摘要：在對材料采購價格合理性進行審計時，要求審計人員必須全面掌握各種材料的市場價格信息，而煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需的各種材料、配件有成千上萬種，單靠人的記憶力是無法準確掌握的，且這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準確性差等問題，不能滿足現(xiàn)代審計工作時效性的要求。因此，必須運用現(xiàn)代化的手段———計算機幫助審計人員加以解決。

　　關(guān)鍵詞：物資采購審計；材料價格；微機管理

　　目前，“信息高速公路”已在全世界風行。我國的通訊事業(yè)也在一日千里地迅猛發(fā)展，微機的應(yīng)用已經(jīng)普及到各行各業(yè)。本文就物資采購審計應(yīng)用微機管理做一簡單探討。

　　一、目前，物資采購審計事項及管理內(nèi)容

　　1.審計所購材料是否有采購計劃，是否與訂貨合同一致，是否與驗收入庫單相符，各項簽字蓋章手續(xù)是否完備；

　　2.審查發(fā)票上的數(shù)據(jù)計算是否正確無誤，增值稅的計算是否符合國家稅收政策；

　　3.審查采購價格是否合理，是否符合市場行情；

　　4.對經(jīng)審查價格過高的材料品種編制“高價采購與低價采購損失情況對比分析表”，以便進一步分析處理；

　　5.根據(jù)“分析表”提供的漲價幅度和損失金額，進行市場調(diào)查分析，作出處理。屬于市場行情變化引起的合理漲價，可以辦理審計簽證蓋章手續(xù)；屬于不合理漲價的，與供方交涉，進行壓價處理或退貨處理，屬于采購人員的違紀行為，移交紀檢部門進行處理；

　　6.辦理審計簽證蓋章手續(xù)；

　　7.匯總計算一定時期內(nèi)物資材料采購實際價總成本、計劃價總成本、價差額等；

　　8.編制材料采購審計報表。

　　二、實現(xiàn)物資采購審計微機化管理的必要性

　　1.隨著市場經(jīng)濟的建立和WTO的加入，企業(yè)的物資供應(yīng)渠道發(fā)生了重大變化，生產(chǎn)所需的材料由原來的計劃分配變?yōu)槎嗲赖氖袌霾少?，其采購價格隨著供求關(guān)系的變化、進貨渠道的不同以及市場行情的波動而出現(xiàn)較大的差異。在對材料采購價格合理性進行審計時，要求審計人員必須全面掌握各種材料的市場價格信息，而煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需的各種材料、配件有成千上萬種，單靠人的記憶力是無法準確掌握的，是手工無法解決的問題，這就要求運用現(xiàn)代化的手段幫助審計人員快速、全面地掌握各種材料的價格信息。

　　2.在材料采購審計工作中，需要審查所購材料是否有采購計劃，數(shù)量、品種、規(guī)格型號是否與進貨合同一致，審查購貨發(fā)票、運費結(jié)算單等結(jié)算憑證中的數(shù)據(jù)計算是否正確，需要對每個數(shù)據(jù)進行復核求證，需要做好審查記錄并定期對記錄中的采購信息及數(shù)據(jù)進行分析，這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準確性差等問題，不能滿足現(xiàn)代審計工作時效性的要求，必須運用計算機加以解決。

　　3.公司目前已基本構(gòu)建了微機管理辦公自動化雛形，先后開發(fā)了《物資供應(yīng)管理系統(tǒng)》、《財務(wù)管理系統(tǒng)》、《勞動工資管理系統(tǒng)》、《科技管理子系統(tǒng)》等一系列應(yīng)用軟件，已形成局域網(wǎng)，這為實現(xiàn)物資采購審計提供了必要的基礎(chǔ)。

　　三、材料采購審計微機輔助系統(tǒng)應(yīng)具備的功能

　　1.事務(wù)處理功能。包括微機進賬、匯總、計算、打印輸出。

　　微機記賬包括利用微機登記材料采購審計明細賬（做審查記錄），貯存采購計劃和訂購合同。登賬由審計人員通過鍵盤錄入方式將購貨發(fā)票和收料單上的材料名稱、數(shù)量、價格、供貨單、經(jīng)辦人等有關(guān)信息按照一定的數(shù)據(jù)格式錄入到數(shù)據(jù)庫中，這項工作是取得市場價格信息的重要途徑之一，也是匯總采購量、計算價差率、計算平均實際進價的基礎(chǔ)，也是進行信息查詢、進行價格合理性判斷的基礎(chǔ)。將月度采購計劃錄入到指定的數(shù)據(jù)庫中，是為了日常辦理審計財務(wù)時，自動核對計劃。

　　匯總計算是對數(shù)據(jù)庫中貯存的數(shù)據(jù)按不同的標志進行分類匯總，如某種材料一定時期內(nèi)的采購數(shù)量、實際價格、平均進貨單價、計劃價、材料價差額等。通過計算分析綜合價差率可以考核材料采購成本的升降情況，評價采購過程的經(jīng)濟效益。通過計算分類價差率和各類材料采購量在全部采購量中所占的比重，進一步分析影響綜合價差率變化的重要因素，找出材料采購審計工作的重點。按采購員、供貨單位為標志進行分類匯總計算，通過價格水平的比較，可以評價采購人員的工作業(yè)績，可以為選擇可靠的供貨單位提供依據(jù)。

　　打印輸出，包括打印輸出材料采購審計明細賬，月度分類匯總分析報表，高價采購與低價采購損失情況對比分析表，材料價格目錄表等資料。

　　2.信息管理功能。主要包括價格信息查詢、分月采購情況查詢、分月分類采購情況查詢、按供貨單位查詢、按采購員查詢、高價采購與低價采購對比情況查詢等內(nèi)容。其中價格信息查詢是核心內(nèi)容，通過查詢將近期內(nèi)某種材料每次進貨的價格情況在屏幕上顯示出來，為價格審計提供可靠的依據(jù)。

　　3.輔助決策功能。主要包括自動核對計劃；自動審查購貨發(fā)票上的數(shù)計算是否正確，對采購價格的合理性進行審查分析，并自動生成“高低價格損失情況對比分析表”等功能。

　　四、如何利用計算機實現(xiàn)上述功能

　　1.數(shù)據(jù)文件的組織及基本流程設(shè)計

　　利用計算機進行材料采購審計，需要建立以下數(shù)據(jù)庫文件：發(fā)票庫、明細賬庫、材料價格目錄庫、采購計劃與訂貨合同庫、報表庫。

　　發(fā)票庫用于存放一張發(fā)票所列材料及所附驗收單的采購信息資料，明細賬庫用于存放年度內(nèi)所有經(jīng)審查合格的材料采購信息資料。這兩個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)基本相同，主要應(yīng)包括如下內(nèi)容：材料類別、材料名稱、規(guī)格、型號、計量單位、采購數(shù)量、計劃單價、實際單價、審查日期、進貨日期、經(jīng)辦人、供貨單位、備注等。

　　價格目錄庫用于存貯各種材料的類別、名稱、規(guī)格型號、計劃單價、上年實際平均單價等信息。

　　計劃與訂貨合同庫用于存貯采購計劃，訂貨合同有關(guān)信息資料；報表庫是對明細賬庫進行加工整理生成的，用于提供各種查詢信息，輸出各種報表。

　　2.如何實現(xiàn)計算機自動審查

　　運用計算機審計的過程就是將購貨發(fā)票、收料單上某種材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、運雜費、增值稅等數(shù)據(jù)錄入并存放“發(fā)票庫”。系統(tǒng)首先到存放“采購計劃、采購合同”的數(shù)據(jù)庫中查找，若找不到，則說明無采購計劃，或者是所采購的材料與供貨合同的規(guī)格不符，系統(tǒng)應(yīng)立即給出提示信息，做出不予辦理審計簽證的決定；若該種材料有計劃，再查找實際采購量是否小于計劃剩余量，若實際采購量大于計劃剩余量，則給出超計劃采購的數(shù)量，由審計人員根據(jù)具體情況做出決定。

　　購貨發(fā)票數(shù)據(jù)計算正確性的審查。被錄入到“發(fā)票庫”中的某種材料在通過有無采購計劃和訂貨合的審查后，系統(tǒng)要自動進行數(shù)據(jù)正確性的校驗。對于發(fā)票中出現(xiàn)任何一種差錯，系統(tǒng)都要給出誤差金額的提示，并禁止繼續(xù)錄入，做出不予審簽的決定。在每錄入完一條記錄后，系統(tǒng)還應(yīng)自動計算出該種材料的計劃價格總額，材料價差額和材料價差率，以便對材料的驗收入庫情況進行審查。如果屏幕顯示的計劃價格總額與驗收入庫單上的計劃價總額不符，則說明在材料的驗收方面存在錯誤，可能是數(shù)據(jù)計算錯誤，也可能是任意改變了計劃單價，還可能是倉庫保管員確實未收到足夠數(shù)量的材料，這要由審計人員進一步調(diào)查分析處理，對于驗收單上填寫錯誤的要退回更正。對于供貨方未發(fā)夠貨物的要追索欠發(fā)的貨物。對于材料價差率太高的，審計人員要注意審查其購貨價格是否合乎市場行情。

　　價格合理性的審查。被錄入到“發(fā)票庫”中的某種材料通過了以上各種審查后，系統(tǒng)還要對其價格的合理性自動進行審查。以上幾種審查都有嚴格的標準和固定的計算公式，具有確定性。

　　材料采購審計輔助系統(tǒng)在對已錄入計算機的購貨憑證進行自動審查的過程中，如果在采購計劃、訂貨合同、發(fā)票數(shù)據(jù)、價格方面任何一項發(fā)現(xiàn)了錯誤，都應(yīng)在發(fā)出“不予辦理”提示信息的同時，對相應(yīng)的記錄做出特殊的標記。“發(fā)票庫”中的記錄只要存在這種標記，系統(tǒng)就阻止該發(fā)票中的數(shù)據(jù)記入明細賬。只有經(jīng)過以上幾項審查均無錯弊的購貨發(fā)票，才能將其從“發(fā)票庫”記入“明細賬庫”，審計人員才可以此辦理簽證蓋章手續(xù)。

　　六、應(yīng)用計算機進行材料采購審計的好處

　　審計工作要求審計人員善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，而運用計算機進行材料采購審計就是要讓計算機幫助審計人員快速發(fā)現(xiàn)問題，然后由審計人員進行分析，加以解決。

　　1.為企業(yè)審計人員及時提供物資價格信息，使對材料采購價格的審計更加全面、有據(jù)、有力，并有效地堵塞漏洞。

　　2.有利于嚴格把握采購價格關(guān)，從而降低采購成本。

　　3.提高審計工作效率，節(jié)約人工費用開支。

　　4.保證審計工作的質(zhì)量。