審計組具有流動性、靈活性、可變性的特點:
其一,在空間位置上不固定,小組人員時聚時離,工作場地時常變遷。這個項目大家聚在一起,研究工作、實施方案,是一個戰(zhàn)斗群體,新的項目開始,組內人員按照要求進行新的“組閣”。
其二,審計小組工作地點主要在被審計單位,在審計信息的及時反饋上有一定的滯后性。這決定了必須通過制定一系列規(guī)范來確保審計小組各項工作開展正常、運轉連續(xù)和質量穩(wěn)定。
其三,審計小組既不是一個獨立享受民事權利的單位,又不代表一個特定的組織,亦不是行政組織結構中的一個部門,但它代表審計機關進駐被審計單位,履行審計監(jiān)督職責,是審計機關依法行政的具體體現(xiàn),是在法律、法規(guī)的框架內行使審計權利。但審計小組這樣一個特定的組織形態(tài),其管理方式和運行模式在已制定或頒布的規(guī)章中沒有明確規(guī)定,更未集中系統(tǒng)的闡述,有些諸如審計方案編制、審計證據(jù)取證、報告撰寫等審計行為是在多個單項的準則中有反映,而其執(zhí)行主體并未建立在審計小組這個工作平臺上。
其四,隨著本級政府和社會公眾對審計工作越來越關注,審計領域的深度和廣度在加大,審計的對象隨著審計工作的重心轉移,呈現(xiàn)出體大量廣,審計的外部環(huán)境更為復雜,審計風險發(fā)生的可能性在增大;加之審計任務加重和對時效性提出新要求,審計力量的投入也在倍數(shù)增長。特別在開展經濟責任審計以來,遇到上千億元資產的特大型集團公司,審計人員有時多達幾十名。在人員的安排上,已打破了以前以業(yè)務科室為單位,根據(jù)戶管對象分工的習慣做法,改由若干個業(yè)務科室協(xié)調組織乃至安排全處主要力量集中審計的方式運作。審計的組織形態(tài)、管理手段較以往發(fā)生了深刻的變化。
其五,由于缺少規(guī)范,審計小組在工作中曾經出現(xiàn)過這樣一些問題,例如,作為與無作為界線不清,有的超越權限指揮;各環(huán)節(jié)上銜接不順,管理脫節(jié);內部分工不明,工作量分配不平衡;該實施的程序未有考慮或者得不到執(zhí)行;相互推諉,工作不到位,造成重大事項遺漏等等。這些都要通過制定一定的規(guī)范來加以避免和糾正。
建立和健全符合審計工作實際的審計項目組運行機制,應做好以下三方面工作:
(一)建立和完善必要的規(guī)章,規(guī)范審計小組的審計行為通過采用準則與作業(yè)準則,或操作指南,對審計小組的整個審計行為做出明文規(guī)定,對審計小組的組織形式及組內人員的權限予以確定,對各個環(huán)節(jié)的工作重點提出具體要求,使審計組的審計活動做到有章可循、有章可依,減少隨意性和盲目性。
對審計小組開展的各項審計活動所要進行的考核、檢查等事項,必須建立在審計小組的工作平臺上,明確執(zhí)行主體,使參加審計小組的人員按照準則,知道做什么、如何做,工作更有目的性,操作更具針對性。對于新進參加審計工作的同志,能按照準則所規(guī)定的內容獨立地完成審計任務。同時,在制定審計項目組工作準則時應注意,對準則中未明確,而審計小組應作為、應履行的職責;或雖有規(guī)定,但在審計實踐中未執(zhí)行到位的,均要予以補充和進一步完善。
(二)探索管理方式的創(chuàng)新,促進審計資源的整合審計項目組從接受授權,組成人員,到被審計單位履行監(jiān)督職責的過程,是集人才資源和審計資源融合于一體的過程,同時也是探索和實踐組織管理方式的過程。如何合理地進行計劃、組織、指揮、控制、協(xié)調、激勵,使審計小組每個成員擰成一股繩,心往一處想,勁往一處使,向著同一目標,扎實工作,這是優(yōu)化審計資源配置,有效促進審計資源整合的重要內容;在小組內做到既有民主集中、又有自主發(fā)揮的空間,既有統(tǒng)一的行為規(guī)范、又使個人心情舒暢,這是大家都期待的一種工作狀態(tài)。
在審計小組中導人競爭觀念,倡導爭先創(chuàng)優(yōu)、奮發(fā)向上的氛圍。在具體項目的分配上,突破以往的自上而下、統(tǒng)包統(tǒng)攬的現(xiàn)狀,采取在一定范圍內施行審計項目招標制的方法,選擇更具科學性、合理性、可操作性的審計方案。在人員組成上,給予審計小組以一定的選擇權,通過雙向選擇做到人盡其才、才盡其用,充分調動組內每個成員的工作積極性,促使審計小組在鼓勵先進、鞭策落后的競爭環(huán)境中優(yōu)化發(fā)展。
與此同時,要落實各項管理制度。在規(guī)范整個審計項目組的審計行為基礎上,形成以“比、學、趕、幫、超”為主的審計項目組組間爭先創(chuàng)優(yōu)的工作機制;在小組內部建立科學的權責分明的上下聯(lián)動機制和組長責任制。以審計質量為主要考核目標,以明確責、權、利為考核內容,做到與規(guī)避審計風險相結合,與遵守審計職業(yè)道德相結合,與精神、物質獎勵相結合,與執(zhí)行各項管理制度相結合。
(三)選拔合格稱職的審計組組長,是組內各項工作順利開展的關鍵在審計實踐中,審計組組長是審計組行政和業(yè)務工作的領導,是審計組與處領導溝通的橋梁,對審計工作負全面責任,包括組織編寫和實施審計方案;確定審計組人員分工;檢查、監(jiān)督審計組工作進度;復核審計工作底稿;組織編寫、討論、審定審計報告,并對審計報告的真實性負責,對審計組的廉政工作負責。因此,審計組組長的作用發(fā)揮對審計組的工作效果至關重要。
選拔合格稱職的審計組組長,要先營造使審計組長脫穎而出的工作機制和公平、公正、公開的選才環(huán)境。在用人上撇棄論資排輩,不搞點兵點將式指令性下達,不唯經歷重能力,不唯學歷重知力,強調工作能力和實績,主審可由競標的優(yōu)勝者擔任;在審計機關內建立業(yè)務骨干技術檔案,把個人參與項目的工作績效記錄在冊,以便日后考核;設立組長、主審分級晉升制,可按審計對象的規(guī)模大小、工作難易程度制訂晉升標準,定期考核,并按級安排項目。
同時,施行組長、主審獎勵約束機制。審計組組長工作繁勞、責任重大,應按照效率優(yōu)先原則,對組長實行精神物質相結合的獎罰制度,依據(jù)每個組長的任職時間、工作態(tài)度、實際效果,采用自報、推薦、評議等方式,經考核給予不同的獎勵。對于那些責任性差、工作效率低,或者違反規(guī)定、濫用職權的則以扣獎,或給與取消主審資格的處罰。
綜上所述,制定和出臺審計項目工作準則或者是審計現(xiàn)場操作指南的客觀條件已基本具備。首先,審計的組織工作方式經過全體審計人員幾十年的審計實踐,已形成一定的內在的規(guī)律,并得到大家的認同和肯定。其次,與制定審計項目組工作準則相關的內容,在其他一些準則中已發(fā)布,并經審計人員多次探索,其內容是被實踐證明了的,可信可行。