Excel小經(jīng)驗（一）

　　一、在Excel中巧寫月份

　　月度報表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動填寫月份，感覺十分方便。

　　筆者使用Excel制作的一個報表(模板)標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表"。這個表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個步驟輸入標(biāo)題：
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　　1．將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；��
　　2．在合并的單元格中輸入：="煙臺市農(nóng)機(jī)局"&MONTH(NOW())&"月份在職職工工資表"。

　　這樣，每月編寫(修改)打印工資表時，函數(shù)MONTH()和函數(shù)NOW()便自動將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫入標(biāo)題中。��

　　另一個報表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表"。與第一個工資表不同的是，此表編報、匯 總并打印的是上一個月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對兩個函數(shù)的應(yīng)用。

　　筆者采用下述方法解決了這一問題，即在合并后的單元格中輸入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())－1)&"月份收入支出情況"。這樣，當(dāng)1月份編報此表時，標(biāo)題中自動顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報報表時，標(biāo)題中自動顯示上月的月份數(shù)值，例如2月份編報的報表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表"。
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　　二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法

　　圖表可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系;用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢關(guān)系;用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。��

　　1、柱形圖

　　(1)點(diǎn)擊"開始→程序→Microsoft Excel",進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。��

　　(2)單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步"。��

　　(3)進(jìn)入圖表向?qū)У诙�步驟--圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步"。
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　　(4)進(jìn)入圖表向?qū)У谌�步驟--圖表選項，此時有一組選項標(biāo)簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個人生成圖表的需要選擇)。��

　　(5)通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E--圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開,選擇新工作表項，在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認(rèn)狀態(tài))。��

　　(6)如果以上各步驟的操作發(fā)生錯誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒有錯誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。
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　　2、折線圖

　　在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項，顯示圖表類型對話框，從對話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢的折線圖。��

　　3、餅圖��

　　同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。��

　　說明:在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目，可根據(jù)自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
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　　三、在Excel中對特殊文字進(jìn)行處理的方法

　　你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告(其實Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。

　　除了常規(guī)的文字字體、字號、字型、顏色，下劃線、對齊的編輯處理外，還要注意以下幾項:��

　　1、自動換行

　　當(dāng)一個單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過所設(shè)定的列寬時，可以要求自動換行(行高隨之改變)。步驟:

　　(1)選中欲設(shè)定自動換行的單元格或范圍；��
　　(2)選中格式菜單單元格命令；��
　　(3)在［單元格格式］對話框中選中［對齊］標(biāo)簽；��
　　(4)確認(rèn)［自動換行］復(fù)進(jìn)框并確定。��

　　2、強(qiáng)行換行

　　同一單元格內(nèi)，有些長數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時按下Alt+Enter鍵(使用強(qiáng)行換行時，系統(tǒng)會同時選擇自動換行功能)。��

　　3、文字旋轉(zhuǎn)��

　　工作表中有時需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對話框中選擇［對齊］標(biāo)簽，再在［方向］框中選中所要的格式。��

　　4、文本類型的數(shù)字輸入

　　證件號碼、電話號碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法:一是在輸入第一個字符前，鍵入單引號""；二是先鍵入等號"="，并在數(shù)字前后加上雙引號"""。請參考以下例子:��

　　鍵入027，單元格中顯示027；��

　　鍵入="001"，單元格申顯示001；��

　　鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501"。(前后加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號)；��

　　鍵入="930""，單元格中顯示930"；��

　　5、上下標(biāo)的輸入

　　在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)(下標(biāo))的字符的步驟:��

　　(1)按文本方式輸入數(shù)字(包括上下標(biāo))，如103鍵入103；��
　　(2)用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)(下標(biāo))的字符，上例中應(yīng)選定3；��
　　(3)選中格式菜單單元格命令，產(chǎn)生［單元格格式］對話框；��
　　(4)在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)(下標(biāo))復(fù)選框，再確定。