初始化設(shè)置完成后，可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)包括填制憑證、修改憑證。審核憑證、憑證匯總、記賬等。

　　一、填制憑證

　　記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。計算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整依賴于記賬憑證，因而要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。在實(shí)際工作中，可直接在計算機(jī)上根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理）。企業(yè)采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多、基礎(chǔ)較好和使用網(wǎng)絡(luò)版的企業(yè)可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。

　　（一）填制憑證方法

　　記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會計分錄和金額等。如果輸入會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則同時要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。

　　單擊桌面中的【填制憑證】，屏幕顯示憑證畫面。單擊【增加】按鈕或按 F5鍵，增加一張新憑證，光標(biāo)定位在憑證類別上。

　　1．憑證頭內(nèi)容

　?。?）憑證類別?？梢暂斎霊{證類別字，也可以參照輸入。

　　（2）憑證編號。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單，系統(tǒng)先提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證保存時才給出；如果只有一個人制中或使用單用戶版制單時憑證號即是正在填制的憑證的編號。系統(tǒng)同時也自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五條記錄，當(dāng)某號憑證不只一頁，系統(tǒng)將自動在憑證號后標(biāo)上分單號，如收－000l號0002／0003表示為收款憑證第0001號憑證共有三張分單，當(dāng)前光標(biāo)所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時或在“賬簿選項(xiàng)” 中，設(shè)置憑證編號方式為“手工編號”，則用戶可在此處手工錄入憑證編號。

　?。?）制單日期。即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進(jìn)行修改或參照輸入。

　　（4）附單據(jù)數(shù)。即輸入原始單據(jù)張數(shù)。

　?。?）憑證自定義項(xiàng)。憑證自定義項(xiàng)是由用戶自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對這些信息不進(jìn)行校驗(yàn)，只進(jìn)行保存。

　　2．憑證內(nèi)容

　?。?）摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡潔明了，不能為空。

　?。?）科目。必須輸入末級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。

　　（3）輔助信息。當(dāng)科目具有輔助核算時，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助信息。如果需要對所有錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時，可雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。

　　對于要進(jìn)行數(shù)量核算的科目，屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。

　　對于進(jìn)行外幣核算的科目，系統(tǒng)自動將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。

　　當(dāng)科目為銀行科目，則屏幕提示輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。其中，“結(jié)算方式”輸入銀行往來結(jié)算方式，“票號”應(yīng)輸入結(jié)算號或支票號，“票據(jù)日期”應(yīng)輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據(jù)日期”主要用于銀行對賬。

　　對于要使用“支票登記簿” 的企業(yè)，若希望在制單時同時進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項(xiàng)”中設(shè)置“支票控制”選項(xiàng)，那么在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿．在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。

　　（4）金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。

　　憑證內(nèi)容錄入完畢，按【保存】按鈕或F6鍵保存這張憑證，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。

　　如果使用了應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，那么所有與客戶發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證，而不能在“填制憑證” 功能中制單。如果使用了應(yīng)付系統(tǒng)來管理所有供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)，那么所有與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)付系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。

　?。ǘ┨钪茟{證的其他功能

　　1．生成和調(diào)用常用憑證

　　（1）可以將某張憑證作為常用憑證存人常用憑證庫中，以后可按所存代號調(diào)用這張常用憑證。

　?。?）在填制一張與“常用憑證”相類似或完全相同的憑證時，可調(diào)用此常用憑證，這樣會加快憑證的錄入速度。調(diào)用方法為：在制單時通過【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】功能，從中選擇要調(diào)用的常用憑證即可調(diào)出指定常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與業(yè)務(wù)有出人或缺少部分信息，可直接將其修改成所需的憑證。

　　2．修改憑證

　　在填制憑證中，通過按【首頁】、【上頁】、【下頁】、【末頁】按鈕翻頁查找或按【查詢】按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需修改的地方進(jìn)行修改即可?？尚薷膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等。有些項(xiàng)目的修改受到【賬簿選項(xiàng)】中設(shè)置的限制，若某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改該分錄，將不影響

　　“支票登記簿”中的內(nèi)容。修改完畢后，按【保存】按鈕保存當(dāng)前修改，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。

　　外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。

　　3．作廢／恢復(fù)憑證

　　當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。

　　進(jìn)入填制憑證后，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。

　　若當(dāng)前憑證已作廢，還可單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。

　　4．整理憑證

　　憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)” 功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。

　　5．制作紅字沖銷憑證

　　沖銷某張已記賬憑證，通過【制單】菜單下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證，則系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。

　　6．查看憑證有關(guān)信息

　　總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能，以便隨時了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過【填制憑證】界面中的【查詢】功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過【查看】菜單可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。

　?。?）查詢外部系統(tǒng)制單信息。若當(dāng)前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，可將鼠標(biāo)移到記賬憑證的標(biāo)題處，按下鼠標(biāo)左鍵，系統(tǒng)顯示當(dāng)前憑證來自哪個子系統(tǒng)，憑證反映的業(yè)務(wù)類型與業(yè)務(wù)號。

　?。?）聯(lián)查明細(xì)賬。當(dāng)光標(biāo)在憑證分錄上時，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查明細(xì)賬】，系統(tǒng)將顯示該筆業(yè)務(wù)發(fā)生科目的明細(xì)賬。

　　（3）聯(lián)查原始單據(jù)。若當(dāng)前憑證是由外部系統(tǒng)制單生成，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查原始單據(jù)】，將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。

　　（4）分單：若當(dāng)前憑證有多張分單，單擊【查看】菜單下的【查找分單】，輸入分單頁號，可查看到該張分單。

　　二、審核憑證

　　審核是指具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。會計核算涉及國家、企業(yè)和個人的切身經(jīng)濟(jì)利益，而記賬憑證的準(zhǔn)確性是進(jìn)行正確核算的基礎(chǔ)，因此無論是直接在計算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)（因?yàn)橛纸?jīng)過了手工的操作處理），都需要經(jīng)過他人的審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。

　　為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證兩方面工作，根據(jù)會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。

　　1．出納簽字

　　出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。

　　出納簽字之前首先要更換操作員，即單擊【總賬系統(tǒng)】中【文件】菜單下的【重新注冊】命令。然后單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【出納簽字】。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表；選擇一張待簽字憑證，出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，單擊【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動簽上出納人姓名，見圖3－14?？蓡螕簟臼讖垺?、【上張】、【下張】、【末張】按鈕翻頁連續(xù)簽字。若想對已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過【簽字】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當(dāng)前范圍內(nèi)的所有憑證簽字或取消簽字。

　　是否要對出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，取決于“賬簿選項(xiàng)”中的設(shè)置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。

　　2．審核憑證

　　審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進(jìn)行審核操作。

　　憑證審核同出納簽字。需先重新注冊更換操作員，然后通過【總賬系統(tǒng)】中的【審核憑證】對待審核憑證進(jìn)行審核；單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】或【成批取消審核】，系統(tǒng)將自動對待審核憑證或已審核憑證進(jìn)行成批

　　審核或成批取消審核。

　　憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才對以進(jìn)行修改或刪除，取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行；采用手工：制單的用戶，在憑單上審核完后還須對錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核；作廢憑證不能被審核，也個能被標(biāo)錯，已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯后才能審核。

　　三、憑證匯總

　　憑證匯總是按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。

　　單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【科目匯總】。在憑證匯總表中可聯(lián)查具有輔助核算科目的專項(xiàng)明細(xì)情況。

　　四、記賬

　　記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。

　　單擊【總賬系統(tǒng)】中【記賬】，進(jìn)入【記賬】向?qū)?，在向?qū)У闹敢?，輸入記賬范圍、查看記賬報告、開始記賬。待系統(tǒng)提示記賬完畢時，單擊【確定】，完成記賬工作。每月系統(tǒng)允許多次記賬。

　　記賬過程不得中斷，一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。

　　以下情況將不允許記賬：

　　（1）在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

　?。?）所選范圍內(nèi)的不平衡憑證，不允許記賬。

　　（3）所選范圍內(nèi)的未審核憑證，不允許記賬。

　?。?）上月未結(jié)賬，本月不允許記賬。