電算化會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的技術(shù)特點辨析

　　現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)革命，尤其是電子計算機技術(shù)的發(fā)展向傳統(tǒng)會計領(lǐng)域發(fā)起了強烈的、前所未有的沖擊和挑戰(zhàn)，它促使我們必須對當(dāng)前的會計理論與方法進行深刻的反思。本文擬從會計的本質(zhì)人手，對電算化會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的技術(shù)特點進行比較分析。

　　一、從會計本質(zhì)認識會計技術(shù)基礎(chǔ)的革命

　　會計是社會生產(chǎn)力發(fā)展的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟與科學(xué)的飛速發(fā)展，人們逐漸加深對會計本質(zhì)的認識，即會計是一項對會計信息、處理、輸出的經(jīng)濟信息系統(tǒng)，其主要職能是為人們提供經(jīng)濟活動（價值運動）的狀態(tài)、結(jié)構(gòu)、歷史及未來趨勢的畫面。如圖所示：

　　會計的各項活動均可以體現(xiàn)為對信息的某種作用，比如，原始憑證的審核與記帳憑證的填制，是信息的提取與確認；登記帳簿是信息的分類存儲；成本計算是信息的計量；帳務(wù)檢查與核對，是會計內(nèi)部信息的反饋；編制會計報表是信息的輸出等等。具有這些特征的會計活動，既相互區(qū)別，又相互聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成一個有序的信息處理過程。對這一信息處理過程，從技術(shù)手段上可以分為手工會計信息系統(tǒng)與電算化會計信息系統(tǒng)，而值得注意的是，二者所呈現(xiàn)出的迥然不同的技術(shù)特性。

　　二、手工會計信息系統(tǒng)的技術(shù)特性。

　　手工會計信息系統(tǒng)主要由紙張、筆墨、算盤等物質(zhì)工具作為技術(shù)支持，其對會計信息的處理表現(xiàn)為如下特征：

　　1、復(fù)雜性具體有：

　�。╨）信息關(guān)系復(fù)雜，會計信息主要包括資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益等幾大部分。這些信息有著相互依存，相互制約的緊密關(guān)系，如資產(chǎn)、負債與所有者權(quán)益之間的平衡關(guān)系，成本與損益之間的消長關(guān)系，總括信息與明細信息的核對與統(tǒng)轄關(guān)系；

　�。�2）信息接口復(fù)雜，會計信息是以貨幣形式綜合地反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，其信息的源點和終點觸及供、產(chǎn)、銷每個環(huán)節(jié)以及人、財、物每個部門或單位；

　�。�3）信息計算復(fù)雜，會計信息的處理過程自始至終離不開各種計算方法，如；固定資產(chǎn)折舊的直線法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法，存貨計價的移動加權(quán)平均法、先進先出法、個別認定法，產(chǎn)品成本計算的品種法、分批法、分步法等。

　　2、有序性會計系統(tǒng)對經(jīng)濟活動的反映與監(jiān)督是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序連續(xù)不斷地進行的，即根據(jù)主體每一經(jīng)濟交易或事項發(fā)生的時間先后順序，填制和審核會計憑證，設(shè)置和登記會計帳簿，試算和編制會計報表，進行財務(wù)分析，其間，涉及會計信息的判斷、確認、分類、計算、組合、復(fù)核、記錄、再分類、再重組等多個技術(shù)環(huán)節(jié)來生成對外會計報表和對內(nèi)財務(wù)報告，從而，再開始下一個會計期間的循環(huán)。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，循序漸進，不得隨意打亂和跳躍。

　　3、規(guī)范性會計信息處理具有一整套系統(tǒng)、完整的程序和方法，必須遵循“企業(yè)會計準(zhǔn)則”、“企業(yè)財務(wù)通則”以及行業(yè)會計制度的規(guī)定，會計信息的收集、處理、交換均必須以有形的實物為載體，如出庫單、發(fā)票等原始憑證，活頁式、訂本式的帳簿，具有一定格式的會計報表等，對于每一環(huán)節(jié)的處理結(jié)果都具有可驗證性，并可追溯其來龍去脈，提供清晰的審計線索。

　　4、分散性由于會計信息系統(tǒng)綜合、系統(tǒng)地反映企業(yè)經(jīng)濟活動的全貌，使得會計信息處理的工作量很大，在手工條件下需要由多名會計人員分工協(xié)作才能完成。為避免人工在任何環(huán)節(jié)與任何時侯都可能出現(xiàn)的計算、記錄等方面的差錯，根據(jù)復(fù)式記帳原理，環(huán)環(huán)檢查、平行登記、帳證核對、帳帳核對、帳表核對、試算平衡等技術(shù)要貫穿于整個處理過程。

　　5、單一性具體表現(xiàn)為：

　　（1）會計主體的單一，會計信息系統(tǒng)僅收集、處理和交換與主體直接相關(guān)的經(jīng)濟事項的信息，而不包括所在行業(yè)的信息，以及與企業(yè)有關(guān)的國家宏觀經(jīng)濟政策或市揚信息，如產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整政策、有關(guān)股票市價：

　�。�2）會計期間的單一，在手工條件下，會計系統(tǒng)只能以“月”作為最小會計期間來提供會計信息，而不能提供更小單位期間的信息，如某產(chǎn)品的“周成本”或“日成本”；

　　（3）貨幣計量的單一，會計系統(tǒng)只收集、處理和交換能夠用貨幣描述的經(jīng)濟事項的信息，而不包括非貨幣計量的信息，如企業(yè)人力資源的投資與更新、企業(yè)環(huán)境綠化與“三廢”治理的信息；

　�。�4）核算方法的單一，會計系統(tǒng)只確認主體認定的核算方法所生成的信息，而不包括其他備選方法或程序所可能生成的信息，如主體認定存貨計價采用先進先出法，系統(tǒng)便不能存儲和生成后進先出法、加權(quán)平均法、個別認定的存貨信息；

　�。�5）信息確認的單一，會計信息系統(tǒng)僅收集、處理和交換已發(fā)生的經(jīng)濟事項的信息（歷史成本），而不包括未發(fā)生的經(jīng)濟事項的信息，如未決訴訟、潛在的市場利潤與風(fēng)險等。

　　三、電算化會計信息系統(tǒng)的技術(shù)特性

　　在人類即將跨人21世紀之際，電子計算機技術(shù)在會計領(lǐng)域已得到很大發(fā)展。電子技術(shù)與會計二者相互交融、滲透，使會計系統(tǒng)功能空前的強大。電子計算機這種新型的信息處理工具，置換了傳統(tǒng)的紙張、算盤，它的介人引發(fā)了會計發(fā)展史上的又一次革命。與手工系統(tǒng)比較，電算化會計信息系統(tǒng)在保持原有共性（規(guī)范性）的基礎(chǔ)上，又別具如下技術(shù)特性：

　　1、集中性具體表現(xiàn)為；

　�。╨）信息處理的集中，會計電算化后，原在手工條件下需要由多人不同崗位分別完成的記帳、算帳、報帳工作往往只需一二臺計算機即可實現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)或多用戶的環(huán)境下，同一組信息可以被不同的用戶共享，信息處理集中化的特性更加明顯；

　�。�2）信息存儲的集中，在電算化條件下，系統(tǒng)信息是集中連續(xù)存儲的，只要計算機有存貯空間，可跨年度儲存和利用會計信息。如此，對財務(wù)分析與管理尤為重要。

　　2、自動性由于電子計算機具有強大的運算功能，系統(tǒng)由計算機來執(zhí)行從會計憑證到財務(wù)報告全過程的信息處理，人工干預(yù)大大減少，客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多技術(shù)環(huán)節(jié)，如平行登記、錯帳更正（劃線更正法、紅字更正法）、過帳、結(jié)帳、對帳試算平衡等，再者，計算機又承擔(dān)起計提折舊、存貨計價和成本計算等繁雜的核算工作。因此，相對于手工系統(tǒng)而言，電算化會計系統(tǒng)的技術(shù)性及其復(fù)雜程度也大幅度降低。

　　3、多元性具體表現(xiàn)為：

　�。╨）收集信息的多元化，在企業(yè)管理信息系統(tǒng)電算化的基礎(chǔ)上，會計系統(tǒng)通過對各個部門的信息接口轉(zhuǎn)換、接收貨幣形態(tài)的信息，同時亦可接收非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，其信息渠道更加寬敞；

　�。�2）提供信息時間的多元化，在電算化會計系統(tǒng)中，會計期間已不再是提供會計信息的約束條件，不僅可以按照既定的月、季、年來披露會計信息，而且可以隨機快速地生成所需信息，如某種產(chǎn)品的“日成本”、“周成本”。并可對系統(tǒng)實施實時控制；

　　（3）處理信息方法的多元化，電算化會計系統(tǒng)在主體認定的計算方法（如固定資產(chǎn)折舊的直線法）的同時，如果需要亦可選用其他備選方法（如雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法）進行試算，比較差異。此外，由于系統(tǒng)接收（或調(diào)用）了大量非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，便于系統(tǒng)運用有關(guān)數(shù)學(xué)模型和方法，進行財務(wù)分析、預(yù)測和決策；

　　（4）提供信息空間的多元化，借助于信息處理方法多元化的結(jié)果，電算化會計系統(tǒng)提供信息的空間非常廣闊，根據(jù)需要，有貨幣形態(tài)的信息，亦有非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息（如職工的招聘與下崗、社會公益事項），既有歷史信息（歷史成本），也有現(xiàn)在信息（重置成本、市場公允價值）和未來信息（預(yù)定成本、目標(biāo)利潤）；

　�。�5）提供信息形式的多元化，隨著計算機多媒體技術(shù)的采用，電算系統(tǒng)除了提供數(shù)字化信息，也可提供圖形化信息（如財務(wù)分析的直方圖、折線圖）以及語音化信息（如有聲分析報告）。

　　綜上所述，我國目前的會計理論與方法仍舊立足于延續(xù)了幾百年的、以手工處理為技術(shù)特征的基礎(chǔ)上，并充分考慮到現(xiàn)代信息技術(shù)其強大信息處理能力的潛能。如果我們能夠認識到這一點，從電算化會計信息系統(tǒng)的技術(shù)特性的新觀點出發(fā)，研究和發(fā)展現(xiàn)代會計理論方法，實現(xiàn)會計職能由“核算型”向“管理型”的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，那么，會計這門古老而悠久的學(xué)科必將煥發(fā)出新的青春。