電費會計核算軟件功能需求

    電費核算存在許多問題，主要有：科目匯總不平衡，上下級往來核對不一致，應(yīng)收帳款長期未核對，價內(nèi)、價外電費沒有分開核算，甚至對部分用戶的應(yīng)收款項沒建帳，收多少算多少等。造成這種狀況的原因有諸多方面。主觀上是電費核算人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低、責任心不強，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，也不愿主動解決問題，這是其一；其二用電營業(yè)的財務(wù)核算一般由財務(wù)部門和用電管理部門交叉管理，財務(wù)部門負責業(yè)務(wù)指導而無人事管理權(quán)，用電部門負責具體運作，大多又不懂財務(wù)，所以對這塊工作有些措施很難落實，出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，結(jié)果是雙方都疏于管理�？陀^上是工作量大，核算內(nèi)容復雜，人員少，而且大部分單位沿用手工核算，即使運用計算機核算，到目前為止，還沒有一套針對電費核算特點的軟件，使用起來非常勉強。對這些問題上級主管部門非常重視，各供電單位也進行過清理。但由于涉及的時間長、工作量大，大部分單位沒有結(jié)果；少數(shù)單位進行了徹底清理，也經(jīng)常出現(xiàn)反復，或前清后亂。因此，要完全解決電費核算問題，提高用電管理水平，除了加強管理、配備得力人員外，開發(fā)統(tǒng)一的、適用的電費會計核算程序刻不容緩。本文就電費會計核算程序所必備的功能以及應(yīng)考慮的問題作一些討論。
　　
　　一般的功能要求：第一，滿足財政部規(guī)定的核算規(guī)則；第二，網(wǎng)絡(luò)共享，多用戶并發(fā)操作；第三，自動化：各種初始信息及各種設(shè)置可通過程序引導實現(xiàn)；第四，實時匯總、跨月計賬、結(jié)賬、自動轉(zhuǎn)帳等。
　　
　　除了具備以上一般會計軟件都應(yīng)具有的功能外，還必須滿足電費會計核算的特殊要求。

　　一、自動取數(shù)

　　用電部門經(jīng)過抄表、計算、審核到電費清單的最后出臺，時間已到月底，遇到特殊情況，甚至推到次月。電費會計要等到清單出來才能制作憑證、記帳、匯總。眾所周知，一個供電單位面對的用戶數(shù)量少則幾百，多則上千上萬。隨著電網(wǎng)改造的進行以及裝表到戶、計量到戶的逐步推行，需要單獨核算的用戶數(shù)量將不斷增加。面對這樣多的用戶，在很短的時間內(nèi)，要保證核算質(zhì)量確實存在很多困難。現(xiàn)在各單位一般都有自己的電費計算軟件，為了避免繁重的重復勞動，提高效率，減少差錯，新開發(fā)的電費會計核算軟件應(yīng)有這樣一個接口，能將已有的電費數(shù)據(jù)資源直接地自動地轉(zhuǎn)化為本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。由于各單位情況有一定差異，管理模式不一，電費計算程序也五花八門，而且在未來的時間還可能變換，因此，需要尋找一個通用的轉(zhuǎn)換平臺。最好的辦法是能有一套集電費計算、會計核算于一體的軟件，這樣就可實現(xiàn)無障礙的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。筆者認為這是可行的。現(xiàn)時各單位的電費計算軟件之所以未能統(tǒng)一，一方面是由于沒有統(tǒng)一組織開發(fā)；另一方面是過分強調(diào)各單位的特殊情況，日常操作的隨意性大，而忽視了最基本的共同點：電價的規(guī)定是統(tǒng)一的，電度的計量方法是統(tǒng)一的，電費的計算方法也無不同。只要抓住這些共同點，同時使軟件的功能盡量靈活通用，這樣既滿足了使用者的要求，又反過來規(guī)范了操作行為，克服隨意性。

　　二、特殊的帳本格式和輸入模式

　　電費會計核算的主要內(nèi)容是應(yīng)收用戶電費的核算，具體的核算科目就是“應(yīng)收帳款”。它有兩個特點：一是用戶特別多，少則幾百，多則成千上萬；二是代收款項多。既包括形成企業(yè)收入的營業(yè)收入的價內(nèi)電費，也包括為政府代收的三峽建設(shè)資金、電力建設(shè)資金、重點建設(shè)資金、價格調(diào)節(jié)基金等。
　　
　　上述這些電費項目作為用戶都毫無區(qū)別地當作電費支出，應(yīng)付款項一般都在“應(yīng)付帳款”科目中核算，而供電單位則要求區(qū)分開來分別核算。在手工核算方式下，要解決這個矛盾非常困難：第一，如果將各電費項目分開核算，就要對每個用戶設(shè)立多個明細帳，它的科目體系將會十分龐大；第二，將原來一筆分錄、一個數(shù)字就能反映的內(nèi)容生硬地分為多個分錄、多個數(shù)字來反映，記帳過程也要重復幾次，使工作量增加了幾倍；第三，把電費分項目核算，極不利于查帳、統(tǒng)計和與用戶對帳。比如說某用戶交來10萬元電費，我們分別計入價內(nèi)電費4萬，三峽資金3萬，電建資金3萬，如果要通過帳本查找這10萬元電費就要分別翻出這個用戶的所有明細帳，確定憑證編號找出計入各明細帳的4萬、3萬、3萬，再經(jīng)過計算才能確認用戶交來的10萬元。電費統(tǒng)計、與用戶對帳的過程也大致如此。各供電單位沒分開核算，原因就在于此。如果不分開核算，則每個用戶各電費項目應(yīng)收、實收、欠收是多少，需付給政府各種代收款是多少等都是一筆糊涂帳。去年核銷重點建設(shè)資金時，落實到各用戶的核銷額就是“摸腦殼”確定的，缺少合理性，產(chǎn)生過許多矛盾。
　　
　　要使這套程序適合電費核算，必須解決上述的矛盾。傳統(tǒng)的帳本格式有“三欄式”和“多欄式”兩種，“三欄式”帳本可反映某一對象的借方、貸方發(fā)生額和余額；“多欄式”帳本可在一個帳頁上顯示多個核算對象，但它只能反映某一計帳方向的發(fā)生額。如果結(jié)合這兩種格式的特點，對“應(yīng)收帳款”科目采用一種新的帳本格式，暫且叫作“多欄式”(格式如圖1)。它的特點是在一個帳頁上可反映多個核算對象，每個核算對象都有借方、貸方發(fā)生額和余額，“總額”欄的各項分別等于后面各欄相應(yīng)各項之和。這樣無需擴大科目體系，既可滿足分電費項目核算的需要，查帳、對帳也極為方便。

　　確定了帳本格式，那么對“應(yīng)收帳款”科目核算內(nèi)容的輸入模式也基本可以確定。筆者提供一個參考模式如圖2。這種模式的優(yōu)點是：(1)與帳頁格式相對應(yīng)；(2)輸入直觀、方便，輸入每個用戶的發(fā)生額時，提供各電費項的當期時點的余額，方便電費金額的輸入和在各項目間的分配；(3)可自動統(tǒng)計，減少在憑證輸入過程中的計算量。

　　三、電費違約金的計算

　　《供電營業(yè)規(guī)則》明文規(guī)定：用戶在供電企業(yè)規(guī)定的期限內(nèi)未交清電費時，應(yīng)承擔電費滯納的違約責任。電費違約金從逾期之日起計算至交納日止。這為向欠費用戶收取違約金提供了法律依據(jù)。收取違約金是催收電費的經(jīng)濟手段，也為電力企業(yè)資金被占用提供了一條補償渠道，甚至可能成為企業(yè)的增利因素。
　　
　　利用計算機程序?qū)⑹惯`約金的計算快速、準確，但還有以下幾個問題需要明確。

　　(一)是計單息還是計復息

　　《供電營業(yè)規(guī)則》只規(guī)定了收取違約滯納金的范圍和收取的比例，未規(guī)定究竟是按單總計算還是接復息計算。根據(jù)數(shù)學推斷：如果按復息計算，那么在其他因素不變的情況下，無論計算幾次，在什么時候計算都不會影響一年內(nèi)應(yīng)收違約金的總額；如果按單息計算，那么計息周期或計算次數(shù)不同，一年內(nèi)應(yīng)收的違約金總額也會不同，計算周期短、計算次數(shù)多，一年內(nèi)應(yīng)收違約金總額越大（假如每天計算一次，就相當于按復息總計算），反之越小。依據(jù)以上推斷，按單息計算，人為因素會影響違約金的計算；計復息則更公平、更科學、更精確。

　　(二)是按新欠先還的原則還是按老欠先還的原則確認新老欠費

　　《供電營業(yè)規(guī)則》對這個問題未作規(guī)定。除居民用戶之外的用戶新、老欠費計收違約金的比例分別為千分之二、千分之三，如果按新欠先還的原則，計收的違約金會更多，對供電方有利，反之則對欠費用戶方有利。這個問題直接關(guān)系到供電方與欠費用戶方的經(jīng)濟利益，有可能會引起一些經(jīng)濟爭端。所以要么通過一定的法律形式確定這種確認原則；要么從用戶的利益考慮，按對用戶有利的原則確認。而計算機程序應(yīng)提供任選這兩種確認原則的可能。

　　(三)是按權(quán)責發(fā)生制核算還是按收付實現(xiàn)制核算

　　權(quán)責發(fā)生制是會計核算的基本核算方法，凡歸屬本期的收入，無論款項在本期收到與否，都作為本期收入；凡屬本期的費用，無論款項在本期是否支出，都作為本期費用�！镀髽I(yè)會計準則——收入》規(guī)定的收入確認標準比較原則，使企業(yè)在確認收入時具有一定的自主權(quán)。而在財政部同時印發(fā)的該準則指南中指出，收取其他企業(yè)的違約金不屬該準則規(guī)范的范疇，這使得企業(yè)在確認違約金的歸屬期時具有更大的選擇權(quán)。如果按本期計算的應(yīng)收違約金確認收入，根據(jù)現(xiàn)行稅法，應(yīng)計交增值稅以及附征的城建稅、教育附加。假設(shè)某企業(yè)不包括這塊收入已有利潤，那么這塊增加的收入還需繳納企業(yè)所得稅。按現(xiàn)時的稅費比例計算總共應(yīng)交稅費占應(yīng)計收入的43．7％。企業(yè)為了這些不知何時才能兌現(xiàn)的“空頭支票”，必須實實在在墊付一大筆稅費。這對電力企業(yè)得不償失，也使本已十分緊張的資金狀況雪上加霜。
　　
　　基于以上分析，供電企業(yè)只能毫無選擇地在實際收到款項時確認收入。但同時必需嚴格違約金的管理，強化違約金的催收。因此電費核算程序應(yīng)有一個完備的電費違約金備查系統(tǒng)，詳細記錄違約金的應(yīng)收、實收和余額。

　　四、強大的統(tǒng)計查詢系統(tǒng)

　　電費回收困難的現(xiàn)狀促使電力企業(yè)不斷加大電費的催收力度和考核力度，因而對電費數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、查詢以至分析顯得尤為重要。電費核算軟件應(yīng)提供強大的功能滿足這種需要。根據(jù)不同人員的要求，特別需要按時段、按用戶區(qū)域、按用戶欠費金額、按電價類別等查詢、統(tǒng)計功能以及以上各種口徑的組合查詢統(tǒng)計功能。這樣有利方便地把握電費回收進度、掌握回收動態(tài)、確定催費重點、找出欠費原因、確定催費措施，也有利于上級的考核。
　　
　　當然，一套功能完善強大的電費核算軟件遠不止以上功能，也必然還有更多的問題需要考慮。筆者只希望以上的討論能對軟件的編制有一些幫助，盡快扭轉(zhuǎn)電費核算的混亂局面，促使整個用電管理水平的提高。