會計電算化工作的質(zhì)量控制

　　會計電算化不僅提高了會計核算的質(zhì)量，減輕了會計人員的勞動強度，而且由于計算機運行速度快，大大提高了會計信息的及時性、準確性、完整性，為會計人員參與生產(chǎn)經(jīng)營決策創(chuàng)造了有利條件。但是在充分發(fā)揮會計電算化優(yōu)勢的同時，如何保證會計電算化工作的質(zhì)量，是擺在廣大會計工作者面前的一個課題。 

　　一、會計電算化質(zhì)量控制的重要性 

　　1.質(zhì)量是會計信息的生命。會計信息是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營決策的基礎(chǔ)依據(jù)，不準確或錯誤的會計信息會導致偏差或錯誤的決策，使企業(yè)遭受損失，嚴重的會導致企業(yè)破產(chǎn)。 

　　2.質(zhì)量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后，會計資料是由電子計算機按規(guī)定的程序生成。為保證計算機生成的會計資料真實、完整、安全，加強對會計電算化工作的規(guī)范，《會計法》作出了兩方面規(guī)定：一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。二是用電子計算機生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。盡管一個質(zhì)量可靠的會計軟件可以為生成真實、完整的會計資料提供前提條件，但由于技術(shù)上、設(shè)備上、管理上及操作人員水平等方面的原因，生成的會計資料可能達不到要求，尤其是在目前我國會計人員素質(zhì)不高，對電子計算機方面的知識掌握不多的情況下，很容易因人為因素導致會計資料失真。另外，《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》等相關(guān)法規(guī)也作了相應的規(guī)定，更體現(xiàn)進行會計電算化全面質(zhì)量控制的重要性。 

　　二、會計電算化質(zhì)量控制要素 

　　影響會計電算化工作質(zhì)量的因素很多，但筆者認為主要有：(1)系統(tǒng)配置(2)初始化設(shè)置(3)工作分工控制(4)審核與監(jiān)督(5)檢查(6)安全控制(7)教育與培訓(8)咨詢等等。要控制好會計電算化工作的質(zhì)量，須從以上幾個方面入手，制定相應的對策、措施。 

　　三、會計電算化質(zhì)量控制的對策與措施 

　　1.系統(tǒng)配置。會計軟件及相應的硬件設(shè)備組成一個會計信息系統(tǒng)，是會計電算化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。各單位應本著成本效益原則，并根據(jù)需處理的數(shù)據(jù)量大小、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復雜程度和財力狀況，選擇合適的系統(tǒng)。大中型單位可選擇性能較好的計算機和可掛接大型數(shù)據(jù)庫（如Oracle、SQL Server等）的會計軟件；小型單位的會計業(yè)務(wù)較簡單，應以選擇投資較少的、掛接小型數(shù)據(jù)庫的會計軟件為主。
 
　　配備會計軟件是會計電算化的基礎(chǔ)工作，會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。因此，選擇會計軟件應注意軟件的合法性、安全性、正確性�？蓴U充性等方面的問題，以及軟件服務(wù)的便利，并組織專門人員對軟件的模塊、功能和特點等多方面進行充分細致的分析、比較，必要時可要求軟件推銷人員演示或到已應用的單位實地考察，直到其能滿足本單位當前的需要和今后工作發(fā)展的要求時，再作購置決定。 

　　2.初始化設(shè)置�！胺彩骂A則立”。會計信息系統(tǒng)要運行，須先對會計軟件進行初始化設(shè)置，諸如設(shè)置會計科目，錄入初始數(shù)據(jù)，設(shè)置工資核算辦法、固定資產(chǎn)核算辦法、存貨核算辦法、成本核算辦法等有關(guān)內(nèi)容。由于會計軟件較復雜，初始設(shè)置工作量大，因此為避免不必要的返工，應先組織有關(guān)人員討論制定好方案和實施細則，備齊資料，進行少量數(shù)據(jù)初始化，待試運行成功后再正式初始化，這樣有利于充分發(fā)揮軟件的功能，達到自身的要求。 

　　3.工作分工控制。①崗位劃分。會計電算化已由單機操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運行，由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會計電算化工作的特點，將會計電算化工作分為系統(tǒng)管理維護、操作錄入、出納、審核、擋案保管等。各項工作之間相互聯(lián)系，相互制約。②崗位權(quán)限與責任。各崗位被授予與工作內(nèi)容相應的權(quán)限和職責。系統(tǒng)管理維護人員擁有較高權(quán)限，負責日常軟、硬件的管理維護，并為其他人員授權(quán)。各操作人員應嚴格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計數(shù)據(jù)的準確性、合法性、合理性進行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會計信息的準確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應仔細核對，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯時應及時通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會計數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。③崗位勝任。為確保工作質(zhì)量，在工作分工時應考慮將工作分派給那些接受過培訓并有能力完成該項工作多項要求的人員，否則會對工作質(zhì)量帶來較大的負面影響。 

　　4.審核與監(jiān)督。會計電算化工作質(zhì)量要得到很好地控制，審核工作尤為重要。由于審核工作點多面廣，一切輸入、輸出的會計資料包括憑證、賬簿、報表、工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)資料等都需經(jīng)審核，因此應安排經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)水平高的人員擔任。審核可在事前、事中、事后進行。為減少人為差錯，也可建立二級審核制度，審核人員完成日常審核，會計主管進行再審核。審核人員在審核過程中應對其他人員予以適當監(jiān)督指導，監(jiān)督其工作進度，指出其工作中的不足及產(chǎn)生的原因，以便在今后工作中減少類似差錯，提高工作質(zhì)量。 

　　5.檢查。對于各個崗位的工作，財務(wù)部門應組織人員進行檢查，檢查的內(nèi)容包括：各項操作是否遵循了會計制度和有關(guān)管理制度的規(guī)定；是否存在未能解決好的問題；運行情況是否達到預期效果等。并針對檢查情況及時總結(jié)，找出合理的解決辦法，不斷完善、提高。檢查工作可定期和臨時進行。 

　　6.安全控制。為使會計信息系統(tǒng)安全有序地運行，應做好以下安全控制：未經(jīng)授權(quán)人員不得上機操作；各臺計算機應設(shè)置開機密碼和登錄密碼；各操作人員應設(shè)置操作密碼，對他人保密，并經(jīng)常更換；離崗時應退出系統(tǒng)；禁止使用外來盤和安裝無關(guān)軟件；不得用處理數(shù)據(jù)的計算機上網(wǎng)；定期用正版軟件查毒、殺毒；每天關(guān)機前在兩臺計算機上進行數(shù)據(jù)備份，有條件的單位可購置光盤刻錄機進行光盤備份，以備系統(tǒng)遭受破壞時得到恢復；加強對計算機、UPS等硬件的定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題時及時修復，制定防磁、防火、防水、防塵的措施，為會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個安全的運行環(huán)境。
 
　　7.培訓與教育。會計工作從手工核算過渡到電算化，需要一批多層次有會計和計算機知識的復合人才，為此，應進行針對會計軟件的專項培訓以及為解決維護問題的深層次培訓，同時應加強職業(yè)道德教育，提高政治素質(zhì)，強化責任心，以防舞弊的發(fā)生。 

　　8.咨詢。由于財務(wù)人員對計算機知識的了解程度有限，因此在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)軟、硬件問題而又無法解決時，應向有關(guān)人員咨詢。軟件問題咨詢由軟件公司技術(shù)人員提供，硬件維護由銷售商提供。 

　　在對以上因素進行控制的同時，應建立健全相關(guān)的內(nèi)部管理制度，包括會計電算化崗位責任制，會計電算化操作管理制度，計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)管理制度，電算化會計檔案管理制度，并只有在實際工作中貫徹執(zhí)行，使會計電算化工作制度化、規(guī)范化，才能有效地控制好會計電算化工作的質(zhì)量。