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內(nèi)部控制貫穿于單位經(jīng)濟活動的各個方面,只要存在經(jīng)濟行為,就需要有相應的內(nèi)部控制。建立內(nèi)部控制制度,就是在單位內(nèi)部的職責分工、責任制度、財務會計制度和財產(chǎn)物資管理制度等有關(guān)管理制度中,都應該具體體現(xiàn)內(nèi)部控制的要求。財務收支審批制度作為內(nèi)部控制程序的重要組成部分,其設(shè)計是否科學、完善,對單位的財務管理影響很大。
一、制定財務收支審批制度的必要性
內(nèi)部控制制度劃分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會計控制制度兩大類。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制,如企業(yè)單位的人力資源管理。內(nèi)部會計控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內(nèi)部控制,如由非出納人員每月編制銀行存款調(diào)節(jié)表。財務收支審批制度是內(nèi)部會計控制制度的具體規(guī)定,其基本目的在于:通過這種控制可提高現(xiàn)金交易的會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性,保證組織機構(gòu)經(jīng)濟活動的正常運轉(zhuǎn),保護資產(chǎn)的安全、完整與有效運用,提高經(jīng)濟核算的正確性與可靠性,推動與考核單位各項方針、政策的貫徹執(zhí)行,提高經(jīng)營管理水平。
二、財務收支審批制度設(shè)計的原則
1.全面控制和重點控制相結(jié)合的原則。一方面,單位必須 對所有的財務收支進行全面控制。所謂全面是指三個方面,一 是全過程的控制,不僅包括經(jīng)濟活動各個環(huán)節(jié)中涉及支出類業(yè)務的審批,還包括銷售單、供貨合同等收入類業(yè)務的審批;二是全員的控制,包括單位領(lǐng)導在內(nèi)的所有職工;三是全要素的控制,包括辦公費、投資、差旅費、業(yè)務招待費等所有費用項目。另一方面,在全面控制的基礎(chǔ)上,對諸如基建投資、兼并等重要的財務收支項目,應實施重點控制,嚴格審批。
2.事前審批和事后審批相結(jié)合的原則。審批制度作為控制財務收支的一種重要途徑,不僅包括事后的審批控制,還應該包括事前的預算審批。特別是對于一些發(fā)生金額較大或者重要的財務支出,必須進行事前預算。
3.不相容職責劃分原則。財務收支審批制度作為內(nèi)部會計監(jiān)督制度的重要內(nèi)容,必須遵循不相容職務分離的原則,這也是內(nèi)部控制制度的基本要求?!?a target="_blank" href="http://m.galtzs.cn/new/63/64/79/2000/7/ad08488301111700024522.htm">會計法》明確規(guī)定,“記賬人員與經(jīng)濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責權(quán)限應當明確,并相互分離、相互制約”。對于一些小型單位來說,因為職工人數(shù)少,絕對的職責劃分困難多,更應通過嚴密的監(jiān)督和復核彌補劃分的不足。
三、財務收支審批制度設(shè)計的內(nèi)容
1.財務收支審批人員和審批權(quán)限。明確審批人及其對業(yè)務的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施。審批人應當根據(jù)授權(quán)規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批,不得超越審批權(quán)限。在確定審批人員和審批權(quán)限時,必須堅持可控性原則,即審批人員必須能夠?qū)ζ鋵徟鷻?quán)限內(nèi)的經(jīng)濟業(yè)務具有控制權(quán)。只有這樣,才能保證審批人員能夠正確審批財務收支的真實性、合法性和合理性,提高審批質(zhì)量。
2.財務收支審批程序。單位發(fā)生的各項財務收支,應該按照規(guī)定的程序進行審批。在實際工作中,許多單位一般先由經(jīng)辦人員在取得或填制的原始憑證上簽字,然后再向規(guī)定的審批人員審批,審批通過后交給會計部門審核入賬或報賬,這種審批模式有許多不足之處。因為在一般情況下,審批人員的職位高于會計人員,先審批后審核,即使會計人員發(fā)現(xiàn)疑問也已是“既成事實”,會計人員往往不會或不敢有異議,這顯然不利于發(fā)揮會計的審核監(jiān)督作用。因此,在設(shè)計審批程序時,如果審批人員的職位高于審核人員,應實行先審核、后審批的程序。
3.財務收支審批內(nèi)容。財務收支審批的內(nèi)容主要是財務收支的真實性、合法性和合理性。具體包括:
(1)財務收支是否符合財務計劃或合同規(guī)定;
(2)財務收支是否符合《會計法》、有關(guān)法規(guī)和內(nèi)部會計管理制度;
(3)財務收支的內(nèi)容和數(shù)據(jù)是否真實;
(4)財務收支是否符合效益性原則;
(5)財務收支的原始憑證是否符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定等等。
4.財務收支審批人員的責任。財務收支審批制度必須堅持權(quán)責對等原則。在審批制度中,必須規(guī)定審批人員應該承擔的義務和責任。具體包括:審批人員應該定期向授權(quán)領(lǐng)導或職工代表匯報其審批情況,審批人員失職應該承擔的責任等。
四、財務收支審批制度的基本模式
1.“一枝筆”審批模式。這是指一切財務收支全部由單位負責人或其授權(quán)人員(總會計師或主管會計工作的副職)一人審批。符合《會計法》中“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”的原則。其優(yōu)點在于能夠克服多級審批造成的監(jiān)督失控或?qū)徟鷺藴收莆詹灰坏膯栴}。但是其缺點則是不符合內(nèi)部控制的基本要求,容易導致腐敗。特別是有些單位負責人把“一枝筆”審批錯誤地認為是一個人說了算,難以約束。再加之單位負責人的主要精力集中在經(jīng)營管理上,對各項財務收支也不可能事無巨細地進行審批。所以這種審批模式應當予以改革和完善,加強民主理財建設(shè),對于大型投資應經(jīng)過領(lǐng)導集體協(xié)商,涉及職工利益事項應通過職代會表決等。
2.分級審批模式。這種審批模式根據(jù)業(yè)務范圍和金額大小,分級確定審批人員。單位領(lǐng)導副職(分管領(lǐng)導)或職能部門負責人,在其主管業(yè)務范圍和一定金額范圍內(nèi)具有審批權(quán),但對于重要的財務收支或金額較大的財務收支,必須由單位負責人審批。金額巨大的財務收支,需要通過單位領(lǐng)導集體審批。這種審批制度的優(yōu)點在于避免了權(quán)力的過分集中,有利于形成對審批人員的約束和牽制;并且由于審批人員一般是職能部門負責人或單位分管領(lǐng)導,他們對審批范圍內(nèi)的財務收支情況比較了解,可以提高審批質(zhì)量。
3.多重審批模式。這是指所有財務收支均由兩個或兩個以上的審批人員共同審批。在實際工作中,這種制度的具體做法各不相同。有的單位實行職能部門負責人先審,單位負責人后審;有的單位實行職能部門負責人先審,分管領(lǐng)導后審;有的單位甚至還需要單位負責人最終審批;也有的單位實行分管領(lǐng)導先審,單位負責人后審等等。這種審批制度的優(yōu)點在于符合內(nèi)部控制制度的相互牽扯制原則,能夠提高審批質(zhì)量。
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