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程序化辦公用品的采購(gòu)和領(lǐng)用
據(jù)有關(guān)報(bào)道，在上海等沿海發(fā)達(dá)城市，大部分中小企業(yè)人均每年使用辦公文化用品都在100元以上，辦公用品如同日常生活中的柴米油鹽，往往是必需但又容易被人忽視，使得企業(yè)在辦公用品方面形成了一個(gè)成本黑洞。
在日常工作中，有必要考慮清楚，計(jì)算器、訂書機(jī)、涂改液、便利貼、名片盒到底是不是公司所有員工的必需品，他們用的都是什么品牌的？在哪里買到的？是怎樣統(tǒng)一采購(gòu)嗎？
其實(shí)辦公文化用品完全沒(méi)有必要購(gòu)買諸如派克等“奢華” 的品牌，而且如果統(tǒng)一采購(gòu)和管理將為公司減少一大批費(fèi)用。
1.辦公用品購(gòu)置
?。?）辦公用品由行政事務(wù)部統(tǒng)一添購(gòu)，各部門可提出需購(gòu)買辦公用品的品牌、型號(hào)等建議，并對(duì)使用情況進(jìn)行反饋，由行政事務(wù)部、財(cái)務(wù)部共同審核決定購(gòu)買各指定產(chǎn)品。
?。?）如需購(gòu)置特殊辦公用品，或者大量領(lǐng)用信封、包裝袋、光盤等辦公用品，提前1－2天通知相關(guān)部門。
（3）網(wǎng)上批量采購(gòu)，這種方式可以大量節(jié)約成本，在國(guó)外已被廣為接受。據(jù)悉，進(jìn)入中國(guó)的全球500強(qiáng)的企業(yè)有93%以上的企業(yè)已認(rèn)可這種方式。
?。?）與其他企業(yè)聯(lián)合采購(gòu)。對(duì)于很多辦公用品供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，公司采購(gòu)的數(shù)量越多其索要的價(jià)格會(huì)越低，所以與其他業(yè)務(wù)上的合作伙伴一起采購(gòu)可以降低采購(gòu)成本。
2.辦公用品的領(lǐng)用
?。?）各部門可隨時(shí)領(lǐng)用部門所需的辦公用品，但每個(gè)部門都應(yīng)有自己的辦公用品清單。
（2）領(lǐng)用人需在本部門的辦公用品領(lǐng)用單上填寫領(lǐng)用日期、產(chǎn)品、數(shù)量，并簽字確認(rèn)。
3. 超預(yù)算預(yù)警措施
?。?）每月底由相關(guān)部門出具辦公用品結(jié)算清單，各部門負(fù)責(zé)人核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)簽字確認(rèn)。
?。?） 對(duì)于連續(xù)2月超過(guò)預(yù)算成本的部門，應(yīng)由相關(guān)人員通知該部門負(fù)責(zé)人，并向其說(shuō)明主要超預(yù)算的領(lǐng)用物品。
（3）對(duì)于季度考核仍超預(yù)算的部門，相關(guān)部門應(yīng)給出書面通知，并向總經(jīng)理匯報(bào)該情況。
責(zé)任編輯：文會(huì)計(jì)
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