隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的復(fù)雜化，企業(yè)所包含的業(yè)務(wù)活動(dòng)的種類(lèi)越來(lái)越多，所涉及的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域也越來(lái)越廣，各種業(yè)務(wù)的工作量也越來(lái)越大。為了提高企業(yè)的管理力度和經(jīng)營(yíng)效率，很多單位實(shí)施了加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，細(xì)化會(huì)計(jì)核算的政策，對(duì)全部工作進(jìn)行深入細(xì)致的分析，要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行明確的分類(lèi)核算和管理。在傳統(tǒng)的方法下，企業(yè)會(huì)開(kāi)設(shè)明細(xì)賬進(jìn)行核算，這樣增加了明細(xì)科目的級(jí)次，造成科目體系龐大，同時(shí)會(huì)給會(huì)計(jì)核算和管理資料的提供帶來(lái)極大的困難。計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理子系統(tǒng)則借助計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，設(shè)置了輔助核算模塊。通過(guò)該功能模塊，不僅能方便地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算功能，而且能為管理提供快速便捷的輔助手段。

　　一、輔助核算賬的功能

　　輔助核算賬用于某些在日記賬簿和分類(lèi)賬簿中未能記載或不完全記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，作為備查賬進(jìn)行登記。在手工方式下，輔助核算是獨(dú)立于會(huì)計(jì)科目分類(lèi)核算的。一般是根據(jù)記賬憑證分別登記會(huì)計(jì)科目分類(lèi)賬和備查賬，兩套賬是各自獨(dú)立的。科目分類(lèi)賬需要登記全部憑證，而輔助核算賬僅需登記有關(guān)部分憑證，而且兩次登帳交叉重復(fù)、工作量大、準(zhǔn)確率低、不易核對(duì)。在財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)中，所謂輔助核算功能，是指當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，在進(jìn)行記賬處理時(shí)，不但要記到總分類(lèi)賬、明細(xì)賬等正式賬簿，還要求記到相應(yīng)的輔助核算賬簿。賬務(wù)處理系統(tǒng)一般提供以下幾種輔助核算賬：?jiǎn)挝煌鶃?lái)輔助核算賬、個(gè)人往來(lái)輔助核算賬、項(xiàng)目管理輔助核算賬和部門(mén)管理輔助核算賬。

　　二、輔助核算功能的運(yùn)用

　?。ㄒ唬﹩挝煌鶃?lái)業(yè)務(wù)輔助核算

　　單位往來(lái)是企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)科目中的“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)收賬款”、“預(yù)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”等都是處理單位往來(lái)業(yè)務(wù)的賬戶(hù)。當(dāng)企業(yè)往來(lái)客戶(hù)比較多，往來(lái)業(yè)務(wù)比較頻繁，清欠、清理往來(lái)賬的工作量大時(shí)，如果繼續(xù)時(shí)使用手工方式的科目設(shè)置，如：

　　113 應(yīng)收賬款

　　11301 應(yīng)收賬款-廣東 11302 應(yīng)收賬款——福建

　　1130101 應(yīng)收賬款-廣東——A單位 1130201 應(yīng)收賬款——福建——C單位

　　1130102 應(yīng)收賬款-廣東 ——B單位 1130202 應(yīng)收賬款——福建——D單位

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　　由此可見(jiàn)，將地區(qū)、單位作為往來(lái)科目的二級(jí)、三級(jí)科目的設(shè)置，造成科目體系龐大，給會(huì)計(jì)工作造成了極大的不便。因此，對(duì)于往來(lái)客戶(hù)較多，往來(lái)核算管理要求高的單位來(lái)說(shuō)，可使用系統(tǒng)提供的單位往來(lái)輔助核算賬。

　　實(shí)施步驟如下：

　　首先，在系統(tǒng)初始化中對(duì)上述科目重新設(shè)置，將應(yīng)收賬款的性質(zhì)定義為“單位往來(lái)”，即 113 應(yīng)收賬款 單位往來(lái)

　　這表示上述科目要設(shè)立單位往來(lái)輔助核算賬。接著，將具體的地區(qū)、往來(lái)單位等二、三級(jí)明細(xì)科目從科目體系中剝離出來(lái)，即

　　01 廣東

　　0101 A單位

　　102 B單位

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　　02 福建

　　0201 C單位

　　0202 D單位

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　　這些地區(qū)、往來(lái)單位等信息錄入后，存放在單位往來(lái)通信錄文件中統(tǒng)一管理。

　　在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為“單位往來(lái)”的科目，系統(tǒng)自動(dòng)從單位往來(lái)通信錄文件中提取地區(qū)、往來(lái)單位，供財(cái)會(huì)人員選擇。這些往來(lái)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存在憑證文件中和專(zhuān)門(mén)用于往來(lái)管理的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。財(cái)務(wù)人員可以對(duì)應(yīng)收（或應(yīng)付）賬從不同角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢(xún)，如：可以按科目查詢(xún)、可以按單位查詢(xún)，也能同時(shí)查詢(xún)科目和單位。

　?。ǘ﹤€(gè)人往來(lái)輔助核算

　　個(gè)人往來(lái)是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來(lái)業(yè)務(wù)，如個(gè)人借款，差旅費(fèi)借款等。由于各單位的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方法不同，有些單位的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很少，有些單位的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很多，業(yè)務(wù)發(fā)生也非常頻繁。對(duì)于后者，在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，可啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)提供的個(gè)人往來(lái)輔助核算功能。將個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人往來(lái)輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利于加強(qiáng)個(gè)人往來(lái)戶(hù)的管理。

　　個(gè)人往來(lái)輔助核算的使用與單位往來(lái)輔助核算的原理相同。假設(shè)手工方式下科目設(shè)置如下：

　　119 其他應(yīng)收款

　　11901 其他應(yīng)收款——個(gè)人借款

　　1190101 其他應(yīng)收款——個(gè)人借款——張三

　　1190102 其他應(yīng)收款——個(gè)人借款——李四

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　　11902 其他應(yīng)收款—— 差旅費(fèi)借款

　　1190201 其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)借款——張三

　　1190202 其他應(yīng)收款——差旅費(fèi)借款——李四

　　……

　　要進(jìn)行個(gè)人往來(lái)輔助核算，先對(duì)上述科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改，并將科目性質(zhì)定義為“個(gè)人往來(lái)”輔助核算。即

　　119 其他應(yīng)收款

　　11901 其他應(yīng)收款——個(gè)人借款 個(gè)人往來(lái)

　　11902 其他應(yīng)收款—— 差旅費(fèi)借款 個(gè)人往來(lái)

　　將具體的個(gè)人明細(xì)科目從原科目體系中剝離出來(lái)，把個(gè)人信息存放在個(gè)人通信錄文件中進(jìn)行統(tǒng)一管理。設(shè)置為：

　　01 張三

　　02李四

　　……

　　在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的科目（如：其他應(yīng)收款-個(gè)人借款或差旅費(fèi)借款）時(shí)，系統(tǒng)要求用戶(hù)確定個(gè)人往來(lái)戶(hù)的名稱(chēng)。記賬時(shí)，該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額分別記入該科目的總分類(lèi)賬、明細(xì)分類(lèi)賬、個(gè)人往來(lái)輔助核算賬。同樣，財(cái)務(wù)人員也可以從科目、個(gè)人的角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)。

　?。ㄈ╉?xiàng)目管理輔助核算

　　所謂項(xiàng)目，即專(zhuān)門(mén)的經(jīng)營(yíng)對(duì)象。實(shí)際上，它可以是一項(xiàng)工程、一種產(chǎn)品、一個(gè)科研項(xiàng)目等。實(shí)際會(huì)計(jì)核算時(shí)，經(jīng)常要求將圍繞這些項(xiàng)目所發(fā)生的所有收支，按費(fèi)用或收入類(lèi)別設(shè)立專(zhuān)門(mén)的明細(xì)賬，以便更好完成對(duì)每個(gè)項(xiàng)目投入產(chǎn)出及費(fèi)用情況的核算。按這種核算要求，在手工方式下會(huì)按項(xiàng)目設(shè)立二級(jí)或三級(jí)科目，再在其下級(jí)設(shè)立收支或費(fèi)用明細(xì)科目。

　　手工方式下，對(duì)產(chǎn)品的收入和費(fèi)用的核算，會(huì)計(jì)科目會(huì)這樣設(shè)置。

　　137 庫(kù)存商品

　　13701 A產(chǎn)品 13702 B產(chǎn)品；

　　401 生產(chǎn)成本

　　40101 A產(chǎn)品 40102 A產(chǎn)品

　　4010101 直接材料 4010201 直接材料

　　401010101 材料一 401020101 材料一

　　401010102 材料二 401020102 材料二

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　　4010102 直接人工 4010202 直接人工

　　4010103 制造費(fèi)用 4010203 制造費(fèi)用

　　4010104 其他 4010204 其他

　　501 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入

　　50101 A產(chǎn)品 50102 B產(chǎn)品

　　502 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本

　　50201 A產(chǎn)品 50202 B產(chǎn)品

　　很明顯，這樣做有兩個(gè)缺點(diǎn)：一是科目結(jié)構(gòu)復(fù)雜，體系龐大；二是難以進(jìn)行橫向的統(tǒng)計(jì)分析。在計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，提供的項(xiàng)目輔助核算模塊可以實(shí)現(xiàn)該核算方式。

　　以上述產(chǎn)成品核算為例，項(xiàng)目輔助核算操作步驟如下：

　　首先，進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置，把要進(jìn)行項(xiàng)目輔助核算的科目（如：費(fèi)用、成本、收入等）的性質(zhì)定義為“項(xiàng)目核算”。如：

　　137 庫(kù)存商品 項(xiàng)目核算

　　401 生產(chǎn)成本 項(xiàng)目核算

　　40101 直接材料 項(xiàng)目核算

　　4010101 材料一 項(xiàng)目核算

　　4010102 材料二 項(xiàng)目核算

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　　40102 直接人工 項(xiàng)目核算

　　40103 制造費(fèi)用 項(xiàng)目核算

　　40104 其他 項(xiàng)目核算

　　501 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 項(xiàng)目核算

　　502 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 項(xiàng)目核算

　　將具體項(xiàng)目從科目體系中剝離出來(lái)，在項(xiàng)目輔助核算模塊中定義有關(guān)項(xiàng)目代碼、名稱(chēng)等資料。如

　　01 產(chǎn)成品

　　101 A產(chǎn)品

　　102 B產(chǎn)品

　　在日常業(yè)務(wù)處理中，錄入憑證時(shí)，當(dāng)輸入科目的性質(zhì)為“項(xiàng)目核算”時(shí)，系統(tǒng)將要求財(cái)會(huì)人員錄入或選擇項(xiàng)目代碼。記賬后，即可在項(xiàng)目輔助核算模塊中查詢(xún)各種項(xiàng)目核算與管理所需的賬表，即項(xiàng)目總賬、某科目的項(xiàng)目明細(xì)賬和某項(xiàng)目的項(xiàng)目明細(xì)賬，以及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告。通過(guò)該功能模塊，不僅方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)成本、費(fèi)用和收入按項(xiàng)目核算，而且為這些成本、費(fèi)用及收入情況地管理提供了快速方便地輔助手段。

　?。ㄋ模┎块T(mén)管理輔助核算

　　為了加強(qiáng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，許多企業(yè)單位都實(shí)行了部門(mén)核算，考核標(biāo)準(zhǔn)包括收入和費(fèi)用兩項(xiàng)指標(biāo)。因此，賬務(wù)處理系統(tǒng)要求提供部門(mén)核算輔助功能，即對(duì)收支類(lèi)業(yè)務(wù)，除了按類(lèi)別進(jìn)行核算外，還需要按部門(mén)進(jìn)行核算。如“管理費(fèi)用”科目下，除了要按類(lèi)別分成管理人員工資，辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等項(xiàng)目進(jìn)行核算，然后還需要進(jìn)行對(duì)每個(gè)費(fèi)用在不同部門(mén)中進(jìn)行核算。如果一個(gè)單位有10個(gè)部門(mén)需要進(jìn)行部門(mén)考核核算，管理費(fèi)用類(lèi)別項(xiàng)目有10個(gè)，那么在“管理費(fèi)用”科目下就應(yīng)設(shè)置100個(gè)明細(xì)科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當(dāng)大的，但在計(jì)算機(jī)條件下，利用系統(tǒng)提供的部門(mén)核算輔助功能，卻能輕而易舉地實(shí)現(xiàn)。下面以管理費(fèi)用為例介紹部門(mén)輔助核算功能的使用。

　　首先，在系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置會(huì)計(jì)科目。即

　　521 管理費(fèi)用

　　52101 辦公費(fèi) 部門(mén)核算

　　52102 差旅費(fèi) 部門(mén)核算

　　52103 保管費(fèi) 部門(mén)核算

　　52104 業(yè)務(wù)招待費(fèi) 部門(mén)核算

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　　接著將部門(mén)（高層、中層、底層部門(mén)）從科目體系中剝離出來(lái)，在部門(mén)代碼設(shè)置模塊中定義。即

　　01 一部

　　02 二部

　　03 三部

　　………

　　輸入憑證時(shí)，若輸入科目性質(zhì)為“部門(mén)管理”的科目，系統(tǒng)將自動(dòng)提示用戶(hù)輸入相應(yīng)的部門(mén)或顯示部門(mén)代碼對(duì)照表供財(cái)務(wù)人員選擇部門(mén)。在記賬時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)形成部門(mén)核算與管理所需的各種數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)中，用戶(hù)可以查詢(xún)部門(mén)總賬、部門(mén)明細(xì)賬，以及自動(dòng)輸出部門(mén)收支明細(xì)表和部門(mén)計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。

　　綜上所述，在計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，開(kāi)設(shè)輔助核算賬簿能起到較好的管理作用，使用輔助核算賬不但能簡(jiǎn)化科目結(jié)構(gòu)、減少科目數(shù)量，而且能方便的對(duì)一些特殊的核算進(jìn)行橫向或縱向統(tǒng)計(jì)的分析，這一切工作并不需要用戶(hù)錄入額外或重復(fù)的數(shù)據(jù)就能實(shí)現(xiàn)。使用輔助核算賬在強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息的管理和控制同時(shí)，還能為企業(yè)的預(yù)測(cè)、決策提供信息和依據(jù)。