會計分錄是每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)列示其應(yīng)借記和應(yīng)貸記的帳戶及其金額的一種記錄。會計分錄的正確與否，直接影響到帳戶的記錄，乃至影響到會計信息的質(zhì)量。
在手工環(huán)境下，會計分錄是根據(jù)借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則編制的，在電算化會計中多數(shù)會計分錄的編制與手工是相同的，但也有部分會計分錄的編制與手工存在差異，需要進行相應(yīng)的變換被計算機接收后才能保證會計信息的正確性，否則輸出的帳簿和報表信息有可能是錯誤的，如費用沖減、帳內(nèi)調(diào)整等事項，這些會計分錄的編制在電算化會計中需要引起足夠的注意。
會計分錄是記帳的直接依據(jù)，根據(jù)會計分錄登記帳簿時，會計實務(wù)要求做到帳證相符。傳統(tǒng)的手工會計方式下某些會計分錄是經(jīng)過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中去的。會計上，期間費用類帳戶一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費用帳戶時，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳準(zhǔn)備”是按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳準(zhǔn)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“管理費用”，傳統(tǒng)手工會計分錄如下：
借：壞帳準(zhǔn)備×××
貸：管理費用×××
會計人員根據(jù)這個會計分錄登記“管理費用”明細(xì)帳時，由于“管理費用”是借方分析式多欄帳且平時不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計人員必須經(jīng)過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“管理費用”相應(yīng)明細(xì)帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會毫不猶豫地登記到“管理費用”相應(yīng)明細(xì)帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的管理費用借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“管理費用”帳戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。究其原因，是傳統(tǒng)會計不規(guī)范處理所致。會計人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述問題。
借：管理費用×××（紅字）
貸：壞帳準(zhǔn)備×××（紅字）
實務(wù)中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規(guī)范。例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出1600元。假設(shè)借款時已作其他應(yīng)收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用”。傳統(tǒng)會計實務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：
借：現(xiàn)金 400
貸：其他應(yīng)收款 -2000
管理費用 1600
這樣在計算機帳務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，又會產(chǎn)生上述同樣的問題，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（400）和一張轉(zhuǎn)帳憑證（1600），會計分錄如下：
借：現(xiàn)金 400
貸：其他應(yīng)收款 400
借：管理費用 1600
貸：其他應(yīng)收款 1600
周其林同志在《中國會計電算化》2000年第10期發(fā)表了題為“費用沖減會計分錄在會計電算化中的處理辦法”一文，談到了手工沖減費用的會計分錄通常是貸記某費用帳戶，并舉例假設(shè)黎明是機關(guān)管理人員，收到黎明同志退回的差旅費現(xiàn)金50元，手工會計分錄為：
借：現(xiàn)金 50
貸：管理費用 50
