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關(guān)于電算化會計帳表審計問題的探討

來源: 朱道才 編輯: 2004/10/10 09:01:34  字體:
  電算化會計在我國開展20多年來,已經(jīng)歷了萌芽、緩慢發(fā)展和逐步完善等三個階段。在這期間,財務(wù)軟件的功能趨于更加完善和科學(xué),電算化會計理論已從無到有建立和完善起來,同時也產(chǎn)生了大批電算化會計復(fù)合型人才,這一切都大大地促進了我國電算化會計事業(yè)和經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展。相反,為經(jīng)濟建設(shè)“保駕護航”的審計,由于理論和實踐研究的滯后,人才的匱乏而處于落后地位,尤其在電算化會計普遍開展的今天,在實際審計工作中,審計人員對以磁性介質(zhì)(或光質(zhì))形式存在的帳表數(shù)據(jù)不適應(yīng),難以開展有效的電算化審計。本文中,筆者以ufsoft 8.x的帳表系統(tǒng)為基礎(chǔ),對電算化會計帳表審計的前提、開展方式、實施步驟、技術(shù)方法和審計要點等幾個問題進行探討,期望能對審計人員解決實際難題有所裨益。

  一、電算化會計帳表審計的前提

  電算化會計帳表審計的前提是:必須保證電子數(shù)據(jù)的“原始性”,即電子數(shù)據(jù)是真實、可靠的、可以作為有效數(shù)據(jù)來進行審計。按照1996年12月聯(lián)合國通過的正式法律范本《電子商務(wù)示范法》的規(guī)定,電子數(shù)據(jù)作為有效的法律依據(jù),必須滿足三個條件:(1)電子數(shù)據(jù)的生成、存儲和傳遞過程是可靠的;(2)有關(guān)責任人已對數(shù)據(jù)進行加密式的數(shù)字簽名;(3)執(zhí)行數(shù)據(jù)專人管理和確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。在我國,以聯(lián)合國的《電子商務(wù)示范法》為標準嚴格制定“電子數(shù)據(jù)”的有效條件是不現(xiàn)實的,在實踐中也難以貫徹下去。目前,行之有效的方法是按照有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定,制定切實有效的內(nèi)部控制制度,并嚴格貫徹實施。只有這樣,才能最大程度上保證電子數(shù)據(jù)的“原始性”,否則,電算化會計帳表審計就失去意義。

  二、電算化會計帳表審計的開展方式

  電算化會計帳表審計的開展,就其實施的技術(shù)手段或?qū)τ嬎銠C利用程度來說,可分為繞過計算機審計方式、通過計算機審計方式和利用計算機審計方式三種。雖說這三種方式是隨電算化審計的發(fā)展而先后產(chǎn)生的,其技術(shù)含量也各不相同,但其實施的主要對象都是電子數(shù)據(jù),并且在實際應(yīng)用中也絕不是對立的,可根據(jù)審計對象和審計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等實際情況而靈活選擇。

  1.繞過計算機審計方式

  這種審計方式大約產(chǎn)生在20世紀50年代中期—60年代中期。在這一方式下,審計人員只是對帳表的輸入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)(指對紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù))進行靜態(tài)審計,而對電算化會計信息系統(tǒng)置之不理,是一種最簡單和最直接的電算化審計方式。

  2.通過計算機審計方式

  隨著計算機技術(shù)和財務(wù)軟件技術(shù)的發(fā)展,大約在20世紀70年代—80年代,審計人員越來越發(fā)現(xiàn)帳表軟件輸入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)缺乏必然的聯(lián)系;另外,數(shù)據(jù)文件的更新方法和速度以及打印輸出的滯后性,讓審計人員覺得有必要適時地對電算化會計信息系統(tǒng)進行審計。在這種審計方式下,電算化會計信息系統(tǒng)開始被作為審計的對象,但計算機主要是作為審計對象而存在著。

  3.利用計算機審計方式

  20世紀80年代以來,在審計人員掌握了一定的計算機知識及其應(yīng)用技術(shù)后,他們發(fā)現(xiàn)許多電算化審計工作可以由計算機代替人來完成,而且工作效率較高。計算機作為有力的審計工具,被用來進行隨機抽樣(生成隨機數(shù)表)、打印函證、打印數(shù)據(jù),進行實質(zhì)性測試中的趨勢分析、完成情況分析、比較分析,以及基于應(yīng)用軟件,如Excel和程序的自動審計(從獲取審計資料到具體審計,直至出具標準審計報告,皆由計算機來自動完成)等,是電算化審計方式中技術(shù)含量最高、對人員素質(zhì)要求也最高的一種審計方式。

  三、電算化會計帳表審計的實施步驟

  電算化會計帳表審計基本上都有三個步驟,即符合性測試、實質(zhì)性測試和審計報告。符合性測試階段,審計的對象主要是企業(yè)的內(nèi)部控制制度,包括帳務(wù)系統(tǒng)和報表系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,從而決定數(shù)據(jù)有效性的高低(H→高L→低);實質(zhì)性測試階段,被審計的對象不同,則步驟不同,其主要目的在于根據(jù)符合性測試的結(jié)果,決定重點審計的項目和抽取樣本的數(shù)量(H→S小L→B大,H、L為數(shù)據(jù)有效性,S、B為樣本量),進行實質(zhì)性審計,最后確定審計結(jié)論。審計報告是在審計結(jié)束階段完成的,主要就審計結(jié)論,提出糾錯措施和合理化建議。在這三個階段當中,實質(zhì)性測試是工作量最大、持續(xù)時間最長的一步,直接關(guān)系到審計工作的效果。下面就帳表系統(tǒng)實質(zhì)性測試的具體環(huán)節(jié)加以說明:

  1、對帳務(wù)系統(tǒng)的實質(zhì)性測試

  帳務(wù)系統(tǒng)的實質(zhì)性測試應(yīng)確立“總帳”的核心地位,從總帳開始,按照總帳→科目匯總表→日記帳、重點科目明細帳→憑證匯總表或抽樣憑證→原始數(shù)據(jù)資料的順序來進行。

  2、對報表系統(tǒng)的實質(zhì)性測試

  報表系統(tǒng)的實質(zhì)性測試應(yīng)確立“取數(shù)公式”和“報表文件”同等的核心地位,按照從報表格式和欄目→取數(shù)公式→報表文件的次序來開展審計工作。在這里,需要指出的是審計人員不要只對輸出數(shù)據(jù)的載體“報表文件”予以特別的關(guān)注。

  另外,在實際工作中,如何確定電算化會計帳表的綜合審計步驟,即先帳后表或先表后帳,關(guān)鍵在于認清帳表各項目間的聯(lián)系,審計的順序根據(jù)審計人員的經(jīng)驗和實際情況來確定。

  四、電算化會計帳表審計的技術(shù)方法

  電算化會計帳表審計的技術(shù)方法,是指在審計實踐中,針對某一審計對象或內(nèi)容所采用的帶有一般性特征的具體方法。

  1、對于內(nèi)部控制制度(含內(nèi)部控制方法)的審計

  對于內(nèi)部控制制度(含內(nèi)部控制方法)的審計,一般采用查詢、調(diào)研、函證、實地驗證、重復(fù)驗證等方法。

  2、對于軟件及程序功能的審計

  對于軟件及程序功能的審計,一般采用查詢、專家會議、實地驗證、重復(fù)驗證等方法。

  3、對于以紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)的審計

  對于以紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)的審計,可采用傳統(tǒng)審計的一些技術(shù)方法,如函證、統(tǒng)計抽樣、比較、查詢、統(tǒng)計分析、點估計和區(qū)間估計等。

  4、對于電子數(shù)據(jù)(主要指電子數(shù)據(jù)樣本)的審計

  對于電子數(shù)據(jù)(主要指電子數(shù)據(jù)樣本)的審計是電算化會計帳表審計的難點。就技術(shù)方法而言,與以紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)的審計方法相似,但采用的具體做法則有所不同:

  第一種做法,將有關(guān)數(shù)據(jù)打印出來,然后對傳統(tǒng)形式帳簿和報表進行審計;

  第二種做法,利用帳務(wù)系統(tǒng)的“計劃管理功能”、報表系統(tǒng)的“用戶菜單”功能(二次開發(fā)窗口),編制用戶程序,進行有關(guān)的自動取數(shù)、比較、分析;

  第三種做法,使用實用軟件,如Excel編制一個模板進行數(shù)據(jù)的采集、比較、分析。Excel電子表有強大的數(shù)據(jù)管理功能,在會計和審計電算化中的應(yīng)用都非常廣泛。審計人員可利用Excel中的Query功能將帳表的有關(guān)數(shù)據(jù)庫自動轉(zhuǎn)換成Excel能識別的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),然后利用Excel的命令或函數(shù)來完成數(shù)據(jù)的比較分析等諸工作。當然,用戶若能使用Excel的“宏”功能編制一個宏程序來自動完成有關(guān)數(shù)據(jù)的采集、比較、分析為最好。

  第四種做法,利用軟件技術(shù)開發(fā)一個審計軟件(在多數(shù)單位采用同一公司產(chǎn)品的行業(yè)或集團,如煙草行業(yè),開發(fā)和推廣商品化通用審計軟件不僅可行而且前景良好),替代審計人員的如數(shù)據(jù)的采集,比較、分析等部分審計工作。但這種做法和上面做法一樣,其技術(shù)上存在一定難題,即必須充分了解帳表系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件(含數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu))的設(shè)計。目前,數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以說是財務(wù)軟件的核心技術(shù),事關(guān)一個軟件公司的生存和發(fā)展。雖然,《財務(wù)軟件功能規(guī)范》和《財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標準》對財務(wù)軟件的功能和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等作了明確的規(guī)定,以便于財務(wù)數(shù)據(jù)的合并、相互轉(zhuǎn)換和二次開發(fā),但軟件廠商在確保商業(yè)秘密、建立競爭優(yōu)勢的利益驅(qū)動下,總將數(shù)據(jù)庫設(shè)計得讓人很難看出端倪。所以,要開展真正意義上的審計電算化,還不僅是審計本身的事。

  五、電算化會計帳表審計的要點

  把握電算化會計帳表審計的要點,可以避免審計工作中出現(xiàn)“揀了芝麻,丟了西瓜”式的抓不住重點和“只見樹木,不見森林”式看不到全面的現(xiàn)象,也可以節(jié)時省力,提高工作效率。

  1、賬務(wù)系統(tǒng)的審計要點

  賬務(wù)系統(tǒng)的審計要點有以下五個方面:(1)財務(wù)分工設(shè)置及其權(quán)限保證功能和具體設(shè)置;(2)憑證的填制、修改、刪除功能和具體操作;(3)復(fù)核人員的綜合素質(zhì)和職責履行狀況;(4)轉(zhuǎn)帳憑證的定義功能及已進行的定義;(5)上機日志及保管情況。

  2、報表系統(tǒng)的審計要點

  報表系統(tǒng)的審計要點有下列三個方面:(1)報表的格式設(shè)計功能和表樣;(2)取數(shù)公式設(shè)置和實際應(yīng)用情況;(3)用戶的批命令(shl)、菜單命令(。mnu)的設(shè)置和實際應(yīng)用情況?!竻⒖嘉墨I」

  [1]袁樹民。電算化審計[M].上海:上海財經(jīng)大學(xué)出版社,1999.

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  [4]秦榮生。審計學(xué)(第三版)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,1999.

  [5]許永斌。電算化會計[M].上海:立信會計出版社,2001.

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