一、訂貨整理

　　第一條 當(dāng)接受的訂貨已確定，必須將客戶的訂單及公司內(nèi)的生產(chǎn)委托做成四份，一份當(dāng)做副本備用，其他三份各自交給工務(wù)科、常務(wù)董事、經(jīng)管（財(cái)務(wù)）部。內(nèi)容包括品名、數(shù)量、單價(jià)、所需日程、交貨日期、交貨地點(diǎn)、包裝及運(yùn)送方法等等。

　　第二條 營業(yè)部已確定所有的訂貨時(shí)，應(yīng)將接受訂貨的要項(xiàng)記入訂貨單里，記錄項(xiàng)目包括生產(chǎn)委托、進(jìn)行、檢查、交貨及其他經(jīng)過等等。

　　第三條 營業(yè)部將生產(chǎn)委托單交給工廠部門時(shí)，應(yīng)要求工廠也做好生產(chǎn)工程的工作準(zhǔn)備表，并提交一份給營業(yè)部。

　　第四條 采購科應(yīng)隨時(shí)調(diào)查原料及材料的進(jìn)廠情況，并與采購的廠商進(jìn)行交涉，做好材料進(jìn)廠的預(yù)定表，交給工務(wù)科及銷售部門。

　　第五條 采購科應(yīng)針對生產(chǎn)委托單及庫存表進(jìn)行檢查，并與采購的廠商進(jìn)行交涉，做好材料進(jìn)廠的預(yù)定表，交給工務(wù)科及銷售部門。

　　二、通知書信

　　第一條 對于交易上的通知，應(yīng)在一日內(nèi)迅速發(fā)文回復(fù)。

　　第二條 交易上的回復(fù)書信等，原則上應(yīng)以印刷或謄寫為主，內(nèi)記各項(xiàng)要項(xiàng)，寄送給交易客戶。

　　第三條 已決定接受訂貨的交易資料，應(yīng)依照客戶分類記入編號，整理為已交貨及未交貨之類。

　　三、交貨、檢查、配送

　　第一條 對于已接受訂單的工程，工務(wù)科應(yīng)做好相關(guān)的生產(chǎn)日報(bào)，使工程的進(jìn)行程序得以明確，并應(yīng)于適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，通知給發(fā)出訂單的客戶知道。

　　第二條 當(dāng)生產(chǎn)接近完成時(shí)，應(yīng)與工務(wù)科協(xié)議，選擇指定交貨日前的適當(dāng)日，通知交貨對象。如交貨有遲延之慮時(shí)，也應(yīng)事先通知對方，求得其諒解。

　　第三條 在進(jìn)行產(chǎn)品的檢查時(shí)，應(yīng)將結(jié)果做成測試成績表等等的相關(guān)資料。

　　第四條 產(chǎn)品的發(fā)送是依倨出貨傳票來進(jìn)行的，另外，每次發(fā)送貨品時(shí)，應(yīng)將其要項(xiàng)記入發(fā)送登記簿中。

　　四、銷售額的計(jì)算及收款

　　第一條 在繳交預(yù)先產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)將交貨單的副本交給會(huì)計(jì)科。會(huì)計(jì)科再將這些資料記入銷售賬中。

　　第二條 如已經(jīng)從客戶處收取訂金或預(yù)付金時(shí)，應(yīng)將此內(nèi)容也記入銷售賬中。

　　第三條 財(cái)會(huì)部門于每月的25日，依據(jù)銷售賬的資料算出每位客戶的未付款項(xiàng)明細(xì)表（包括前月余額、本月銷售額、應(yīng)收賬款），送交營業(yè)經(jīng)理。

　　第四條 營業(yè)經(jīng)理可命令各負(fù)責(zé)人員在應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)表的收款欄中記入預(yù)付金，經(jīng)過調(diào)查后，再?zèng)Q定營業(yè)部的收款預(yù)定額，然后呈報(bào)常務(wù)董事簽核。

　　第五條 常務(wù)董事應(yīng)先查閱營業(yè)部所呈的收款預(yù)定表，如有必要征求經(jīng)管經(jīng)理的意見，則由營業(yè)經(jīng)理做說明后，裁定收款的預(yù)定計(jì)劃。

　　第六條 收款業(yè)務(wù)原則是是由營業(yè)部門負(fù)責(zé),但有時(shí)也可委托經(jīng)營(財(cái)會(huì))部門的人員去進(jìn)行。

　　第七條 有關(guān)款項(xiàng)的催收是由銷售科負(fù)責(zé)督促，銷售科必須把相關(guān)資料記入收款預(yù)定表中。

　　五、客戶管理

　　第一條 對于客戶管理,則應(yīng)依其分類，決定例行月份的拜訪及預(yù)定次數(shù)。另外，在開拓新客戶方面，應(yīng)設(shè)定每月的開拓預(yù)定數(shù)，進(jìn)行有計(jì)劃的業(yè)務(wù)拓展活動(dòng)。

　　第二條 在接獲定單時(shí)，要特別留意這些方面的首要、次要等工作，盡快設(shè)法交涉聯(lián)系，使業(yè)務(wù)能迅速進(jìn)行。

　　第三條 對于舊客戶及新客戶的訂貨及估價(jià)，須迅速、秘密地探聽清楚，盡早做好交涉工作。

　　第四條 對于同行業(yè)者的預(yù)估內(nèi)容及出貨實(shí)績須經(jīng)常探究、調(diào)查，借此總結(jié)自己在接受訂貨方面難易。另外，也可依此發(fā)覺自己在預(yù)估上的疏漏原因，借此修正生產(chǎn)技術(shù)及營業(yè)方面的缺陷。

　　第五條 營業(yè)部門應(yīng)就各方面的下列情況，進(jìn)行廣泛的調(diào)查，使各項(xiàng)銷售活動(dòng)的資料完備，并將資料交給相關(guān)人員閱覽。如（1）經(jīng)濟(jì)雜志及其調(diào)查。（2）經(jīng)濟(jì)日報(bào)的剪貼整理。（3）工程新聞的記錄等。

　　第六條 對于舊客戶及預(yù)定客戶方面的資料，則應(yīng)建立客戶資料卡，記錄下列所規(guī)定事項(xiàng)，并隨時(shí)注意修正其內(nèi)容：

　?。?）資產(chǎn)、負(fù)債及損益。（2）產(chǎn)品的種類項(xiàng)目、人員、設(shè)備、能力。（3）銷售情況、需求者的情況。（4）付款實(shí)績、信用狀況。（5）過去的客戶與交易情況。（6）電話、往來銀行、代表者、負(fù)責(zé)人員。（7）公司內(nèi)部下單手續(xù)的過程。（8）付款的手續(xù)過程。（9）行業(yè)的景氣狀況。（10）組織薪資、人員。

　　第七條 經(jīng)常與舊客戶保持密切的聯(lián)系，探尋訂貨情況及其公司的需求，并設(shè)法延攬交易。關(guān)于以上各項(xiàng)，可于必要時(shí)召開研究會(huì)或聯(lián)誼會(huì)，以促進(jìn)其成。

　　第八條 舊客戶的經(jīng)營者或主要負(fù)責(zé)干部有慶吊之時(shí)，應(yīng)以適當(dāng)?shù)馁?zèng)禮表達(dá)敬意。

　　第九條 在與對方進(jìn)行交易磋商時(shí)，如需一起用餐，提供茶點(diǎn)、香煙時(shí)，應(yīng)適時(shí)提供，尤其是外出餐廳的用餐預(yù)算，應(yīng)取得常務(wù)董事的認(rèn)可。

　　第十條 交易成立時(shí)，如需提供謝禮或禮金給斡旋者或相關(guān)人員時(shí)，應(yīng)事先取得常務(wù)董事的認(rèn)可。

　　第十一條 在拓展重要工種交易時(shí)，應(yīng)與相關(guān)人員相互協(xié)議對策，制定方針計(jì)劃，同時(shí)需邀請與此有關(guān)的對象,設(shè)法開拓以前尚未成交的新交易。

　　第十二條 在拓展交易時(shí)可經(jīng)由舊客戶之手來進(jìn)行。即委托舊客戶從中斡旋及根據(jù)過去彼此之間的交易，設(shè)法開拓目前尚未成立的新交易。

　　第十三條 在進(jìn)行估價(jià)時(shí)，應(yīng)盡快調(diào)查情況與事前交涉，有恒心且周密地研究出估價(jià)方法，以利進(jìn)行雙向磋商。

　　六、廣告、宣傳

　　第一條 在做廣告時(shí)可利用下列各種方法：

　?。?）營業(yè)介紹；（2）目錄；（3）報(bào)紙與雜志的報(bào)告；（4）產(chǎn)品照片；（5）廣告卡；（6）問候卡（包括賀年卡）；（7）在報(bào)紙、雜志上刊登的要聞。

　　第二條 在實(shí)施前項(xiàng)所列廣告時(shí)，應(yīng)于各年度終了前，制定明年的計(jì)劃來執(zhí)行。但營業(yè)介紹、目錄及產(chǎn)品照片則隨時(shí)視情況必要時(shí)制作。

　　第三條 營業(yè)的內(nèi)容包括公司的機(jī)構(gòu)、設(shè)備、能力、技術(shù)、信用、生產(chǎn)額、營業(yè)產(chǎn)品的種類等等。

　　第四條 較詳細(xì)的目錄寄發(fā)給大公司、批發(fā)商、代理店、較簡單的目錄則寄發(fā)給交易較多的客戶或潛在的客戶。如果有交易意愿者希望能夠得到目錄時(shí)，除了目錄之外，應(yīng)另附公司的計(jì)劃介紹寄送給對方。

　　第五條 如利用新聞、雜志媒體者，可將廣告刊登于各大報(bào)或相關(guān)業(yè)界的雜志。

　　第六條 廣告信函或問候卡要事先以標(biāo)準(zhǔn)文體印刷好，隨時(shí)或有計(jì)劃性地送寄給潛在客戶或以往的客戶。

　　第七條 對于有必要對外廣泛宣傳的特殊產(chǎn)品或工程，應(yīng)與經(jīng)濟(jì)新聞、業(yè)界雜志等的記者聯(lián)絡(luò)，將之刊登于世。至于其謝禮則另做考慮。

　　七、書信的制作及資料整理

　　第一條 營業(yè)書信資料通常包括下列六項(xiàng)：

　?。?）書信、電報(bào)（發(fā)文、訂單），（2）估價(jià)單、訂購單、請購單、規(guī)格明細(xì)單，（3）交貨單，（4）請款單，（5）收據(jù)，（6）備忘記錄。

　　第二條 交易上的發(fā)文資料，原則上都須復(fù)印并制成副本保存。另外，發(fā)文資料上蓋契印或負(fù)責(zé)人的印章。

　　第三條 所有的書信資料，都應(yīng)編列收受號碼，并記入受信簿中，蓋上收受日期印章。

　　第四條 處理中的文件，應(yīng)依照下列方式加以分類、歸檔：

　?。?） 估價(jià)文件資料——將交易客戶與自己公司方面的估價(jià)資料，依照發(fā)生的順序，歸類或存檔。

　?。?） 訂購資料——依照順序?qū)⑵跫s書、請購單歸檔。

　　（3） 有檔資料。

　　第五條 參考方面的資料，可按下列分類方式加以整理：

　?。?）市場資料，（2）成本計(jì)算，（3）同業(yè)的目錄，（4）交易資料。

　　八、報(bào)告及會(huì)議

　　第一條 營業(yè)部必須將每日的活動(dòng)及業(yè)務(wù)處理狀況記入日報(bào)表，經(jīng)由科長、經(jīng)理向總經(jīng)理提出。

　　第二條 銷售科應(yīng)根據(jù)每月及上個(gè)月訂單量、轉(zhuǎn)撥余額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產(chǎn)額、未收款項(xiàng)余額、各項(xiàng)接受訂貨的產(chǎn)品內(nèi)容等等制作成月報(bào)表，并經(jīng)由經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)呈報(bào)告給總經(jīng)理。

　　第三條 每月或每月月初，營業(yè)部與工廠方面，應(yīng)召集經(jīng)理、廠長、科長及其他負(fù)責(zé)人員舉行生產(chǎn)、銷售聯(lián)絡(luò)會(huì)議。