會計軟件輸出系統(tǒng)設(shè)計芻議

    一個完整的會計處理系統(tǒng)，不僅需要有靈活、方便、正確的輸入方式和功能齊全的數(shù)據(jù)處理功能，還必須提供一個完善而方便的輸出系統(tǒng)。會計軟件輸出系統(tǒng)的設(shè)計，在會計軟件工程中起著舉足輕重的作用。

　　由于單機輸出系統(tǒng)輸出的會計數(shù)據(jù)的傳遞與交流，在相當程度上有賴于手工，無法保證會計數(shù)據(jù)傳遞與交流的及時性。因此，單機輸出系統(tǒng)不能滿足會計電算化發(fā)展的要求，聯(lián)機輸出系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)輸出系統(tǒng)是會計軟件輸出系統(tǒng)設(shè)計的必然趨勢。

　　會計軟件的輸出系統(tǒng)設(shè)計包括會計數(shù)據(jù)輸出方式設(shè)計和會計數(shù)據(jù)輸出格式設(shè)計。

　　一、輸出方式設(shè)計

　　輸出方式直接影響著會計數(shù)據(jù)輸出的質(zhì)量，在設(shè)計時應根據(jù)各種輸出方式的特點、適用范圍等因素來考慮。上圖所列三種輸出方式，最為會計軟件所常用，其特點、適用范圍各有差異。

　　1.顯示輸出：其特點是速度快，成本低。但輸出的會計數(shù)據(jù)的應用者局限在本會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部，不易交流。這種方式主要適用于輸入查詢機會很多、應用者在本會計電算化系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)。

　　2.打印輸出：其特點是攜帶方便，輸出的會計數(shù)據(jù)的應用者不局限在本會計電算化系統(tǒng)，易交流。但速度慢，噪音大，成本高。這種方式適用于輸出必須打印。且應用者不局限在本會計電算化系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)。

　　3.磁化輸出：其特點是速度快，成本較低，轉(zhuǎn)換成其他輸出方式很方便。但不直觀，存儲介質(zhì)易受損壞，安全性較差。這種方式適用于輸出便于攜帶的、以后需重新進行計算機處理的重要會計數(shù)據(jù)。

　　(一)關(guān)于顯示輸出。上述三種輸出方式中，顯示輸出方式使用頻率最高。除必需打印輸出外，會計數(shù)據(jù)應盡量采用顯示輸出的方式。會計數(shù)據(jù)顯示輸出設(shè)計應遵循如下幾項原則：

　　1.內(nèi)容齊全。無論是會計核算軟件還是分析決策軟件，都應提供豐富的顯示輸出內(nèi)容。如帳務(wù)處理系統(tǒng)，不僅要提供從會計憑證至會計報表等數(shù)據(jù)的顯示輸出，還應最大限度地滿足各種查詢要求，對于往來帳項，除了應提供往來帳款名稱、日期、摘要、金額、經(jīng)手人等的查詢功能外.還應提供帳齡分析數(shù)據(jù)以及年終計提壞帳準備金的顯示輸出功能。

　　2.操作靈活。顯示輸出系統(tǒng)操作是否靈活，無疑會影響會計數(shù)據(jù)輸出的速度。增強輸出系統(tǒng)操作的靈活性，就軟件開發(fā)而言，可從以下兩個方面入手：①盡量減少顯示輸出系統(tǒng)的操作鍵。顯示輸出系統(tǒng)操作鍵包括萊單選擇鍵和顯示輸出條件參數(shù)鍵。編寫程序時，凡能省略或通過程序控制的操作鍵，盡量省略或由計算機自動處理；菜單級數(shù)壓縮時，采用滾動式鍵選擇和代碼選擇相結(jié)合的方式，這樣既可減少操作量與操作強度，同時又能最大限度保證操作的正確性，避免顯示輸出的失誤。②多種操作介質(zhì)相結(jié)合。鍵盤不應該是會計軟件顯示輸出系統(tǒng)唯一的操作介質(zhì)，還可以同時運用鼠標、語音控制系統(tǒng)等，亦可根據(jù)具體的顯示輸出系統(tǒng)靈活選擇。在著手編寫程序時，應設(shè)計相應的接口模塊。

　　3.穩(wěn)健可靠。設(shè)計顯示輸出系統(tǒng)時，應考慮容錯功能。在操作人員出現(xiàn)操作失誤的情況下，能保證顯示輸出系統(tǒng)正常運行。

　　(二)關(guān)于打印輸出。由于我國會計電算化水平尚較低，無論是會計軟件開發(fā)還是應用，目前基本上是單機操作系統(tǒng)，會計數(shù)據(jù)無法利用計算機直接傳遞與交流；絕大多數(shù)會計人員還不適應通過計算機直接對會計數(shù)據(jù)進行處理，故當前會計軟件打印輸出設(shè)計量十分繁重，僅就打印輸出的內(nèi)容而言，從原始憑證到會計報表，凡手工能觸及的會計資料幾乎無一遺漏。國家財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》便明確規(guī)定了會計核算軟件應當或可以提供機內(nèi)記帳憑證打印。原始憑證輸出的功能，必須提供會計帳簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　隨著會計電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，多媒體技術(shù)的滲入，會計數(shù)據(jù)大部分將采用磁化存儲方式，其交流與傳遞將最大限度地借助于會計軟件，依賴于計算機和通訊設(shè)備等硬件，手工處理工作將很少。對于實質(zhì)上沒有必要打印的內(nèi)容，如原始憑證、絕大多數(shù)記帳憑證、會計帳目等，可存儲在磁性介質(zhì)中，必要時只需調(diào)用會計軟件的顯示輸出功能進行查詢。

　　(三)關(guān)于磁化輸出。會計電算化的一個重要特點是會計數(shù)據(jù)磁性化。因此，從某種意義上講，保證會計數(shù)據(jù)的磁性化存儲和磁化輸出比其他方式更為重要。磁化輸出有兩種方式。

　　1.通過SETPRINTERTO［文件名］(XBASE命令，下同)，將某一會計數(shù)據(jù)打印輸出到某一指定的文件中去，采用磁性方式存儲起來。在這種方式下，磁性化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化或恢復比較復雜，故較少采用。

　　2.通過COPY，COPYFILE［源文件名］TO［目標文件］等命令將某一會計數(shù)據(jù)拷貝在磁性介質(zhì)中，即通常所說的數(shù)據(jù)備份，采用最多。國家財政部文件《會計核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定了會計年度終了進行結(jié)帳時，會計核算軟件應提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)的強制備份功能。
磁化輸出分臨時磁化輸出和長期磁化輸出兩種。前者是為了防止系統(tǒng)意外故障而采取的安全保護措施。一般在某一關(guān)鍵處理前后都要進行。在系統(tǒng)運行過程中，一旦發(fā)生故障，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂時，可以利用備份很快恢復到最近狀態(tài)，保障系統(tǒng)的正常運行。后者是將硬盤中的會計數(shù)據(jù)以軟盤的形式保存起來，建立磁盤會計檔案，以便將來查帳時使用，一般在年末進行。由于磁盤容易遭受損害，如物理損傷(發(fā)霉、扭曲)、病毒感染等，因此磁化輸出應遵循如下幾個原則：①由固定的操作人員進行操作；②一式多份；③分人保管；④存放工具與存放地點嚴格把關(guān)。

　　“數(shù)出一源，資源共享”，是會計電算化的一大特色。為減輕磁化輸出負擔，沒有必要對所有的會計數(shù)據(jù)進行磁化輸出。如帳務(wù)處理系統(tǒng)中，記帳憑證是關(guān)鍵，便只需對記帳憑證進行磁盤輸出。

　　二、輸出格式設(shè)計

　　通過某種輸出方式輸出的會計數(shù)據(jù)是否具有易讀性，還有賴于會計數(shù)據(jù)的輸出格式設(shè)計。當前會計軟件中會計數(shù)據(jù)的輸出格式可概括為兩種模式，一種是竭力模擬手工處理的各種數(shù)據(jù)格式、即模擬手工模式；另一種是最大程度上直接利用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)或者簡單的屏幕格式命令輸出，因而可稱之為直接應用模式。后一種模式過于粗糙，保密性較差，不生動，但前者一味模擬手工處理格式也并不可取，原因是：

　　1.沒有必要。手工處理中會計數(shù)據(jù)格式相當程度上只是為手工處理方便而設(shè)計，只具有實用性并無法律效力，利用計算機處理時則可不要或少要。如表格線主要是為手工書寫和以后閱讀方便，而計算機處理則不一定就有必要。計算機正常顯示或打印輸出格式易固定，字體字型易整齊規(guī)范。

　　2.不太可能。計算機輸出方式和手工處理方式，存在著很大區(qū)別，欲想在不同的輸出方式上，設(shè)計出完全一致的格式不太可能(打印紙寬度，屏幕面積有限)。另外，一旦復雜的格式設(shè)定之后，當對應數(shù)據(jù)項發(fā)生變動時修改也極不方便。

　　其實，只要在設(shè)計過程中能遵循下面兩條原則，便可設(shè)計出理想的會計數(shù)據(jù)輸出格式：

　　1.可讀性原則。簡潔明了，生動美觀，但又不拘泥于手工處理數(shù)據(jù)格式。

　　2.通用性原則。長遠考慮，以適應數(shù)據(jù)項變化。如工資核算系統(tǒng)，在工資單輸出格式設(shè)計，須做到程序自動調(diào)整，不管工資項目發(fā)生增加還是減少，都不影響工資單輸出格式的可讀性。