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電算化會計檔案安全的思考
《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，電算化會計檔案是指存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。
實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的內容增加了，對保管環(huán)境的要求也提高了，而很多單位卻認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計電算化信息系統(tǒng)檔案人員的保管職責作出相應的規(guī)定；也沒有采取相應的保障措施來改善會計檔案的保管環(huán)境等。本文擬針對電算化會計檔案安全提出對策和建議。
其一，建立健全相關法規(guī)和制度。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會設檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內部管理制度，確保電算化會計檔案的安全。
其二，培養(yǎng)復合型電算化會計檔案管理人才。檔案管理人員既要有豐富的會計業(yè)務知識和檔案管理專業(yè)知識，又要精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化，成為“會計——算機——管理”的復合型人才，為電算化會計檔案的規(guī)范、安全、科學管理提供保障。
其三，檔案部門和財務部門應加強對信息時代電算化會計檔案管理重要性的宣傳，認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等，加強電算化會計檔案的安全管理意識。
其四，加強電算化會計檔案收集工作。電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應妥善保存財務數(shù)據(jù)的備份文件，以便計算機硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時間內，以最小的損失恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。
其五，針對電算化會計檔案自身特點所帶來的安全風險，建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全；根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成檔案時注意雙份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點；注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失；針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作記錄等控制功能，在源頭上防范問題的產生；針對會計電算化檔案和軟件版本密切相關的特點，除保存各版本的備份數(shù)據(jù)外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統(tǒng)。此外，電算化會計檔案必須與對應的財務軟件版本一致，因為不同的版本會產生電算化會計檔案不能被調閱或產生某些意外風險。
電算化會計檔案是信息時代的產物，它的存在是必然的。因此加強電算化會計檔案安全管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的工作，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案在各項工作中發(fā)揮作用。
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