【摘要】山西票號(hào)的會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)基本具備現(xiàn)代會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的規(guī)模和形式,其內(nèi)部控制包括內(nèi)部分工、賬簿控制、報(bào)告控制、內(nèi)部稽核、密押制度等方面,其內(nèi)部控制的到位,是山西票號(hào)在長(zhǎng)達(dá)百余年的時(shí)間內(nèi)成為“海內(nèi)最富”的一大原因。

　　山西票號(hào)之所以能名震中外、匯通天下,在19世紀(jì)20年代誕生,到20世紀(jì)初達(dá)到鼎盛,執(zhí)全國(guó)金融業(yè)之牛耳,其主要原因有三:第一,票號(hào)資本作為生息資本或是銀行資本適應(yīng)了當(dāng)時(shí)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境;第二,晉商與清廷之間的結(jié)托關(guān)系使其把握商機(jī),充當(dāng)了清廷的財(cái)政工具;第三,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕?jīng)營(yíng)作風(fēng)、創(chuàng)新的金融工具及嚴(yán)格的內(nèi)部管理機(jī)制是其生存發(fā)展的內(nèi)在基礎(chǔ)。其中,票號(hào)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,尤其是會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置之嚴(yán)密在當(dāng)時(shí)都極具超前意識(shí),其會(huì)計(jì)內(nèi)部控制既起到了防范金融風(fēng)險(xiǎn)的作用,又是票號(hào)能在長(zhǎng)達(dá)百余年的時(shí)間內(nèi)成為“海內(nèi)最富”的立足之本。

　　一、山西票號(hào)的會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)

　　(一)山西票號(hào)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立

　　賬房——作為山西票號(hào)的會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu),專司賬務(wù)處理。每家票號(hào)設(shè)立時(shí),都設(shè)置賬房或指定專人負(fù)責(zé)銀錢(qián)和賬目工作。隨著票號(hào)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,在賬房?jī)?nèi)部逐步完善了會(huì)計(jì)職位的設(shè)置,負(fù)責(zé)各種不同事項(xiàng)的處理。

　　1.總號(hào)賬房

　　在總號(hào),賬房一般設(shè)有管賬、副管賬各一人,幫賬若干人。

　　管賬先生,總理全號(hào)賬目,負(fù)銀錢(qián)出納之責(zé)。即不僅管理總號(hào)賬目,也包括分號(hào)賬目。管賬先生所負(fù)的銀錢(qián)出納之責(zé),是票號(hào)庫(kù)存的大額銀兩的出納。如每天營(yíng)業(yè)開(kāi)始或營(yíng)業(yè)中,柜存的銀兩不足支付客戶時(shí),由柜房向賬房領(lǐng)取銀兩。營(yíng)業(yè)終了,柜臺(tái)將當(dāng)日結(jié)余的大額銀兩交與賬房。若哪一家分號(hào)現(xiàn)銀短缺,由總號(hào)調(diào)劑或調(diào)運(yùn)現(xiàn)銀給分號(hào)等。

　　副管賬,協(xié)助管賬先生管理賬目。幫賬在副管賬指導(dǎo)下,助理各種賬簿。幫賬多由入號(hào)一年以上的員工擔(dān)任,借此加以業(yè)務(wù)練習(xí),故無(wú)固定名額。

　　2.分號(hào)賬房

　　山西票號(hào)的分號(hào)一般設(shè)有管賬一人,總理分號(hào)賬目,并負(fù)銀錢(qián)出納之責(zé)。至于設(shè)不設(shè)或設(shè)幾位助員,則根據(jù)分號(hào)業(yè)務(wù)規(guī)模和需要而定。清末,在上海設(shè)立的分號(hào),其賬房設(shè)置與錢(qián)莊賬房設(shè)置相同,分為內(nèi)賬房和外賬房。內(nèi)賬房負(fù)責(zé)總清賬,計(jì)算利息,編制月清和年總結(jié)等。外賬房即匯劃賬房,負(fù)責(zé)票號(hào)與客戶之間的相關(guān)賬務(wù)處理和日常核算。

　　(二)山西票號(hào)各級(jí)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的任務(wù)

　　山西票號(hào)總、分號(hào)賬房的任務(wù)不完全相同。分號(hào)作為總號(hào)的派出機(jī)構(gòu),主要從事各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。因而,分號(hào)賬房的任務(wù)是記清分號(hào)的經(jīng)營(yíng)事項(xiàng),并向總號(hào)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　總號(hào)作為票號(hào)的總部,負(fù)責(zé)全號(hào)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的組織、管理與調(diào)度,另外也設(shè)有門(mén)市,從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。因而,總號(hào)賬房的任務(wù)是既紀(jì)錄總號(hào)的經(jīng)營(yíng)事項(xiàng),又負(fù)責(zé)全號(hào)的匯總與決算。

　　(三)山西票號(hào)會(huì)計(jì)人員的任職要求

　　賬房在票號(hào)經(jīng)營(yíng)中處于很重要的地位,發(fā)揮著非常重要的作用。因而,票號(hào)對(duì)賬房的任職人員要求很高。不僅要求品德可靠,而且對(duì)業(yè)務(wù)技術(shù)水平也有相當(dāng)高的要求。凡是到賬房任職的人員,必須毛筆字寫(xiě)得好,算盤(pán)打得準(zhǔn),頭腦聰明,做事認(rèn)真穩(wěn)重。對(duì)于初招入號(hào)的年輕人,必須是經(jīng)過(guò)一年以上的學(xué)徒訓(xùn)練,經(jīng)考查、考驗(yàn)適合搞會(huì)計(jì)工作的人才能允許進(jìn)賬房做幫賬。幫賬必須聽(tīng)從副管賬或管賬的囑托,幫賬若干年,技術(shù)嫻熟,熟悉了賬房的各種賬務(wù)后,才有可能得以提升或派往分號(hào)任職。

　　(四)山西票號(hào)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)

　　可以看出,山西票號(hào)已有自己獨(dú)立的會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu),其賬房已從業(yè)務(wù)部門(mén)脫離出來(lái),形成專職機(jī)構(gòu)。山西票號(hào)賬房?jī)?nèi)部,通過(guò)設(shè)置不同的職位,基本形成了會(huì)計(jì)工作的分工。總、分號(hào)賬房之間,通過(guò)定期進(jìn)行業(yè)務(wù)報(bào)告,為總號(hào)審核分號(hào)業(yè)務(wù),從而控制整個(gè)票號(hào),調(diào)度資金,統(tǒng)籌安排經(jīng)營(yíng),提供了基本條件?？傊?山西票號(hào)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立已具備了現(xiàn)代會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的雛形。

　　但是,山西票號(hào)并沒(méi)有明確規(guī)定賬房不得涉足銀錢(qián),有的票號(hào)集管賬和管錢(qián)兩種職能于1人之身,這在現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)制度中是萬(wàn)不可取的。在長(zhǎng)達(dá)百年的票號(hào)史上很少聽(tīng)到會(huì)計(jì)舞弊的事情,除在內(nèi)控方面做得比較突出外(后面將述及),主要因?yàn)槠碧?hào)在用人上較為重視,具有嚴(yán)格的選拔制度,一般只用山西當(dāng)?shù)厝?另外進(jìn)入票號(hào)還需有人作保。除此之外,在選拔人員上尤其重視出身和品德的考核,進(jìn)入票號(hào)后除進(jìn)行大量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外,還進(jìn)行道德方面的教育,要求他們重品德、重誠(chéng)信,重視員工的效忠精神,極具傳統(tǒng)的中國(guó)文化色彩。

　　二、山西票號(hào)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

　　山西票號(hào)的分號(hào)遍布全國(guó)各地,又有獨(dú)立處置業(yè)務(wù)的權(quán)利。這便需要有一種方式來(lái)保證總號(hào)對(duì)分號(hào)的控制能力,同時(shí)也防止各總號(hào)或分號(hào)內(nèi)部人員利用職務(wù)之便進(jìn)行舞弊。為此,山西票號(hào)在其經(jīng)營(yíng)中實(shí)施了很多內(nèi)部控制的辦法和措施。

　　(一)通過(guò)人員的職責(zé)分工進(jìn)行內(nèi)部控制

　　如前所述,山西票號(hào)在總號(hào)和分號(hào)賬房?jī)?nèi)部設(shè)置有不同的會(huì)計(jì)職位,負(fù)責(zé)不同事項(xiàng)的會(huì)計(jì)工作。如總號(hào),副管賬和幫賬負(fù)責(zé)總號(hào)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的處理,但幫賬只能在副管賬的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)有關(guān)賬項(xiàng)的抄寫(xiě),以及匯總業(yè)務(wù)時(shí)的打算盤(pán)等具體工作,而副管賬則可負(fù)責(zé)總號(hào)全部賬簿的管理,并協(xié)助管賬先生管理全號(hào)賬目。管賬先生在管理全號(hào)賬目的同時(shí),還負(fù)責(zé)銀錢(qián)出納工作。這樣不僅可以使票號(hào)賬房所管銀錢(qián)與柜房所管銀錢(qián)相分離,而且可對(duì)柜房的銀錢(qián)收付進(jìn)行監(jiān)督和控制。從這些方面可以看出,票號(hào)會(huì)計(jì)與現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行的崗位責(zé)任制和分工負(fù)責(zé)制基本類似。

　　(二)通過(guò)賬簿進(jìn)行內(nèi)部控制

　　山西票號(hào)的業(yè)務(wù)內(nèi)容較多,為了加強(qiáng)賬務(wù)管理,其賬簿的設(shè)置也頗為繁復(fù)。設(shè)置賬簿本身就是會(huì)計(jì)控制的一個(gè)內(nèi)容。據(jù)考察,山西票號(hào)的各類賬簿,其數(shù)量多達(dá)16種,且各有功用。根據(jù)一份1911年天津義善源票號(hào)倒閉清理時(shí)的記錄,該號(hào)賬簿共12種,22冊(cè)。這些賬簿是:長(zhǎng)期賬1冊(cè),規(guī)元賬1冊(cè),局所賬4冊(cè),各記賬5冊(cè),各號(hào)賬2冊(cè),爐房賬2冊(cè);洋元賬2冊(cè),往來(lái)賬1冊(cè),暫記賬1冊(cè),存條賬1冊(cè),撥條賬1冊(cè),各有賬1冊(cè)。

　　票號(hào)賬簿名目雖多,以類來(lái)分不過(guò)三類:一是流水賬,凡有交易,皆入此賬,是票號(hào)業(yè)務(wù)最原始的記錄;二是分類賬,也稱老賬,是在流水賬記錄的基礎(chǔ)上,再分門(mén)別類加以登載,以便條目清晰;三是現(xiàn)金賬,凡交易過(guò)程的現(xiàn)金往來(lái),均入此類賬簿。從賬簿的分類看,山西票號(hào)賬簿的設(shè)置和今天企業(yè)所設(shè)置的總賬、分類賬、日記賬這樣的賬簿體系沒(méi)有太大的區(qū)別。

　　(三)通過(guò)定期報(bào)告進(jìn)行內(nèi)部控制

　　票號(hào)總號(hào)對(duì)分號(hào)業(yè)務(wù)的了解,有一種非常直接、簡(jiǎn)單的辦法,即分號(hào)向總號(hào)的定期報(bào)告制度。分號(hào)向總號(hào)的定期報(bào)告制度,分為營(yíng)業(yè)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告兩類。

　　1.營(yíng)業(yè)報(bào)告

　　各分號(hào)對(duì)自己的營(yíng)業(yè)狀況需隨時(shí)向總號(hào)進(jìn)行報(bào)告。營(yíng)業(yè)報(bào)告用書(shū)信形式,根據(jù)內(nèi)容可分為兩類:一類是對(duì)具體交易的直接說(shuō)明,這類報(bào)告是收匯票號(hào)向付兌票號(hào)發(fā)出,具體說(shuō)明收匯何人銀兩若干,何時(shí)兌付,以使付兌票號(hào)有所準(zhǔn)備,“如同發(fā)出匯票后,報(bào)送匯票底根一樣”。另一類是對(duì)當(dāng)時(shí)經(jīng)營(yíng)及市場(chǎng)情況的通報(bào),包括本號(hào)每天的營(yíng)業(yè)情況,當(dāng)?shù)氐男惺?以及對(duì)業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)等等。這類報(bào)告的主要目的,是使總號(hào)對(duì)各分號(hào)均能了解全面情況,置分號(hào)于總號(hào)的控制之中,從而預(yù)做籌劃,主動(dòng)尋找商機(jī)。

　　2.財(cái)務(wù)報(bào)告

　　分號(hào)的財(cái)務(wù)報(bào)告,分為“月清”與“年總結(jié)”兩種,兩者的內(nèi)容、格式基本相同,只是上報(bào)的時(shí)間上有所區(qū)別,前者上報(bào)于每月月底,后者上報(bào)于每年的舊歷十月底。

　　關(guān)于財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容、格式,曾有這樣的描述:“報(bào)告使用舊時(shí)賬冊(cè),如同賬本一樣。報(bào)告內(nèi)容,首先是各項(xiàng)總結(jié)起來(lái)的數(shù)字,并寫(xiě)在前面;其次,關(guān)于各項(xiàng)總結(jié)數(shù)字的具體花名、數(shù)字及地點(diǎn),都寫(xiě)在后面。”比如匯兌,前面只寫(xiě)該時(shí)期共收回或兌出銀兩多少,至于每一筆匯兌的地點(diǎn)、日期、銀數(shù)、客戶等項(xiàng),均分列于后。“這樣,總號(hào)看過(guò)之后,不僅可以稽核數(shù)字,而且可以明了都是做了些誰(shuí)的生意,有哪些收入和花銷,有沒(méi)有問(wèn)題”,從而加強(qiáng)總號(hào)在業(yè)務(wù)上對(duì)分號(hào)的控制。

　　除以上兩種報(bào)告之外,票號(hào)總號(hào)每年還要做一年度總結(jié),將本年的經(jīng)營(yíng)狀況作一總的報(bào)告。這份報(bào)告稱為“清單”,是呈送給票號(hào)股東的。它是總號(hào)匯結(jié)各分號(hào)年總結(jié)后,再加上總號(hào)本身業(yè)務(wù)綜合編制的向股東報(bào)賬的一種方式,類似近代銀行的決算報(bào)告。到大賬期之年,該報(bào)告還要算出每股應(yīng)分紅的數(shù)字。

　　由此可見(jiàn),山西票號(hào)的業(yè)務(wù)報(bào)告制度已具有了很高的水平,達(dá)到了精致化的程度,其中的許多做法在現(xiàn)代企業(yè)中還在應(yīng)用。由此,票號(hào)的最高管理層,可以及時(shí)準(zhǔn)確地了解經(jīng)營(yíng)狀況,把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài),從而牢牢掌握經(jīng)營(yíng)的主動(dòng)權(quán)。

　　(四)通過(guò)內(nèi)部稽核進(jìn)行內(nèi)部控制

　　山西票號(hào)實(shí)行多環(huán)節(jié)的內(nèi)部稽核制度。這些環(huán)節(jié)包括依據(jù)流水賬記錄過(guò)入分類賬環(huán)節(jié);將分類賬和現(xiàn)銀賬記錄匯入“月清”和“年總結(jié)”環(huán)節(jié);期末的結(jié)賬環(huán)節(jié);派員赴分號(hào)稽核檢查環(huán)節(jié)等。

　　山西票號(hào)的分類賬依據(jù)流水賬記錄逐筆過(guò)入,“月清”和“年總結(jié)”根據(jù)分類賬和現(xiàn)銀賬的記錄和結(jié)果進(jìn)行匯編。為了保證所過(guò)賬目和編制的財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)確無(wú)誤,票號(hào)賬房在過(guò)賬和匯編過(guò)程中,要對(duì)原賬簿記錄和新記賬目一一進(jìn)行核對(duì)。凡經(jīng)過(guò)核對(duì)的賬目均在其最頂端注有“O”或“√”,或?qū)懹?ldquo;兌”字。這樣一目了然,可使人明白哪些賬目已經(jīng)審核無(wú)誤。

　　山西票號(hào)賬房于月末時(shí),還要進(jìn)行結(jié)賬。如對(duì)現(xiàn)銀賬按照“舊管+新收-開(kāi)除=實(shí)在”計(jì)算確定月末賬面結(jié)余數(shù),再對(duì)賬面“實(shí)在”數(shù)與實(shí)際結(jié)存數(shù)進(jìn)行核對(duì)。通過(guò)核對(duì),可發(fā)現(xiàn)賬簿記錄和銀兩管理中的問(wèn)題,實(shí)行會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制。

　　(五)通過(guò)密押制度進(jìn)行內(nèi)部控制

　　票號(hào)用以匯兌款項(xiàng)的主要憑據(jù)是匯票。山西票號(hào)遍布全國(guó)各地,所以對(duì)匯票的使用數(shù)量相當(dāng)之大。為了保證異地匯款所用匯票真實(shí)可信而不致被造假仿冒領(lǐng)取匯款,經(jīng)過(guò)不斷摸索,山西票號(hào)創(chuàng)造了一種密押制度,無(wú)論在匯票的形式還是內(nèi)容上,都做了精心的設(shè)計(jì)。

　　從票號(hào)的形式上看,各票號(hào)大致相同,多用特制的紙張來(lái)做匯票,這種匯票表面上看甚為簡(jiǎn)單,似乎容易制造,但特制的紙是不容易仿造的。如平遙蔚泰厚的匯票紙,以綠線紅格,由平遙縣一處印刷,各分號(hào)均用總號(hào)之紙,若壞了一張,必須寄到總號(hào)備數(shù),其匯票紙夾有水印“蔚泰厚”三字。各票號(hào)匯票的書(shū)寫(xiě),責(zé)定專人,用毛筆書(shū)寫(xiě),并將筆跡報(bào)告總號(hào)并通知各分號(hào),以備查考,各號(hào)收到匯票,與預(yù)留字跡核對(duì)無(wú)誤,方能付款。另外,票號(hào)書(shū)寫(xiě)完成后,必須加蓋印鑒,有抬頭章、押款章、落地章、騎縫章、套子章、防偽章等,從而確保匯票的安全。

　　除了在匯票的外表上別出心裁,一些票號(hào)還在匯票所記內(nèi)容上匠心獨(dú)運(yùn),使用種種暗號(hào),匯款人、持票人無(wú)法知道,只有票號(hào)內(nèi)部專人才能辨認(rèn)真假,暗號(hào)編成歌訣,以便記憶,而且怕日久天長(zhǎng)難有疏漏,這種暗號(hào)每隔數(shù)年就要更換一次。如日升昌票號(hào)的匯票,月對(duì)暗號(hào)是“謹(jǐn)防假票冒取,勿忘細(xì)視書(shū)章”,這十二字就分別是1—12月份的代號(hào);日暗號(hào)為“堪笑世情薄,天道最公平,昧心圖自利,陰謀害他人,善惡終有報(bào),到頭必分明”,這三十個(gè)字分別代表初一至三十的日期。大德恒票號(hào)的銀總暗號(hào)是“趙氏連城璧,由來(lái)天下傳”,分別代表大寫(xiě)壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾10個(gè)數(shù)字,“周密流通”則代表“萬(wàn)千百兩”。如“三月五日匯銀伍千兩”,即寫(xiě)成“假薄璧密”。這些密碼,既有一定的含義,朗朗上口,又可以達(dá)到保密的效果。

　　(六)山西票號(hào)對(duì)財(cái)東行為的限制

　　山西票號(hào)實(shí)行兩權(quán)分離制。財(cái)東即股東是票號(hào)的所有者,一旦將票號(hào)的經(jīng)營(yíng)權(quán)交予經(jīng)理,財(cái)東不得隨意干預(yù)票號(hào)的事務(wù)。如規(guī)定,財(cái)東只能在結(jié)賬時(shí)行使權(quán)利,平時(shí)不能在號(hào)內(nèi)食宿、借錢(qián)、或指使號(hào)內(nèi)人員為自己辦事,不得干預(yù)號(hào)內(nèi)事務(wù)。大德通票號(hào)《1904年合賬眾東添?xiàng)l規(guī)五條》中明確規(guī)定“各連號(hào)不準(zhǔn)東家舉薦人位,如實(shí)在有情面難推者,準(zhǔn)其往別號(hào)推薦,現(xiàn)下在號(hào)人位,無(wú)論與東家以及伙等有何親故,務(wù)必以公論公,不準(zhǔn)徇情庇護(hù)”,從而確保票號(hào)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)在總經(jīng)理的控制之中,為加強(qiáng)內(nèi)部管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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