會計電算化工作指南（四）

    購買商品化會計軟件是會計電算化的發(fā)展趨勢之一。一般地，不僅會計業(yè)務(wù)較少、處理簡單的單位使用商品化軟件，就是會計業(yè)務(wù)處理較復(fù)雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化軟件，而對于本單位特殊的需求，再進(jìn)行二次開發(fā)，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時，又省費用，是個事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化的有效途徑。

　　商品化會計軟件，版本眾多，各具特點，在選擇軟件時，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考慮：

　　一、軟件的性能特點

　　1.合法性。

　　合法性是指軟件應(yīng)符合現(xiàn)行化管理所需的財會信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會計制度及其他財經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準(zhǔn)確可靠的會計信息，滿足管理的要求。對商品化會計軟件的合法性來說，主要應(yīng)滿足財政部頒布的《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》中對會計軟件的十條基本要求。

　　即：

　　(1).軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項目, 滿足財政部或財政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計制度的規(guī)定。

　　(2).軟件提供用戶的會計科目編碼方案符合財政部或財政部審核批準(zhǔn)的會計制度中有關(guān)會計科目編碼方案的規(guī)定。

　　(3).軟件具有必要的防范會計數(shù)據(jù)輸入差錯的功能。

　　(4).軟件的計算和結(jié)帳功能符合財政部或財政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計核算制度的規(guī)定。

　　(5).經(jīng)計算機(jī)登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會計憑證及據(jù)以登記的相應(yīng)帳薄, 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

　　(6).軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能, 打印輸出的帳頁連續(xù)編號。

　　(7).對計算機(jī)根據(jù)已輸入的會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)帳本生成的各種報表數(shù)據(jù),軟件無修改功能。

　　(8).軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。

　　(9).對存儲在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件, 軟件有必要的保護(hù)措施。

　　(10). 軟件具有在計算機(jī)發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會計數(shù)據(jù)破壞的情況下,使用原有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　此外，商品化會計軟件還應(yīng)滿足《規(guī)定》中其他有關(guān)規(guī)定，比如設(shè)置的功能應(yīng)保證日記帳每日打印等。

　　2.安全可靠性。

　　安全性指軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力�？煽啃允侵干唐坊�軟件防錯，查錯，糾錯的能力，防止產(chǎn)生不正確的會計信息的能力。評價商品化會計軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯的發(fā)生，在發(fā)生時能否及時查出并能進(jìn)行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會計信息的泄漏和破壞。

　　為了達(dá)到安全可靠性指標(biāo)，系統(tǒng)本身都設(shè)有多種控制措施，如權(quán)限設(shè)置，復(fù)核功能設(shè)置，各種校驗功能設(shè)置，處理順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設(shè)立備份和恢復(fù)功能等, 可以有效地保證軟件的安全可靠性,但由于購買軟件時,不可能得到詳細(xì)的源程序代碼等技術(shù)文檔,對安全可靠性審查主要通過測試軟件來進(jìn)行。

　　3.易使用性。

　　主要指軟件系統(tǒng)易學(xué)易用易懂的性能。可以考察如下幾方面：

　　(1).界面的友好性。會計軟件的界面是否簡潔明了, 提示是否清楚豐富, 所用語言是否符合財會人員的習(xí)慣, 輸入輸出的格式是否規(guī)范, 這些構(gòu)成了界面友好性的主要內(nèi)容。

　　(2).廠家提供資料的質(zhì)量如何, 特別是培訓(xùn)資料, 其內(nèi)容是否完整, 內(nèi)容是否易學(xué)易懂, 各種各種敘述是否清楚明了, 手冊中的范例是否恰當(dāng)實用。

　　(3).軟件是否便于操作, 包括如下方面: 操作是否簡單; 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡潔實用; 自動化程度是否很高; 輔助功能及服務(wù)功能是否豐富實用等。

　　4.易適應(yīng)性。

　　指軟件能很好地適應(yīng)企業(yè)財務(wù)處理的具體情況，并在企業(yè)財務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生變化時，軟件也能方便地適應(yīng)這些變化的程度。比如，科目的變化，報表格式及內(nèi)容的變化，各種比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應(yīng)這些變化。另外，象可維護(hù)性，可審計性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。

　　5.軟件運行平臺

　　當(dāng)前由于大型、集成性的需要，對軟件的運行環(huán)境，如：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化軟件的重要因素。

　　二、軟件的功能

　　1.主處理功能 。

　　要完成會計業(yè)務(wù)的一般工作，正確處理會計業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行填制會計憑證，登記會計帳本，輸出財會信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務(wù)子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都不可缺少地?fù)碛休斎牍δ�，處理功能和輸出功能，但格式和處理方法各有不同�?br>
　　2.輔助功能。

　　這是為主處理功能服務(wù)的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能, 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導(dǎo)操作功能、全屏編輯功能、輔助計算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。

　　3.服務(wù)功能。

　　這是AIS系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔(dān)負(fù)著會計信息系統(tǒng)的后勤保障任務(wù), 從而保證會計信息系統(tǒng)的正常運行。它包括：重建索引文件，以恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)秩序，復(fù)制會計數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復(fù)會計信息系統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲空間等功能。

　　4.控制功能。

　　它完成內(nèi)部控制在會計信息系統(tǒng)中的任務(wù)，制約會計信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會計工作流程進(jìn)行處理，并防止非法的和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù)的正確性控制(包括性質(zhì)、長度、范圍等)，輸出內(nèi)容使用的控制, 正確處理順序和方式的控制, 使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實存在于整個系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安全性越高,系統(tǒng)正常運行就越有保證。

　　三、廠家售后服務(wù)

　　購買商品化會計軟件，售后服務(wù)至關(guān)重要。一般廠家都為用戶提供售后服務(wù)，然而各廠家所提供售后服務(wù)的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務(wù)時，應(yīng)注意以下幾個方面：

　　1.售后服務(wù)的內(nèi)容： 一般應(yīng)包括用戶培訓(xùn)、日常維護(hù)、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)、版本升級等。

　　2.廠家維護(hù)能力： 廠家維護(hù)能力取決于維護(hù)人員的數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。

　　3.維護(hù)費用：維護(hù)費用的交納方式及數(shù)量，也是重點需要考慮的內(nèi)容之一。

　　4.維護(hù)方式： 即售后服務(wù)的具體辦法。包括：是否終身維護(hù)、是否上門維護(hù)、是由總公司維護(hù)還是由本地維護(hù)點維護(hù)，維護(hù)是否及時等。

　　四、本單位財會業(yè)務(wù)的特點

　　1.行業(yè)特點。每個行業(yè)的會計工作都有其特殊性，財政部在制定會計制度時，也是分行業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財會軟件時，必須考慮各行業(yè)的特點。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會計工作，在具體核算上，其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，其他各行業(yè)也是如此。當(dāng)然, 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個行業(yè)甚至各行業(yè)中通用,但購買軟件,在滿足財會工作的共性時，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。

　　2.本單位會計核算的特點。企業(yè)規(guī)模的大小，會計業(yè)務(wù)需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會計核算精確度的高低，以及是否是分級核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。具體需要考慮如下內(nèi)容：

　　(1)企業(yè)日(或月)處理憑證的總數(shù);

　　(2)企業(yè)會計科目的分級與長度;

　　(3)會計數(shù)據(jù)的最大值與最小值;

　　(4)每月所要保存的會計數(shù)據(jù)量;

　　(5)企業(yè)的規(guī)模及會計工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā)展速度對上述各項影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。

　　五、費用

　　一般地，商品化會計軟件的購置費用包括如下：

　　1.軟件費用；

　　2.資料費用及培訓(xùn)費用；

　　3.安裝費；
　　
　　4.售后服務(wù)費用；

　　5.其他配套費用， 如專為商品化會計軟件配置的系統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費用；

　　6.網(wǎng)絡(luò)軟件， 增加工作站的費用。

　　考慮費用問題時，不能僅以總費用高低來進(jìn)行選擇，應(yīng)與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會計處理的要求，性能價格比又是最優(yōu)的軟件。