貴州穗黔物流有限公司是貴州省一家大型物流企業(yè)，業(yè)務(wù)輻射國(guó)內(nèi)主要大中城市。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化，企業(yè)面臨諸多新問題，經(jīng)營(yíng)難度逐步增大，原有的經(jīng)營(yíng)模式已不能適應(yīng)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)的變化，更給公司內(nèi)部控制制度的建設(shè)和完善提出了新的要求。

　　一、加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)

　　2007年以來，公司針對(duì)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制各要素的現(xiàn)狀，分別制定了《內(nèi)部單據(jù)規(guī)范指引》、《部門月度費(fèi)用預(yù)算及考核》、《公司部門內(nèi)部崗位職責(zé)規(guī)定》、《關(guān)于財(cái)務(wù)結(jié)算程序及時(shí)間要求的規(guī)定》、《公司收款管理工作制度》和《公司員工崗位操作手冊(cè)》等。

　　《內(nèi)部單據(jù)規(guī)范指引》主要規(guī)范公司托運(yùn)憑證、繳款單、提送貨清單、臨時(shí)租車合同等單據(jù)的填制和內(nèi)容要求，一方面完善容易引起合同及法律糾紛的項(xiàng)目，保護(hù)公司和客戶雙方的權(quán)益；另一方面通過設(shè)計(jì)單據(jù)間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系，在保證單據(jù)真實(shí)性和唯一性以及便于分析業(yè)務(wù)的合理性等方面進(jìn)行了規(guī)范，比如托運(yùn)憑證的保價(jià)及賠償條款、簽名的真實(shí)性、業(yè)務(wù)的全面詳細(xì)情況和有關(guān)數(shù)量、金額等，繳款單中繳款內(nèi)容是屬于運(yùn)費(fèi)還是代收款還是其他款項(xiàng)，提送貨清單應(yīng)注明車型、貨物明細(xì)、立方重量及租車合同號(hào)或自有車車號(hào)等，便于物流系統(tǒng)分析和調(diào)庫(kù)，已經(jīng)調(diào)庫(kù)的貨物不能重復(fù)開單，杜絕了營(yíng)運(yùn)環(huán)節(jié)的舞弊行為等，通過對(duì)貨物明細(xì)的調(diào)入分析統(tǒng)計(jì)，結(jié)合車載數(shù)量可以判斷裝載的合理性并考察營(yíng)運(yùn)的效率和效益。臨時(shí)租車合同的開具和填制依據(jù)《合同法》主要條款設(shè)計(jì)，明確了交接手續(xù)和貨損賠償責(zé)任，并與提送貨清單相互勾稽以證實(shí)事件發(fā)生的真實(shí)性和唯一性等。

　　《部門月度費(fèi)用預(yù)算及考核》通過對(duì)以前年度月度財(cái)務(wù)資料的分析結(jié)合現(xiàn)有、將來的情況變化和趨勢(shì)以平均先進(jìn)為預(yù)算原則，對(duì)各部門的主要費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行梳理和分類，將固定費(fèi)用和變動(dòng)費(fèi)用分別處理，采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行預(yù)算，通過預(yù)算與實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行適時(shí)對(duì)比，分析差異原因。該項(xiàng)制度起到了良好的效果，公司2008年比上年盈利水平提升近60%.

　　另外，《公司部門內(nèi)部崗位職責(zé)規(guī)定》具體對(duì)每一崗位和工作內(nèi)容做了細(xì)化規(guī)定，在一定程度上避免了人浮于事，提高了工作效率?！蛾P(guān)于財(cái)務(wù)結(jié)算程序及時(shí)間要求的規(guī)定》從財(cái)務(wù)成本的角度規(guī)定了費(fèi)用的發(fā)生、審核、入賬的時(shí)間和延期報(bào)賬的處罰，使當(dāng)期費(fèi)用與收入很好地配比，提高了財(cái)務(wù)分析的時(shí)效性和質(zhì)量?！豆臼湛罟芾砉ぷ髦贫取芬髽I(yè)務(wù)人員高度重視收款工作，加大了收款工作的考核力度，使監(jiān)控和分析工作日?；淖兞艘酝禺a(chǎn)值、輕收款的功利思想，盤活了公司的資金周轉(zhuǎn)。

　　二、注重業(yè)務(wù)、營(yíng)運(yùn)及行政管理部門的協(xié)同控制

　　建立和完善科學(xué)的內(nèi)部控制制度和系統(tǒng)，先要考慮部門間的系統(tǒng)效應(yīng)，但各部門之間相互牽制，必然會(huì)有矛盾：

　　一是業(yè)務(wù)部門與營(yíng)運(yùn)部門之間的矛盾，業(yè)務(wù)部門開發(fā)后需要營(yíng)運(yùn)部門及時(shí)組織運(yùn)輸裝卸、送貨等，客戶要求與企業(yè)營(yíng)運(yùn)的資源性限制反過來影響客戶對(duì)企業(yè)的評(píng)價(jià)，最終會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)部門開展工作產(chǎn)生重要影響；

　　二是營(yíng)運(yùn)部門與財(cái)務(wù)部門之間的矛盾，營(yíng)運(yùn)部門增加資源性成本如購(gòu)置營(yíng)運(yùn)設(shè)備、增加送貨人員和提高服務(wù)水準(zhǔn)等反過來會(huì)對(duì)企業(yè)的盈利性提出挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)部門會(huì)限制盈利性不佳的營(yíng)運(yùn)方案；

　　三是業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間的矛盾，承運(yùn)價(jià)格、客戶服務(wù)需求、結(jié)算條款、客戶資信等會(huì)影響客戶的財(cái)務(wù)價(jià)值和業(yè)務(wù)價(jià)值，另外業(yè)務(wù)部門有時(shí)會(huì)為提高產(chǎn)值而忽略客戶業(yè)務(wù)的盈利性等；

　　四是業(yè)務(wù)部門與信息管理部門之間的矛盾，臨時(shí)零擔(dān)客戶會(huì)因?yàn)槁闊┒辉柑峁└鼮樵敱M的自身資料，對(duì)信息數(shù)據(jù)查詢、歸集和分析不利等。公司分析了以上部門間的矛盾后，提出了重點(diǎn)考慮和綜合平衡的思路，減少了不必要的管理摩擦，有針對(duì)性地建立和修訂了內(nèi)部控制制度，使各部門的職責(zé)自然融入到內(nèi)部控制體系中，形成了一個(gè)既有專門功能、又有分工合作的有機(jī)整體。

　　針對(duì)單據(jù)管理和填開存在的不足，公司商務(wù)、營(yíng)運(yùn)、財(cái)務(wù)、辦公室等有關(guān)部門負(fù)責(zé)人不定期到營(yíng)業(yè)部、站臺(tái)、倉(cāng)儲(chǔ)中心等地進(jìn)行巡回檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增進(jìn)了管理人員與基層員工間的溝通和理解，提高了營(yíng)業(yè)部經(jīng)理的認(rèn)識(shí)和工人的操作技能。

　　三、完善內(nèi)部物流系統(tǒng)軟件建設(shè)

　　完整的信息以及多角度的數(shù)據(jù)分析對(duì)于現(xiàn)代物流企業(yè)做大做強(qiáng)意義非常。公司在完善內(nèi)部物流系統(tǒng)軟件方面采取的措施包括：首先，要做到信息的分類和記錄方面的完備性。公司要求信息記錄要“不怕麻煩”，全面記錄，因?yàn)樵绞窃敱M的信息對(duì)分析和經(jīng)營(yíng)越有利。比如，公司曾發(fā)生過有關(guān)開單人員與駕駛員勾結(jié)，一票貨多次重復(fù)送貨以騙取公司費(fèi)用的行為。通過內(nèi)部物流系統(tǒng)軟件的比對(duì)功能可杜絕此類行為的發(fā)生。其次，要保證信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。為了保證信息的唯一性，公司為財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)了“下賬”功能，杜絕了重復(fù)報(bào)賬的可能。再次，要保證信息錄入的及時(shí)性，為客戶做好跟蹤查詢服務(wù)，同時(shí)為內(nèi)部管理分析及時(shí)提供有用信息。實(shí)踐表明，一個(gè)不斷完善的物流信息系統(tǒng)軟件能為企業(yè)提供一個(gè)完善的內(nèi)控監(jiān)控器，可隨時(shí)發(fā)現(xiàn)每一個(gè)控制點(diǎn)最新存在的問題，不斷補(bǔ)充、修正和完善內(nèi)部控制制度體系。

　　四、堅(jiān)持不定期的實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)工作檢查

　　公司中高層管理人員經(jīng)常深入一線觀察和了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，宣傳企業(yè)文化和規(guī)章制度、了解內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，現(xiàn)場(chǎng)傾聽意見和建議，解釋和指導(dǎo)工作，交流工作難點(diǎn)和體會(huì)，獎(jiǎng)勵(lì)遵守或?qū)?nèi)部控制制度有改進(jìn)意見的生產(chǎn)單位和個(gè)人，懲罰違背企業(yè)內(nèi)部控制制度的行為，在員工中樹立獎(jiǎng)懲分明、有獎(jiǎng)有罰、照章辦事、對(duì)事不對(duì)人的理念。管理人員不定期地到現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)業(yè)部、站臺(tái)、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行安全衛(wèi)生、消防、制度執(zhí)行、單據(jù)填開、信息錄入、員工形象、實(shí)地服務(wù)水平、貨物擺放、合同規(guī)范化等方面的檢查，對(duì)做得好的單位及個(gè)人通過《獎(jiǎng)懲單》現(xiàn)場(chǎng)開單獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金，做得差的也現(xiàn)場(chǎng)開單處罰，并立即繳納罰款。這種獎(jiǎng)罰收到了很好的效果，使員工能夠深刻領(lǐng)會(huì)公司規(guī)章制度的必要性并自覺、全面地執(zhí)行，將內(nèi)部控制逐步升華為企業(yè)文化的組成部分。

　　五、通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)監(jiān)控內(nèi)部控制程序的效率及效果

　　財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中體現(xiàn)了物流企業(yè)的靜態(tài)經(jīng)營(yíng)情況和動(dòng)態(tài)經(jīng)營(yíng)成果，便于企業(yè)適時(shí)監(jiān)控經(jīng)營(yíng)運(yùn)作情況及其效益性。內(nèi)部控制制度是否科學(xué)，是否影響了企業(yè)效益，是否還有新的控制方法能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)化的效益一直是公司內(nèi)部控制制度的財(cái)務(wù)可行性研究的方向。

　　實(shí)踐表明，內(nèi)部控制制度、程序的效果就是通過實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值來集中體現(xiàn)的。公司在長(zhǎng)期的財(cái)務(wù)工作實(shí)踐過程中，對(duì)各項(xiàng)成本、費(fèi)用的發(fā)生及比例、固定費(fèi)用和變動(dòng)費(fèi)用的發(fā)生規(guī)律有了一定認(rèn)識(shí)，當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生異動(dòng)時(shí)，就會(huì)敏感地覺察到并立即分析原因。例如，某營(yíng)業(yè)部租金是按合同每年上漲10%，但金融危機(jī)后由于市場(chǎng)普遍疲軟，在租戶一致要求下，業(yè)主同意下調(diào)10%，而并非上漲10%，導(dǎo)致預(yù)算和考核指標(biāo)調(diào)整。另外，公司通過對(duì)主要成本項(xiàng)目同期數(shù)據(jù)進(jìn)行常規(guī)的“符合性測(cè)試”，可以發(fā)現(xiàn)異常波動(dòng)的期間，進(jìn)而對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行“實(shí)質(zhì)性測(cè)試”，分析內(nèi)控制度是否存在瑕疵或是還有其他原因等。

　　六、實(shí)施科學(xué)的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核體系

　　對(duì)于公司高層管理人員來說，考核指標(biāo)是綜合性的，如利潤(rùn)、產(chǎn)值、成本費(fèi)用、安全、經(jīng)濟(jì)事故等，而對(duì)中層管理人員而言，主要是結(jié)合其管理職責(zé)的單項(xiàng)指標(biāo)，這樣就形成了企業(yè)的一個(gè)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核體系。公司將經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核體系制度化，使其成為內(nèi)部控制制度的組成部分，同時(shí)與個(gè)人收入掛鉤，增強(qiáng)了企業(yè)活力、員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí)。當(dāng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)全面完成后，公司的抗風(fēng)險(xiǎn)能力也大大增強(qiáng)了。公司每年都將不同層次工作人員的工作任務(wù)數(shù)據(jù)化，形成經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核體系，每年年初簽訂《經(jīng)濟(jì)指標(biāo)書》，年終在個(gè)人收入中兌現(xiàn)。多年實(shí)踐證明，這項(xiàng)制度對(duì)于“管人”行之有效，“人”管好了，“事”也就做活了。

　　七、加強(qiáng)人力資源建設(shè)

　　內(nèi)部控制制度要想隨環(huán)境的要求不斷調(diào)整、變化，人是關(guān)鍵。當(dāng)前物流企業(yè)員工素質(zhì)偏低，部分員工僅有初中或小學(xué)文化；關(guān)鍵管理人員缺乏；很多物流企業(yè)由貨運(yùn)部發(fā)展而來，運(yùn)作模式粗放，服務(wù)意識(shí)還有待加強(qiáng)，缺乏精品意識(shí)。為此，公司提出建立學(xué)習(xí)型組織，通過讓員工不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步為企業(yè)帶來活力，并采取補(bǔ)充新人或加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)等措施來完成人力資源建設(shè)，讓員工在技能和事業(yè)兩方面和企業(yè)同步發(fā)展。

　　加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)為穗黔物流有限公司的健康發(fā)展提供了強(qiáng)有力的體制支撐，為建立和形成健康、有序的企業(yè)文化和內(nèi)部治理的核心理念奠定了良好基礎(chǔ)。通過定期財(cái)務(wù)分析、月度費(fèi)用預(yù)算完成情況考核及全面加強(qiáng)公司內(nèi)部控制制度建設(shè)和完善工作，公司3年來的盈利水平逐年提升，職工工作積極性、主動(dòng)性和規(guī)范性得到了全面加強(qiáng)。