企業(yè)的內(nèi)部控制是運用現(xiàn)代企業(yè)的系統(tǒng)理論、控制理論和信息理論，按照企業(yè)控制與管理規(guī)律要求建立起來的經(jīng)營管理體系，它對完善公司治理結(jié)構(gòu)，改善經(jīng)營管理，防止弊端，保障財產(chǎn)安全，提高經(jīng)營活動的效率和效益等，有十分重要的意義。寶山鋼鐵股份有限公司（以下簡稱寶鋼股份或公司）的戰(zhàn)略目標是成為全球最具競爭力的鋼鐵企業(yè)、實現(xiàn)企業(yè)價值最大化，而實現(xiàn)這一目標的有效手段之一就是加強企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)。

    本文結(jié)合財政部在2002年12月23日頒布并實施的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——銷售與收款（試行）》的有關(guān)要求，對寶鋼股份銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制作一簡要分析。

    一、銷售與收款的業(yè)務(wù)流程

    寶鋼股份銷售管理的一大特點是高度的信息化管理，產(chǎn)品銷售信息由公司“9672產(chǎn)品銷售子系統(tǒng)”自動生成，系統(tǒng)已實現(xiàn)從產(chǎn)品價格庫生成、登記客戶需求、簽訂合同、運輸發(fā)貨、財務(wù)評審和結(jié)算、產(chǎn)品質(zhì)量異議處理管理等全過程控制。其主要流程是處理訂單、簽訂合同、發(fā)出貨物、結(jié)算貨款四個基本環(huán)節(jié)。

    1、處理訂單。對用戶填寫的訂貨卡片，或?qū)氫搰H各貿(mào)易公司輸入“9672系統(tǒng)”的草約付款清單，銷售部組織生產(chǎn)、制造部等部門對品種、規(guī)格、價格等進行技術(shù)評審，并負責生產(chǎn)能力評審、運輸方式評審。如評審?fù)ㄟ^，由銷售業(yè)務(wù)人員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認，再送交財務(wù)評審。財務(wù)人員對付款草約的結(jié)算方式、貨款金額、票據(jù)安全性等進行審核，確認收款依據(jù)。

    2、簽訂合同。銷售業(yè)務(wù)人員按評審?fù)ㄟ^的內(nèi)容，打印正式合同，經(jīng)供需雙方確認簽字后，合同生效。銷售部將合同信息通過“9672系統(tǒng)”下發(fā)給制造部并根據(jù)合同的交貨期和生產(chǎn)計劃編制原則進行排產(chǎn)。制造部依據(jù)生產(chǎn)計劃及交貨期及時安排、調(diào)整生產(chǎn)計劃，確保合同按時完成。

    3、發(fā)貨。銷售部根據(jù)制造部的“準發(fā)信息”和合同規(guī)定的運輸方式，向運輸部提交成品廠內(nèi)轉(zhuǎn)庫組批計劃。運輸部據(jù)以編制廠內(nèi)裝船、裝車作業(yè)計劃，核對實物，按規(guī)定要求裝車（船），與承運方辦理實物交接，辦理出庫提貨手續(xù)。

    銷售部收到成品裝運出廠信息，負責配齊碼單、質(zhì)量保證書和運單（以下簡稱“三單”），與用戶進行產(chǎn)品最終交付。

    4、財務(wù)結(jié)算。財務(wù)人員根據(jù)接收到的“三單”信息，開具增值稅發(fā)票，進行銷售結(jié)算，確認銷售收入，核銷預(yù)收款或進行收款。

    二、銷售與收款控制措施

    寶鋼股份銷售與收款的關(guān)鍵控制點主要體現(xiàn)在職務(wù)分離、業(yè)務(wù)流程控制、財務(wù)結(jié)算控制等方面，主要的控制措施如下：

    （一）職務(wù)分離

    寶鋼股份的鋼鐵產(chǎn)品銷售主要由銷售部統(tǒng)一管理，財務(wù)結(jié)算由財會處負責，內(nèi)部檢查由審計處負責。

    銷售部在其《組織機構(gòu)與管理職責》中明確規(guī)定了其內(nèi)設(shè)部門的職責，并特別強調(diào)由各產(chǎn)品室負責處理國內(nèi)外市場開拓及銷售、產(chǎn)品訂單、合同簽訂、執(zhí)行銷售政策和信用政策、用戶使用情況的跟蹤及反饋、催收貨款等職能。物流運輸室負責鋼鐵產(chǎn)品出廠運輸、物流及配貨、出口船期跟蹤、運輸合同審核及簽訂、運輸供應(yīng)商管理、產(chǎn)成品庫存管理、運輸異議處理、負責“三單”的管理。市場營銷室負責營銷環(huán)境分析、鋼鐵市場分析及策劃，負責銷售渠道綜合管理、鋼鐵產(chǎn)品價格管理、貿(mào)易糾紛處理及風險管理、鋼鐵產(chǎn)品營銷策劃及負責綜合銷售計劃管理。市場營銷室、各產(chǎn)品室、物流運輸室分別負責政策制定、執(zhí)行、運輸庫存管理；財會處主要負責對銷售合同的財務(wù)評審和銷售款項的結(jié)算和記錄、并監(jiān)督銷售回收；審計處根據(jù)公司銷售方面的規(guī)章制度及各部門職責權(quán)限的規(guī)定，定期和不定期地進行內(nèi)部控制檢查。

    （二）業(yè)務(wù)流程控制

    1、銷售政策制定控制。銷售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價格管理》制度，執(zhí)行相關(guān)銷售政策。該文件明確了價格管理的基本原則、產(chǎn)品價格制定依據(jù)、價格管理領(lǐng)導(dǎo)小組和市場營銷室職責、價格管理范圍，并通過價格管理流程來規(guī)范公司鋼鐵產(chǎn)品的價格制定，通過對各類產(chǎn)品的年度目標基價制定和日常價格調(diào)整兩種管理方式，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或部領(lǐng)導(dǎo)批準后，基價部分輸入公司“9672銷售系統(tǒng)”，形成公司的基價庫，日常調(diào)整部分通過對系統(tǒng)的授權(quán)審批，進行相應(yīng)調(diào)整，生成《寶山鋼鐵股份有限公司銷售部價格文件》（包含折扣政策、賒銷、商票結(jié)算、付款政策），供相關(guān)單位執(zhí)行銷售政策和價格。銷售部同時對外公布《寶山鋼鐵股份有限公司價格目錄》。

    2、客戶信用控制。銷售部制定了“信用風險管理崗位和職責”、“信用風險評估流程”，根據(jù)客戶信用評級方法和客戶信用授信表，建立客戶信用檔案。

    3、合同簽訂控制。寶鋼股份的一大特點是根據(jù)銷售合同安排生產(chǎn)，而其合同一般為預(yù)收款和見單付款合同，占公司銷售額的90%以上。由于公司的產(chǎn)品銷售信息是借助“9672銷售信息系統(tǒng)”支持，銷售政策和銷售價格已實現(xiàn)系統(tǒng)控制，所以銷售合同的簽訂管理，主要體現(xiàn)在訂貨信息的核對管理上。公司的《訂貨業(yè)務(wù)管理辦法》對此有詳細規(guī)定：產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員根據(jù)用戶所填訂貨卡片或?qū)氫搰H各貿(mào)易公司通過“9672系統(tǒng)”傳送的草約付款清單內(nèi)容，對產(chǎn)品的品種、規(guī)格、價格和資源量進行評審，核對訂貨結(jié)算單位名稱是否與其合同印章的內(nèi)容相符。如一致，業(yè)務(wù)員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認即評審?fù)ㄟ^；物流運輸室業(yè)務(wù)員對訂貨卡片上用戶要求的運輸方式進行確認；產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員將確認無誤的草約付款清單明細表送交財務(wù)審核；銷售財務(wù)接到訂貨草約后，進行相關(guān)財務(wù)評審。評審?fù)ㄟ^后，訂貨業(yè)務(wù)人員打印正式合同并對所有打印項目進行審核，審核無誤后，銷售人員根據(jù)授權(quán)與客戶簽訂合同；并將合同信息通過9672系統(tǒng)傳送給相關(guān)部門。

    4、發(fā)貨控制。成品生產(chǎn)結(jié)束后，制造部在“9672系統(tǒng)”中做生產(chǎn)完成標記，銷售按銷售合同和生產(chǎn)廠的成品準發(fā)信息，進行成品出廠的合同和資源管理，按合同規(guī)定的運輸方式落實車（船），并編制各運輸方式的成品出廠組批計劃；運輸部按成品出廠組批計劃，編制廠內(nèi)裝船、裝車作業(yè)計劃，核對實物，按規(guī)定要求裝車（船），與承運方辦理實物交接，確保百分之百按期發(fā)貨，并確保貨物運送的安全性和及時性。

    （三）財務(wù)控制

    公司的銷售財務(wù)管理是通過“9672銷售收款和發(fā)票結(jié)算兩個子系統(tǒng)”完成，設(shè)立資金綜合管理、結(jié)算管理、會計管理三類崗位，對收款、發(fā)票結(jié)算、應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)四類業(yè)務(wù)流程進行全方位的財務(wù)控制。

    1、訂立合同階段的財務(wù)控制。銷售業(yè)務(wù)人員根據(jù)相關(guān)部門確認的訂貨信息打印出草約付款清單，并將核對無誤的清單明細表送交財會處審核；銷售財務(wù)接到訂貨草約后，進行系列財務(wù)評審，對于有欠款的用戶，需得到銷售部主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意后方可訂貨。

    2、收款控制。收款作業(yè)是由財務(wù)在收到客戶的支票、匯票、商票、本票、信用卡或電子匯兌的款項，進行相關(guān)財務(wù)處理的過程。其主要流程和控制措施為，根據(jù)訂貨政策，每收到一筆款項，先由系統(tǒng)生成連續(xù)編號的收款單，并向普通會計系統(tǒng)拋賬，生成會計憑證。然后將款項分配至合約或合同。出廠中心發(fā)貨，配齊“三單”信息，并在“9672系統(tǒng)”中向銷售財務(wù)結(jié)算組上拋發(fā)貨信息，財務(wù)結(jié)算組根據(jù)出廠的發(fā)貨信息進行結(jié)算開票，確認銷售收入。同時銷售資金管理也對預(yù)收款的補合約欠款和退余款進行了明確規(guī)定。

    3、發(fā)票結(jié)算控制。銷售發(fā)票結(jié)算控制由以下三環(huán)節(jié)組成：出廠中心發(fā)貨后配齊“三單”、銷售財務(wù)結(jié)算、交寄結(jié)算單據(jù)給結(jié)算單位?！朵N售結(jié)算管理制度》對上述流程均有詳細規(guī)定，尤其強調(diào)“三單”結(jié)齊是結(jié)算控制點，從“9672系統(tǒng)”將一致的“三單”信息傳入金稅系統(tǒng)（國家稅務(wù)系統(tǒng)），通過金稅系統(tǒng)開具增值稅發(fā)票，開票結(jié)束后，再把發(fā)票信息從金稅系統(tǒng)回傳至“9672系統(tǒng)”，系統(tǒng)自動核對發(fā)運、合同、發(fā)票信息、確保三者所載明的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格一致后，如為預(yù)收款則進行銷賬處理，如為見單付款則編制見單付款通知單，向客戶收款。

    公司銷售發(fā)票的開具，是由金稅系統(tǒng)控制的，每天開完發(fā)票后都必須核實所剩的空白發(fā)票實物是否與金稅系統(tǒng)的庫存發(fā)票數(shù)一致，如有出入必須及時查找原因，并予以正確處理，發(fā)票存根聯(lián)按規(guī)定定期裝訂成冊。

    4、應(yīng)收票據(jù)管理控制。應(yīng)收票據(jù)是公司在銷售過程中，收取客戶為訂購貨款所支付的商業(yè)匯票，公司應(yīng)收票據(jù)的管理分兩部分：應(yīng)收票據(jù)的收取、票據(jù)信息的錄入和入賬工作由銷售財務(wù)人員在“銷售收款子系統(tǒng)”中完成，票據(jù)的日常庫存管理、收款、貼現(xiàn)和分析由公司資金管理人員在“票據(jù)管理模塊”中完成，公司的“票據(jù)管理模塊”與“銷售收款子系統(tǒng)”相結(jié)合實現(xiàn)了整個票據(jù)的信息化管理。公司的應(yīng)收票據(jù)設(shè)有專人保管，票據(jù)的接受、貼現(xiàn)和延期換新都是經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書面批準，各種票據(jù)信息都能在管理模塊中查詢并進行追蹤控制，應(yīng)收票據(jù)管理實現(xiàn)了人員分工和信息系統(tǒng)的雙重控制。

    5、應(yīng)收賬款控制。公司制定了《應(yīng)收賬款管理及核算辦法》和《應(yīng)收賬款管理崗位流程》，有效地規(guī)范了應(yīng)收賬款管理工作。

    該辦法和流程對應(yīng)收賬款分事前、事中、事后三階段進行管理，明確規(guī)定了對客戶信用管理、公司內(nèi)部的賬務(wù)處理、信息互通和日常監(jiān)督、催款管理、應(yīng)收賬款分析報告、賬齡管理、對賬管理以及申報壞賬等八方面的管理工作。公司對客戶賒銷、取得保證、限期回收貨款的原則，并通過業(yè)務(wù)和財務(wù)雙重評審，特別強調(diào)銷售人員對應(yīng)收賬款的催收、應(yīng)收賬款賬齡分析和逾期應(yīng)收賬款報告及追加法律保全等控制程序。

    6、壞賬控制。壞賬損失是指因應(yīng)收款項預(yù)計不能收回而發(fā)生的損失。公司的《壞賬管理辦法》從職責上對申報單位、法務(wù)處、財會處進行了分工，對壞賬核銷的處理程序有明確規(guī)定，特別強調(diào)壞賬申報、賬務(wù)處審核、壞賬核銷的批準、壞賬核銷的會計處理等環(huán)節(jié)的規(guī)范化處理，同時要求壞賬核銷后的繼續(xù)催款，做到賬銷案存。已注銷的壞賬收回時能及時入賬，不會形成賬外款。

    寶鋼股份通過上述職務(wù)分離、業(yè)務(wù)控制、財務(wù)控制等內(nèi)部控制手段，實現(xiàn)銷售與收款不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，并最終促成公司銷售目標的實現(xiàn)。