ERP與采購管理

　　ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，它是由美國Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企業(yè)供應(yīng)鏈管理為核心，從企業(yè)全局角度進行經(jīng)營和規(guī)劃，是企業(yè)的綜合集成管理系統(tǒng)。ERP綜合考慮了制造商、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線：以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應(yīng)用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調(diào)一致，企業(yè)資源得到優(yōu)化配置，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益?？梢?，ERP是企業(yè)在市場化過程中的必然需要，對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。

　　采購管理是企業(yè)為達到日常運作與戰(zhàn)略目標，對企業(yè)采購活動進行的管理。它是一個企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的開始，同時又是企業(yè)與企業(yè)之間供應(yīng)鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實施ERP時關(guān)注的重點，ERP管理模式下的采購管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了極大的機會。

　　印刷行業(yè)的特點及存在問題

　　印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點。如：生產(chǎn)方式特殊，必需按施工單組織生產(chǎn)，印刷出的成品只能專屬于某客戶，不能更換和處理;產(chǎn)品種類繁多，定貨量無論大小，都要分別對待，排產(chǎn)、核算工作量大；客戶個性化要求高，產(chǎn)品要求時效性高，若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢，給企業(yè)帶來巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強對原材料的采購管理，對供應(yīng)商進行價格和質(zhì)量認證；各環(huán)節(jié)相互制約性強等。

　　面對越來越激烈的市場競爭，傳統(tǒng)的印刷行業(yè)信息管理系統(tǒng)有著明顯不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的缺陷：1、“信息孤島”現(xiàn)象。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃，企業(yè)已有應(yīng)用系統(tǒng)之間相互獨立，數(shù)據(jù)不能實時共享，形成“信息孤島”，影響系統(tǒng)效率和企業(yè)數(shù)據(jù)的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統(tǒng)不能體現(xiàn)企業(yè)新的經(jīng)營理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機輔助系統(tǒng)，功能單一，滯后于市場需求的變化。2、在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應(yīng)變能力較差，采購費用也較高。

　　因此重建企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，引入ERP轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結(jié)合我國印刷行業(yè)的現(xiàn)狀，論述了ERP 項目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統(tǒng)構(gòu)建框架。

　　系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵

　　生成合理的采購計劃，提高效率。

　　制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。

　　1、人工請購方式在一個閉環(huán)系統(tǒng)中，不應(yīng)由手工錄入采購項目，但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。

　　2、MRP自動請購方式傳統(tǒng)的采購是為庫存而采購，采購的物資是補充庫存，或生產(chǎn)上需要什么再買什么，但這樣無法滿足實際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會使預(yù)計交貨期延長，影響企業(yè)信譽，所以現(xiàn)代的采購方式應(yīng)該是以訂單驅(qū)動方式進行的提前請購，這樣采購就更準時，庫存周轉(zhuǎn)更快。一般印刷公司得到業(yè)務(wù)訂單后基本可以知道所需物料，生產(chǎn)計劃部可直接根據(jù)產(chǎn)品訂單生成?！懂a(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息表》草稿后，再生成相應(yīng)的物料需求計劃，不必等到生產(chǎn)設(shè)計的完成。因此設(shè)計的同時，采購員就可提前采購，等設(shè)計好后，若還需要購買物料，可再補充采購。根據(jù)訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可算出滿足生產(chǎn)計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購數(shù)量可寫一個大略公式：

　　采購數(shù)量，（訂單需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量+生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量）×安全系數(shù)。

　　3、再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設(shè)定基本資料，如預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。

　　以上3種請購方式再結(jié)合實際生產(chǎn)過程進行局部動態(tài)調(diào)整，可保證物料需求量的完整性和實時性，是企業(yè)保證交貨期，控制成本的重要手段。

　　BOM 的合理設(shè)計

　　在采購管理系統(tǒng)中，由生產(chǎn)計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運行的關(guān)鍵。而這一過程最終依賴于BOM這一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面性和正確性。

　　BOM也稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或物料清單，是指產(chǎn)品所需零部件明細表及其結(jié)構(gòu)，描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關(guān)系，是ERP系統(tǒng)中關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，BOM的設(shè)計和建模方案以及數(shù)據(jù)管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統(tǒng)性能的好壞。因此，在設(shè)計時必須從保證系統(tǒng)運行的正確性、系統(tǒng)響應(yīng)的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴格把關(guān)，確保系統(tǒng)高效、正確、穩(wěn)定的運行。

　　合理選擇供應(yīng)商，降低成本傳統(tǒng)的采購管理在選擇供應(yīng)商方面要浪費較多時間，效率低下，且主觀因素較多，選擇標準不全面。要對供應(yīng)商進行評價首先要確定選擇供應(yīng)商的指標體系，供應(yīng)商的選擇有很多方法，包括線性權(quán)重法、采購成本法、數(shù)據(jù)包絡(luò)法、層次分析法等。筆者所述系統(tǒng)采用層次分析法，通過維護價目字典和供應(yīng)商交易資料，對供應(yīng)商進行合理正確的績效評估，再綜合價格、質(zhì)量、交貨期、信譽等選擇最優(yōu)供應(yīng)商。印刷行業(yè)采購管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從而降低采購成本，提高采購效率。

　　解決方案

　　ERP系統(tǒng)的設(shè)計框架

　　系統(tǒng)功能描述及模塊劃分根據(jù)上述設(shè)計原則，在整合某彩印公司現(xiàn)有管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，設(shè)計了一個ERP模型，本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計劃流為主線，分為業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、財務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理’ 個子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)既能獨立運行，又能組成一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)充分共享。

　　其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關(guān)支持，采購過程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流。本系統(tǒng)結(jié)合實際情況將采購管理系統(tǒng)劃分為4個子模塊。

　　1、采購管理。這是采購管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，它以采購單為主線，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃;維護和修改采購單；查詢各種采購單的執(zhí)行狀態(tài)；收貨、退貨管理等功能。

　　2、供應(yīng)商管理。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結(jié)合的評估制度，合理公正地評估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。

　　3、采購結(jié)算。該模塊包括采購統(tǒng)計、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應(yīng)報表。根據(jù)采購單制作相應(yīng)付款計劃并生成報表，財務(wù)處付款后自動修改供應(yīng)商的付款記錄，這需要一個與專用財務(wù)軟件的接口。若款項完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發(fā)票管理包括登記發(fā)票和查詢發(fā)票。

　　4、樣品評估。當該公司要用到某種新物料或有供應(yīng)商推薦使用某種新物料時，需登記該物料并由相關(guān)部門對其評估，本模塊給其它相關(guān)子系統(tǒng)提供一個接口，以填寫評估意見，若評估合格則增加為新供應(yīng)商或修改已有供應(yīng)商信息。

　　系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖

　　根據(jù)上述功能模塊劃分得出本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖，如圖2所示，其中每個虛線方框表示一個功能模塊。

　　系統(tǒng)實現(xiàn)

　　系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

　　鑒于該公司的實際情況，本系統(tǒng)采用C/S 架構(gòu)，軟件平臺的解決方案如下：

　　本系統(tǒng)嚴格按照軟件工程方法進行設(shè)計，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計、界面設(shè)計、編碼設(shè)計等都有嚴格統(tǒng)一的規(guī)范。本系統(tǒng)有如下特點：

　　1、采用通用構(gòu)件技術(shù)。程序設(shè)計時盡量把常用功能寫成函數(shù)放到公共模塊中，把通用模塊（如登錄、日志管理、用戶管理等模塊）做成模板文件或類文件，以便與其它子系統(tǒng)共享資源并為后繼開發(fā)做技術(shù)準備。

　　2、將軟件開發(fā)方法中的快速原型法應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫設(shè)計。根據(jù)一定規(guī)范建立數(shù)據(jù)庫后，用關(guān)系規(guī)范化等理論進行檢查，也可采用簡單的語句、程序代碼對其進行性能測試，反復(fù)修改直到滿意為止。本系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計達到了第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可快速、準確地調(diào)用和管理所需數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)中，多處使用存儲過程和觸發(fā)器，加快了系統(tǒng)運行速度，提高了代碼的重用性，保證了數(shù)據(jù)庫的完整性。

　　實施情況

　　目前該采購管理子系統(tǒng)已在某彩印公司使用，從實施和運行情況來看，該系統(tǒng)運行良好，一方面使企業(yè)提高了自身的采購管理水平，系統(tǒng)中各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及時有效，準確率達，能夠?qū)φ麄€供應(yīng)鏈管理中的各相關(guān)環(huán)節(jié)和企業(yè)資源進行有效的規(guī)劃和控制，采購成本降低，采購周期縮短，資金占用率減少，采購效率大大提高；另一方面與公司應(yīng)用的其它子系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠。因此，該系統(tǒng)有良好的通用性和可擴充性，具有一定的推廣價值，有較好的應(yīng)用前景，采購管理系統(tǒng)在印刷行業(yè)中的應(yīng)用搭建了框架。

　　小結(jié)

　　采購管理是企業(yè)控制成本，保證交貨期的重要手段，ERP的引入加強了印刷行業(yè)的采購管理，并與其它系統(tǒng)環(huán)環(huán)相扣，提高了生產(chǎn)效率，實現(xiàn)了科學(xué)管理。

　　電子商務(wù)是未來印刷行業(yè)的主流商務(wù)模式，新一代ERP應(yīng)將供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、企業(yè)辦公自動化等全面集成優(yōu)化，以支持產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)等企業(yè)經(jīng)營管理模式。鑒于某彩印公司的規(guī)模，本系統(tǒng)采用C/S模式，僅能在企業(yè)內(nèi)部使用，本系統(tǒng)還有待進一步提高和完善，應(yīng)進一步提高采購計劃制定的靈活性。隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，基于ERP管理模式的采購管理系統(tǒng)必將朝著更加科學(xué)化、集成化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。