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建立付款的聯(lián)系單制度
一、問題的提出
巨化集團公司是國務院批準的120家試點企業(yè)集團之一，是國家特大型企業(yè)，巨化熱電廠是集團公司所屬的二次能源生產(chǎn)廠，也是目前浙江省最大的熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)，擔負著向全公司提供電力和蒸汽的任務。熱電廠年耗原煤90多萬噸，銷售收入近4億元，現(xiàn)金流量特別大，其中年付款額在4.5億元左右，相應地各類票據(jù)也多。這樣，一方面，有關(guān)人員在發(fā)票上簽字比較煩瑣且容易出錯，財務憑證附件也容易出亂；另一方面，管理層不易掌握現(xiàn)金流量情況，業(yè)務經(jīng)辦人員事后查詢也不方便。
二、解決的措施
針對上述情況，結(jié)合建立企業(yè)內(nèi)部控制制度的要求，我們研究設計了一套付款聯(lián)系單制度，規(guī)定業(yè)務部門辦理付款業(yè)務必須憑完整的票據(jù)填制《付款聯(lián)系單》，財務部門也必須憑審批簽字手續(xù)齊全的《付款聯(lián)系單》辦理付款。
付款聯(lián)系單格式：
《付款聯(lián)系單》一式兩聯(lián)：第一聯(lián)：聯(lián)系單位留存?zhèn)洳?；第二?lián)：財務付款憑證。
付款聯(lián)系單制度控制的重點在于規(guī)范支付審批手續(xù)。經(jīng)辦人員根據(jù)業(yè)務內(nèi)容填寫好《付款聯(lián)系單》后，先由部門領導審核認可并簽字，然后按審批限額規(guī)定交廠部主管領導審批、簽字，最后送財務科，由財務科長核對、簽字，并在部門編制預算的基礎上根據(jù)輕重緩急和資金狀況安排付款。
《付款聯(lián)系單》主管領導審批限額的一般規(guī)定：500元以下的款項由經(jīng)辦部門主要領導簽字；500元至20000元以下的款項須有分管廠領導簽字：20000元（含）以上的款項必須有廠長簽字。另外對一些特殊款項的審批手續(xù)也作了相應的規(guī)定，從而建立起有效的監(jiān)督、制約機制，避免給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。
為充分利用廠內(nèi)局域網(wǎng)資源，給領導掌握現(xiàn)金流量和業(yè)務經(jīng)辦人員事后查詢等提供方便，并為會計電算化提供更完善的處理方法，我們又將付款聯(lián)系單內(nèi)容納入到電算化管理系統(tǒng)。
我們要求財務科出納接到經(jīng)辦部門交付的聯(lián)系單后，于當天按格式要求輸入電腦，主辦會計在款項支付次日，編制銀行付款憑證（系統(tǒng)同時自動完成付款聯(lián)系單未付轉(zhuǎn)已付處理），以能實時反映付款信息，方便有關(guān)人員獲取準確的資料。下面以查詢功能為例：
1、未付查詢的一般顯示
選Z，可手動完成未付轉(zhuǎn)已付處理。
2、已付查詢的一般顯示：
以上選M，可按付款聯(lián)系單格式逐筆顯示：
三、影響和作用
通過建立付款聯(lián)系單制度，將委托收款以外的所有付款業(yè)務都納入到聯(lián)系單管理。一方面，規(guī)范了了付款審批手續(xù)，加強了資金的監(jiān)督和控制，對杜絕資金漏洞、確保資金使用安全、提高資金使用效益有一定好處；另一方面，對管理層掌握資金信息和業(yè)務經(jīng)辦人員查詢付款信息提供了極大便利，特別對業(yè)務部門了解跨年度分次付款項目的付款情況帶來了很大方便，在一定程度上解決了財務信息溝通不暢的矛盾。另外，每筆業(yè)務眾多的票據(jù)由于有了《付款聯(lián)系單》這一“統(tǒng)帥”，使得業(yè)務內(nèi)容一目了然，不僅方便了相關(guān)人員審核簽字，提高工作效率，而且會計憑證的附件也顯得清楚整齊，對會計基礎工作規(guī)范化能起到促進作用。
作者單位：浙江省巨化集團公司熱電廠
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