會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制和操作的管理

　　傳統(tǒng)上，我們已經(jīng)有較成熟的會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制和操作管理制度。但實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，會(huì)計(jì)信 息加工工具改變了。由原來(lái)的手工操作方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿谙到y(tǒng)工程技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代會(huì)計(jì)理論 與方法為一體的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理。從各種原始信息的輸入，一到利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ) 技術(shù)存儲(chǔ)、最后加工和輸出所需的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。這使得會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境發(fā)生了巨大的變 化。因此，必須按照會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)所要求的方式建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作崗位責(zé)任制，劃清責(zé) 任，明確任務(wù)。以保證會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行并按照需要發(fā)展和提高。

　　一、會(huì)計(jì)人員的管理 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，財(cái)會(huì)工作的崗位一般分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì) 計(jì)崗位�；�本會(huì)計(jì)崗位包括：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電 算化會(huì)計(jì)崗位包括電算主管、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。

　　建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，是在原有的會(huì)計(jì)人員崗位分化和再組合，所進(jìn)行修訂、補(bǔ)充和完善 崗位責(zé)任制，以便適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的新情況，進(jìn)一步更好地明確會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任，發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的 積極性和創(chuàng)造性。具體單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求的本單位的工作需要，參照上述原則進(jìn)行設(shè)置 和調(diào)整�；�本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位可在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員應(yīng)保持相 對(duì)穩(wěn)定。由本單位人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)的還可設(shè)立軟件開(kāi)發(fā)崗位。中小型企事業(yè)單位可根據(jù)本單位 實(shí)際情況結(jié)合上述分工適當(dāng)合并設(shè)立崗位和職責(zé)。根據(jù)上述原則，下面介紹一個(gè)具體單位的會(huì)計(jì)電算 化系統(tǒng)工作崗位和工作職責(zé)的分配：

　　1.會(huì)計(jì)電算化主管。

　　會(huì)計(jì)電算化主管又稱會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理員。會(huì)計(jì)電算化主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn) 行工作，應(yīng)該具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)相應(yīng)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會(huì) 計(jì)主管兼任。采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。 會(huì)計(jì)電算化主管的主要責(zé)任是：

　�。�1）領(lǐng)導(dǎo)本單位會(huì)計(jì)電算化工作，擬定會(huì)計(jì)電算化中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，制定會(huì)計(jì)電算化日常管理制 度。

　�。�2）根據(jù)所用軟件的特點(diǎn)和本單位會(huì)計(jì)核算的實(shí)際情況來(lái)建立本單位的會(huì)計(jì)電算化體系和核算方 式。會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須符合會(huì)計(jì)制度與本單位核算管理的要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政部門和 其他有關(guān)部門的要求。定期或不定期組織有關(guān)崗位人員對(duì)會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件進(jìn)行系統(tǒng)分析，并根據(jù)會(huì)計(jì)電 算化運(yùn)行現(xiàn)狀，提出修訂或開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)核算軟件的意向。

　�。�3）總體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件的運(yùn)行工作。提出有關(guān)硬 件、軟件的更新、維護(hù)和安全保密的方案；挖掘硬件、軟件的顯在和潛在的作用，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算 化在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的作用。保證和監(jiān)督系統(tǒng)的有效、安全和正常運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)查明原 因，及時(shí)糾正，及時(shí)恢復(fù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　�。�4）負(fù)責(zé)上機(jī)人員的使用權(quán)限，協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系。定期或不定期對(duì)會(huì)計(jì)電算 化崗位工作進(jìn)行檢查考核，并指導(dǎo)各崗位人員完成會(huì)計(jì)電算化工作任務(wù)。做到各司其職、獎(jiǎng)罰分明， 一以促進(jìn)整體電算會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制的運(yùn)行效果。提出培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化人才的目標(biāo)、方案和實(shí)施步驟。 通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)電算化人員培養(yǎng)鍛煉和考核，使本單位形成不同技術(shù)層次的（程序員、維護(hù)員、操作員 等）會(huì)計(jì)電算化人才格局�！氨ＷC會(huì)計(jì)電算化工作沿著全面、持續(xù)、穩(wěn)定、高效率的方向發(fā)展。

　�。�5）負(fù)責(zé)組織監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時(shí)的各項(xiàng)初始化工作。并負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì) 計(jì)電算化系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查，做好上機(jī)記錄的整理工作，按規(guī)定及時(shí)歸檔。 做好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。

　　2.系統(tǒng)操作員。 系統(tǒng)操作員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的全部或部分功能的 人員。系統(tǒng)操作員負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，和進(jìn) 行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)操作員應(yīng)具備會(huì)計(jì)核算軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平， 各單位應(yīng)鼓勵(lì)基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任系統(tǒng)操作員的工作。

　　操作員的主要責(zé)任是：

　　（1）具體負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)核算軟件操作運(yùn)行。負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息的匯集、輸入、 處理、輸出、打印和儲(chǔ)存。備份的操作運(yùn)行，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性；

　�。�2）嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)電算化有關(guān)制度，包括開(kāi)停機(jī)制度二上下崗操作記錄制度；操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)故 障應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)主管，并做好故障記錄；堅(jiān)持防病毒制度；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息檢查審 核制度的儲(chǔ)存安全保密制度等；

　�。�3）操作員崗位職責(zé)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小、企業(yè)業(yè)務(wù)量多少、會(huì)計(jì)電算化發(fā)展?fàn)顩r（應(yīng)用程度） 等具體事宜確定。具體地說(shuō)，操作員可以一人一崗，也可以一崗多人。系統(tǒng)操作員崗位可以細(xì)分為：

　　a.數(shù)據(jù)錄入員。

　　負(fù)責(zé)檢查專職會(huì)計(jì)人員提供的記賬憑證是否合法、合理與正確，對(duì)于違規(guī)記賬憑證拒絕錄入。在 數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)有關(guān)人員，不得擅自修改或作廢。嚴(yán)格按要求錄 入數(shù)據(jù)，錄入完畢后自查核對(duì)，校對(duì)無(wú)誤后轉(zhuǎn)審核人員進(jìn)行審核。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)做到日清月結(jié)。

　　b.帳務(wù)系統(tǒng)輸出操作員。

　　負(fù)責(zé)打印機(jī)制記賬憑證和會(huì)計(jì)賬簿，根據(jù)情況可以由原專業(yè)會(huì)計(jì)各會(huì)計(jì)崗位責(zé)任者擔(dān)任，也可以 指定一人負(fù)責(zé)。輸出操作員應(yīng)認(rèn)真按本匯總、打印、輸出機(jī)制憑證和匯總表，并與對(duì)應(yīng)的原始憑證粘 貼在一起，保證手工憑證和機(jī)制憑證在內(nèi)容、編號(hào)和金額上完全一致。

　　C.專項(xiàng)模塊操作員。

　　負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)專門核算的操作工作，根據(jù)情況可以由原專門進(jìn)行材料核算、工資核算、成本核算、利 潤(rùn)核算等會(huì)計(jì)崗位責(zé)任者擔(dān)任專項(xiàng)模塊操作員。

　　d、報(bào)表系統(tǒng)操作員。

　　負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)報(bào)表的計(jì)算和打印工作。根據(jù)情況可以由原專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)總 賬報(bào)表會(huì)計(jì)崗位責(zé)任者擔(dān)任報(bào)表系統(tǒng)操作員，也可以分別由成本核算、利潤(rùn)核算、總賬報(bào)表等會(huì)計(jì)崗 位責(zé)任者擔(dān)任報(bào)表系統(tǒng)操作員。上報(bào)會(huì)計(jì)主管部門的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)主管部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置的 格式編制上報(bào)。內(nèi)部管理會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一要求決定。報(bào)表的初始化和編制輸出一經(jīng) 確定，不得隨意變動(dòng)。打印輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。每月報(bào)表必須以軟盤 （雙份）和書(shū)面兩種形式保存，并填寫(xiě)“備份數(shù)據(jù)登記簿”。

　　e.數(shù)據(jù)分析員。

　　負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的 水平。采用大中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，需設(shè)立此崗位，由會(huì)計(jì)主管兼任。主要負(fù) 責(zé)會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、計(jì)劃、分析以及其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的操作工作。

　　3.數(shù)據(jù)審核記賬員。

　　數(shù)據(jù)審核記賬員負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會(huì)計(jì)核 算軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。此崗位要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到 會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，可由會(huì)計(jì)主管兼任。

　　數(shù)據(jù)審核員的主要責(zé)任是：

　　（1）具體負(fù)責(zé)各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的審核工作�？梢杂稍�負(fù)責(zé)審核的專業(yè)稽核員擔(dān)任。按照所審核數(shù) 據(jù)的環(huán)節(jié)，審核可以分為：

　　a.事先審核，即會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在輸入計(jì)算機(jī)前進(jìn)行的檢查審核；

　　b.事中審核，即在記賬憑證錄入系統(tǒng)后進(jìn)行的檢查審核；

　　C. 事后審核，一即在處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息完畢，依據(jù)會(huì)計(jì)核算軟件檢索功能檢查審核。一 般情況下可由錄入員進(jìn)行事先檢查審核，由專職審核員進(jìn)行事中、事后審核。打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表必須由審核員檢查審核。

　�。�2）審核員的工作范圍既包括審核會(huì)計(jì)憑證，又包括審核會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表；既包括審核會(huì) 計(jì)內(nèi)部數(shù)據(jù)，又包括審核會(huì)計(jì)外來(lái)數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)；即包括審核各類代碼的合法性、正確性，又包括 審核摘要的規(guī)范性等。

　�。�3）按照審核員的工作質(zhì)量確定，必須嚴(yán)格檢查審核各項(xiàng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確無(wú) 誤。還要特別嚴(yán)格注意防范計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕。對(duì)于不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，審核人 員應(yīng)拒絕簽字并及時(shí)報(bào)告有關(guān)人員。

　　4.硬件維護(hù)員。

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備是指專門用于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯 示器、打印機(jī)、電源等。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)硬件維護(hù)人員負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件的正常運(yùn)行。此崗位要求 具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)。采用大中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件 的單位，需設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)應(yīng)由專職人員擔(dān)任。

　　硬件維護(hù)員的主要責(zé)任是：

　�。╨）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)硬件的安裝和調(diào)試工作。嚴(yán)格執(zhí)行硬件維護(hù)保養(yǎng)制度，保證硬件的正 常運(yùn)行。硬件維護(hù)員的職責(zé)按維護(hù)任務(wù)性質(zhì)，可以劃分為：對(duì)硬件適宜經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行的維護(hù)保養(yǎng)，即保 證在一定條件下（例如，確定適宜的運(yùn)行時(shí)間，創(chuàng)造良好的衛(wèi)生環(huán)境及溫度、濕度等空氣質(zhì)量條）的 經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行；對(duì)硬件進(jìn)行物理性維護(hù)保養(yǎng)，包括對(duì)硬件進(jìn)行定期或不定期的檢查，根據(jù)零部件使用生 命周期和磨損程度更新更換，保證計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)組成零部件運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

　�。�2）制訂和維護(hù)規(guī)劃方案和日常維護(hù)工作計(jì)劃，履行硬件檢查制度，定期或不定期檢查硬件運(yùn)行 情況，進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)工作，按期編制零部件、工具、用具使用和采購(gòu)計(jì)劃，保證日常維護(hù)更換和使用 需要。具體如組織操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)、鍵盤和打印機(jī)進(jìn)行日常清洗；定期進(jìn)行設(shè)備的全面檢查；隨時(shí) 整理工作臺(tái)上的打印紙；調(diào)整監(jiān)視機(jī)房的調(diào)溫設(shè)備是否正常，溫度是否合適等。

　　（3）嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)房管理制度，對(duì)硬件的安全擺放、移動(dòng)和運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)護(hù)，保證硬件在靜態(tài)和動(dòng) 態(tài)環(huán)境下的安全性。進(jìn)行的維護(hù)工作需登記“維護(hù)登記表”。較大的維護(hù)工作須向系統(tǒng)管理員和部門 領(lǐng)導(dǎo)作系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告。

　�。�5）軟件維護(hù)員。

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件維護(hù)人員負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。此崗位要求 具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)。采用大中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件 的單位，需設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)應(yīng)由專職人員擔(dān)任。

　　軟件維護(hù)員的主要責(zé)任是：

　�。�1）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的安裝和調(diào)試工作。嚴(yán)格執(zhí)行軟件維護(hù)保養(yǎng)制度，保證軟件的正常 運(yùn)行。軟件維護(hù)員的職責(zé)按維護(hù)任務(wù)性質(zhì)可劃分為對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的功能性維護(hù)、對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件適 應(yīng)性維護(hù)。其中對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的功能性維護(hù)，即對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件在運(yùn)行中發(fā)生的功能錯(cuò)誤進(jìn)行維 護(hù)，也就是排除會(huì)計(jì)核算軟件在運(yùn)行中發(fā)生的功能錯(cuò)誤，恢復(fù)會(huì)計(jì)核算軟件原來(lái)的功能。對(duì)會(huì)計(jì)核算 軟件適應(yīng)性維護(hù)，也就是由于企業(yè)機(jī)構(gòu)的變更、經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化，所引起的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)流程的變 動(dòng)，以及由于上級(jí)主管部門對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式、會(huì)計(jì)報(bào)表的內(nèi)容及格式的變動(dòng)、對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn) 行一系列修改及維護(hù)，使其適應(yīng)變化的情況。

　�。�2）根據(jù)上下崗操作記錄和軟件運(yùn)行報(bào)告，編制日常維護(hù)計(jì)劃，保證會(huì)計(jì)核算軟件各項(xiàng)功能的 正常運(yùn)行；熟悉會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行的特點(diǎn)及薄弱點(diǎn)，熟練掌握會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)技能，做好臨時(shí)性維 護(hù)和技能性維護(hù)任務(wù)，確保會(huì)計(jì)核算軟件發(fā)揮原有功能。如發(fā)現(xiàn)軟件的原設(shè)計(jì)功能未能正常運(yùn)行時(shí)， 應(yīng)作詳細(xì)記錄并與軟件供應(yīng)商聯(lián)系解決。

　�。�3）軟件維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打開(kāi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí) 不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，其他上機(jī)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)行直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作。會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)應(yīng)由系統(tǒng)主 管報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由系統(tǒng)主管組織，軟件維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫(xiě)升級(jí)報(bào)告，形成文檔進(jìn)入檔 案。

　　許多情況下，系統(tǒng)軟件維護(hù)崗位和硬件維護(hù)崗位可以合并。

　　6.檔案員。

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的目標(biāo)是為企業(yè)管理提供財(cái)務(wù)信息。檔案員應(yīng)按照有關(guān)規(guī)章制度保管這些信 息和系統(tǒng)本身的資料。

　　檔案員的主要責(zé)任是：

　�。�1）負(fù)責(zé)以磁盤、磁帶或激光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的程序文件和數(shù)據(jù)文件的檔案管理工作。會(huì)計(jì)報(bào)告期 終了（月份、季度、年度），有關(guān)會(huì)計(jì)電算化崗位操作員應(yīng)向檔案員辦理歸檔交接手續(xù)；使用中的所 有軟件，應(yīng)由有關(guān)會(huì)計(jì)電算化崗位程序員。維護(hù)員應(yīng)向檔案員辦理歸檔注冊(cè)手續(xù)，要保證磁盤、磁帶 或激光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的程序文件和數(shù)據(jù)文件的檔案完整齊全并與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行的程序文件 和數(shù)據(jù)文件相一致性。

　�。�2）檔案員對(duì)磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，要做到：

　　a.定期或不定期進(jìn)行檢查和備份工作，防止磁盤損壞沒(méi)有及時(shí)備份而丟失文件；

　　b.以磁盤、磁帶或激光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的程序文件和數(shù)據(jù)文件保管的會(huì)計(jì)檔案，要注意完善防 盜、防磁、防熱、防輻射等措施；

　　C.磁盤化會(huì)計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)按照有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度辦理。檔案員不得隨意違章銷 毀。對(duì)會(huì)計(jì)核算的年度資料，應(yīng)復(fù)制三份，分別存放在不同地點(diǎn)，以防意外。

　�。�3）按檔案管理要求移交檔案，一填寫(xiě)檔案移交單。

　　7.系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)員。

　　系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)員是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)師，處于舉足輕重的地位。但在許多單位中，這往 往是一個(gè)被忽視的崗位。

　　系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)員的主要責(zé)任是。

　�。�1）具體負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行分析工作。根據(jù)本單位確定的會(huì)計(jì)電算化中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī) 劃，制定具體的系統(tǒng)分析實(shí)施方案，并遵循科學(xué)系統(tǒng)的分析步驟、內(nèi)容和方法，定期或不定期對(duì)會(huì)計(jì) 核算軟件開(kāi)展運(yùn)行狀況分析，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化處于良性循環(huán)狀態(tài)；

　�。�2）分析的工作內(nèi)容應(yīng)重點(diǎn)掌握三方面工作：

　　a.分析原有功能發(fā)揮情況如何；

　　b.會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行過(guò)程中存在什么問(wèn)題；并分清主要和次要問(wèn)題；

　　C.綜觀企業(yè)內(nèi)外計(jì)算機(jī)發(fā)展水平和核算狀況，開(kāi)展本單位會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的需求分析。

　�。�3）根據(jù)開(kāi)展系統(tǒng)分析所調(diào)查的資料，提出系統(tǒng)分析報(bào)告。 在報(bào)告中，應(yīng)遵循科學(xué)的思想與方法，處理好近期與長(zhǎng)遠(yuǎn)、充實(shí)與提高、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)外信 息系統(tǒng)、預(yù)期值與實(shí)際值等方面的關(guān)系，保證系統(tǒng)分析報(bào)告的可行性。

　　在中小企事業(yè)單位，系統(tǒng)分析員一般由會(huì)計(jì)電算化主管兼任或臨時(shí)聘任專家擔(dān)任。

　　8.程序員。

　　主要責(zé)任是；

　　（1）具體負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)核算軟件的開(kāi)發(fā)工作。根據(jù)本單位確定的會(huì)計(jì)電算化中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃 和分析員提出的分析資料，制訂具體的實(shí)施方案和步驟，保證本單位的會(huì)計(jì)核算軟件具備一定的規(guī)模 與水平。

　�。�2）調(diào)查研究國(guó)內(nèi)外計(jì)算機(jī)發(fā)展?fàn)顩r與核算水平，并結(jié)合本單位實(shí)際，在一般情況下，分一 年、三年、五年為不同的開(kāi)發(fā)階段，對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行部分開(kāi)發(fā)或總體開(kāi)發(fā)，形成循序漸進(jìn)。階梯 式的發(fā)展模式。

　�。�3）開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)核算軟件必須符合財(cái)政部有關(guān)《會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審辦法》的規(guī)定，必須經(jīng)過(guò)相 應(yīng)一級(jí)的主管部門評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，并具有一定的先進(jìn)性、具備一定的安全性、通用性和可操作性。

　　（4）評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的會(huì)計(jì)核算軟件，經(jīng)編譯后，應(yīng)拷貝一式四份，分別移交有關(guān)崗位（一份程序留 存；一份操作員使用；一份維護(hù)備用；一份檔案員存檔），必須按規(guī)定進(jìn)行維護(hù)和管理。

　　9.電算審查員。

　　電算審查員負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。要求電算審查員具備 會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平。 此崗位可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。 采用大中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，需設(shè)立此崗位。

　　10.網(wǎng)絡(luò)員。

　　主要責(zé)任是：

　　（1）負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的采集、傳遞，即負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位、上級(jí)主管部門的會(huì)計(jì)信 息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集、傳遞、儲(chǔ)存，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部信息的采集、傳遞，將上述采集、傳遞的信息轉(zhuǎn) 存移交于有關(guān)操作崗位。網(wǎng)絡(luò)員采集、傳遞、儲(chǔ)存信息的職責(zé)，應(yīng)做到及時(shí)準(zhǔn)確并保證通用性（如使 用的軟件不兼容，應(yīng)由維護(hù)員做技術(shù)處理，達(dá)到一致方能運(yùn)行）。

　�。�2）按照操作技術(shù)規(guī)范采集、傳遞信息，嚴(yán)格檢查出入口信息，并采取相應(yīng)防病毒手段措施， 嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒侵蝕會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

　　二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作運(yùn)行必須要有個(gè)嚴(yán)密的操作行為規(guī)范。通常，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，一 般配備二臺(tái)或若干臺(tái)計(jì)算機(jī)。上機(jī)人員包括會(huì)計(jì)人員和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。由于介入操作的人員數(shù)量 多，構(gòu)成復(fù)雜，客觀上也會(huì)產(chǎn)生不同人的行為方式。因此，制訂統(tǒng)一的操作行為規(guī)范，使其達(dá)到預(yù)期 的目的，是會(huì)計(jì)電算化操作運(yùn)行的客觀需要。

　　另外，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)信息以集中處理為主，任何一個(gè)崗位的差錯(cuò)，都會(huì)影響到整個(gè) 系統(tǒng)的安全。

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理包括對(duì)操作人員的管理，對(duì)操作過(guò)程的規(guī)范，以及審核、備份及 操作日志等方面的管理。這些方面構(gòu)成會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理。

　�。ㄒ唬�對(duì)操作人員的管理對(duì)操作人員的管理分為操作人員資格的認(rèn)定和賦權(quán)兩個(gè)方面。

　　1.操作人員資格的認(rèn)定。

　　操作人員資格認(rèn)定辦法一般應(yīng)由企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門制訂。會(huì)計(jì)人員（包括電子計(jì)算機(jī)專業(yè)人 員）因工作需要上機(jī)操作，必須經(jīng)財(cái)政部門考核組考核合格，頒發(fā)“計(jì)算機(jī)操作證”或“會(huì)計(jì)電算化 操作證”，持證上機(jī)操作。考核不合格或無(wú)證者不準(zhǔn)上機(jī)操作。進(jìn)行操作人員資格認(rèn)定是從根本上保 證上機(jī)操作人員的技術(shù)水平，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的措施，能有效防止上機(jī)操作人員因操作技術(shù)不合 格、不具有一定水平的技能而誤操作造成差錯(cuò)、損失。

　　2.賦權(quán)。

　　根據(jù)《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，軟件應(yīng)具有防止非指定人員擅自使用和對(duì)指定操作人 員實(shí)行使用權(quán)限控制的功能。在實(shí)際工作中，除在會(huì)計(jì)核算軟件技術(shù)上加密外，還應(yīng)在管理上進(jìn)行分 工，分別要對(duì)系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、審核記賬員、會(huì)計(jì)報(bào)表編制人員、會(huì)計(jì)賬簿打印輸出操作 員、各專項(xiàng)功能模塊操作員和其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作員的操作權(quán)限給予界定，防止越權(quán)操作所引起的數(shù)據(jù) 丟失、紊亂和泄密現(xiàn)象出現(xiàn)。

　�。ǘ�）操作規(guī)范必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作流程》完成各項(xiàng)工作。必須以自己的真實(shí)姓名進(jìn)入會(huì)計(jì)電算 化系統(tǒng)，按要求填寫(xiě)日期。 操作員口令、操作內(nèi)容、操作起止時(shí)間和運(yùn)行情況，根據(jù)指定操作人權(quán)限的指令進(jìn)行操作，不得進(jìn)行 違反規(guī)范的操作。所有上機(jī)作人員必須登記所有上機(jī)操作情況。在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng) 管理員報(bào)告。問(wèn)題的現(xiàn)象、處理過(guò)程、處理方法。處理結(jié)果等都應(yīng)有明確記錄。對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行 故障，除應(yīng)按規(guī)定登記外，還應(yīng)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。工作完畢后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng) 進(jìn)行其他操作。不得將自己的口令泄露給他人，并定期修改自己的口令。啟動(dòng)系統(tǒng)時(shí)按要求順序開(kāi) 機(jī)，結(jié)束工作后按規(guī)定順序關(guān)機(jī)。

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理和使用，其他部門人員一般不得使用，確 需使用時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影響會(huì)計(jì)電算化的正常工作一經(jīng)批準(zhǔn)的其他部門 人員操作時(shí)必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名和批準(zhǔn)時(shí)間。任何人不得玩計(jì)算機(jī) 游戲，不得用于對(duì)外服務(wù)。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤必須進(jìn)行病毒檢測(cè)，若有病毒殺毒后 才可進(jìn)行其他操作。為了保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印電纜線插頭、顯示器 電纜線、鍵盤插頭等。不得進(jìn)行未作登記記錄的硬件或軟件維護(hù)工作。

　�。ㄈ�）審核

    1.輸入前審核。審核原始憑證的合理、合法性即是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。采用 手工編制記賬憑證的，要審核手工憑證是否符合會(huì)計(jì)制度要求，借貸關(guān)系是否平衡，未經(jīng)審核的記賬 憑證不準(zhǔn)輸入；其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)應(yīng)事先預(yù)審。

　　2.輸入后審核。不論是采用直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證，還是經(jīng)審核輸入的手工編制記賬憑 證，在打印記賬憑證之前，審核員對(duì)機(jī)內(nèi)的記賬憑證必須嚴(yán)格審核，確保與手工記賬憑證或原始憑證 完全一致，審核無(wú)誤后簽章。在打印輸出記賬憑證后，審核員仍要對(duì)記賬憑證的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容及摘 要、借貸分錄、金額、數(shù)量等嚴(yán)格把關(guān)，無(wú)論何時(shí)，發(fā)現(xiàn)不合法的或出現(xiàn)差錯(cuò)的憑證應(yīng)及時(shí)退回經(jīng)辦 人員妥當(dāng)處理。

　　3.每周對(duì)所有憑證、報(bào)表等進(jìn)行一次復(fù)查，確保數(shù)據(jù)正確無(wú)誤。

　�。ㄋ模﹤浞菰谑止�會(huì)計(jì)中，所有會(huì)計(jì)資料如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等均是以文字的形式存放在紙介 質(zhì)中。由于紙介質(zhì)中存放的信息具有較高的安全性和穩(wěn)定性，另外把紙介質(zhì)中的信息制作副本也非常 費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此為了保證會(huì)計(jì)信息的安全，通常采用的方法是加強(qiáng)對(duì)紙介質(zhì)中的信息的保護(hù)，很少采 用制作副本（備份）的方法。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，由于會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)的介質(zhì)主要是磁盤等磁性介 質(zhì)。而磁性介質(zhì)中存放的信息相對(duì)不穩(wěn)定，安全性較差；但另一方面，磁性介質(zhì)中存放的信息可以非 常方便地制作副本，也就是備份。所以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份就成為常規(guī)的，也 是必要的管理手段了。

　　備份時(shí)間，也稱備份時(shí)間間隔。備份的目的是防止會(huì)計(jì)檔案的意外丟失。由此，備份分為永久性 備份和臨時(shí)備份。永久性備份是指?jìng)浞莓a(chǎn)生的副本需長(zhǎng)期保存。臨時(shí)性備份是指?jìng)浞莓a(chǎn)生的副本只是 暫時(shí)保存。永久性備份主要在每個(gè)會(huì)計(jì)期間核算完成時(shí)進(jìn)行，一般應(yīng)制作兩到三個(gè)副本，存放在不同 的地方，以防意外。臨時(shí)備份通常在每天或每段工作完成時(shí)進(jìn)行。臨時(shí)備份可采用A、B備份法。所謂 A、B備份法是指按需備份數(shù)據(jù)量準(zhǔn)備兩組磁盤，分別標(biāo)為A組和B組。第一次用A組磁盤備份；第二次 用B組磁盤備份；第三次再用A組磁盤備份；第四次用B組磁盤備份……依次類推。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是 在不增加備份工作量的情況下提高了備份數(shù)據(jù)的安全性。備份的軟盤應(yīng)存放在安全地點(diǎn)。一般應(yīng)具備 防盜、防磁、防潮、防熱、防污染等功能。

　�。ㄎ澹┎僮魅罩尽�

　　操作日志一般包括：開(kāi)機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、調(diào)用功能、硬件運(yùn)行狀況、軟件運(yùn)行狀況、關(guān)機(jī)時(shí)間 和操作人簽字等。通過(guò)操作日志，除了可以掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，培養(yǎng)增強(qiáng)操作人員的責(zé) 任心，更重要的是通過(guò)操作日志，反映一定時(shí)期計(jì)算機(jī)硬件與軟件使用情況，為計(jì)算機(jī)維護(hù)人員提供 第一手資料，以便制訂維護(hù)計(jì)劃及措施。