——實施ERP過程中流程與財務(wù)融合的實務(wù)點滴
ERP系統(tǒng)成功上線并順利完成了交接，是大家值得慶賀的一件大事。在實施的過程中，也出現(xiàn)了這樣那樣的問題，但我們這個團隊自始至終循著“發(fā)現(xiàn)問題-分析問題-解決問題”這個模式，圓滿地處理了相關(guān)問題，確保了系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，終于讓當初不被人識的QAD公司的ERP系統(tǒng)由一只丑小鴨轉(zhuǎn)變成了一只白天鵝，在我們的日常工作中成了一項不可或缺的工具。由于ERP流程與財務(wù)的成功融合，公司還榮獲勝Q(mào)AD公司2006年度最佳用戶獎。作為一名財務(wù)人員，有幸參與并見證了這一切，現(xiàn)將ERP實施過程中流程與財務(wù)融合的一些點滴成文，與大家分享。
初次結(jié)賬，遭遇過渡賬戶余額不平
有句俗話叫萬事開頭難，這句話一點也不假。對于運行QAD公司的MRG/PRO系統(tǒng)后財務(wù)的第一次結(jié)賬，大家心里難免有些忐忑。雖然是法定的元旦休息日，財務(wù)人員還是早早來到了辦公室，作好結(jié)賬前的準備工作，將所有的憑證過賬，然后將總賬余額和庫存余額一一核對……一切工作都有條不紊地進行著。在查看總帳余額報表時，我們發(fā)現(xiàn)了過渡賬戶（科目代碼999999）的借方和貸方金額不平。按當時設(shè)計過渡賬戶的思路，到結(jié)賬時它的借貸金額一定是相等的。接下來，我們查找總帳的明細帳，并將，一條一條的明細記錄被打印了出來，順著這個軌跡，我們最終查到了原因：在初始化設(shè)置賬戶時，未將所有委外加工的物料的項目設(shè)置全，而是設(shè)置為999999科目。鑒于這種情況，我從總賬模塊將過渡賬戶的余額作了調(diào)整，使過渡賬戶的借貸平衡了。
DR：999999 CR：庫存相關(guān)科目（1211/1221等）
結(jié)完賬后，對屬于委外加工的所有物料進行了賬戶設(shè)置，將物料及轉(zhuǎn)包使用差異和費率差異進行了科目設(shè)置（見附圖1）。
庫存與總賬比較：生產(chǎn)成本少了幾十萬
剛上線運行了四個月的ERP系統(tǒng)，因為公司發(fā)展戰(zhàn)略的需要而要轉(zhuǎn)換到新的庫中。這對大家來說又是一個嚴峻的考驗，但大家并沒有被困難所嚇倒。在對系統(tǒng)有四個月的操作經(jīng)驗的指引下，大家按規(guī)范流程一步一步地抓落實。按系統(tǒng)的設(shè)計邏輯，庫中在制品的生產(chǎn)成本（庫存科目124110）應(yīng)該與總賬的生產(chǎn)成本（總帳410110下的在制品科目）是相等的。但在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的一次核對中，發(fā)現(xiàn)這兩個數(shù)據(jù)是不一致的，前者比后者多了幾十萬。原因何在？首先我們將涉及到生產(chǎn)成本的明細記錄導了出來，經(jīng)過緊張的計算、分析和比對，問題的癥結(jié)找到了：在進行加工單會計結(jié)算時，本應(yīng)將生產(chǎn)成本中的工（Labour）和費（Burden）結(jié)轉(zhuǎn)到料上來，但我們在部門的維護中沒有設(shè)置工和費，這樣工和費未結(jié)轉(zhuǎn)到料上來，才導致賬戶的金額少了幾十萬。
原因找到了，接下來是賬務(wù)的調(diào)整，我們按差異的金額及時地在總帳中進行了工和費結(jié)轉(zhuǎn)到料上的賬務(wù)處理，確保了這兩項金額的一致，賬務(wù)處理為：
DR：410110 CR：410120 410130
同時，DR：410120 410130 CR：相關(guān)科目
結(jié)完賬后，在系統(tǒng)中對部門中的工費分別進行了設(shè)置（見附圖2科目為410120和410130）。經(jīng)過追蹤，至今未出現(xiàn)類似的情況。
記賬憑證的金額出現(xiàn)了“？”號
在我們對ERP系統(tǒng)日常的操作和監(jiān)控中，最有意思的一次莫過于發(fā)現(xiàn)記賬憑證的幾條記錄的金額出現(xiàn)“？”號了。這次的“？”號在我們的一次加工單會計結(jié)算就被發(fā)現(xiàn)了，于是對馬上問題進行了追蹤。經(jīng)過對系統(tǒng)中運行數(shù)據(jù)的查找與分析，發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生在加工單物料清單的維護上：因生產(chǎn)的需要，在發(fā)放未入BOM（Bill of material）的物料時，操作人員在“計量單位”這個欄目輸入了“？”，計算物料的價值時，數(shù)量的計量單位“？”乘以單價，這樣就使賬務(wù)上也出現(xiàn)了“？”的金額。
問題的原因查找到了，接下來的工作是如何處理。詢問了ERP的實施顧問，她們說以前還未見過這樣的情況。于是我們會同IT部在模擬庫進行了一系列的測試，做同樣的工單，一個輸入正確的計量單位，一個輸入帶“？”的計量單位，再將兩個工單產(chǎn)生的財務(wù)結(jié)果進行比較，然后根據(jù)正確財務(wù)結(jié)果的數(shù)據(jù)來填寫有“？”金額的記賬憑證（見附圖3），這樣，問題就得到了圓滿的解決。
重復生產(chǎn)怎么有余額了？
因為公司在ERP上線時是沒有進行工時匯報的，所以重復生產(chǎn)線是沒有庫存余額的。所發(fā)生的工費是這樣處理的：系統(tǒng)進行重復生產(chǎn)時，通過預提將其放入一個“水池”里，表現(xiàn)為該產(chǎn)品類生產(chǎn)成本的負數(shù)金額，實際發(fā)生的工費通過重復生產(chǎn)結(jié)算賬務(wù)處理流進這個“水池”，賬戶中為該產(chǎn)品類生產(chǎn)成本的正數(shù)金額。如有差異則是系統(tǒng)維護有誤。弄清了這個原理，我們的檢查并有了針對性。
一次，在檢查重復生產(chǎn)的在制品余額時，我們居然發(fā)現(xiàn)它有了余額！于是分析工作也緊鑼密鼓地展開了，在檢查到SMT（Surface mounting technology）工序的回沖（Flashback）事務(wù)時，這個異常便得到了合理的解釋：因當時回沖的物料更換比較頻繁，操作人員在回沖入庫時多回沖了某個訂單的數(shù)量，導致下一回沖序列有負數(shù)待沖數(shù)量（見附圖4） .這樣，解決問題的方案也出臺了，即用負數(shù)回沖了多回沖的這個訂單的數(shù)量。
當然，上述僅僅是我們解決系統(tǒng)流程與財務(wù)融合過程中所遇到的幾個典型事件而已。系統(tǒng)還在繼續(xù)運行，新的問題還會產(chǎn)生，但只要我們有了克難制勝的心態(tài)，一切問題都會迎刃而解。不僅如此，憑借ERP系統(tǒng)這個平臺，我們的財務(wù)核算工作也逐步由過去的事后控制變?yōu)槭轮锌刂坪褪虑翱刂�，在IT等部門的協(xié)助下，我們相繼開發(fā)出了費用控制表、零件成本變化曲線圖等模塊（見附圖5、6），為公司的管理上臺階提供了有力的依據(jù)。
我們深信，隨著QAD公司ERP系統(tǒng)運行的逐步深入和系統(tǒng)潛能的充分開發(fā)，ERP系統(tǒng)將在公司的發(fā)展壯大過程中發(fā)揮越來越重要的作用！
參考資料
1.QAD公司的MFG/PRO電子版文檔……………… QAD公司
2.企業(yè)會計準則
3.《企業(yè)成本學》………………………………李定安 主編
