十大導致數十億損失的稅務與會計失誤

　　一年一度的報稅季正在如火如荼地進行中，許多企業(yè)的稅務與會計部門都忙于在3月的申報期截止之前完成報稅工作。然而每一年的稅務與會計差錯所導致的美國企業(yè)損失均為數十億美元。僅在2013年，因為未正確申報營業(yè)收入和雇主價值，美國國稅局（IRS）向美國企業(yè)開具的罰款金額就高達近70億美元。

　　盡管我們越來越依賴內部工具和技術，但是人為錯誤以及由此所導致的潛在高額成本仍然存在。為了揭示當下困擾企業(yè)稅務與會計部門最為常見的差錯，探究這些差錯在身處不同行業(yè)且規(guī)模不一的企業(yè)的表現形式，彭博社（Bloomberg）下屬的美國國家事務出版社（BNA）針對200名企業(yè)內部稅務與會計專業(yè)人士進行了一項調查，其中半數以上的受訪者來自收入超過十億美元的企業(yè)。下文將詳細闡述讓企業(yè)“大出血”、源于最終用戶以及稅收和會計準則的十大差錯，內容涉及技術缺陷以及監(jiān)管混亂等。

　　1、將錯誤的數據手動輸入到企業(yè)系統中

　　由于絕大部分的會計部門都要手動錄入大量的數據，人為差錯成為最常見的錯誤也就不足為奇了。偶爾的電子表格單元格輸入錯誤是很難避免的，如果沒有及時發(fā)現就很有可能招致審計和處罰。

　　2、將企業(yè)的財務或稅務數據文件保存到個人設備

　　在新聞頭條中經?？梢钥吹接嘘P數據泄露的報道，專業(yè)人士稱其中近五分之一（18%）是由于員工將公司的財務或稅務數據文件保存到有潛在安全隱患的個人設備中。企業(yè)必須向員工強調，將企業(yè)的財務或稅務數據保存到個人電子設備是違反公司政策的，對公司敏感數據的安全性造成了直接的威脅。數據泄露或黑客攻擊都會將公司的聲譽置于危險的境地。

　　3、不慎將計算企業(yè)所得稅數據的自定義Excel公式刪除

　　對于絕大多數企業(yè)而言，Excel表格仍然是非常有用的工具，所以由于Excel表格而產生的差錯榜上有名也不奇怪了。在表格中誤刪除公式不僅會丟失所有數據，也會導致整個報告數據的不準確，最終因此受到處罰。只要有可能，企業(yè)就應該選擇針對特定會計需求的會計或稅務信息系統，而不是依靠電子表格來完成會計與稅務的計算工作。

　　4、在有安全隱患的公共Wi-Fi網絡上工作

　　有些員工可能認為利用本地咖啡館的網絡來進行工作是無損于公司的數據安全的，但是事實上在公共網絡上訪問公司敏感信息確實存在數據安全隱患。企業(yè)必須向員工明確從非安全的公共Wi-Fi_33網絡訪問公司數據將威脅到公司的數據安全，并且嚴重違反了公司政策。如果您的企業(yè)還沒有意識到這一點，那么可以考慮為員工提供虛擬專用網絡（VPN）訪問端口，以便在辦公室以外的地方更安全地工作。

　　5、用外部生成的數據覆蓋企業(yè)系統數據

　　雖然員工可能有各種理由需要覆蓋企業(yè)信息系統內的數據，但這樣做將為包括輸入計算有誤的數據在內的各種可能的差錯打開大門。稅務與會計專業(yè)人士沒有參與到企業(yè)資源計劃（ERP）或其他新會計軟件系統的實施計劃是發(fā)生上述信息技術差錯的根源。因此，專業(yè)人士的參與是避免數據覆蓋差錯的有效手段。公司可以通過讓會計部門參與軟件選型和最終實施來降低出錯的機率。與此同時，公司還可以要求在覆蓋系統數據之前必須得到管理層的批準。

　　6、在收集到所有必需的數據前就進行結賬工作，以及7、修改以前年度的資產信息

　　第6項和第7項差錯都與數據有關，這反映出專業(yè)人員的信息需要與企業(yè)信息系統所能提供的信息之間存在脫節(jié)。這種以流程為導向的差錯所帶來的一個主要威脅是，在這一差錯被發(fā)現之前，多年積累的記錄可以被輕易地修改?？梢韵胍?，制造業(yè)等資產密集型行業(yè)更有可能搖擺使用最有效的折舊表，以修改資產的歷史信息。

　　8、錯誤地應用單一的州級稅收法規(guī)，以及9、未能追蹤或遵循城市特別稅收法規(guī)

　　關注不斷變化的稅法以及企業(yè)所在的州與城市的稅法差異是相當具有挑戰(zhàn)性的。有近10%的受訪專業(yè)人士表示，他們的企業(yè)錯誤地應用了單一的州級稅收法規(guī)。另外，有相同比例的專業(yè)人員承認，他們的公司沒有追蹤或遵循城市特殊稅收規(guī)定。這些差錯最終導致企業(yè)錯失享受地方稅收激勵的良機。

　　10、未能使用最有效的稅率來最大限度地提高折舊

　　由于對城市和州級稅法的困惑，可能導致公司錯失特定稅收激勵所帶來的好處，進而，導致企業(yè)無法利用最有利的稅率表來實現資產折舊最大化。通過留住合格的稅務與會計人員，并選用最先進的會計軟件，有助于避免本項差錯和第8項差錯。

　　如果想解決所有這些常見的差錯必須從高層開始入手。培養(yǎng)高管對這些差錯的意識，尋求他們對稅務和會計工作的支持是確保企業(yè)做出全面考慮稅收影響的財務決策的關鍵。招聘和留住合格的稅務與會計人員也將減少發(fā)生疏漏和判斷失誤的可能。

　　此外，組織也應該定期地識別和關注當前會計實務中的薄弱環(huán)節(jié)，避免金融風險或聲譽受損。通過更加健全的方法和手段，企業(yè)可以更好地進行財務投資規(guī)劃，更加準確地確定稅負。

　　原文作者：迪恩。松德雷格（Dean Sonderegger）是彭博社BNA軟件分部的產品管理執(zhí)行總監(jiān)。

　　校對：張曉泉