自己動手為帳務(wù)系統(tǒng)添加規(guī)章制度方面的聯(lián)機幫助內(nèi)容

    一般情況下，投入實際使用的軟件系統(tǒng)，都會有較完善的關(guān)于操作方法的聯(lián)機幫助。對于一般辦公軟件，這或許就足夠了。但對于會計核算軟件，由于實務(wù)處理時要經(jīng)常性地查閱一些收支標(biāo)準(zhǔn)、費稅比率、法規(guī)制度等方面的信息，依靠系統(tǒng)自帶的幫助文件，顯然無法提供這方面的參考。如果能自己將本單位做帳時常用到的參考資料組織起來，加入到當(dāng)前系統(tǒng)中去，象調(diào)用系統(tǒng)自有的聯(lián)機幫助一樣方便地調(diào)用參閱，必將大大方便會計人員的日常工作。經(jīng)實驗證明這是可行的，而且不需要專門的計算機編程知識，一般熟悉Windows的計算機操作人員就可以自己動手完成。

　　這一功能是通過擴充帳務(wù)系統(tǒng)自有的幫助文件條目來實現(xiàn)的，惟一條件是該帳務(wù)軟件必須是標(biāo)準(zhǔn)的Windows9X版本。為方便敘述，現(xiàn)以用友7.21版的帳務(wù)系統(tǒng)軟件為例，說明其具體實現(xiàn)方法。用友軟件的安裝路徑是“C:\UFSOFT72”,其幫助文件名為“ZW.HLP”。

　　一、準(zhǔn)備軟件工具

　　改造幫助系統(tǒng)的過程要用到美國微軟公司的幫助文件生成工具MicrosoftHelpWorkshop，如果不能確定當(dāng)前機器上是否安裝有該軟件，請先用查找功能在計算機上查找名為HCW.EXE的程序，它是MicrosoftHelpWorkshop的主要部件。如果經(jīng)查機器中沒有該工具軟件，可以在Office、VB或VC等的專業(yè)版光盤中找到并安裝它。

　　除此之外，機器中還應(yīng)該安裝有Word或WordPerfect等支持RTF格式文件的字處理軟件。

　　二、建立主題文件

　　將所有適用于本單位的內(nèi)外部標(biāo)準(zhǔn)、比率、規(guī)定等資料匯集起來，按不同主題適當(dāng)歸類、設(shè)計好各主題標(biāo)題。

　　啟動字處理軟件，這里假設(shè)為Word，點擊“視圖（V）”菜單的“頁面（P）”選項，使文本按頁面方式顯示。將組織好的參考資料按主題輸入計算機，建議主題標(biāo)題用比內(nèi)容大一號的字體或粗體顯示，注意在一個主題的內(nèi)容輸入完后，用分頁符（Ctrl＋Enter）辟出一個新頁，在新頁上開始寫下一個主題，以使各主題間脈絡(luò)清晰，便于閱讀。

　　給每個主題設(shè)計一個惟一的識別標(biāo)志，識別標(biāo)志的文字可以與主題標(biāo)題文字相同，也可以不同。但必須注意一點，由于幫助系統(tǒng)最終是根據(jù)這個標(biāo)志來識別、鏈接和引用一個主題的，故而應(yīng)確保它的惟一性。

　　識別標(biāo)志在主題文件中是作為主題標(biāo)題的腳注予以定義的，方法是：將光標(biāo)移到標(biāo)題前，點擊Word的“插入（I）”菜單的“腳注和尾注（G）…”選項，在“腳注和尾注”窗口的“自定義標(biāo)記（C）”后的輸入框中輸入一個“�！碧枺�按“確定”，光標(biāo)會自動跳轉(zhuǎn)到頁面底部的腳注定義區(qū)。

　　在腳注定義區(qū)域中，緊接“�！碧栞斎胱R別標(biāo)志文本，將光標(biāo)回到標(biāo)題處，此時在標(biāo)題前應(yīng)能看到一個“�！碧枴�

　　重復(fù)以上步驟，完成各主題內(nèi)容的錄入，以及各主題標(biāo)題及標(biāo)題識別標(biāo)志（腳注）的定義。

　　關(guān)閉文件，在“MicrosoftWord”窗口詢問“是否保存對文檔1的修改？”時選擇“是（Y）”。在隨后出現(xiàn)的“保存為”窗口中的“文件名（N）：”后輸入自己定義的文件名，本文示例中為“MyFile”。在“保存類型（T）：”輸入框中，務(wù)必將文件格式選為“RTF格式”。為簡化操作，并建議將文件保存在HCW.EXE所在目錄中
。
　　以下是“MyFile.RTF”示例文件在“頁面”視圖下的外觀，共兩個主題，分為兩頁�！安钯M報銷標(biāo)準(zhǔn)”和“控購商品目錄”分別為主題標(biāo)題，“差費”、“控購”分別為兩標(biāo)題的識別標(biāo)志，其形式為腳注。

　�。２钯M報銷標(biāo)準(zhǔn)
　　火車路途時間表…
　　各類人員補助標(biāo)準(zhǔn)…
　　…
　　…
　　－－－－－－－
　�。２钯M
　　�？刭徤唐纺夸�
　　小汽車
　　移動電話
　　…
　　…
　�。�－－－－－－
　　�？刭�
　　
　　三、編譯主題文件

　　參考資料按上文要求錄入到計算機后，還要運行HCW.EXE將其編譯成標(biāo)準(zhǔn)的Windows9X幫助文件，這樣才能按Windows9X用戶習(xí)慣的方式打開和使用它。具體操作如下：

　　啟動HCW.EXE，第一步是為編譯工作創(chuàng)建一個項目管理文件，方法是：在“MicrosoftHelpWorkshop”窗口中點擊“File”菜單，選擇“New...”選項，在隨即出現(xiàn)的“New”窗口中選擇“HelpProject”，按“OK”。在“ProjectFileName”窗口的“文件名（N）：”后為項目管理文件命名，此名也是編譯后的主題文件的默認(rèn)名稱，假設(shè)為“MyFile”。按“保存（S）”，程序返回“MicrosoftHelpWorkshop－[myfile]”窗口。

　　第二步，將已編輯好的主題文件加入到項目管理文件中：點擊“MicrosoftHelpWorkshop－[myfile]”窗口中的“Files…”按鈕，在彈出的“TopicFiles”窗口中按“Add…”鈕，在名為“打開”的窗口中選中已編輯好的主題文件“MYFILE”，按“打開（O）”，窗口返回到“TopicFiles”，可以看到“MYFILE.itf”已被加入到“Topicfiles”文件列表中。按“OK”鈕，程序仍舊返回到“MicrosoftHelpWorkshop－[myfile]”窗口。

　　第三步，實施編譯：在“MicrosoftHelpWorkshop－[myfile]”窗口中按“SaveandCompile"鈕，窗口中將出現(xiàn)一些編譯信息，報告編譯過程的結(jié)束。

　　關(guān)閉“MicrosoftHelpWorkshop－[myfile]”窗口，在HCW.EXE所在的目錄中應(yīng)能找到編譯后的主題文件“MYFILE”，其圖標(biāo)形狀是一本合上的書，文件全名為“MyFile.HLP”。將該文件移到帳務(wù)系統(tǒng)的安裝目錄“C:\UFSOFT72"中備用。

　　四、將自己的幫助主題連接到帳務(wù)系統(tǒng)中

　　運行HCW.EXE，首先打開帳務(wù)系統(tǒng)的幫助目錄表文件，方法是：在“MicrosoftHelpWorkshop”窗口中點擊“File”菜單，選擇“Open…”選項。在“Open”窗口中將“文件類型（T）：”設(shè)置為“HelpContents（��.CNT）”，“搜索（I）：”輸入框中的路徑選為帳務(wù)系統(tǒng)的安裝路徑“C:\UFSOFT72”，正常時，應(yīng)能看到有著打開的書狀圖標(biāo)的一個或多個文件，這些都是帳務(wù)系統(tǒng)的幫助目錄表文件。選擇你想要將自己的主題加入其中的目錄表，本例中為“ZW”，按“打開（O）”鈕，你會看到熟悉的目錄內(nèi)容，如下所示：

　　系統(tǒng)簡介
　　主要功能
　　新增功能
　　操作流程
　　新用戶操作流程
　　…
　　…

　　第二步，將自己的幫助主題插入到系統(tǒng)中：光標(biāo)移到要插入的位置，例如“系統(tǒng)簡介”處，按“AddAbove…”鈕，在“EditContentsTabEntry”窗口中點擊“Heading”單選鈕，定義插入內(nèi)容的總目錄。在“Title：”輸入框處輸入總目錄的文本，如“我的主題”，按“OK”返回。

　　光標(biāo)移到“我的主題”總目錄處，按“AddBelow…”鈕，在“EditContentsTabEntry”窗口中點擊“Topic”單選鈕，定義下級目錄。在“Title：”輸入框處輸入下級目錄的名稱，如“差費標(biāo)準(zhǔn)”，在“TopicID：”輸入框處輸入要引用的主題的識別標(biāo)志，即上文中的標(biāo)題腳注，如“差費”。在"Helpfile：”輸入框處輸入編譯后的主題文件全名，示例中為“MyFile.HLP”，按“OK”返回。

　　重復(fù)以上步驟，完成各底層目錄的名稱、引文的標(biāo)志和引文所在文件的定義，關(guān)閉“MicrosoftHelpWorkshop－[myfile]”窗口，系統(tǒng)將彈出一個“MicrosoftHelpWorkshop”窗口，詢問“SavechangetoZw？”，請選擇“是（Y）”。

　　第三步，用“WinHelp.EXE”初始化改造后的帳務(wù)系統(tǒng)幫助文件：在Windows9X的“開始”菜單中點擊“運行（R）…”選項，在“運行”窗口的“打開（O）：”輸入框中鍵入“WinHelp”，按“確定”。在隨后的“打開”窗口中，“搜索（I）：”輸入框中的路徑選為帳務(wù)系統(tǒng)路徑“C:\UFSOFT72”，選中帳務(wù)系統(tǒng)的幫助文件“ZW”，按下“打開”按鈕。在打開的帳務(wù)系統(tǒng)幫助文件中找到你自己的目錄，試著雙擊這些目錄，應(yīng)該能看到你自己的幫助主題內(nèi)容。按“取消”鈕關(guān)閉文件，初始化過程即告完成。雖然這一過程表面看只是簡單地用“WinHelp.EXE”打開又關(guān)閉了“ZW.HLP”文件，但其內(nèi)部隱含著“WinHelp.EXE”對“ZW.HLP”的初始化操作，如果沒有這一步驟，在帳務(wù)系統(tǒng)中調(diào)用聯(lián)機幫助時，新添內(nèi)容就不會顯現(xiàn)。

　　至此，全部改造工作即告結(jié)束，用戶就可以在今后的帳務(wù)處理中參考自己的幫助主題了。