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薪酬審計(jì)對(duì)企業(yè)提高人力資源管理水平、規(guī)范薪酬激勵(lì)機(jī)制的重要性不言而喻,但目前大多數(shù)中小企業(yè)實(shí)行薪酬保密制度,如果審計(jì)人員考慮不周、組織不力,實(shí)施薪酬審計(jì)時(shí)就會(huì)遇到不小的矛盾和麻煩。例如:主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)薪酬審計(jì)的目的認(rèn)識(shí)不清;被審單位(指人力資源部)有抵觸情緒,提供資料不完整,對(duì)審計(jì)意見(jiàn)不及時(shí)做出答復(fù);參審人員發(fā)現(xiàn)自身薪酬待遇和他人相比較低時(shí),因不滿情緒導(dǎo)致保密信息泄露等等都會(huì)影響審計(jì)效果。
涉密條件下如何組織薪酬審計(jì),筆者認(rèn)為關(guān)鍵是保證審計(jì)的獨(dú)立性和客觀性,通過(guò)實(shí)施嚴(yán)格的保密措施防范和化解泄密等問(wèn)題的產(chǎn)生。
首先,企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工要正確理解薪酬保密制度和薪酬審計(jì)。大多數(shù)中小企業(yè)實(shí)行薪酬保密制度,是在無(wú)法確定現(xiàn)行薪酬制度公平程度的情況下,回避薪酬的公平性問(wèn)題,從而減少員工與企業(yè)、員工與員工之間的矛盾。這樣做既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn),優(yōu)點(diǎn)是可以保持和諧的人際關(guān)系,保護(hù)員工的個(gè)人權(quán)益,使相對(duì)高薪者免受他人的排擠刁難,相對(duì)低薪者也不會(huì)被人輕視。缺點(diǎn)是薪酬調(diào)整不公平、不透明導(dǎo)致收入分配的激勵(lì)作用降低,影響企業(yè)和員工事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。實(shí)施薪酬審計(jì)可以在一定程度上解決這種弊端。
第二,要有充分和明確的授權(quán)。由于薪酬審計(jì)的特殊性,企業(yè)內(nèi)部政治生態(tài)的復(fù)雜性,決定了薪酬審計(jì)必須有企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)(如董事長(zhǎng))或?qū)徲?jì)委員會(huì)的充分授權(quán),包括審計(jì)目的、審計(jì)范圍、被審計(jì)單位應(yīng)提供的資料等等,并召開(kāi)相關(guān)部門(mén)特別會(huì)議予以明確。特別是審計(jì)目的要明確,是審計(jì)企業(yè)薪酬政策執(zhí)行的合規(guī)性、還是審計(jì)企業(yè)薪酬政策制定的合理性、或者兩者兼具,因?yàn)楹弦?guī)性審計(jì)和合理性審計(jì)的要求不同,合規(guī)性審計(jì)關(guān)注工資分配流程是否符合現(xiàn)行制度,而合理性審計(jì)關(guān)注現(xiàn)行工資分配制度、績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)是否合理、分配結(jié)果是否公正。顯然,合理性審計(jì)對(duì)審計(jì)的深度和廣度要求更高。
第三,要明確審計(jì)方式??梢赃x擇由內(nèi)審部門(mén)親自實(shí)施審計(jì),也可以選擇審計(jì)服務(wù)外包。兩種方式各有利弊,前者審計(jì)成本較低,后者能夠更好的保證審計(jì)的獨(dú)立性和客觀性,防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
第四,要制定嚴(yán)格的保密措施和操作規(guī)程,嚴(yán)守審計(jì)職業(yè)道德。主要包括以下幾點(diǎn):
1.審計(jì)前與被審計(jì)單位(人力資源部)討論保密信息的接觸問(wèn)題。例如,人力資源部先將涉密數(shù)據(jù)調(diào)整,涉密的具體部門(mén)和人員的名字可用代號(hào)進(jìn)行處理;將薪資審計(jì)豎向進(jìn)行,使每個(gè)人盡可能少接觸單個(gè)人的全部薪資信息,比如基本工資和獎(jiǎng)金分開(kāi)審計(jì);涉密資料不得拷貝和帶離人力資源部等等。
2.配備必要的審計(jì)人員,并簽訂保密協(xié)議。例如,審計(jì)人員的人品和職業(yè)操守必須適應(yīng)保密事項(xiàng)審計(jì);對(duì)中高層員工薪酬的審計(jì)必須由相應(yīng)級(jí)別的審計(jì)人員(審計(jì)委員會(huì)成員)實(shí)施。
3.必要時(shí)限制審計(jì)范圍。如果由內(nèi)審部門(mén)實(shí)施薪酬審計(jì),則審計(jì)部門(mén)和審計(jì)人員自身的薪酬將不列入審計(jì)范疇;如果僅實(shí)行薪酬合規(guī)性審計(jì),則各項(xiàng)考核結(jié)果以人力資源部為準(zhǔn);如果實(shí)行薪酬合理性審計(jì),則可對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果的公正性進(jìn)行適當(dāng)評(píng)估。
4.對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題要提前預(yù)計(jì)和擬定應(yīng)對(duì)方案。如對(duì)審計(jì)期間薪酬泄密事件的調(diào)查和處理;對(duì)員工不滿情緒的處理等等。
最后,實(shí)施薪酬審計(jì)需要良好的溝通技巧和能力。從審計(jì)計(jì)劃、實(shí)施到報(bào)告階段,審計(jì)主管都要和人力資源部門(mén)主管建立良好的溝通渠道,并及時(shí)向企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)審計(jì)情況,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和同僚的支持理解。
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