淺談會計(jì)軟件中憑證輸入和摘要輸入的處理方法

　　目前，在各種電算化會計(jì)軟件中存在著各種不同的處理方法，這是很正常的。但是處理方法的不同直接關(guān)系到用戶的操作是否方便，有的甚至關(guān)系到數(shù)據(jù)的正確性。因此，有必要對不同的處理方法作一分析，從而尋求一種較好的方法。 

　　一、憑證輸入采用記帳憑證還是原始憑證 

　　目前大多數(shù)會計(jì)軟件都采用記帳憑證輸入法，即原始憑證先由人工填寫成記帳憑證，再輸入計(jì)算機(jī)。有人提出，既然是電算化，何不把原始憑證直接輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)再根據(jù)原始憑證自動(dòng)生成記帳憑證。實(shí)現(xiàn)該功能只需編一個(gè)原始憑證生成記帳憑證的程序即可，這樣可以節(jié)省大量的人力。但筆者認(rèn)為此方法并不可取，因?yàn)樵�始憑證的輸入速度遠(yuǎn)不及記帳憑證。記帳憑證是人工編制的，有統(tǒng)一的格式，輸入時(shí)屏幕上顯示的輸入畫面可以設(shè)計(jì)成與記帳憑證完全一致。輸入項(xiàng)也是固定的，如編號，摘要，借方科目、金額，貸方科目、金額等欄別。這樣輸入速度會很快。而原始憑證卻是五花八門，沒有統(tǒng)一的格式，項(xiàng)目名稱及多少也不一樣。屏幕上顯示的輸入畫面不可能設(shè)計(jì)成與所有原始憑證的格式都相似。這樣當(dāng)大量原始憑證輸入時(shí)，輸入人員還必須逐一選擇數(shù)據(jù)以確定輸?shù)绞裁错?xiàng)目中，輸入速度必然大打折扣。因此，根據(jù)原始憑證自動(dòng)生成記帳憑征雖然可以節(jié)省填制記帳憑證的人力，但輸入原始憑證卻會花費(fèi)大量人力。而且因不便隨時(shí)審核，出錯(cuò)的可能性也較大。所以采用記帳憑證輸入，仍不失為一種較好的方法。目前大多數(shù)會計(jì)軟件都采用此法。 

　　如果有人一定要采用原始憑證輸入，或者已經(jīng)編好原始憑證生成記帳憑證的程序，而且相當(dāng)可靠實(shí)用，筆者認(rèn)為不妨采用原始憑證分類輸入的方法。這種方法就是把原始憑證按內(nèi)容格式分成若干類，每類設(shè)計(jì)一種屏幕輸入畫面，與該類原始憑證的內(nèi)容格式保持一致。假如分成五類原始憑證，就設(shè)計(jì)五種輸入畫面。輸入前把原始憑證按類分好。輸入時(shí)屏幕先顯示憑證類別菜單，用戶選定某類別后，顯示出該類原始憑證的輸入畫面。用戶把該類原始憑證全部輸完后再選另一類別輸入，直到把所有原始憑證輸完。這種方法由于輸入畫面和原始憑證的內(nèi)容格式基本一致，可以減少出錯(cuò)，提高速度。 

　　有的會計(jì)軟件采用原始憑證輸入，但屏幕顯示的卻是記帳憑證的畫面，即輸入后就成為記帳憑證。這種方法，雖然不用人工編制記帳憑證，也不用計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成記帳憑證，但此法實(shí)際上是編制記帳憑證和輸入一次完成，即兩項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行，速度慢，容易輸錯(cuò)，憑證審核也不便。因而這種方法也不理想。 

　　二、輸入摘要用什么方法好 

　　在憑證輸入過程中，為了提高摘要的輸入速度，有關(guān)人員做了大量的工作，創(chuàng)造了一些簡便方法。目前會計(jì)軟件中常用的摘要輸入法大體有三種：直接法、代碼法和查找法。直接法是最原始的方法，就是用拼音或五筆字形等方法直接輸入中文摘要，由于輸入速度慢，此方法不可取，但是當(dāng)用其他方法不能實(shí)現(xiàn)時(shí)又不得不用。代碼法是用輸入代碼來實(shí)現(xiàn)中文摘要的輸入。查找法是把計(jì)算機(jī)中現(xiàn)成的中文摘要顯示出來供查找，用戶選中一個(gè)就實(shí)現(xiàn)輸入。這兩種方法都比直接法方便，下面就談?wù)勥@兩種輸入法。 

　　代碼法是先建立一個(gè)摘要庫，其中存放所有常用摘要及其對應(yīng)代碼，輸入代碼后計(jì)算機(jī)就自動(dòng)從摘要庫中取出代碼所對應(yīng)的摘要實(shí)現(xiàn)輸入。代碼法的關(guān)鍵是設(shè)計(jì)代碼，代碼不僅要易記易輸，而且成功率要高。如果成功率不高，就沒有使用價(jià)值。比如有的軟件采用漢字拼音頭作代碼，根據(jù)摘要內(nèi)容輸入每個(gè)漢字的第一個(gè)拼音字母。例如“購買材料支付貨款”，輸入“gmcl zfhk”即可實(shí)現(xiàn)漢字摘要的輸入。用漢字拼音頭作代碼輸子串也行，如輸“gmcl”、“mcl”、“zfhk”等都行；如果子串所對應(yīng)的摘要不止一條，則用戶可在其中選擇。拼音頭作代碼確實(shí)很方便靈活，但由于成功率低而不實(shí)用。為什么成功率低呢？因?yàn)槭止び泿�憑證上的摘要是會計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制的，往往與摘要庫中的摘要不完全相同，這樣就不能在摘要庫中找到、取出。例如“購買材料支付貨款”是摘要庫中的摘要，而手工憑證上的摘要可能是“購材料支付貨款”，二者雖僅一字之差，但輸入“gclzfhk”或子串“gcl”，都不能在摘要庫中找到“購買材料支付貨款”。因此漢字拼音頭作代碼也不方便。
 
　　在各種代碼輸入法中，筆者認(rèn)為分類代碼易記易輸，成功率高。分類代碼是根據(jù)摘要內(nèi)容把摘要分成固定資產(chǎn)、原材料、應(yīng)收款項(xiàng)、在建工程等十多個(gè)類別。每個(gè)類別又各有十多條摘要，每一條摘要給它一個(gè)編號，該編號就是代碼，一個(gè)代碼對應(yīng)一條摘要。假如摘要總共分成十五個(gè)類別，就用1到15個(gè)數(shù)字作代表，記住1—15代表什么類別是很方便的。當(dāng)然也可以用其他代碼，比如用會計(jì)科目號代表類別也很易記，如原材料的科目號為112，就用112作為原材料類的類別號。舉一個(gè)例子：如果要輸一條原材料類的摘要，假如原材料的類別號為3，只要輸入3，屏幕上就顯示出所有原材料類別中的摘要，然后從中選一個(gè)即可實(shí)現(xiàn)輸入。因每個(gè)類別中只有十條左右摘要，所以從中選一個(gè)并不麻煩。也許有人會問是否能做到代碼與摘要—一對應(yīng)。應(yīng)當(dāng)是能做到的。比如原材料的類別號為3，它包含十條摘要，每條摘要再給一編號，如31代表原材料類別中的第一條摘要，32代表第二條摘要。但是輸入者不僅要記住類別號，而且要記住每條摘要在每類中的編號。如果記錯(cuò)，輸入的摘要不對，還得重輸，反而費(fèi)時(shí)。因而，筆者認(rèn)為，還是以輸類別號，顯示該類全部摘要最為方便，反正只有十條左右的摘要，選擇并不麻煩。另外，分類代碼法的成功率很高，因?yàn)橹灰�不搞錯(cuò)摘要類別，就能找得所需摘要。 

　　查找法的關(guān)鍵是縮小顯示范圍。如果每次都顯示摘要庫中的全部摘要供查找，顯然并不可取。筆者認(rèn)為查找法如采用分類較為方便。和代碼法一樣，也把摘要庫中的摘要分成十多個(gè)類別。與代碼法不同的是，輸摘要時(shí)計(jì)算機(jī)自動(dòng)顯示一個(gè)摘要類別菜單，輸入者用鼠標(biāo)選一類別后，就能顯示出該類別的所有摘要，再用鼠標(biāo)選中一個(gè)摘要就實(shí)現(xiàn)輸入。由于每類的摘要不多，查找并不麻煩。與分類代碼法相比各有優(yōu)缺點(diǎn)。分類查找法不必記代碼，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊二次就可以實(shí)現(xiàn)輸入。分類代碼法雖要記代碼，但由于代碼并不難記，而且顯示范圍要比查找法小，如果代碼記熟的話，輸入速度則比查找法快。就目前而言，輸中文摘要采用分類代碼法和分類查找法都比較方便實(shí)用。（作者：沈惟三　立信會計(jì)高等�？茖W(xué)校）