2011-03-28 10:36 來源:徐鶴丹
摘要:隨著中國經(jīng)濟的飛速發(fā)展,目前在我國舉行的大型展會、國際展會不斷增多,參加展會的人數(shù)和涉及的經(jīng)濟單位也在增加,因而存在的風(fēng)險也相應(yīng)增大。然而展會又是一種復(fù)雜且多變的活動,包含展會的籌備、組織、布展和撤展等多個方面,但在這些諸多方面中,展會的籌備過程無疑是一個非常重要的環(huán)節(jié),是決定整場展會舉辦成功與否的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞:展會籌備;風(fēng)險分析;風(fēng)險管理
一、項目風(fēng)險管理的定義、特征
項目風(fēng)險管理是項目管理人員對可能導(dǎo)致?lián)p失的項目不確定性進行預(yù)測、識別、分析、評估和有效地處置,以最低成本為項目的順利完成提供最大安全保障的科學(xué)管理方法。不同的風(fēng)險可能只存在于項目的某一階段,因此風(fēng)險的承擔(dān)者也只在特定的時間內(nèi)才承擔(dān)這些風(fēng)險。由于項目風(fēng)險管理是用來減輕或預(yù)測未來可能出現(xiàn)的問題,其真正價值只有在未來才能體現(xiàn)出來,有可能用于風(fēng)險管理的投入在將來會抵消甚至多于風(fēng)險造成的損失。項目風(fēng)險的評估要隨著項目進度的變化而變化。項目風(fēng)險管理是一種非常有效的管理系統(tǒng),運用項目風(fēng)險管理系統(tǒng),對展會籌備工作進行計劃與控制,可將過程化繁為簡,降低風(fēng)險發(fā)生的概率。風(fēng)險管理分為六個階段:風(fēng)險規(guī)劃、風(fēng)險識別、風(fēng)險估計、風(fēng)險評價、風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險監(jiān)控。
二、展會籌備過程的風(fēng)險分析
。ㄒ唬╋L(fēng)險識別、風(fēng)險的特征
(1)發(fā)生概率低,一旦發(fā)生危害極大展會籌備過程中風(fēng)險發(fā)生的可能性極低,一旦發(fā)生損失極大。若籌備期間正值流感嚴(yán)重期,大面積的集聚將不會被允許,因此必然使準(zhǔn)備工作推后,這會帶來極大的經(jīng)濟損失。所以,在每一次展會的籌備期間,如何控制風(fēng)險,減小風(fēng)險發(fā)生的可能性,將是各主辦單位面臨的重大課題。
。2)情況復(fù)雜,有效控制難由于風(fēng)險發(fā)生的不確定性,很難準(zhǔn)確預(yù)測何時發(fā)生風(fēng)險、發(fā)生何種風(fēng)險、發(fā)生風(fēng)險的危害性,從而想要及時控制風(fēng)險就更加困難。
。ǘ╋L(fēng)險分析SWOT方法
SWOT分析法的基準(zhǔn)點是對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境之優(yōu)劣的分析,在了解企業(yè)自身特點的基礎(chǔ)上,判明企業(yè)外部的機會和威脅,然后對環(huán)境作出準(zhǔn)確的判斷,繼而制定企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略和策略,借用到展會風(fēng)險管理中進行項目戰(zhàn)略決策和系統(tǒng)分析。
V區(qū)是內(nèi)部優(yōu)勢與外部機會是最理想的匹配,存在的項目風(fēng)險較小,可通過兩種方式強化組織內(nèi)部的優(yōu)勢:一是通過找出最佳的資源組合來獲得競爭優(yōu)勢;二是通過提供資源來強化、擴展已有的競爭優(yōu)勢。如某主辦方已經(jīng)打造出品牌展會,并且某一時期社會所關(guān)注的問題也跟品牌展會的主題相契合,那么選擇主題風(fēng)險出現(xiàn)的概率將很小。
、鰠^(qū)是外部機會與內(nèi)部劣勢相匹配,可通過兩種方式權(quán)衡對機會的取舍:一是加強投資,將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢開拓機會;二是放棄機會給對手。如主題選擇為某一時期的熱點話題,但主辦方本身沒有足夠的人才籌備展會,那么可以在籌備時招聘所需人才,將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢,否則放棄籌備展會。
Ⅶ區(qū)是內(nèi)部優(yōu)勢與外部威脅相匹配,可有以下兩種選擇:一是通過重新構(gòu)建組織資源獲得竟?fàn)巸?yōu)勢,將威脅轉(zhuǎn)為機會;二是采取防守戰(zhàn)略,抓住其它象限中有前景的機會。如某主辦方擁有品牌展會,但正巧同一時期舉辦此展會的單位非常多,那么則可放棄此主題,選擇另外一個緊貼社會、新穎的主題。
、鴧^(qū)是與外部威脅與內(nèi)部劣勢相匹配,是最糟糕的匹配,存在的項目風(fēng)險最大,也存在以下兩種選擇:一是主動進取,爭取領(lǐng)先;二是主動放棄。
三、展會籌備過程的風(fēng)險應(yīng)對措施
(一)制定完善的展會籌備方案。完善的展會籌備方案,是風(fēng)險應(yīng)對的最佳措施。展會主題確定后,策劃人員就應(yīng)開始制定展會的籌備方案,做好展前的各項組織和準(zhǔn)備工作,使籌備工作按計劃進行,對每一個小細節(jié)進行規(guī)劃和描述,減少風(fēng)險發(fā)生的概率。
。ǘp輕風(fēng)險主要是為了降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或減少后果的不利影響。一個好的展會主題是展會成功舉辦的關(guān)鍵要素,因此,在選擇展會主題時應(yīng)遵循創(chuàng)新型原則,創(chuàng)造性的思維,是整場展會創(chuàng)造性的基礎(chǔ),沒有創(chuàng)造性的思維,展會的創(chuàng)造性也就無從談起;同時也要考慮時代因素,一場展會的主題應(yīng)盡量選擇社會所關(guān)注的熱點;最后也是極為重要的就是市場因素,選擇的主題應(yīng)能夠吸引大量的參會者,并且具有獨特性;為降低籌備過程中的社會環(huán)境風(fēng)險,政府應(yīng)明確自己的產(chǎn)業(yè)政策及法律法規(guī),同時不應(yīng)直接或間接地參加展會的組織工作,以免產(chǎn)生展會壟斷假象形成政府壟斷而非市場壟斷,挫傷社會力量舉辦會議的積極性,同時可能掩蓋會展產(chǎn)業(yè)的真正需求。
。ㄈ┺D(zhuǎn)移風(fēng)險轉(zhuǎn)移風(fēng)險的目的不是降低風(fēng)險發(fā)生的概率和不利后果的大小,而是借用合同或協(xié)議,在風(fēng)險事故一旦發(fā)生時將損失的一部分轉(zhuǎn)移到項目以外的第三方身上。采用這種策略所付出的代價大小取決于風(fēng)險大小。展會的主題及策劃需要專業(yè)的管理人員來完成,但正像律師、設(shè)計師等職業(yè)一樣,展會策劃人員的活動過程中也包含著風(fēng)險,他們工作中的失誤,會給參會者及其他相關(guān)方帶來經(jīng)濟損失。因此,展前融資今后將越來越普遍。然而,融資的信用風(fēng)險也是客觀存在的,特別是今后展會的數(shù)量越來越多、舉辦展會的單位越復(fù)雜,則展前融資的信用風(fēng)險就會越凸現(xiàn)。所以,開辦展前融資信用保險,將能為會展業(yè)的可持續(xù)發(fā)展再助一臂之力。
一場展會舉辦的成功與否,很大程度上取決于展會籌備過程中組織者的風(fēng)險管理水平。因此,展會組織者,一定要重視風(fēng)險管理,運用科學(xué)的方法進行管理,減小威脅發(fā)生的可能性,使整場展會在創(chuàng)造經(jīng)濟效益的同時,也能創(chuàng)造良好的社會效益。
參考文獻
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