會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記帳功能探討

　　摘要：反記帳功能在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生錯(cuò)誤等情況下有著無可替代的作用。當(dāng)然，作為會(huì)計(jì)軟件的一個(gè)非常用功能，對(duì)其使用必須設(shè)置嚴(yán)格的限制條件。反記帳過程的數(shù)據(jù)處理設(shè)計(jì)一般可以采用在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄，或者將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ，只設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的記帳憑證庫兩種方法。  
      
　　無論在手工會(huì)計(jì)還是在電算化會(huì)計(jì)中，都要根據(jù)已審核的記帳憑證登記帳薄，稱之為記帳，而反記帳則是將已經(jīng)登記入帳的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記帳前的狀態(tài)，它是記帳的逆操作，也是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中才有的一個(gè)概念。會(huì)計(jì)軟件中要不要設(shè)有反記帳功能，一直存在激烈的爭(zhēng)論。因此即使會(huì)計(jì)軟件界在功能設(shè)計(jì)上借鑒成風(fēng)的今天，反記帳功能卻遭遇迥異，金蝶第一個(gè)吃了螃蟹，在其“會(huì)計(jì)風(fēng)暴”中加上了反記帳功能，而用友、安易等老牌會(huì)計(jì)軟件商則不以為然，拒絕反記帳功能在其軟件上“安家”。他們認(rèn)為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)記帳后就不能修改，唯其如此，才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和可信度，在人們對(duì)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)能否作為審計(jì)依據(jù)還存在種種爭(zhēng)議的情況下，反記帳功能將更加給人以一種不安全感。筆者認(rèn)為，反記帳功能是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理結(jié)果發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)予以修正的理想方式，只要在設(shè)計(jì)時(shí)能充分考慮到其各種不足，對(duì)其使用設(shè)置嚴(yán)格的限制條件，就完全可以使其成會(huì)計(jì)軟件功能的一部分。  

　　—、反記帳功能的作用  

　　反記帳功能在下述情況發(fā)生時(shí)，有著無可替代的作用：  

　　1、大量的錯(cuò)誤憑證被登記入帳  這種情況在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期，尤其在試運(yùn)行期間，非常容易發(fā)生。如果沒有反記帳功能，則只能編制大量的錯(cuò)帳更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致帳薄中存在大量無用的冗余信息，影響對(duì)會(huì)計(jì)信息的使用；也不利于審計(jì)工作的進(jìn)行----當(dāng)審計(jì)人員查到一筆又一筆的錯(cuò)帳時(shí)，它們也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，這種情況大量出現(xiàn)時(shí)，會(huì)使審計(jì)人員對(duì)錯(cuò)弊產(chǎn)生麻痹思想，影響審計(jì)工作的效率和查錯(cuò)能力。如果有反記帳功能就可以先取消記帳，把錯(cuò)誤憑證全部修正后再重新記帳，帳薄中的冗余信息就可以大大減少，帳薄信息就會(huì)簡(jiǎn)潔明了，便于利用。  

　　2、帳證不符  手工會(huì)計(jì)中由于會(huì)計(jì)人員的粗心，常常發(fā)生過帳錯(cuò)誤，導(dǎo)致帳證不符，這時(shí)一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，記帳實(shí)質(zhì)是將記帳憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入帳簿數(shù)據(jù)庫中，而且正式過帳前要先對(duì)所記帳憑證進(jìn)行平衡校驗(yàn)，以保證其正確性，所以帳證一般是相符的。但是當(dāng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭受計(jì)算機(jī)病毒的侵襲，或者存放會(huì)計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者帳簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動(dòng)電算化會(huì)計(jì)軟件的情況下被人為非法篡改，這就完全可能導(dǎo)致帳證不符。無論是帳簿錯(cuò)誤還是憑證錯(cuò)誤，或者帳證都有錯(cuò)誤，都無法象手工會(huì)計(jì)那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記帳。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是帳簿記錄有誤，取消錯(cuò)誤的帳簿后將正確的憑證轉(zhuǎn)入過來即可；如果是憑證有誤，則不管帳簿記錄是否正確均應(yīng)先取消帳簿記錄數(shù)據(jù)，再對(duì)錯(cuò)誤憑證一一進(jìn)行修改，審核無誤后重新登記入帳。  

　　3、記帳過程意外中斷  在手工會(huì)計(jì)中，這也許不成為一個(gè)問題，記帳人員只須隨后續(xù)接下去登記就可以了。但在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記帳是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的，當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記帳過程被意外中斷時(shí)，財(cái)會(huì)人員無法了解計(jì)算機(jī)到底已經(jīng)登錄了多少?gòu)垜{證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后續(xù)接下去記帳了。也許從理論上說，對(duì)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件精通的人能通過查詢帳簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法，獲知記帳過程中斷時(shí)已登記的憑證，但對(duì)普通的電算化會(huì)計(jì)人員來說，這是不現(xiàn)實(shí)的。而且即使獲知意外中斷時(shí)已登記的憑證數(shù)，會(huì)計(jì)軟件也不允許續(xù)接記帳，唯一的辦法就是設(shè)置反記帳功能。對(duì)此，《會(huì)計(jì)核算基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會(huì)計(jì)軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。這里的最近狀態(tài)就是對(duì)最后一次記帳進(jìn)行反記帳后的狀態(tài)。  

　　二、反記帳功能使用條件設(shè)計(jì)  

　　反記帳功能顯然不是一個(gè)常用的功能，它只有在前述特殊情況下才能使用。如果濫用反記帳功能，則不但影響會(huì)計(jì)處理的嚴(yán)肅性，也會(huì)大大增加工作量。許多人就是以此為反對(duì)在會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記帳功能的理由。因此，對(duì)其使用必須嚴(yán)格限制。其限制條件至少必須包括：  

　　1、操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記帳人  在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記帳人員應(yīng)對(duì)帳簿的正確性負(fù)完全責(zé)任，誰記帳有誤就只能由誰負(fù)責(zé)修正。反記帳功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯(cuò)誤帳簿記錄以后重新正確記帳，從本質(zhì)上講，它也是對(duì)錯(cuò)帳的一種更正行為。為了保證記帳操作的嚴(yán)肅性，避免濫用反記帳功能，操作者必須同時(shí)得到系統(tǒng)管理員授權(quán)才能實(shí)施反記帳。  

　　2、只能在結(jié)帳前進(jìn)行  結(jié)帳就是在本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢，并被認(rèn)為正確后予以封帳，使本期的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)固定下來。進(jìn)行結(jié)帳操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記帳憑證，也不允許對(duì)本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記帳和反記帳。  

　　3、只能按憑證號(hào)或日期逆序連續(xù)進(jìn)行  記帳是按日期和憑證號(hào)順序進(jìn)行的，只有按其逆序連續(xù)取消帳簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記帳的正常進(jìn)行。這就意味著，反記帳的范圍應(yīng)該以帳簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄或者說是最后一張已記帳憑證為起點(diǎn)，依逆序前溯定位，來確定反記帳的記錄數(shù)，而不能允許從帳簿數(shù)據(jù)庫中間任意抽取幾條記錄（不管是否是連續(xù)）作為反記帳的范圍。  

　　三、反記帳過程的數(shù)據(jù)處理  

　　反記帳是記帳的逆操作，從某種意義上說，它也是記帳的一種特殊形式，因而在設(shè)計(jì)上必須將兩者結(jié)合起來考慮。在所有會(huì)計(jì)軟件中，記帳都是必備功能，根據(jù)一般的說法，計(jì)算機(jī)記帳是將未記帳憑證庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到帳簿數(shù)據(jù)庫中去，所以反記帳就是將帳簿數(shù)據(jù)庫中最后的一條或多條紀(jì)錄轉(zhuǎn)回到未記帳憑證庫中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記帳的范圍。一般來說，這個(gè)范圍應(yīng)該由反記帳執(zhí)行人員根據(jù)需要指定。但是對(duì)于記帳過程意外中斷而進(jìn)行恢復(fù)到記帳前狀態(tài)這種情況，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該提供自動(dòng)定位的功能。現(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件的解決方案是在每次正式記帳前先將帳薄數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤某一固定文件中去，如本次記帳被意外中斷，則以備份文件恢復(fù)帳薄數(shù)據(jù)庫文件，由于每次備份到硬盤的文件名是固定唯一的，所以恢復(fù)只能對(duì)最后一次記帳進(jìn)行，也只能進(jìn)行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對(duì)月內(nèi)帳薄數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù)，如果一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較大時(shí)，在月度較遲時(shí)間進(jìn)行記帳和反記帳，就會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：  

　　1、在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄  記帳時(shí)，將記帳范圍內(nèi)的憑證追加到帳簿數(shù)據(jù)庫中，但不刪除未記帳憑證庫中相應(yīng)記錄，只是要對(duì)其打上記帳標(biāo)識(shí)，使其在編輯、查詢未記帳憑證時(shí)能自動(dòng)被過濾掉，同時(shí)每一次記帳后都在該未記帳憑證庫打上截止標(biāo)識(shí)。這樣反記帳時(shí)既可以直接按憑證日期、編號(hào)等指定范圍，也可以根據(jù)每次記帳后所做的截止標(biāo)識(shí)，恢復(fù)到最后一次或最后幾次的記帳前狀態(tài)。反記帳的實(shí)現(xiàn)也不再是將帳薄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到未記帳憑證庫，而是刪除帳薄數(shù)據(jù)庫的有關(guān)記錄，同時(shí)去掉未記帳憑證庫中相應(yīng)記錄的已記帳標(biāo)識(shí)和截止標(biāo)識(shí)。在這種方式下，雖然未記帳憑證庫的記錄增加了占用硬盤空間，但省卻了每次正式記帳前的數(shù)據(jù)備份時(shí)間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比，效率更高，占用空間更少，使用則更靈活方便。  

　　2、將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ，只設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的記帳憑證庫  這個(gè)記帳憑證庫存放全部未記帳憑證和已記帳憑證，其結(jié)構(gòu)包括兩個(gè)庫文件中的所有字段，即除了未記帳憑證填制時(shí)涉及的各個(gè)字段外，還要加上記帳標(biāo)識(shí)、記帳人等。同第一種方法一樣，為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次的記帳前狀態(tài)，還要加上一個(gè)記帳截止標(biāo)識(shí)字段，以記錄每次記帳的范圍。當(dāng)需要增加、編輯或查詢未記帳憑證時(shí)，就將已打上記帳標(biāo)識(shí)的記錄過濾掉；當(dāng)要進(jìn)行帳簿查詢或打印時(shí)，就把沒有記帳標(biāo)識(shí)的記錄過濾掉。每次記帳時(shí)，在記帳范圍內(nèi)的憑證記錄中填上記帳標(biāo)識(shí)和記帳人姓名，并在記帳范圍的最末一條記錄打上截止標(biāo)識(shí)就可以了。這種方式下的反記帳實(shí)現(xiàn)更加簡(jiǎn)單，只要將反記帳范圍內(nèi)的記錄中的記帳標(biāo)識(shí)、記帳人以及截止標(biāo)識(shí)去掉就可。這一方式的高效率和對(duì)空間的節(jié)約是最為理想的。但由于未記帳憑證和已記帳憑證共用一個(gè)數(shù)據(jù)庫，使人覺得數(shù)據(jù)遭到破壞的可能性提高了。不過仔細(xì)思考起來，由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)以百計(jì)，僅僅將未記帳憑證庫與已記帳憑證庫（帳簿數(shù)據(jù)庫）合并所帶來的數(shù)據(jù)破壞可能性提高應(yīng)該是非常有限的。