目前審計中遇到兩類電子數(shù)據(jù)，一類是財務(wù)數(shù)據(jù)，另一類是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。財務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)形成統(tǒng)一的審計格式，對審計所需數(shù)據(jù)表和字段都進行了規(guī)范，絕大多數(shù)被審單位的財務(wù)數(shù)據(jù)可以通過AO軟件自帶的電子數(shù)據(jù)采集模板直接轉(zhuǎn)換成審計格式的數(shù)據(jù)。但是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)還沒有形成統(tǒng)一的審計格式。這主要是由于各行業(yè)或單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，對應(yīng)的商業(yè)軟件稀少，各單位的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)多是委托開發(fā)或自行開發(fā)，造成了即使在同一行業(yè)中也很少使用統(tǒng)一的軟件。因此針對業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)只能具體數(shù)據(jù)具體分析。

　　在審計實踐中，多數(shù)被審計單位不能提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔，審計人員無法取得數(shù)據(jù)字典，在這種情況下審計人員只能自己分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進而形成審計所需要的數(shù)據(jù)字典。筆者在多年的審計工作中，總結(jié)出了以下幾種分析業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)的方法，將這幾種方法綜合運用，可以在較短時間內(nèi)確定被審單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)字典。

　　一、根據(jù)一般的設(shè)計思路估測數(shù)據(jù)表和字段

　　每個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計都建立在具體的業(yè)務(wù)需求之上，就同一個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)而言，其數(shù)據(jù)存儲、處理的方案并不多，審計人員可以通過對被審單位業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程的了解，按照數(shù)據(jù)庫設(shè)計的規(guī)范，首先初步設(shè)計一個被審單位的數(shù)據(jù)庫方案，估測出數(shù)據(jù)庫中會有哪些表及對應(yīng)的字段。如我們在新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理信息系統(tǒng)審計中，通過對被審單位的了解，估測出該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中應(yīng)包括以下數(shù)據(jù)表：村鎮(zhèn)表、參保戶表、參保人員表、醫(yī)療機構(gòu)表、住院費用明細、住院補償表、門診費用明細表、門診補償表等反映基本信息及交易情況的數(shù)據(jù)表。在醫(yī)療機構(gòu)表中應(yīng)包括：醫(yī)療機構(gòu)代碼、醫(yī)療機構(gòu)名稱、醫(yī)療機級別、隸屬關(guān)系、地址等字段；參保戶表中應(yīng)包括：家庭編碼、地區(qū)代碼、鎮(zhèn)村編碼、小組編碼、戶主性別、戶主姓名、人口數(shù)、參合性質(zhì)、當(dāng)前狀態(tài)等字段。這樣，審計人員就可以依據(jù)估測的表和字段在被審單位數(shù)據(jù)庫中有目的的查找，進而確定實際使用的數(shù)據(jù)表和字段。

　　二、根據(jù)表中數(shù)據(jù)量的大小確定數(shù)據(jù)表的性質(zhì)和作用

　　數(shù)據(jù)庫設(shè)計時為了設(shè)計和使用的方便，通常將數(shù)據(jù)表分為以下幾類：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表、基本編碼表、輔助編碼表、系統(tǒng)信息表、累計數(shù)據(jù)表、結(jié)算數(shù)據(jù)表、決策數(shù)據(jù)表。各類表存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，數(shù)據(jù)量的大小也會有所不同。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表保存業(yè)務(wù)發(fā)生的明細記錄，數(shù)據(jù)量相對較大；基本編碼表用于描述業(yè)務(wù)實體的基本信息和編碼，可以根據(jù)具體的業(yè)務(wù)估測數(shù)據(jù)量的大小范圍；輔助編碼表用于描述屬性的列表值，如：職稱、民族、人員性質(zhì)等，一般數(shù)據(jù)量都不大。累計數(shù)據(jù)表、結(jié)算數(shù)據(jù)表、決策數(shù)據(jù)表存儲當(dāng)前值或一定時期的結(jié)存值，一般數(shù)據(jù)量也不大。審計人員可以利用這一特性來估測、確定數(shù)據(jù)表的性質(zhì)和作用。

　　首先要確定數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量。確定數(shù)據(jù)量的方法有很多種，如果被審單位電子數(shù)據(jù)是SQL Server 2000格式的，數(shù)據(jù)量的大小可以利用sysobjects、sysindexes等系統(tǒng)表取得，T-sql語句如下：

　　set nocount on

　　if object_id(N'tempdb.db.#temp') is not null

　　drop table #temp

　　create table #temp (name sysname,count numeric(18))

　　insert into #temp

　　select o.name,i.rows

　　from sysobjects o,sysindexes i

　　where o.id=i.id and o.Xtype='U' and i.indid_、等形式。新中大公共財政管理軟件后臺數(shù)據(jù)庫的表名、字段名絕大多數(shù)使用漢字的拼音縮寫，命名形式上有_、兩種形式。如FS_* 表明是與非稅收入相關(guān)的表。新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫則采用英文字母命名，命名形式只有這一種。如村鎮(zhèn)表（VillageList），參保戶表（MedicalCard），參保人員表（Memberlist），住院費用明細表（InpatientFee），住院補償表（inpatientcompensation）。字段的命名與表的命名規(guī)則一樣，以住院費用明細表（InpatientFee）為例，如下圖示：

　　字段名 類型 長度 小數(shù)位數(shù) 允許空 含義

　　id int 10 0 費用ID

　　CompensationID int 10 0 √ 補償ID

　　CenterItemID int 10 0 √ 中心項目代碼

　　HospitalItemID int 10 0 √ 醫(yī)院項目代碼

　　FeeAmount money 19 4 √ 數(shù)量

　　FeeSum money 19 4 √ 費用總額

　　ThenCompensationMark int 10 0 √ 補償標志(0)

　　審計人員通過表名、字段名的規(guī)則性就能很快確定數(shù)據(jù)表和字段的含義。

　　四、根據(jù)表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容確定表及字段含義

　　不同的表存儲的內(nèi)容不同，根據(jù)這一特性，在方法（二）確定表的大致范圍后，逐一將要分析的表打開，觀察表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容，確定該表的功能，進而分析各字段的含義。通常情況下，這一方法與方法（三）組合使用會收到事半功倍的效果。

　　五、觀察信息系統(tǒng)錄入界面和輸出報表的信息確定字段含義

　　這一方法是最為簡便準確的方法，同時也是容易被一些審計人員忽視的方法。軟件輸入界面中錄入的信息一般都直接對應(yīng)數(shù)據(jù)表相應(yīng)的字段，同時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)輸出的報表項目也與數(shù)據(jù)表相應(yīng)的字段有對應(yīng)關(guān)系，因此這就為審計人員估測數(shù)據(jù)表及字段含義提供了方便。如從新型農(nóng)村合作醫(yī)療辦證界面及醫(yī)療證上，我們就很容易確定參保戶表及參保人員表中一定包括以下重要字段：鎮(zhèn)、村、組、戶號、戶性質(zhì)、醫(yī)療證號、姓名、性別、出生日期、與戶主關(guān)系、繳費日期、經(jīng)辦人，發(fā)證機關(guān)等，根據(jù)這些信息就很容易分析出數(shù)據(jù)字典。（江蘇省沛縣審計局）