì)出現(xiàn)上述問(wèn)題。

　　借：管理費(fèi)用×××（紅字）
　　　貸：壞帳準(zhǔn)備×××（紅字）

　　實(shí)務(wù)中，還有一種編制會(huì)計(jì)分錄的做法也需要加以規(guī)范。例如：某采購(gòu)員出差借款2000元，采購(gòu)回來(lái)報(bào)銷(xiāo)，差旅費(fèi)及補(bǔ)助等共支出1600元。假設(shè)借款時(shí)已作其他應(yīng)收款處理，該采購(gòu)員所花的費(fèi)用記入“管理費(fèi)用”。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會(huì)計(jì)分錄：

　　借：現(xiàn)金400
　　　貸：其他應(yīng)收款——××2000
　　　　　管理費(fèi)用－1600

　　這樣在計(jì)算機(jī)帳務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類(lèi)型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，又會(huì)產(chǎn)生上述同樣的問(wèn)題，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（400）和一張轉(zhuǎn)帳憑證（1600），會(huì)計(jì)分錄如下：

　　借：現(xiàn)金400
　　　貸：其他應(yīng)收款400

　　借：管理費(fèi)用1600
　　　貸：其他應(yīng)收款1600

　　周其林同志在《中國(guó)會(huì)計(jì)電算化》2000年第10期發(fā)表了題為“費(fèi)用沖減會(huì)計(jì)分錄在會(huì)計(jì)電算化中的處理辦法”一文，談到了手工沖減費(fèi)用的會(huì)計(jì)分錄通常是貸記某費(fèi)用帳戶(hù)，并舉例假設(shè)黎明是機(jī)關(guān)管理人員，收到黎明同志退回的差旅費(fèi)現(xiàn)金50元，手工會(huì)計(jì)分錄為：

　　借：現(xiàn)金50
　　　貸：管理費(fèi)用50

　　周其林同志認(rèn)為對(duì)這類(lèi)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄在電算化會(huì)計(jì)中的正確處理辦法有兩種：一是用紅字沖銷(xiāo)費(fèi)用支出數(shù)，同時(shí)用紅字沖銷(xiāo)現(xiàn)金支出數(shù)，即：

　　借：管理費(fèi)用－50
　　　貸：現(xiàn)金－50

　　二是在借方用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金的增加數(shù)，即：

　　借：管理費(fèi)用－50
　　　貸：現(xiàn)金50

　　本人認(rèn)為第一種做法的前提條件是該單位采用的是記帳憑證不分類(lèi)且記帳憑證格式統(tǒng)一。如果記帳憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類(lèi)的話(huà)，那么這張記帳憑證只能是付款憑證格式（貸記現(xiàn)金），填制付款憑證肯定讓人費(fèi)解。再說(shuō)，各單位都很重視貨幣資金，尤其是現(xiàn)金，有的單位仍然要求出納每天手工登記現(xiàn)金日記帳，根據(jù)這張付款憑證登記現(xiàn)金日記帳，是登記到借方（藍(lán)字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導(dǎo)致帳證方向不一致；登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。怎么辦？本人認(rèn)為，可以引入過(guò)渡科目進(jìn)行處理，這在后面的部分中將加以說(shuō)明。

　　在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中還有帳戶(hù)間調(diào)整需要編制相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄，如將“生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)”調(diào)整到“制造費(fèi)用——折舊費(fèi)”中去。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的做法有兩種，一種是：

　　借：制造費(fèi)用——折舊費(fèi)×××
　　　貸：生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)×××

　　因?yàn)椤吧�產(chǎn)成本”為借方分析多欄式帳，分錄中的貸方必然會(huì)出現(xiàn)上述帳證不一致的問(wèn)題。為了保證帳證相符，有人提出另一種解決的辦法，編制如下的會(huì)計(jì)分錄：

　　借：制造費(fèi)用——折舊費(fèi)×××
　　　　生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)×××（紅字）
　　　貸：任意科目0

　　這種做法與周其林同志的第二種做法類(lèi)似，由于貸方帳戶(hù)發(fā)生額為零，周其林同志將其省略。周其林同志的第二種做法至少存在兩個(gè)問(wèn)題：⑴它違背了借貸記帳法的記帳規(guī)則，僅有借方，沒(méi)有貸方；⑵違背了財(cái)政部1994年6月30日發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十五條的第（四）款，即“正在輸入的記帳憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”，也就是說(shuō)所有已經(jīng)通過(guò)財(cái)政部門(mén)評(píng)審的會(huì)計(jì)核算軟件，都不可能違反上述規(guī)定，都會(huì)既有借方科目又有貸方科目，否則財(cái)政部門(mén)不可能同意使用這種軟件的企業(yè)擺脫手工記帳，因此在電算化會(huì)計(jì)中不能編制僅有借方或僅有貸方的會(huì)計(jì)分錄，會(huì)計(jì)核算軟件不接受這種分錄，但可以編制借方或貸方為任意會(huì)計(jì)科目，同時(shí)金額為零的會(huì)計(jì)分錄。計(jì)算機(jī)記帳是根據(jù)科目編碼記帳的，所以“任意科目”明細(xì)帳必然記載有金額為零的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在會(huì)計(jì)上是沒(méi)有存在必要的。

　　為了避免這種情況的發(fā)生，作者本人認(rèn)為正確的做法是借用一個(gè)過(guò)渡帳戶(hù)，如“其他應(yīng)付款——過(guò)渡”帳戶(hù)，通過(guò)編制兩張記帳憑證來(lái)解決，上述例子的會(huì)計(jì)分錄可以編制如下：

　　借：制造費(fèi)用——折舊費(fèi)×××
　　　貸：其他應(yīng)付款——過(guò)渡×××

　　借：生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)×××（紅字）
　　　貸：其他應(yīng)付款——過(guò)渡×××（紅字）

　　這樣登帳時(shí)，“制造費(fèi)用”、“生產(chǎn)成本”帳戶(hù)肯定沒(méi)有問(wèn)題，過(guò)渡帳戶(hù)貸方也立即抵銷(xiāo)，從道理上講，也沒(méi)有問(wèn)題，只是增加了記帳憑證的數(shù)量。

　　綜上所述，實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)以后，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)，既要遵循會(huì)計(jì)理論本身要求，又要考慮電算化會(huì)計(jì)軟件的要求，這些要求往往同手工習(xí)慣做法是不一樣，甚至是相互矛盾的，有些習(xí)慣做法本身是不正確、不規(guī)范的，會(huì)計(jì)人員需要結(jié)合會(huì)計(jì)理論和電算化會(huì)計(jì)的知識(shí)進(jìn)行修正，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會(huì)計(jì)信息化的需要。