【摘 要】會(huì)計(jì)實(shí)行電算化后，在會(huì)計(jì)工作的效率大幅提高的同時(shí)，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大變化，出現(xiàn)了許多與從前不一樣的控制點(diǎn)，為保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠，保護(hù)資產(chǎn)安全完整，從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面對(duì)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制進(jìn)行了闡述。

　　【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 信息技術(shù) 會(huì)計(jì)核算 

　　嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制不僅要對(duì)會(huì)計(jì)核算全過程的各個(gè)方面實(shí)行全方位的有效控制，把過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)全面置于監(jiān)控之中，而且要對(duì)會(huì)計(jì)核算過程的重要方面、重要環(huán)節(jié)實(shí)行重點(diǎn)控制。面的控制與點(diǎn)的控制要有機(jī)結(jié)合，內(nèi)部控制才能發(fā)揮良好的效益。那么，在實(shí)施電算化內(nèi)部控制時(shí)，如何找到控制點(diǎn)，通過點(diǎn)的控制起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用，是需要認(rèn)真對(duì)待的問題。手工記帳與會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制所要實(shí)現(xiàn)的目的是一致的，控制的本質(zhì)內(nèi)容也是一致的，因此，要實(shí)施好會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制，就要著重分析會(huì)計(jì)電算化與手工記帳在哪些方面發(fā)生了變化，筆者認(rèn)為主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：   （1）計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境。企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì)計(jì)部門的組成人員從原來由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷售預(yù)測(cè)、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此，要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。

　　（2）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。原來書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻?chǔ)存在磁性介質(zhì)上。因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同，控制的重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主的，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。

　?。?）計(jì)算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段。由此可見，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，是控制的重點(diǎn)為職能部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方位控制。

　　 根據(jù)以上變化，筆者就在實(shí)際工作中遇到問題后所改進(jìn)的會(huì)計(jì)電算化控制的具體辦法進(jìn)行總結(jié)歸納，與大家一起進(jìn)行探討。

　?。?）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前，不少單位的電算化人員是由過去的會(huì)計(jì)經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中，往往很多是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少，當(dāng)微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常所見的界面不同時(shí)，就束手無策，而且這些會(huì)計(jì)人員操作很慢，在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯(cuò)，可能就會(huì)使自己很長時(shí)間的工作成果付之東流，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，使會(huì)計(jì)電算化難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí)，必須首先培養(yǎng)電算化人員的會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)專長，兩者缺一不可。

　?。?）建立和加強(qiáng)計(jì)算機(jī)環(huán)境的安全控制。在會(huì)計(jì)電算化中，主要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都保存在計(jì)算機(jī)中，一旦計(jì)算機(jī)遭到損壞，將使計(jì)算機(jī)中保存的會(huì)計(jì)資料永久丟失。因此要建立計(jì)算機(jī)的環(huán)境保護(hù)制度，主要包括：機(jī)房環(huán)境保護(hù)，保護(hù)性設(shè)備配備，安全供電系統(tǒng)的安裝，正版殺毒軟件及防火墻的安裝，裝有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的微機(jī)不能同時(shí)上互聯(lián)網(wǎng)等。

　?。?）計(jì)算機(jī)的軟件和硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理。計(jì)算機(jī)的軟件和硬件是會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)，只有做好軟件和硬件的維護(hù)工作才能保證電算化工作的順利進(jìn)行。軟件維護(hù)是指當(dāng)單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)進(jìn)行的軟件修改和軟件操作過程中出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行的排除修復(fù)工作，硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時(shí)的檢查修復(fù)，以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。會(huì)計(jì)部門應(yīng)設(shè)立系統(tǒng)維護(hù)崗位，設(shè)立專門的系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作，根據(jù)不相容原理，該人員不得操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作。

　?。?）建立上機(jī)操作控制制度，為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，保障會(huì)計(jì)資料的安全、準(zhǔn)確、完整，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)，主要內(nèi)容包括：①無關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房，進(jìn)入機(jī)房的人員不能隨意操控用于電算化工作的計(jì)算機(jī)。②開機(jī)后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場(chǎng)，如需離開，應(yīng)退出工作界面，等回來后重新進(jìn)行登錄。③各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整真實(shí)的原始憑證。④數(shù)據(jù)錄入員對(duì)輸入的數(shù)據(jù)如有疑問，應(yīng)及時(shí)核對(duì)，不能擅自修改。⑤對(duì)于外來的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，在應(yīng)用前必須進(jìn)行殺毒處理。⑥發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，應(yīng)按系統(tǒng)提供的功能加以改正。⑦要做好數(shù)據(jù)備份，包括每日工作完成后進(jìn)行備份、周備份、月備份等。

　　（5）建立健全檔案管理制度。會(huì)計(jì)電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)下相同的紙制會(huì)計(jì)資料，如打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證外，還包括存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料和程式的光盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)，這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求，為防止發(fā)生損害，應(yīng)通過制定與實(shí)施相應(yīng)的檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)，一般包括：①存檔的手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。②采取安全保證措施，如備份的磁盤介質(zhì)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽，存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方，最好進(jìn)行雙備份或三備份，并存儲(chǔ)于兩個(gè)空間位置不同的地方分別保管。③對(duì)保存的磁盤介質(zhì)要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)資料丟失。④對(duì)于磁盤介質(zhì)原則上不予外借，如有必要，可采取復(fù)制的辦法借出。如果原件借出，必須嚴(yán)格進(jìn)行登記并告之其使用辦法，收回時(shí)應(yīng)嚴(yán)格檢查存儲(chǔ)內(nèi)容的完整性及安全性。

　　參考文獻(xiàn)：

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