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需求驅(qū)動(dòng)型ERP系統(tǒng)選購的四大注意事項(xiàng)

來源: 和訊 編輯: 2009/12/11 10:22:26  字體:

  ERP系統(tǒng)如果從驅(qū)動(dòng)角度來分,可以分為以需求驅(qū)動(dòng)的ERP系統(tǒng)和以流程驅(qū)動(dòng)的ERP系統(tǒng)。這兩類系統(tǒng)由于設(shè)計(jì)因素不同,其內(nèi)涵也有很大的差異。在選購的時(shí)候,當(dāng)然注意點(diǎn)也有所不同。筆者結(jié)合自己的親身體驗(yàn),談?wù)勂髽I(yè)選購需求驅(qū)動(dòng)型ERP系統(tǒng)的的注意事項(xiàng),供各位參考。

  注意事項(xiàng)一:需求之間的相互聯(lián)動(dòng)。

  筆者認(rèn)為,雖然有些ERP系統(tǒng)是圍繞一個(gè)個(gè)需求所展開的。但是需求之間仍然存在著一些難以割舍的互動(dòng)關(guān)系。如當(dāng)銷售訂單審核之后,如何讓采購、物料、生產(chǎn)等相關(guān)部門知道這個(gè)訂單的存在;如對于預(yù)付性質(zhì)的銷售訂單與采購訂單,如何通過財(cái)務(wù)部門進(jìn)行聯(lián)動(dòng)控制等等。這些都涉及到部門與部門之間、用戶與用戶之間的聯(lián)動(dòng)關(guān)系。如何需求之間沒有形成類似的聯(lián)動(dòng)效應(yīng),那么很顯然,部門之間的隔閡將無法通過ERP等信息化管理系統(tǒng)來消除。有時(shí)候,甚至還會(huì)加強(qiáng)。那么企業(yè)不是搬起石頭砸自己的腳嗎?

  所以筆者認(rèn)為,企業(yè)即使選購需求驅(qū)動(dòng)型的ERP,也需要注意各個(gè)需求之間的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)。具體的來說,在購買的時(shí)候,要向?qū)Ψ绞矍白稍冾檰柎_認(rèn),當(dāng)單據(jù)審核的時(shí)候,是否有一個(gè)通知的動(dòng)作。如有些需求驅(qū)動(dòng)型ERP會(huì)跟郵件系統(tǒng)結(jié)合。系統(tǒng)管理員可以指定, 當(dāng)單據(jù)審核的時(shí)候,可以向指定的用戶發(fā)送郵件通知。如此的話,即使在流程上沒有關(guān)聯(lián),但是至少可以通過郵件等通知手段來有機(jī)的把它們聯(lián)系在一起,形成需求之間的相互聯(lián)動(dòng)。如果ERP系統(tǒng)有類似功能,則用戶在單據(jù)審核之后也不用一個(gè)個(gè)的去通知。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通過郵件的形式向用戶發(fā)送通告。

  注意事項(xiàng)二:最好帶有流程自定義模塊。

  有些ERP系統(tǒng)雖然在設(shè)計(jì)的時(shí)候是以需求為核心的,但是仍然會(huì)提供一個(gè)流程自定義模塊。用戶可以根據(jù)自己的需要,來定義企業(yè)業(yè)務(wù)的管理流程。如神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)就是以需求為驅(qū)動(dòng)的。不過其還有一個(gè)工作流系統(tǒng),能夠與之相集成。從而用戶可以根據(jù)自己的需要,將各自相互獨(dú)立的需求組合成一個(gè)管理流程。不過可惜的是,神州數(shù)碼的這個(gè)工作流系統(tǒng)需要另外獨(dú)立購買。

  其實(shí)筆者從內(nèi)心來說,還是比較推薦那些流程驅(qū)動(dòng)的ERP系統(tǒng)。它們往往在設(shè)計(jì)的時(shí)候都已經(jīng)體現(xiàn)了流程為核心的理念。對于那些喜歡需求驅(qū)動(dòng)ERP的企業(yè)來說,筆者認(rèn)為最好還是需要注意流程對ERP系統(tǒng)的作用。這主要是因?yàn)楝F(xiàn)在強(qiáng)調(diào)部門之間合作,有時(shí)候一個(gè)業(yè)務(wù)往往涉及到多個(gè)部門。如果沒有流程這個(gè)平臺(tái),很難將它們有機(jī)的聯(lián)系在一起。如對于一些信用不好的客戶,企業(yè)可能會(huì)采取預(yù)收款的形式。這在ERP系統(tǒng)中就可能涉及到銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉庫等多個(gè)部門。如對于預(yù)付性質(zhì)的銷售訂單,合理的處理思路是:當(dāng)銷售訂單審核時(shí),訂單會(huì)處在掛起的狀態(tài)。同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一張收款性質(zhì)的單據(jù),財(cái)務(wù)就會(huì)根據(jù)這張單據(jù)去判斷客戶是否付款。當(dāng)客戶付款后,財(cái)務(wù)人員審核這張單據(jù),才是銷售訂單才會(huì)正式審核。在此之前,采購、倉庫、生產(chǎn)是無法進(jìn)行后續(xù)動(dòng)作的,也就是說只能夠查詢而無法進(jìn)行單據(jù)的操作,如生成采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃等等。要完成這一系列的動(dòng)作與控制,則必須有流程的幫助。如果沒有流程在其中牽針引線,很難將它們有機(jī)的聯(lián)系在一起。由于涉及到的部門比較多,即使有上面的郵件通知功能,也可能會(huì)有疏漏。為此筆者認(rèn)為,企業(yè)在選購ERP系統(tǒng)的時(shí)候,即使選擇的是需求驅(qū)動(dòng)型的ERP系統(tǒng),最好也要選購那些帶有流程自定義模塊的ERP軟件。以便將一些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)在流程平臺(tái)上進(jìn)行整合。

  注意事項(xiàng)三:即時(shí)通信工具必不可少。

  對于一些流程驅(qū)動(dòng)型的ERP系統(tǒng),往往會(huì)有系統(tǒng)通知的功能。如用戶定義了一個(gè)訂單審核流程。當(dāng)采購訂單輸入完畢后,用戶點(diǎn)擊"完成"按鈕。則系統(tǒng)會(huì)發(fā)一個(gè)系統(tǒng)通知給采購經(jīng)理。當(dāng)采購經(jīng)理登陸系統(tǒng)后,就會(huì)看到這個(gè)通知消息。然后通過這個(gè)消息可以直接打開對應(yīng)的采購訂單,而不用再去采購模塊查找。查看無誤后審核,然后系統(tǒng)又會(huì)發(fā)一個(gè)反饋信息給采購員。這就是流程驅(qū)動(dòng)型ERP不可替代的優(yōu)勢。

  那么對于需求驅(qū)動(dòng)型ERP來說,如何來實(shí)現(xiàn)類似的功能嗎?總不能夠沒完成一個(gè)訂單就電話通知吧?這顯然會(huì)憑空增加用戶的工作量。在這種情況下,可能一個(gè)即時(shí)通信工具就必不可少了。當(dāng)用戶完成或者審核一張單據(jù)后,就可以直接通過即時(shí)通信工具來告知相關(guān)的當(dāng)事人。

  筆者以前給客戶實(shí)施過一個(gè)ERP項(xiàng)目,這個(gè)客戶選擇的就是需求驅(qū)動(dòng)型的ERP系統(tǒng)。項(xiàng)目上線后,他們覺得郵件通知有點(diǎn)慢。因?yàn)橛行┯脩舻脑挘]件客戶端不是經(jīng)常打開,而且也不會(huì)經(jīng)常去查看郵件。這導(dǎo)致有些單據(jù)后續(xù)的處理工作無法及時(shí)完成。跟客戶溝通后,筆者建議他們上一個(gè)即時(shí)通信工具。不夠那時(shí)候由于他們的ERP系統(tǒng)還沒有自帶這個(gè)即時(shí)通信工具,筆者就建議客戶使用一個(gè)免費(fèi)的開源軟件PSI.這個(gè)即時(shí)通信工具是開源的,可以運(yùn)行在多個(gè)平臺(tái)上。而且還可以設(shè)置有消息時(shí)強(qiáng)制打開的功能。如當(dāng)某個(gè)用戶發(fā)送消息時(shí),對方這個(gè)消息窗口就會(huì)強(qiáng)制打開。從而保證用戶不會(huì)錯(cuò)過任何一條消息。不過可惜的是,這個(gè)即時(shí)通信工具是跟ERP系統(tǒng)脫離的,沒有很好的集成。

  筆者的意見是,企業(yè)選購需求驅(qū)動(dòng)型ERP的時(shí)候(包括其它信息化管理軟件也是類似),最好自帶有一個(gè)即時(shí)通信工具。如此的話,就可以跟系統(tǒng)的其他模塊整合。如可以設(shè)置,當(dāng)單據(jù)審核之后,自動(dòng)發(fā)消息給指定的用戶;還可以設(shè)置預(yù)警功能,當(dāng)應(yīng)收帳款到期或者庫存數(shù)量低于安全庫存的時(shí)候,向用戶報(bào)警等等。這些功能都非常的時(shí)候。筆者以前負(fù)責(zé)神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)的時(shí)候,他們就帶有這個(gè)即時(shí)消息的工具。不過那時(shí)候還不成熟,沒有跟系統(tǒng)的其它模塊整合。到現(xiàn)在最新的版本,應(yīng)該已經(jīng)設(shè)計(jì)的不錯(cuò)了。

  總之對于需求驅(qū)動(dòng)型的ERP,其最大的阻礙就在于溝通上。因?yàn)闊o法通過流程將相關(guān)的責(zé)任人聯(lián)系起來,無法形成一股合力。此時(shí)只有借租即時(shí)通信等工具,來加強(qiáng)他們彼此之間的溝通與協(xié)調(diào)。

  注意事項(xiàng)四:承上啟下的功能模塊。

  對于需求驅(qū)動(dòng)型ERP,有時(shí)候還需要一些承上啟下的功能模塊。對對于入庫單到應(yīng)付帳款,這中間就需要一個(gè)功能模塊。筆者以前遇到過一款需求驅(qū)動(dòng)型ERP系統(tǒng),他們在設(shè)計(jì)的時(shí)候沒有這個(gè)承上啟下的功能模塊,操作起來就顯得很別扭。他們在生成應(yīng)付帳款的時(shí)候,有兩種方式。一是根據(jù)發(fā)票與應(yīng)付帳款去匹配入庫單,即先入好應(yīng)付帳款單據(jù),然后再手工的在關(guān)聯(lián)入庫單據(jù)或者在入庫單據(jù)進(jìn)行金額的分配。二是在入庫單上進(jìn)行過賬作業(yè),此時(shí)一張入庫單對應(yīng)一張應(yīng)付單據(jù)。這兩種方式,無論采用哪一種方式操作起來都比較麻煩。

  而像易飛ERP那樣,如果采用承上啟下的過渡模塊就不一樣了??梢詫iT設(shè)置一個(gè)"生成應(yīng)付帳款"的過渡窗口。在這個(gè)窗口中可以選擇需要結(jié)帳的入庫單據(jù),還可以設(shè)置需要合并成一張應(yīng)付帳款還是生成單獨(dú)的單據(jù)。然后按一下運(yùn)行就可以根據(jù)用戶的需求產(chǎn)生對應(yīng)的應(yīng)付帳款。對于需求驅(qū)動(dòng)型的ERP系統(tǒng),這些承上啟下的功能模塊有時(shí)候是必不可少的。因?yàn)槠洳粌H可以方便用戶的操作,而且還可以提供很好的靈活性。

  總而言之,對于需求驅(qū)動(dòng)型的ERP系統(tǒng),其選擇的核心在于需求之間、用戶之間的溝通上。如果能夠?qū)⑦@個(gè)問題解決了,那么選型離成功又跨近了一大步。

責(zé)任編輯:zoe

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