新用戶掃碼下載為什么資金支出的簽字流程越來越長
編者按：有多少企業(yè)的費用報銷審批需要一長串的簽字呢？這么多領(lǐng)導(dǎo)簽批真的有必要嗎？從內(nèi)部控制的角度說，一個經(jīng)濟(jì)事項有三個人把關(guān)就夠了，多出來的簽批大體屬于兩種性質(zhì)：①跟風(fēng)走形式的，只要前面簽了，他就簽；②需要知情了解的，這是內(nèi)控上的一個誤區(qū)，把知情權(quán)與審批權(quán)混同了。簡政的思路是什么，讓聽得見炮聲的人做決策。
員工報銷費用時，都需要哪些人簽字呢？中等規(guī)模的企業(yè)簽字流程一般為部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)辦人、財務(wù)總監(jiān)、主管副總。如果公司沒有做費用預(yù)算，還需總經(jīng)理簽字。每個領(lǐng)導(dǎo)的簽字用處是不一樣的，部門經(jīng)理簽字作用是證明業(yè)務(wù)屬實，財務(wù)部簽字目的是審核發(fā)票與金額、核定預(yù)算，財務(wù)總監(jiān)簽字是為了知曉資金流向，副總或總經(jīng)理簽字是審批同意資金支出。
有多少企業(yè)的資金支出審批需要一長串的簽字呢？這么多領(lǐng)導(dǎo)簽批真的有必要嗎？
1、從相互牽制的原則看，一個經(jīng)濟(jì)事項最多三個人把關(guān)就夠了。這三個人分別是直接主管、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)。規(guī)模較小時，直接主管、部門領(lǐng)導(dǎo)可能就是一個人。多出來的簽批大體屬于兩種性質(zhì)：一、跟風(fēng)走形式的，只要前面簽了，他就簽；二、需要知情了解的，這是內(nèi)控上的一個誤區(qū)，把知情權(quán)與審批權(quán)混同了。
2、簽字流程一般是由財務(wù)部門設(shè)計的，如果財務(wù)對業(yè)務(wù)的理解不透徹，不能準(zhǔn)確把我關(guān)鍵控制節(jié)點，就可能眉毛胡子一把抓，用擴(kuò)大簽字免的方式防范風(fēng)險。
3、也不排除財務(wù)人員存在自私心理，出于免責(zé)考慮，有意將審批流程復(fù)雜化，這樣當(dāng)出現(xiàn)錯弊時，財務(wù)會承擔(dān)更輕的責(zé)任。
資金支出審批簽字是重要的內(nèi)控手段，但很多企業(yè)打著加強(qiáng)內(nèi)控的幌子，肆意把簽字流程變得越來越長。這幾乎成了一種趨勢。這種趨勢等于默認(rèn)追求內(nèi)控安全可以損傷部門運作效率?？赡茉诤芏嗳搜劾?，安全比效率重要，于是冗長的簽字流程被不斷固化。這種做法實際是濫用謹(jǐn)慎性原則。
除了簽字流程長以外，還有的公司追求最后簽字人的級別要高，動不動就要求簽字流程走到總經(jīng)理。出現(xiàn)這種狀況，一方面是因為總經(jīng)理授權(quán)不夠，凡事愿意親力親為；另一方面也說明總經(jīng)理在用自己最后的把關(guān)加強(qiáng)內(nèi)控。說穿了，還在于公司的制度流程不健全、不規(guī)范、不透明，需要用領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任心去彌補(bǔ)。
究竟哪些資金支出總經(jīng)理需要簽字呢？我的建議是：
第一，公司處于初創(chuàng)期，規(guī)模較小時，總經(jīng)理一支筆不失為好辦法；第二，內(nèi)控缺失或內(nèi)控不健全時，總經(jīng)理做最后的把關(guān)；第三，沒有實行預(yù)算管理的，總經(jīng)理自行安排資金；第四，超預(yù)算的資金支出或預(yù)算外資金支出，總經(jīng)理擁有決定權(quán)；第五，大額資金支出，總經(jīng)理應(yīng)親自掌控；第六，高管的費用報銷。
資金支出簽字亟需減政，簡政的思路是什么，用任正非先生的話說，讓聽得見炮聲的人做決策。公司要把決策權(quán)交給一線辦事的人，平臺管理要做的是加強(qiáng)監(jiān)督權(quán)。（作者：袁國輝 經(jīng)授權(quán)，尊重原創(chuàng)，來源：指尖上的會計）
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