會計軟件中操作日志存在的問題與對策研究

　　一、問題的提出

　　實現(xiàn)會計電算化后面臨的一個重要問題是會計信息載體以磁性介質(zhì)為主，紙介質(zhì)為輔，而磁性介質(zhì)上數(shù)據(jù)的修改無法象紙介質(zhì)那樣留下可辯認(rèn)的痕跡，以為日后審計等工作留下應(yīng)有的線索。為解決這一問題，在會計軟件中設(shè)置了各種日志文件：操作日志、控制日志、系統(tǒng)與程序修改日志、數(shù)據(jù)資料使用日志及業(yè)務(wù)日志等。這幾種日志文件的作用都是通過真實記錄在計算機(jī)上進(jìn)行的各種操作，來保證數(shù)據(jù)的安全性、真實性。但由于這幾種日志文件的內(nèi)容及作用方面存在著一定的交叉，因此，目前國內(nèi)的會計軟件絕大多數(shù)只設(shè)計了操作日志文件。

　　操作日志是指對進(jìn)入會計軟件中的所有操作進(jìn)行跟蹤記錄，從而確保所有經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)授權(quán)的接觸和修改活動都留有痕跡，以提高計算機(jī)系統(tǒng)的安全性。其內(nèi)容應(yīng)包括操作日期、進(jìn)入時間、推出時間、操作內(nèi)容等。

　　為了進(jìn)一步實現(xiàn)內(nèi)部控制，從而進(jìn)一步提高會計信息的安全性，操作日志包括機(jī)制操作日志和手工操作日志，前者是由會計軟件系統(tǒng)自動生成；后者則應(yīng)由上機(jī)操作人員手工如實填寫。

　　在筆者參與計算機(jī)替代手工記帳的過程中，發(fā)現(xiàn)操作日志并未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，究其原因，一方面是由于會計軟件自身的不足，使機(jī)制操作日志存在缺陷；另一方面是用戶對操作日志重視不夠，集中表現(xiàn)在手工操作日志的不健全。

　　二、機(jī)制操作日志存在的問題及對策

　　1、機(jī)制操作日志查詢權(quán)限問題

　　《會計電算化工作規(guī)范》要求操作日志要由專人保存。目前軟件中機(jī)制操作日志的查詢權(quán)限幾乎都沒有限制，在權(quán)限劃分內(nèi)容中，很多軟件根本未考慮有關(guān)機(jī)制操作日志權(quán)限的設(shè)置問題，任何人都可以查詢上機(jī)操作日志，個別會計核算軟件、甚至個別ERP軟件中的操作日志內(nèi)容還可以進(jìn)行修改，這完全背離了設(shè)置操作日志的初衷。

　　筆者認(rèn)為，機(jī)制操作日志應(yīng)當(dāng)僅授權(quán)系統(tǒng)管理員、會計主管進(jìn)行日常的查詢功能，只有系統(tǒng)管理員有權(quán)進(jìn)行機(jī)制操作日志的打印輸出、機(jī)外備份工作。這樣做的目的是為了確保機(jī)制操作日志的安全性、完整性和真實性。

　　2、機(jī)制操作日志記錄內(nèi)容問題

　　操作日志記錄的內(nèi)容應(yīng)包括操作人、進(jìn)入時間、退出時間、操作執(zhí)行的功能、操作狀態(tài)等。

　　考察機(jī)制操作日志的內(nèi)容方面存在的問題，總結(jié)有如下幾種：

　　（1）操作記錄內(nèi)容不全面，有的軟件僅僅記錄操作人、操作時間，缺少操作執(zhí)行的具體功能；

　　（2）操作時間記錄過粗，有的缺少年月日記錄，有的僅記錄到分，或只記錄有進(jìn)入時間，而沒有退出時間；

　�。�3）操作執(zhí)行的功能記錄不夠具體，未能記錄到基本模塊；

　�。�4）缺少軟件操作的狀態(tài)，如正常通過、或未有通過等。

　　分析出現(xiàn)的上述問題我們可以看到，記錄內(nèi)容的不全面造成機(jī)制操作日志可用價值不大，失去了存在的意義；操作時間記錄得過粗，使我們看到有些操作者在同一時間進(jìn)入，又在同一時間退出的現(xiàn)象；操作執(zhí)行的功能記錄不夠具體，一旦出現(xiàn)問題不便于核查問題；沒有操作狀態(tài)的記錄，容易引起誤解，以及日后查詢工作上的不便和其他一些工作不能很好的完成。例如，筆者所接觸的一家軟件，出現(xiàn)了下表所示的操作日志記錄。

　　操作人姓名進(jìn)入時間　退出時間操作內(nèi)容……　……　…………

　　杜玫筠　99/03/1209：23：45　99/03/1209：26：12制作憑證

　　李傳茂　99/03/1510：13：49　99/03/1510：26：34制作憑證

　　李傳茂　99/03/1510：26：37　99/03/1510：27：02審核憑證

　　李傳茂　99/03/1510：27：09　99/03/1510：29：56制作憑證

　　……………………

　　從操作日志的時間記錄中我們可以看到，李傳茂同志在制作完憑證后，即刻對憑證進(jìn)行了審核工作，是否存在軟件允許自己審核本人制作的憑證呢？經(jīng)過詢問我們了解到，李傳茂在試圖審核自己制作的憑證時未能通過。由此，我們看到操作日志對操作內(nèi)容做了如實地記錄，但是，由于記錄內(nèi)容過于籠統(tǒng)，以致造成誤會。在此筆者認(rèn)為操作執(zhí)行功能的記錄應(yīng)該具體基本功能，同時記錄操作執(zhí)行的狀況。例如，制作憑證記錄到憑證編號，審核憑證記錄到所審核的記帳憑證編號等，執(zhí)行功能通過與否，諸如此類的具體內(nèi)容。這樣做的好處是便于落實責(zé)任，究查問題，真實全面的反映會計人員操作情況，也便于日后審計工作的順利進(jìn)行。

　　3、機(jī)制操作日志備份、打印問題

　　操作日志的備份工作同樣未能引起重視，許多軟件的數(shù)據(jù)備份內(nèi)容中并不包括機(jī)制操作日志的備份，甚至一些軟件鑒于機(jī)制操作日志文件過大，在月末結(jié)帳后自動進(jìn)行刪除，或沒有提供機(jī)制操作日志備份的功能。

　　筆者認(rèn)為會計軟件的備份功能不僅包括會計數(shù)據(jù)的備份，而且還應(yīng)當(dāng)包括操作日志的備份。當(dāng)然，隨著軟件系統(tǒng)的規(guī)模增大，尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件，操作日志文件會隨著業(yè)務(wù)量的增大而變大，然而，當(dāng)今硬件技術(shù)的飛速發(fā)展使得存儲容量不再成為問題，加之財務(wù)部門使用的機(jī)器要求專機(jī)專用，備份的保存工作應(yīng)該說是完全能夠做得很好的。

　　同時，軟件應(yīng)該提供機(jī)制操作日志的強(qiáng)制備份功能，即依據(jù)一定時期，或依據(jù)機(jī)制操作日志文件的大小，適時提示進(jìn)行備份工作或強(qiáng)制自動進(jìn)行備份工作，機(jī)制操作日志的刪除要有權(quán)限限制，絕不能在做尚未備份和打印機(jī)制操作日志的情況下就刪除日志。機(jī)制操作日志的打印一般來講是由系統(tǒng)管理員每月打印一次并裝訂成冊，年末與手工操作日志、其他會計檔案一并送交存檔。

　　三、手工操作日志存在的問題及對策

　　目前已實現(xiàn)會計電算化的基層單位普遍存在一個問題，即手工操作日志的記錄內(nèi)容是從機(jī)制操作日志中抄錄而來的。這樣做的后果是造成手工操作日志流于形式，未能起到設(shè)置手工操作日志的真正作用，要求上機(jī)填寫手工操作日志是從另一方面保證上機(jī)操作記錄的真實性。這一點在實際工作中應(yīng)當(dāng)加以足夠的重視。

　　單機(jī)版軟件的手工操作日志，一般用一個記錄簿就夠了；網(wǎng)絡(luò)版軟件的手工操作日志問題較復(fù)雜些。目前許多使用網(wǎng)絡(luò)版軟件的單位普遍未進(jìn)行手工操作日志工作，或僅僅用一個手工操作日志記錄簿。筆者認(rèn)為，僅采用一個手工操作日志記錄簿遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到設(shè)立手工操作日志的目的，不能全面如實的反映上機(jī)操作的真實、完整情況。針對網(wǎng)絡(luò)版軟件的特點：工作站在都分散于各處而不集中，筆者認(rèn)為每個工作站可以采用分別設(shè)立各自手工操作日志的辦法加發(fā)解決。按月或按季由系統(tǒng)管理員將所有操作日志收起保存，待日后裝訂成冊（按年）入檔。

　　手工操作日志的記錄工作應(yīng)當(dāng)貫徹實事求是、一絲不茍的態(tài)度，克服應(yīng)付、敷衍、圖省事的工作作風(fēng)，只有這樣才能認(rèn)真作好手工操作日志的記錄工作。

　　許多人主伙手工操作日志要做到每做一項工作就得準(zhǔn)確記錄，既不可能，也耽誤正常工作。其實，這是對設(shè)置手工操作日志的一種誤解，手工操作日志的記錄不可能、也沒必要同計算機(jī)操作日志的記錄一樣“細(xì)微”之致，而應(yīng)如實地記錄工作人員的上機(jī)操作情況，如：××點××至××點××分，大體的操作事項，如帳務(wù)系統(tǒng)-憑證處理-錄入憑證（共計×張，第××號至××憑證）。

　　操作日志問題看似小問題，實際上大有文章可做，希望本文能夠引起大家對這一問題加以足夠的重視，為會計電算化的正常、有序、健康發(fā)展作出貢獻(xiàn)。