會計(jì)電算化工作指南（七）

    系統(tǒng)試運(yùn)行 

　　一、初始化工作

　　它是指在系統(tǒng)運(yùn)行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細(xì)帳余額，定義有關(guān)帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關(guān)系統(tǒng)內(nèi)相對固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當(dāng)日或當(dāng)月發(fā)生的有關(guān)業(yè)務(wù)憑證輸入計(jì)算機(jī)后，就可以試運(yùn)行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個(gè)步驟：

　　(1)建立科目編碼及中文名稱對照表,輸入全部總帳、明細(xì)帳科目期初余額。

　　(2)輸入有關(guān)核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù),主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號和計(jì)劃價(jià)格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時(shí)費(fèi)用定額等。

　　(3)定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計(jì)算公式。

　　初始化通俗的解釋是“前期準(zhǔn)備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務(wù)工作搬到計(jì)算機(jī)中去進(jìn)行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)中去。這個(gè)過程我們叫做“帳務(wù)初始化“。

　　帳務(wù)初始化主要有以下三個(gè)方面的工作：

　　(1)建立符合本單位財(cái)務(wù)管理要求的管理控制體系。

　　(2)建立符合本單位核算要求的科目體系。

　　(3)建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。

　　在帳務(wù)初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財(cái)務(wù)人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務(wù)結(jié)構(gòu)體系等。

　　二、建帳

　　建帳功能要解決的主要問題是：

　　1 如何根據(jù)自己單位的業(yè)務(wù)情況建立科目核算體系。

　　2 如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細(xì)帳、多欄明細(xì)帳、往來帳等。

　　3 根據(jù)本單位的核算要求或習(xí)慣確定憑證的分類方法。

　　4 進(jìn)行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進(jìn)行平衡校驗(yàn)。

　　5 年終結(jié)轉(zhuǎn)工作。

　　三、填制憑證

　　在完成了科目設(shè)置、年初余額設(shè)置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進(jìn)行諸如填制憑證、復(fù)核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項(xiàng)工作統(tǒng)稱為日常帳務(wù)工作。

　　填制憑證是會計(jì)日常的主要工作，財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計(jì)算機(jī)中，這個(gè)過程就是填制憑證。在填制憑證時(shí)要根據(jù)軟件，應(yīng)考慮：

　　(1)一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的?

　　(2)填制一張憑證的步驟有哪幾步?

　　(3)怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證?

　　(4)怎樣在填制憑證時(shí)增加一個(gè)科目?

　　(5)怎樣修改一張正在填制的憑證?

　　(6)怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？

　　(7)怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證?

　　為了保證憑證的正確性與合法性,我們要對填好的憑證進(jìn)行復(fù)核,只有通過復(fù)核的憑證系統(tǒng)才應(yīng)允許登帳。

　　銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。

　　四、登帳

　　主要包括：

　　1 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進(jìn)行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。

　　2 記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應(yīng)的帳簿上去，同時(shí)產(chǎn)生往來帳及要與銀行進(jìn)行對帳的“待核銀行帳”。

　　3 對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計(jì)=總帳貸方合計(jì); ②上級科目借方發(fā)生額總計(jì)=其下級所有科目借方發(fā)生額總計(jì); 上級科目貸方發(fā)生額合計(jì)=其下級所有科目貸方發(fā)生額合計(jì)。

　　4 結(jié)帳： 當(dāng)本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應(yīng)信息。

　　五、自動轉(zhuǎn)帳

　　為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動強(qiáng)度，可以對部分帳務(wù)實(shí)行自動轉(zhuǎn)帳。

　　六、帳務(wù)數(shù)據(jù)的查詢與打印

　　包括對科目余額表、總帳帳頁、明細(xì)帳帳頁等會計(jì)資料的查詢、國內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的帳務(wù)軟件。

　　七、銀行對帳

　　1 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對上帳的業(yè)務(wù)輸入到計(jì)算機(jī)中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進(jìn)行對帳工作。
　　
　　2 輸入銀行的對帳單。

　　3 銀行對帳： 通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進(jìn)行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達(dá)情況。

　　4 查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　5 查詢銀行未達(dá)帳。

　　6 查詢單位未達(dá)帳。

　　八、往來帳管理

　　往來對帳就是要完成具有往來業(yè)務(wù)的單位之間、單位部門之間以及單位與個(gè)人之間的往來帳目核對工作。

　　一般包括：

　　1 往來明細(xì)帳定義

　　2 往來帳初始化

　　3 往來戶檔案管理

　　4 往來帳查詢與打印

　　5 往來對帳

　　6 對帳單的查詢與打印

　　7 往來戶余額的查詢與打印

　　九、日常管理

　　一般包括如下功能：

　　1 月結(jié)帳務(wù)數(shù)據(jù)做備份

　　2 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

　　3 操作人員管理

　　4 查詢打印

　　5 網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫管理等

　　以上功能的介紹，是針對一個(gè)典型的帳務(wù)系統(tǒng)一般所具有的功能，對于各個(gè)帳務(wù)系統(tǒng)來說都有或多或少的變化。對于其它的系統(tǒng)如：報(bào)表系統(tǒng)、工資管理與人事管理系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品與銷售核算子系統(tǒng)等的功能與性能這里不再細(xì)述，可參考其系統(tǒng)說明。