十大導(dǎo)致數(shù)十億損失的稅務(wù)與會計失誤

　　一年一度的報稅季正在如火如荼地進行中，許多企業(yè)的稅務(wù)與會計部門都忙于在3月的申報期截止之前完成報稅工作。然而每一年的稅務(wù)與會計差錯所導(dǎo)致的美國企業(yè)損失均為數(shù)十億美元。僅在2013年，因為未正確申報營業(yè)收入和雇主價值，美國國稅局（IRS）向美國企業(yè)開具的罰款金額就高達近70億美元。

　　盡管我們越來越依賴內(nèi)部工具和技術(shù)，但是人為錯誤以及由此所導(dǎo)致的潛在高額成本仍然存在。為了揭示當(dāng)下困擾企業(yè)稅務(wù)與會計部門最為常見的差錯，探究這些差錯在身處不同行業(yè)且規(guī)模不一的企業(yè)的表現(xiàn)形式，彭博社（Bloomberg）下屬的美國國家事務(wù)出版社（BNA）針對200名企業(yè)內(nèi)部稅務(wù)與會計專業(yè)人士進行了一項調(diào)查，其中半數(shù)以上的受訪者來自收入超過十億美元的企業(yè)。下文將詳細闡述讓企業(yè)“大出血”、源于最終用戶以及稅收和會計準(zhǔn)則的十大差錯，內(nèi)容涉及技術(shù)缺陷以及監(jiān)管混亂等。

　　1、將錯誤的數(shù)據(jù)手動輸入到企業(yè)系統(tǒng)中

　　由于絕大部分的會計部門都要手動錄入大量的數(shù)據(jù)，人為差錯成為最常見的錯誤也就不足為奇了。偶爾的電子表格單元格輸入錯誤是很難避免的，如果沒有及時發(fā)現(xiàn)就很有可能招致審計和處罰。

　　2、將企業(yè)的財務(wù)或稅務(wù)數(shù)據(jù)文件保存到個人設(shè)備

　　在新聞頭條中經(jīng)?？梢钥吹接嘘P(guān)數(shù)據(jù)泄露的報道，專業(yè)人士稱其中近五分之一（18%）是由于員工將公司的財務(wù)或稅務(wù)數(shù)據(jù)文件保存到有潛在安全隱患的個人設(shè)備中。企業(yè)必須向員工強調(diào)，將企業(yè)的財務(wù)或稅務(wù)數(shù)據(jù)保存到個人電子設(shè)備是違反公司政策的，對公司敏感數(shù)據(jù)的安全性造成了直接的威脅。數(shù)據(jù)泄露或黑客攻擊都會將公司的聲譽置于危險的境地。

　　3、不慎將計算企業(yè)所得稅數(shù)據(jù)的自定義Excel公式刪除

　　對于絕大多數(shù)企業(yè)而言，Excel表格仍然是非常有用的工具，所以由于Excel表格而產(chǎn)生的差錯榜上有名也不奇怪了。在表格中誤刪除公式不僅會丟失所有數(shù)據(jù)，也會導(dǎo)致整個報告數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，最終因此受到處罰。只要有可能，企業(yè)就應(yīng)該選擇針對特定會計需求的會計或稅務(wù)信息系統(tǒng)，而不是依靠電子表格來完成會計與稅務(wù)的計算工作。

　　4、在有安全隱患的公共Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)上工作

　　有些員工可能認為利用本地咖啡館的網(wǎng)絡(luò)來進行工作是無損于公司的數(shù)據(jù)安全的，但是事實上在公共網(wǎng)絡(luò)上訪問公司敏感信息確實存在數(shù)據(jù)安全隱患。企業(yè)必須向員工明確從非安全的公共Wi-Fi_33網(wǎng)絡(luò)訪問公司數(shù)據(jù)將威脅到公司的數(shù)據(jù)安全，并且嚴(yán)重違反了公司政策。如果您的企業(yè)還沒有意識到這一點，那么可以考慮為員工提供虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）訪問端口，以便在辦公室以外的地方更安全地工作。

　　5、用外部生成的數(shù)據(jù)覆蓋企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)

　　雖然員工可能有各種理由需要覆蓋企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，但這樣做將為包括輸入計算有誤的數(shù)據(jù)在內(nèi)的各種可能的差錯打開大門。稅務(wù)與會計專業(yè)人士沒有參與到企業(yè)資源計劃（ERP）或其他新會計軟件系統(tǒng)的實施計劃是發(fā)生上述信息技術(shù)差錯的根源。因此，專業(yè)人士的參與是避免數(shù)據(jù)覆蓋差錯的有效手段。公司可以通過讓會計部門參與軟件選型和最終實施來降低出錯的機率。與此同時，公司還可以要求在覆蓋系統(tǒng)數(shù)據(jù)之前必須得到管理層的批準(zhǔn)。

　　6、在收集到所有必需的數(shù)據(jù)前就進行結(jié)賬工作，以及7、修改以前年度的資產(chǎn)信息

　　第6項和第7項差錯都與數(shù)據(jù)有關(guān)，這反映出專業(yè)人員的信息需要與企業(yè)信息系統(tǒng)所能提供的信息之間存在脫節(jié)。這種以流程為導(dǎo)向的差錯所帶來的一個主要威脅是，在這一差錯被發(fā)現(xiàn)之前，多年積累的記錄可以被輕易地修改?？梢韵胍姡圃鞓I(yè)等資產(chǎn)密集型行業(yè)更有可能搖擺使用最有效的折舊表，以修改資產(chǎn)的歷史信息。

　　8、錯誤地應(yīng)用單一的州級稅收法規(guī)，以及9、未能追蹤或遵循城市特別稅收法規(guī)

　　關(guān)注不斷變化的稅法以及企業(yè)所在的州與城市的稅法差異是相當(dāng)具有挑戰(zhàn)性的。有近10%的受訪專業(yè)人士表示，他們的企業(yè)錯誤地應(yīng)用了單一的州級稅收法規(guī)。另外，有相同比例的專業(yè)人員承認，他們的公司沒有追蹤或遵循城市特殊稅收規(guī)定。這些差錯最終導(dǎo)致企業(yè)錯失享受地方稅收激勵的良機。

　　10、未能使用最有效的稅率來最大限度地提高折舊

　　由于對城市和州級稅法的困惑，可能導(dǎo)致公司錯失特定稅收激勵所帶來的好處，進而，導(dǎo)致企業(yè)無法利用最有利的稅率表來實現(xiàn)資產(chǎn)折舊最大化。通過留住合格的稅務(wù)與會計人員，并選用最先進的會計軟件，有助于避免本項差錯和第8項差錯。

　　如果想解決所有這些常見的差錯必須從高層開始入手。培養(yǎng)高管對這些差錯的意識，尋求他們對稅務(wù)和會計工作的支持是確保企業(yè)做出全面考慮稅收影響的財務(wù)決策的關(guān)鍵。招聘和留住合格的稅務(wù)與會計人員也將減少發(fā)生疏漏和判斷失誤的可能。

　　此外，組織也應(yīng)該定期地識別和關(guān)注當(dāng)前會計實務(wù)中的薄弱環(huán)節(jié)，避免金融風(fēng)險或聲譽受損。通過更加健全的方法和手段，企業(yè)可以更好地進行財務(wù)投資規(guī)劃，更加準(zhǔn)確地確定稅負。

　　原文作者：迪恩。松德雷格（Dean Sonderegger）是彭博社BNA軟件分部的產(chǎn)品管理執(zhí)行總監(jiān)。

　　校對：張曉泉