會計軟件的日常運行與維護

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    計算機與手工并行是指會計軟件使用的最初階段人工與計算機同時進行會計處理的過程， 這是試運行階段。此階段的主要任務(wù)是：檢查建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足本單位要 求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進行修改，并逐步建立 比較完善的電算化內(nèi)部管理制度。 

    在試運行階段，會計人員要進行雙重勞動，但這是十分必要的。在此期間，通過進行手工 與計算機處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗，能夠考查會計軟件數(shù)據(jù)處理的正確性，能夠考查相關(guān)人員 的操作熟練程度和業(yè)務(wù)處理能力，并通過實踐，進行電算內(nèi)部管理制度的建立。應(yīng)該說，這是手 工會計系統(tǒng)移至?xí)�計電算化系統(tǒng)的試驗階段，也是手工系統(tǒng)與計算機系統(tǒng)相互適應(yīng)的階段。它的 順利進行，是以后一定階段會計電算化系統(tǒng)持續(xù)正常運行的前提。 

    試運行的時間，應(yīng)放在年初、年末、季初、季末等特殊會計時期，這樣才能取得全面的人 機比較數(shù)據(jù)，預(yù)先估計可能出現(xiàn)的問題。一但出現(xiàn)問題，要及時采取措施，進行防錯糾錯。 

    在試運行階段，前期以人工為主計算機為輔，后期則以計算機處理為主。各會計單位只有 假設(shè)計算機在處理實際帳務(wù)，才會充分考慮可能發(fā)生的問題，提高操作熟練程度。 

    計算機與手工并行工作期間，可以采用計算機打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑 證，原始憑證應(yīng)附于相關(guān)記帳憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保 存，并據(jù)以登記手工帳簿。如果計算機與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng) 導(dǎo)書面報告。 

    并行一個階段后，要開始建立各項管理制度，并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷改進完 善。尤其對上崗操作軟件人員的權(quán)限分配，應(yīng)在申請?zhí)娲�手工記帳前都能按�?guī)定設(shè)置完畢，進入 正常工作狀態(tài)。對替代手工記帳后會計人員的崗位職責(zé)也應(yīng)有明確的要求和崗位考核。
 
    （二）日常運行
 
    1.輸入憑證是電算化軟件的原始數(shù)據(jù)，是各種憑證單據(jù)，在帳務(wù)處理軟件中是記帳憑證， 在材料核算軟件中是各種出庫、入庫單據(jù)，在銷售核算軟件中是發(fā)票、產(chǎn)品出庫單，等等。只有 將這些憑證單據(jù)輸入到計算機后，才能由計算機進行處理。因此，憑證輸入成了電算化后新增的 工作，而且是需要花大量時間才能完成的工作。
 
    憑證輸入前，應(yīng)先經(jīng)過檢查和預(yù)處理，不合法、不正確、不合理、不真實、內(nèi)容不完整的 憑證不能輸入。可以根據(jù)計算機的需要在用于輸入的憑證上加寫有關(guān)代碼、編號等內(nèi)容，進行預(yù) 處理，以方便憑證輸入。
 
    憑證輸人計算機后要進行復(fù)核，復(fù)核輸入內(nèi)容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復(fù) 核人員和輸入人員不允許同為一個人。直接使用原始憑證在計算機上編制記帳憑證，用計算機打 印的記帳憑證代替手工記帳憑證的單位，應(yīng)保證打印出的記帳憑證內(nèi)容齊全、簽章齊備。憑證可 以集中由一人輸入，也可以各個崗位編制的憑證由本崗位輸入。 

    2.憑證復(fù)核是輸入的憑證必須由另一人復(fù)核后才能用于記帳，計算機復(fù)核的內(nèi)容包括合法 性、合理性、正確性、完整性和真實性。計算機內(nèi)憑證的復(fù)核可以采用屏幕查看復(fù)核、打印輸出 復(fù)核、重復(fù)輸入復(fù)核三種方法。對于已復(fù)核后又發(fā)現(xiàn)有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次 復(fù)核。復(fù)核人員的姓名必須在機內(nèi)隨憑證永久記錄，以明確責(zé)任。
 
    3.記帳、計算成本等各種計算機處理是自動由計算機完成的，只要將原始數(shù)據(jù)正確輸入計 算機，計算機就能按事先設(shè)計的程序完成各種帳簿的登記和各種計算工作，節(jié)省大量人力。 

    4.輸出帳簿是采用計算機核算后，所有帳簿平時均保留在計算機內(nèi)，日記帳必須每日打 印，明細帳和總帳可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁時，可滿頁后再打印，但不能不打 印。打印時，有關(guān)表格線可省打。打印后的帳簿應(yīng)連續(xù)編號，應(yīng)由專人檢查后再作為正式帳頁進 行裝訂，以符合《規(guī)范》要求。
 
    5.編制會計報表是根據(jù)帳簿編制的，也是由計算機自動完成的，通常每月月末進行。我國 的通用會計軟件通常都提供通用報表生成器或?qū)ｉT的報表功能模塊，幫助用戶編制各種對內(nèi)、對 外會計報表。編制會計報表工作是日常核算中較為復(fù)雜的工作，應(yīng)由會計和計算機水平較高的會 計人員完成。應(yīng)保證報表中的會計數(shù)據(jù)與帳簿一致。應(yīng)對報表數(shù)據(jù)進行審核并簽章后再報送有關(guān)單位。 

    （三）日常維護 

    與手工核算不同，由于電算化核算采用了許多先進設(shè)備和技術(shù)，對其日常維護就成了會計 核算中一項重要工作。日常維護包括硬件維護與軟件維護兩部分。維護一般由電算維護員負責(zé)， 軟件操作員等其他人員不得進行維護，電算主管可進行維護監(jiān)督工作。