ERP軟件與電算化軟件及其購銷存系統(tǒng)的比較

　　一、ERP軟件比較注重軟件的內(nèi)部控制功能，體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想 

    ERP軟件比較注重內(nèi)部控制功能。企業(yè)管理軟件設(shè)計得好，就有利于互相牽制、互相監(jiān)督，就有利于加強管理，堵塞漏洞。許多地方，看似無關(guān)緊要，可一旦你對它有了了解，就會覺得它先進(jìn)的管理思想。高品質(zhì)的內(nèi)在質(zhì)量，并不體現(xiàn)在企業(yè)的廣告宣傳上，也不體現(xiàn)在漂亮的界面上，而是體現(xiàn)在實實在在的功能上，體現(xiàn)在許多細(xì)節(jié)中，體現(xiàn)在系統(tǒng)清晰的控制思想上。 

    反觀電算化軟件購銷存系統(tǒng)的發(fā)展，大多是以財務(wù)軟件為中心的外圍擴展。財務(wù)軟件的設(shè)計最初基本上是從模擬手工開始的，很難談得上有先進(jìn)的思想，有的甚至是手工的翻版，以后版本的改進(jìn)與提高，也很難完全消除這種模擬手工處理的痕跡，只是達(dá)到了滿足日常核算的要求而已，很難體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想。 

    與電算化軟件相比，ERP軟件更注重經(jīng)營的管理與控制。例如，在銷售與應(yīng)收賬款子系統(tǒng)，用戶可以給各客戶設(shè)定貸項限額、賒銷期、可享受的銷售折扣與現(xiàn)金折扣等（一般由權(quán)限較高的主管設(shè)定）。輸入客戶訂單后，系統(tǒng)將自動檢查該客戶的欠款有無超過賒銷期、原有欠款加上本次訂貨金額有無超過其貸項限額，超過的訂單將被掛起，直到客戶歸還欠款或經(jīng)有關(guān)主管特別批準(zhǔn)才能發(fā)貨。客戶的訂單通過了上述審核后，系統(tǒng)才允許開出銷售單通知倉庫發(fā)貨。倉庫發(fā)貨必須以銷售單為依據(jù)。發(fā)貨資料從存貨管理子系統(tǒng)輸入，一經(jīng)確認(rèn)，系統(tǒng)自動按標(biāo)準(zhǔn)成本扣減存貨，并編制自動轉(zhuǎn)賬憑證 

    借：產(chǎn)品銷售成本 
    　貸：產(chǎn)成品 

    科目代碼及摘要均可由用戶事先定義，送總賬處理子系統(tǒng)入賬。同時，由銷售與應(yīng)收賬款子系統(tǒng)開出銷售發(fā)票（根據(jù)經(jīng)確認(rèn)發(fā)貨的銷售單和已定義的各產(chǎn)品銷售價格自動開出，銷售人員可給予客戶折扣，但折扣不得超過該客戶預(yù)定的折扣率），登記客戶的應(yīng)收賬款，并編制自動轉(zhuǎn)賬憑證 

    借：應(yīng)收賬款 
    　貸：產(chǎn)品銷售收入
    　　　應(yīng)交增值稅---銷項稅；

　�。ㄆ渲小皯�(yīng)交增值稅---銷項稅”由系統(tǒng)根據(jù)初始化時定義的稅率計算）
 
    送總賬處理子系統(tǒng)入賬。又如，在生產(chǎn)與成本管理子系統(tǒng)，系統(tǒng)提供多步驟生產(chǎn)管理功能。用戶可以按產(chǎn)品構(gòu)成和費用預(yù)算定義各步半成品和產(chǎn)成品的成本結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)可自動計算各產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本。系統(tǒng)只有接到生產(chǎn)定單才允許發(fā)料。輸入經(jīng)批準(zhǔn)的生產(chǎn)定單后，系統(tǒng)自動按已定義的產(chǎn)品配方計算并向倉庫發(fā)出領(lǐng)料通知。非經(jīng)有關(guān)主管特殊批準(zhǔn)，實際領(lǐng)料不得超過標(biāo)準(zhǔn)用量的10％。原材料或半成品一旦領(lǐng)出，系統(tǒng)自動按標(biāo)準(zhǔn)成本扣減存貨并計入該生產(chǎn)單的生產(chǎn)成本。半成品或產(chǎn)成品完工入庫（對多步驟生產(chǎn)中的半成品，從一個生產(chǎn)步驟轉(zhuǎn)入另一步驟，盡管沒有真正入庫，為計算成本作邏輯入庫后再領(lǐng)取半成品處理），系統(tǒng)自動按標(biāo)準(zhǔn)成本扣減生產(chǎn)成本，增加相應(yīng)存貨，并計算出產(chǎn)品成本差異，以便管理人員進(jìn)行分析與控制�？梢姡珽RP軟件不僅有完善的財務(wù)核算與業(yè)務(wù)處理功能，而且很注重業(yè)務(wù)處理過程中的管理與控制。軟件不僅為管理人員提供管理信息，而且本身也執(zhí)行不少管理控制。 體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想，還有一層含義，那就是軟件要結(jié)構(gòu)清晰，不能太復(fù)雜。要便于使用，不能比手工處理還麻煩。軟件不可能把企業(yè)方方面面的處理完全都包括在內(nèi)。計算機還代替不了人。因此，在軟件設(shè)計開發(fā)時要考慮某一種處理是否適合由計算機來完成，如果由軟件來完成比較困難，增加了軟件的復(fù)雜性，有損于軟件整體思想，就應(yīng)該換個角度，看能否從其他方面予以處理和控制。企業(yè)管理軟件不是無所不能的，它不能實現(xiàn)管理的全自動化，不能解決企業(yè)的所有問題。對此，用戶應(yīng)該有所認(rèn)識，適合機器來做的可用軟件完成，不適合的就要人工干預(yù)。不要讓軟件無所不包，無所不有。即使是適合計算機來完成的工作，一個軟件商也不可能方方面面都做得好。軟件開發(fā)要有主次，技術(shù)上、功能上有自己的特色，有自己的競爭優(yōu)勢。想做好的事太多，反而樣樣都做好。有的軟件號稱有幾百個上千項功能，這有必要嗎？很可能主次不分，沒有特色，這樣的軟件不一定是好軟件。 

    二、ERP軟件適應(yīng)現(xiàn)代審計的要求，具有充分的保留和提供審計線索的功能 

    在會計電算化程度較高的國家，例如美國，軟件是否具有充分的保留和提供審計線索的功能，已成為對管理軟件進(jìn)行評價的最重要標(biāo)志之一。顯而易見，一個理想的管理軟件必須具有充分的保留和提供審計線索的功能。在初始錄入憑證時有一條記錄記載，在改動、刪除時，并不是在原記錄上變動，而是另有記錄反映。這樣，你在查詢時，同一筆業(yè)務(wù)有哪些改動，在什么時間改動的，誰操作的，在哪項功能中變動的，均可查出。每一筆處理都留有痕跡，這就為審計工作提供了線索和方便。 

    如果財務(wù)軟件設(shè)計時未考慮審計要求，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變動也無任何痕跡，這就使得審計難以進(jìn)行。目前我國許多軟件缺乏這方面的思考，財務(wù)軟件的設(shè)計和開發(fā)未充分考慮審計人員的特殊要求，會計電算化與審計處于一種“脫節(jié)”狀態(tài)，這將嚴(yán)重影響我國管理軟件特別是財務(wù)與審計工作的發(fā)展，不能適應(yīng)現(xiàn)代審計的要求。 

    三、ERP軟件集成化程度高 

    ERP軟件，是以生產(chǎn)為中心，它是從物料需求計劃（MRP）為基礎(chǔ)，發(fā)展到制造資源規(guī)則（MRP-II）和企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）的這樣一個發(fā)展階段。因而是以生產(chǎn)制造為中心，財務(wù)及成本是這個大系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。財務(wù)子系統(tǒng)雖然不像電算化軟件那樣，占有整個系統(tǒng)很大的比例，但它與其他子系統(tǒng)確是高度集成的，真實實現(xiàn)了物流、資金流和信息流的統(tǒng)一。ERP軟件作為企業(yè)管理系統(tǒng)的一個有機組成部分，軟件都是對整個企業(yè)而設(shè)計的。所用數(shù)據(jù)都是從生產(chǎn)等業(yè)務(wù)開始，財務(wù)部分與生產(chǎn)、采購、銷售、庫存等等環(huán)節(jié)緊密相連，一環(huán)扣一環(huán)，真正作到了無縫連接。比如ERP軟件中的財務(wù)部分，銷售是從訂立銷售合同開始，在實際開銷售發(fā)票和提貨出庫時，系統(tǒng)都自動進(jìn)行帳務(wù)處理，自動生成記帳憑證傳到財務(wù)部分，財務(wù)人員可以自動審核、記帳，也可以人工干預(yù)，但數(shù)量等數(shù)據(jù)必須與銷售部門一致。這樣就保障了銷售與帳務(wù)處理的一致性。二者同一數(shù)據(jù)源，不會發(fā)生二者不一致的情況。 

    電算化軟件購銷存系統(tǒng)，大部分是以財務(wù)軟件為核心，在帳務(wù)處理的基礎(chǔ)上擴充，加上采購、固定資產(chǎn)等等部分，算是一個財務(wù)軟件，再擴充到銷售、采購等等，整個系統(tǒng)并不平衡，而且由于是一步步擴充的結(jié)果，很容易拘泥于原來的設(shè)計框架，一切圍繞財務(wù)轉(zhuǎn)，缺乏通盤考慮。各子系統(tǒng)之間并不能完全作到無縫連接、信息集成。因而，應(yīng)充分認(rèn)識到軟件開發(fā)關(guān)鍵還在于軟件的設(shè)計，設(shè)計時要有整體、全局、系統(tǒng)和集成的觀念，各個子系統(tǒng)應(yīng)有機地結(jié)合起來，組成一個集成優(yōu)化的管理軟件。軟件設(shè)計好了，以后開發(fā)才有前景。 電算化軟件的各子系統(tǒng)也注意了信息的共享，但較多還是屬于一種各單項管理集合的離散型管理軟件。各子系統(tǒng)一般僅圍繞著自身的業(yè)務(wù)處理進(jìn)行設(shè)計，缺乏全局的系統(tǒng)化設(shè)計思想，子系統(tǒng)間僅通過訪問有關(guān)數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息共享。ERP軟件圍繞著企業(yè)經(jīng)營的供、產(chǎn)、銷這個主線，對有關(guān)的業(yè)務(wù)通過軟件規(guī)范其管理和控制，集成管理的設(shè)計思想較強。以“供”這個環(huán)節(jié)為例，在采購與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)，有關(guān)部門可輸入定購單。定購單經(jīng)采購部門審批并選擇供應(yīng)商后，系統(tǒng)可打印出購貨訂單向供應(yīng)商訂貨。收貨必須以訂單為依據(jù)，并進(jìn)行勾銷，收貨量與訂單數(shù)量差異超過10％，會發(fā)出警告。材料驗收入庫時，在存貨管理子系統(tǒng)輸入收貨資料，系統(tǒng)自動按標(biāo)準(zhǔn)成本增加該料庫存，并編制自動轉(zhuǎn)賬憑證（借：原材料，貸：應(yīng)付賬款---中間賬戶），送總賬處理子系統(tǒng)入賬。收到供應(yīng)商發(fā)票后，在采購與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)輸入發(fā)票資料，并可通過系統(tǒng)核對購貨訂單、收貨單和供應(yīng)商發(fā)票，三者一致，則可確認(rèn)此項應(yīng)付賬款，同時編制自動轉(zhuǎn)賬憑證（借：應(yīng)付賬款---中間賬戶，借：材料成本差異，借：應(yīng)交稅金---進(jìn)項稅。貸：應(yīng)付賬款---正式戶），送總賬處理子入賬。應(yīng)付賬款中的中間戶反映的是已收料但未收到發(fā)票或訂單、收貨單、發(fā)票三者不一致的材料標(biāo)準(zhǔn)成本，而正式戶反映的是已收到發(fā)票且經(jīng)核對的真實債務(wù)，付款業(yè)務(wù)通過貨幣資金管理子系統(tǒng)執(zhí)行。付款以應(yīng)付賬款子系統(tǒng)中各供應(yīng)商的應(yīng)付賬記錄為依據(jù)，按發(fā)票逐筆勾銷（全付時）或扣減（付部分時）。系統(tǒng)可打印支票。確認(rèn)付款后，系統(tǒng)自動扣減付款賬戶的余額，并編制自動轉(zhuǎn)賬憑證（借：應(yīng)付賬款---正式戶，貸：銀行存款），送總賬處理子系統(tǒng)入賬�！肮�”環(huán)節(jié)涉及采購與應(yīng)付賬款管理、存貨管理、貨幣資金管理和總賬處理等多個子系統(tǒng)，子系統(tǒng)間按集成管理要求設(shè)計，不是簡單地疊加�！爱a(chǎn)”與“銷”環(huán)節(jié)也類似�？梢�，ERP軟件把業(yè)務(wù)管理與財務(wù)核算延伸到了供、產(chǎn)、銷各個經(jīng)營環(huán)節(jié)，各子系統(tǒng)間有機集成，不僅使管理控制嚴(yán)密，而且財務(wù)數(shù)據(jù)隨經(jīng)營活動實時進(jìn)入系統(tǒng)，動態(tài)地反映了企業(yè)的經(jīng)營情況，可全方位地反映、控制和優(yōu)化企業(yè)的資源。 

    四、ERP軟件更靈活、更富有彈性 

    電算化軟件雖然各子系統(tǒng)也象ERP軟件一樣，是積木結(jié)構(gòu)，各子系統(tǒng)可分可合，用戶可以根據(jù)需要選擇。但各子系統(tǒng)設(shè)計好了以后，其處理流程和程序控制都是固定好的。用戶雖然可以通過初始化科目級數(shù)、每級長度、非法對應(yīng)關(guān)系及自動轉(zhuǎn)賬憑證等，但難以對軟件的處理流程和程序控制作更多的選擇或改變。ERP軟件較電算化軟件更富有靈活性和彈性。用戶不僅可以在系統(tǒng)初始化時設(shè)定要進(jìn)行分析或責(zé)任會計核算的各項（如部門、項目、人員等等），可設(shè)定各業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)與總賬處理子系統(tǒng)間自動轉(zhuǎn)賬憑證的科目、摘要、金額取數(shù)等，而且可以對軟件進(jìn)行裁剪，確定其處理流程及程序控制。雖然按一般的情況設(shè)定了各子系統(tǒng)的處理流程，但用戶也可以根據(jù)本企業(yè)的實際情況，自行選擇、設(shè)定每個子系統(tǒng)中哪些子模塊是必須執(zhí)行的、哪些可以不執(zhí)行，并確定各子模塊的執(zhí)行次序（即確定系統(tǒng)處理流程）。例如，上面介紹的銷售與應(yīng)收賬款子管理系統(tǒng)，系統(tǒng)提供打印銷售發(fā)票功能。在我國，增值稅發(fā)票不能用此系統(tǒng)打印，用戶可指定此子模塊不執(zhí)行；。又如，上面介紹的生產(chǎn)與成本管理子系統(tǒng)，雖然系統(tǒng)提供多步驟生產(chǎn)控制，但對一些只有簡單一步生產(chǎn)的用戶（例如，潤滑油的生產(chǎn)，只需要把基礎(chǔ)油與添加劑按配方混合），用戶可設(shè)定沒有半成品，只進(jìn)行一步生產(chǎn)控制。同樣對一些系統(tǒng)提供的程序控制（各種檢查、核對、打印單據(jù)等），用戶都可以自行確定其是否一定要執(zhí)行才能進(jìn)入下一步處理。由于軟件的靈活與彈性，使其更能適合各用戶的需求，通用性與適用性都更強，不會出現(xiàn)對某些用戶應(yīng)有的控制與處理功能未能提供，而對另一些用戶控制太多，影響了系統(tǒng)的運行效率等情況。 

    綜上所述，ERP軟件對我們有許多啟示，ERP軟件，在操作界面、操作靈活性方面也許不如電算化軟件，它們看上去非常平淡，但其內(nèi)在功能、質(zhì)量等方面是高水平的。ERP軟件把主要精力放在了系統(tǒng)功能提高上，其實質(zhì)重于形式。