隨著IT行業(yè)的發(fā)展和財(cái)會(huì)軟件的普及應(yīng)用，我國(guó)的飯店業(yè)基本上實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化。這大大減輕了賓館財(cái)會(huì)人員繁瑣計(jì)算的工作量，提高了工作效率和正確性，增強(qiáng)了傳遞會(huì)計(jì)信息能力。然而 “水能載舟，亦能復(fù)舟”，對(duì)會(huì)計(jì)電算化疏于管理，也會(huì)給賓館帶來(lái)難以預(yù)料的經(jīng)濟(jì)損失。筆者認(rèn)為，將電算化等同管理水平的自然提高是認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，本文就賓館客帳電算化中的一些常見(jiàn)問(wèn)題提出整改辦法。
一、客帳電算化中的常見(jiàn)病。
�。ㄒ唬┒喾N電腦記帳方法同時(shí)使用易出服務(wù)質(zhì)量事故。
有天一位客人前來(lái)某賓館總臺(tái)查詢其發(fā)生的總費(fèi)用，因客帳收銀員漏報(bào)一筆款項(xiàng)，使客人結(jié)帳時(shí)碰到了很大的麻煩而向總經(jīng)理室投訴。這件事引起了我們的思考：這位客帳收銀員平時(shí)工作一貫認(rèn)真仔細(xì)，怎麼也會(huì)發(fā)生漏報(bào)款項(xiàng)的事故呢？通過(guò)對(duì)其過(guò)程的模擬操作，我們終于搞清了造成漏報(bào)款項(xiàng)的原因：作為軟件開(kāi)發(fā)商而言，總希望自己開(kāi)發(fā)出的軟件能支持更多的記帳方法；這就要求收銀員盡可能熟練地掌握多種記帳的操作程序。上述這筆漏報(bào)的款項(xiàng)就是因?yàn)殡娔X記帳時(shí)有多種方法，而客帳收銀員在對(duì)這筆款項(xiàng)進(jìn)行電腦記帳時(shí)，采用的那種方法不易查詢，即電腦顯示屏不能直觀地、明了地顯示這筆款項(xiàng)，所以造成了差錯(cuò)。因此，作為賓館的管理層，就必須指定一種適合本賓館業(yè)務(wù)情況的電腦記帳方法，并以制度規(guī)定客帳收銀員只能使用這種便于查詢的電腦記帳方法，才能保證這類事故不再重演。
（二）軟件中的技術(shù)性錯(cuò)誤還不少。
同任何新生事物一樣，我們對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)，有個(gè)不斷熟悉、不斷完善的過(guò)程。特別是剛開(kāi)始使用電腦核算時(shí)問(wèn)題就更多。因?yàn)殡娔X編程是人工安裝的，往往由于電腦工程師某些粗心或?qū)怂泱w系中的某些細(xì)節(jié)了解不夠而出現(xiàn)的差錯(cuò)，反映在電算化上就是技術(shù)性問(wèn)題。這些技術(shù)性問(wèn)題不及時(shí)解決會(huì)長(zhǎng)期影響電算化的正確性。比如：
1，不熟悉客帳核算業(yè)務(wù)。筆者所在的賓館剛開(kāi)始使用電腦核算客帳時(shí)，發(fā)現(xiàn)店內(nèi)轉(zhuǎn)帳科目中電腦帳和手工帳的差額甚大，經(jīng)過(guò)查對(duì)，原來(lái)是因?yàn)殡娔X工程師不熟悉轉(zhuǎn)帳定義所致，安裝程序時(shí)誤將店內(nèi)外轉(zhuǎn)帳都當(dāng)作店內(nèi)轉(zhuǎn)帳處理了。經(jīng)向電腦工程師詳細(xì)介紹兩種轉(zhuǎn)帳的差別。即，店內(nèi)轉(zhuǎn)帳，這是為方便住店客人的各項(xiàng)消費(fèi)活動(dòng)，客人在店內(nèi)所有消費(fèi)帳單均有其簽字認(rèn)可，并注明房號(hào)，轉(zhuǎn)到總臺(tái)收銀處統(tǒng)一結(jié)帳；還有一種是轉(zhuǎn)外客帳，是根據(jù)客人要求，將客人在賓館內(nèi)有關(guān)消費(fèi)項(xiàng)目，均由旅行社（或委托單位）統(tǒng)一結(jié)帳。兩種轉(zhuǎn)帳的內(nèi)容是完全不同的，不能混淆。電腦工程師在搞清楚兩種轉(zhuǎn)帳的不同概念后，隨即將電腦軟件作了修正。此后電腦帳和手工帳就能做到一致了。
2，重復(fù)計(jì)算預(yù)收帳款。有家新建賓館剛開(kāi)始實(shí)行客帳電算化時(shí)，電腦帳和手工帳的預(yù)收帳款一連幾天總是有些差異。起初該賓館管理層認(rèn)為電腦是不可能會(huì)有計(jì)算錯(cuò)誤的，很可能是因?yàn)橐箤弳T的計(jì)算能力差，正確性不高所導(dǎo)致的；而夜審員雖也懷疑是自己的錯(cuò)，但就是查不出錯(cuò)在哪里。為了搞清楚預(yù)收帳款的帳究竟錯(cuò)在什麼地方，該賓館管理層請(qǐng)了一位能手級(jí)的珠算高手重新核算了幾天來(lái)發(fā)生的預(yù)收帳款，經(jīng)過(guò)反復(fù)驗(yàn)算確認(rèn)手工帳沒(méi)有錯(cuò)，夜審員的計(jì)算是正確的。這才懷疑電腦帳中可能有問(wèn)題，并認(rèn)定是某個(gè)樓面的預(yù)收帳款被重復(fù)計(jì)算了。電腦工程師檢驗(yàn)了其編制的軟件后，果然是他將這個(gè)樓面預(yù)收帳款的計(jì)算公式在程序中重復(fù)設(shè)置了。
（三）淡化傳統(tǒng)原則的弊端。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在內(nèi)部牽制的基礎(chǔ)上產(chǎn)生了內(nèi)部控制。內(nèi)部控制是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，其內(nèi)容是隨著單位對(duì)內(nèi)強(qiáng)化管理，對(duì)外滿足社會(huì)需要而不斷豐富和發(fā)展起來(lái)的。內(nèi)部控制的規(guī)章制度執(zhí)行了才能體現(xiàn)其有效性。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的基本原則是“管帳不管錢，管錢不管帳”，只有切實(shí)做到辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，才能確保貨幣資金的安全。根據(jù)執(zhí)行業(yè)務(wù)職務(wù)與監(jiān)督職務(wù)相分離的內(nèi)部控制原則，在酒店前臺(tái)收銀與夜審這兩個(gè)崗位也應(yīng)嚴(yán)格分離。可惜，有不少酒店實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，感到電腦計(jì)算快捷、正確，不會(huì)出錯(cuò)，逐漸淡化了傳統(tǒng)原則，將這兩個(gè)崗位混為一體，由同一人承擔(dān)收銀與夜審的工作，其結(jié)果可想而知，素質(zhì)很差的收銀員貪污上萬(wàn)元的案件時(shí)有所聞，上演了一場(chǎng)又一場(chǎng)“大意失荊州”的悲劇，使國(guó)家、企業(yè)蒙受了意想不到的損失。這就是丟棄了“管帳不管錢，管錢不管帳”的傳統(tǒng)原則，犯了大忌，將兩個(gè)不相容的崗位由一個(gè)人包攬而釀成的大禍。
二、改進(jìn)客帳電算化后的對(duì)帳方法
筆者在實(shí)踐中體會(huì)到：客帳電算化出現(xiàn)了，但是正確的對(duì)帳方法并沒(méi)有應(yīng)運(yùn)而生，管理水平更沒(méi)有做到盡善盡美，相反又產(chǎn)生了許多新的課題有待于我們?nèi)パ芯亢吞剿�，有許多空白需要我們?nèi)ヌ钛a(bǔ)。下面是筆者在實(shí)踐中摸索出來(lái)的客帳電算化的一些對(duì)帳方法。
�。ㄒ唬┛蛶る娝慊蟮膸追N基本對(duì)帳方法。
1.全貌對(duì)帳法。即賓館實(shí)行客帳電算化后，用手工報(bào)表與電腦報(bào)表逐日核對(duì)。
2.概貌對(duì)帳法。即賓館實(shí)行客帳電算化后，用手工帳卡的余額與電腦帳卡的余額逐日核對(duì)。
3.變量對(duì)帳法。即賓館實(shí)行客帳電算化后，用手工帳卡各消費(fèi)項(xiàng)目和收回?cái)?shù)的發(fā)生額與電腦帳卡各消費(fèi)項(xiàng)目和收回?cái)?shù)的發(fā)生額逐日核對(duì)。
（二）三種對(duì)帳方法的比較。
1.相同點(diǎn)：三種對(duì)帳方法都是安全可靠的。
2.不同點(diǎn)：第一種對(duì)帳方法工作量最大；第二種對(duì)帳方法工作量次之；第三種對(duì)帳方法工作量最小，但實(shí)際操作有一定的難度，因本方法對(duì)基礎(chǔ)帳務(wù)的管理水平和收銀員、夜審員的業(yè)務(wù)水平要求較高。
�。ㄈ┎捎媚囊环N對(duì)帳方法好？
對(duì)這個(gè)問(wèn)題我們不能一概而論，具體情況具體對(duì)待。但不論是什么情況，在賓館剛實(shí)行客帳電算化時(shí)，都必須用全貌對(duì)帳法或概貌對(duì)帳法與電腦帳并行一段時(shí)間。如該賓館基礎(chǔ)帳務(wù)的管理水平和收銀員、夜審員的業(yè)務(wù)水平較高，可采用概貌對(duì)帳法；反之則應(yīng)采用全貌對(duì)帳法。因電腦編程是人工安裝的，往往由于電腦工程師某些粗心或?qū)蛶ず怂泱w系中的某些細(xì)節(jié)了解不夠而出現(xiàn)的差錯(cuò)，反映在客帳電算化上就是技術(shù)性問(wèn)題。這些技術(shù)性問(wèn)題不及時(shí)解決就會(huì)長(zhǎng)期影響客帳電算化的正確性。在手工帳和電腦帳并行一段時(shí)間，確認(rèn)電腦帳正確無(wú)誤后，就應(yīng)該考慮采用變量對(duì)帳法了。
三、客帳變量對(duì)帳法的運(yùn)用。
什么是變量？變量就是客人在住店期間每天在各消費(fèi)點(diǎn)的發(fā)生額。它包括：
1，客人在住店期間各消費(fèi)項(xiàng)目的發(fā)生額，如房金、餐費(fèi)、電話費(fèi)等等；
2，客人結(jié)帳后，酒店當(dāng)日的收回?cái)?shù)，收回方式有現(xiàn)金、支票等等。
在會(huì)計(jì)核算中有這樣一個(gè)平衡式：期初余額+本期增加-本期減少=本期余額。
這是一個(gè)重要的會(huì)計(jì)公理，正確運(yùn)用這個(gè)會(huì)計(jì)公理就能確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性�？头繝I(yíng)業(yè)收入日?qǐng)?bào)表也是按照這個(gè)公理而設(shè)計(jì)的。在這個(gè)重要的會(huì)計(jì)公理中，本期增加和本期減少是變量，所以我們只要將每天的發(fā)生額、收回?cái)?shù)這兩個(gè)變量核對(duì)正確了，客帳日?qǐng)?bào)表的本日余額也就準(zhǔn)確無(wú)誤了。
常用的變量對(duì)帳法有單據(jù)對(duì)帳法、表式對(duì)帳法。
單據(jù)對(duì)帳法就是將客人當(dāng)日在各消費(fèi)點(diǎn)的消費(fèi)單據(jù)與電腦賬逐項(xiàng)核對(duì)，不需要會(huì)計(jì)輔助報(bào)表（多張會(huì)計(jì)輔助報(bào)表，也會(huì)相應(yīng)增加核算和管理難度），操作簡(jiǎn)單，缺點(diǎn)是在核對(duì)過(guò)程中，如出現(xiàn)遺漏等錯(cuò)誤，不易發(fā)現(xiàn)。此法只適宜那些業(yè)務(wù)量較少的小賓館、小酒店。
表式對(duì)帳法核算嚴(yán)密，難度較高，但安全可靠，一有差錯(cuò)，馬上就容易發(fā)現(xiàn)和糾正。因此筆者認(rèn)為一般來(lái)說(shuō)，在賓館、酒店還是使用表式對(duì)帳法為好（見(jiàn)下表）。
變量對(duì)帳表
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項(xiàng)目/班次 |
早班 |
中班 |
晚班 |
合計(jì) |
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房金 |
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餐費(fèi) |
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電話費(fèi) |
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本日發(fā)生額合計(jì) |
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現(xiàn)金 |
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支票 |
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轉(zhuǎn)帳 |
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本日收回?cái)?shù)合計(jì) |
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綜上所述， 筆者認(rèn)為客帳（會(huì)計(jì)）電算化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，有很多問(wèn)題值得我們?nèi)パ芯�，而�?duì)帳又是會(huì)計(jì)核算中一個(gè)最重要的環(huán)節(jié)，也是保證帳帳相符最有效的管理手段。我們要與時(shí)俱進(jìn)， 不斷改進(jìn)，使財(cái)務(wù)管理水平適應(yīng)先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展要求。
