[摘要]:會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢.分析目前會計電算化工作在會計無紙化、電子原始數(shù)據(jù)的審核與確認、電算化安全等方面所存在的問題,研究會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響,并以此為基礎(chǔ)探討加強電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題,以確保財會實行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運行。 

　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電子計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)已在會計領(lǐng)域廣泛運用.會計電算化使會計人員從繁重的手工核算報表中解脫出來,提高了會計信息的及時性、正確性、全面性,但同時也給會計人員帶來了許多新的問題.本文就此作一些初步的探討。 

　　1 會計電算化面臨的幾個問題 

　　1.1 會計無紙化中存在的問題 

　　在手工會計環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表.紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征.但是,在計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中,原來紙質(zhì)的會計原始憑證的數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”.然而,在電子數(shù)據(jù)形成和存儲管理過程加強控制和傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)換的條件下,電子數(shù)據(jù)像紙張憑證一樣可作為會計的原件.如果法律上不承認電子數(shù)據(jù)可作為數(shù)據(jù)“原件”,那么許多數(shù)據(jù)就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件,會計的無紙化也就無法開展,并進而影響會計電算化的進程。 

　　1.2 電子原始數(shù)據(jù)的審核和確認 

　　在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下,絕大多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的紙張式的憑證審核和手工編制會計記賬憑證方式,因而,在電算化初期,會計原始數(shù)據(jù)的審核仍然沿用傳統(tǒng)方法.但是,隨著會計電算化的進一步發(fā)展,面對“無紙”的會計數(shù)據(jù),會計人員特別關(guān)心的是怎樣審核和確認存放在計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)發(fā)生時的原始形式是一致的.磁盤和光盤的數(shù)據(jù)可通過適當(dāng)?shù)挠嬎銠C工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”,因此,確保這些電子數(shù)據(jù)是以原始形式保存下來是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵.在無紙化的信息系統(tǒng)環(huán)境下,電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后,就可利用會計記賬憑證編制的軟件模塊自動生成電子記賬憑證,自動形成后的電子記帳憑證就不讓任何人修改,而且由這些電子記賬憑證或電子原始數(shù)據(jù)直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報表都是派生性的數(shù)據(jù),如果所用的軟件是正確的,會計系統(tǒng)中的派生數(shù)據(jù)的正確性、真實性和完整性完全取決于電子原始數(shù)據(jù)。 

　　1.3 會計電算化工作中的安全問題 

　　現(xiàn)有的會計應(yīng)用軟件系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)階段,普遍存在著系統(tǒng)需求中安全需求少、軟件設(shè)計重功能輕安全的現(xiàn)象,軟件設(shè)計選用的語言和數(shù)據(jù)庫考慮安全性能少,以至軟件投入運行后暴露諸多安全隱患,如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開、應(yīng)用系統(tǒng)軟件存在安全問題等.這類現(xiàn)象和問題目前還尚未得到徹底的改變,同時,許多安全設(shè)施并未配置齊全,特別是硬件自身安全性能低,造成的結(jié)果是由于硬件的安全問題直接影響會計應(yīng)用系統(tǒng)軟件的正常運用.另外,還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。 

　　2 會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響 

　　電算化財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制,既包括原來的手工賬務(wù)過程,又包括程序設(shè)計、電算賬務(wù)處理過程.由于會計電算化是以電子計算機為主的當(dāng)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計中的簡稱,是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程,是現(xiàn)代社會大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然手段。 

　　2.1 內(nèi)部控制形式的變化 

　　(1) 原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在必要性.如編制科目匯總表,憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對;(2)原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)了,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查.可見,電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)容控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)的,因此,計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂啤?nbsp;

　　2.2 內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化 

　　計算機技術(shù)的引入,給會計工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施,如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制,以及計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責(zé)任制度等。

　　3 加強電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題 

　　實行電算化以后,系統(tǒng)的正常、安全、有效運行的關(guān)鍵是操作使用.如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?都會給各種非法舞弊行為以可乘之機.因此,會計主體的改變,也給內(nèi)部控制下的制度賦予新的內(nèi)涵。 

　　3.1 嚴格機構(gòu)和人員的管理與控制 

　　會計核算軟件投入正式使用后,對原有會計機構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整,對各類人員制定崗位責(zé)任制度.會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位.基本會計崗位可包括:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括:直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位.機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為.如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。 

　　3.2 嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng) 

　　操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護.操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn).操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé),操作程序和注意事項,并形成一套電算化系統(tǒng)文件.如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志,規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范,規(guī)定軟盤專用以防病毒感染.系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護,硬件維護主要包括:(1)定期進行檢查并做好記錄;(2)在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄.而軟件維護包括正確性維護、適應(yīng)性維護、完善性維護3種。 

　　3.3 建立計算機房管理制度 

　　實行電算化以后,設(shè)立計算機房的主要目的是:給計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護機器設(shè)備;防止各種非法人員進入機房,保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全.具體措施包括:(1)對進入機房內(nèi)的人員進行嚴格審查;(2)保證機房設(shè)備安全的措施.如機房防火規(guī)定等;(3)保證計算機正常運行措施.如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等;(4)會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施.如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定;(5)修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度.如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準(zhǔn)等。

　　3.4 建立健全的檔案管理制度 
　　
　　這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì).系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作,而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn),一般包括:(1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;(2)各種安全保證措施,如備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方;(3)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失.此外,還應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng),并為此提供必要的物力、財力,以造就一支高素質(zhì)的財會科技隊伍,為會計電算化工作提供人力和智力支持。