物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)得以持續(xù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，同時(shí)也是最容易出漏洞的環(huán)節(jié)，如果不嚴(yán)格加以控制管理，降低庫(kù)存，勢(shì)必會(huì)給企業(yè)帶來浪費(fèi)；如果采購(gòu)環(huán)節(jié)的審計(jì)管理薄弱，則會(huì)出現(xiàn)材料物資價(jià)格不實(shí)和材料物資質(zhì)量低劣等現(xiàn)象。因此，企業(yè)對(duì)采購(gòu)過程和采購(gòu)物資要進(jìn)行嚴(yán)格的審計(jì)。

　　一、物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)概論

　　內(nèi)部審計(jì)是組織內(nèi)部的一種獨(dú)立客觀的監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)，它通過審查和評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性來促進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。物資采購(gòu)的內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制重點(diǎn)之一。

　?。ㄒ唬┪镔Y采購(gòu)審計(jì)目標(biāo)

　　在物資采購(gòu)流程中，要保證現(xiàn)金支付后獲得相應(yīng)的物品或服務(wù)。預(yù)付款之前，要與服務(wù)供應(yīng)商簽訂購(gòu)買合同，明確物資和服務(wù)的供應(yīng)時(shí)間以及不能按時(shí)供應(yīng)的賠償條款，從而保證應(yīng)付賬款的真實(shí)性。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)防止交易發(fā)生之后，應(yīng)付賬款被少記或漏列，從而避免因此而虛增企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)力。同時(shí)也要保證應(yīng)付賬款與應(yīng)收賬款的一致，防止應(yīng)付賬款借記時(shí)，實(shí)際債務(wù)并未償還，而是有人挪用企業(yè)資金。會(huì)計(jì)記錄應(yīng)當(dāng)真實(shí)的揭示企業(yè)所享受的折扣與折讓，從而保證采購(gòu)費(fèi)用的合理支出等情況。

　?。ǘ┪镔Y采購(gòu)審計(jì)原則

　　要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定全年的物資采購(gòu)費(fèi)用計(jì)劃，實(shí)行費(fèi)用總額限制，規(guī)定各類物資的費(fèi)用上限，規(guī)定采購(gòu)費(fèi)用支出的申報(bào)和審批程序。對(duì)費(fèi)用審批權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理，逐級(jí)授權(quán)，并且建立專人復(fù)核制度。

　?。ㄈ┪镔Y采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督

　　流程設(shè)計(jì)主要內(nèi)容有：

　　（1）職務(wù)分離制度。整個(gè)采購(gòu)過程應(yīng)當(dāng)進(jìn)行職務(wù)或職權(quán)分離，其中包括物資需求計(jì)劃應(yīng)當(dāng)由非采購(gòu)部門提出，由采購(gòu)部門執(zhí)行；付款人員不得尋供應(yīng)商或索價(jià)；采購(gòu)人不得辦理物資的驗(yàn)收工作；物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用人員不得從事相關(guān)的賬務(wù)記錄工作；付款人不得兼職付款審核；應(yīng)付賬款的記錄人不得兼職付款業(yè)務(wù)；數(shù)額巨大的采購(gòu)業(yè)務(wù)不能由個(gè)人專斷審批等。

　　（2）請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃制度。請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃要由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出；倉(cāng)儲(chǔ)公司材料員接到請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃后將生產(chǎn)所需的材料數(shù)量、規(guī)格與庫(kù)存數(shù)量及定額進(jìn)行核對(duì)，如果確實(shí)超過，簽署同意購(gòu)買的計(jì)劃數(shù)量，并經(jīng)主管復(fù)核簽字后報(bào)采購(gòu)部門審批；采購(gòu)人員認(rèn)為是合理采購(gòu)時(shí)，簽字同意后報(bào)負(fù)責(zé)采購(gòu)資金預(yù)算控制主管人員審批，如果符合各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算及全年總費(fèi)用要求準(zhǔn)許采購(gòu)?？刂频年P(guān)鍵點(diǎn)是請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存定額和采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算。

　?。?）訂貨控制制度。訂貨制度要解決的主要問題是如何合理經(jīng)濟(jì)地確定采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量和質(zhì)量、采購(gòu)時(shí)間以及供應(yīng)商，因此，該控制的主要規(guī)定設(shè)計(jì)為：所購(gòu)物資數(shù)量和時(shí)間與生產(chǎn)計(jì)劃要求一致，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)檢部門確定，審計(jì)部門負(fù)責(zé)檢查；所購(gòu)物資價(jià)格由市場(chǎng)部門核準(zhǔn)，由審計(jì)部門確認(rèn)；購(gòu)貨單要注明所購(gòu)物資的規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、總金額、質(zhì)量指標(biāo)、折扣折讓以及付款條件等情況。按照有關(guān)采購(gòu)文件規(guī)定實(shí)行重點(diǎn)物資定點(diǎn)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行定期評(píng)價(jià)制度，及時(shí)淘汰不合格的供應(yīng)商。

　?。?）購(gòu)入貨物質(zhì)檢驗(yàn)收制度。驗(yàn)貨由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)以及財(cái)會(huì)部、質(zhì)檢部門承擔(dān)，根據(jù)各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)檢、填寫質(zhì)檢單并由質(zhì)檢員簽字，同時(shí)賦予質(zhì)檢部門可以否決質(zhì)量不合格物資的入庫(kù)權(quán)力；質(zhì)檢后由倉(cāng)儲(chǔ)公司根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果和請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單查驗(yàn)后方可辦理物資入庫(kù)手續(xù)、填寫入庫(kù)單并由經(jīng)辦人員和復(fù)核人員簽字。

　?。?）退貨和折讓控制制度。質(zhì)檢和倉(cāng)儲(chǔ)部門在接到收貨報(bào)竹后，如果經(jīng)檢驗(yàn)確認(rèn)所購(gòu)物資的數(shù)量和質(zhì)量不符合購(gòu)貨單要求，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商，并負(fù)責(zé)要求供應(yīng)商補(bǔ)足數(shù)量或等待處理；退貨時(shí)要填寫退貨記錄，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，若已經(jīng)辦理入庫(kù)的要辦理退庫(kù)手續(xù)并由審計(jì)部門負(fù)責(zé)審查監(jiān)督；建立折讓制度，當(dāng)企業(yè)在得到對(duì)方授權(quán)人的承諾批準(zhǔn)后，確認(rèn)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)應(yīng)享受的折讓金額，并填寫借項(xiàng)憑證及時(shí)通會(huì)計(jì)部門調(diào)整應(yīng)付賬款。

　?。?）付款及應(yīng)付賬款控制制度。防止未核準(zhǔn)的款項(xiàng)被支付，保證收貨之后再付款，在資金不緊張時(shí)應(yīng)做到及時(shí)付款，以維持企業(yè)的信譽(yù)度；會(huì)計(jì)人員要定期核查應(yīng)付賬款的明細(xì)賬，付款的會(huì)計(jì)記錄要完整全面，特別是折扣的記錄要明確?？刂埔c(diǎn)包含：應(yīng)付賬款的總賬和明細(xì)賬，折扣交易的入賬記錄；與供應(yīng)商的對(duì)賬單核對(duì)。

　　二、物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)實(shí)施要點(diǎn)

　?。ㄒ唬﹥?nèi)部控制的初步評(píng)價(jià)與關(guān)鍵控制點(diǎn)主要包括：

　?。?）內(nèi)部控制的了解與初步評(píng)價(jià)。通過對(duì)公司的基本情況的調(diào)查了解，內(nèi)部審計(jì)人員首先需要了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況是否良好；是否屬于合法、正當(dāng)?shù)慕?jīng)營(yíng)企業(yè)，進(jìn)一步了解其關(guān)于采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制程序，考察公司在該方面的內(nèi)部控制制度，程序設(shè)計(jì)是否齊全、合理，整個(gè)循環(huán)是否由清購(gòu)、訂購(gòu)、審核、驗(yàn)收與保管、編制應(yīng)付憑證、會(huì)計(jì)處理、付款等環(huán)節(jié)構(gòu)成。請(qǐng)購(gòu)單審核是否符合公司采購(gòu)計(jì)劃，是否經(jīng)相關(guān)主管人員簽字審批等程序后，采購(gòu)部門根據(jù)合同規(guī)定的請(qǐng)購(gòu)單編制連續(xù)編號(hào)的訂購(gòu)單并報(bào)審核部門審批，訂購(gòu)單經(jīng)審核批準(zhǔn)后，向供應(yīng)商發(fā)出訂貨要求，（若數(shù)額較大）簽訂正式合同，所購(gòu)貨物運(yùn)到公司后經(jīng)過驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收之后方可入庫(kù)，記賬，付款等環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的憑證和處理手續(xù)。內(nèi)部審計(jì)人員認(rèn)為公司采購(gòu)付款循環(huán)的內(nèi)部控制較小，可以進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)查和測(cè)試。

　?。?）內(nèi)部控制關(guān)鍵的控制點(diǎn)。從整個(gè)循環(huán)來看，關(guān)鍵的控制點(diǎn)有：采購(gòu)計(jì)劃市批、簽合同、驗(yàn)收貨物、付款結(jié)算的審簽、記賬和對(duì)賬、稽核等。針對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制調(diào)查表，對(duì)內(nèi)部控制設(shè)置情況進(jìn)行調(diào)查，其它調(diào)查表的設(shè)計(jì)也同樣針對(duì)內(nèi)部控制設(shè)置情況而設(shè)計(jì)。

　　（二）內(nèi)部控制的符合性測(cè)試

　　符合性測(cè)試可采用觀察法、檢查憑證、實(shí)驗(yàn)重做法等方法，主要程序包括：

　?。?）請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)環(huán)節(jié)的符合性測(cè)試。通過測(cè)試檢查公司請(qǐng)購(gòu)單內(nèi)容是否完整，是否有授權(quán)人員的簽字，數(shù)額計(jì)算是否正確并有審核、審批手續(xù)；訂購(gòu)單上的金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，是否有公司稽核部門的復(fù)核標(biāo)記，訂購(gòu)單上是否有相關(guān)采購(gòu)人員和主管人員簽字，合同與請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單是否相符合，查明細(xì)賬與總賬：等財(cái)務(wù)記錄是否相符。比如，發(fā)現(xiàn)沒有制定公司的年度采購(gòu)計(jì)劃，訂購(gòu)數(shù)量控制不夠嚴(yán)格，則可認(rèn)為公司的訂購(gòu)和采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)訂購(gòu)數(shù)量的控制薄弱。

　?。?）檢查驗(yàn)收保管環(huán)節(jié)的符合性測(cè)試。審查測(cè)試物資驗(yàn)收單是否符合內(nèi)部控制的要求，金額計(jì)算正確，驗(yàn)收單連續(xù)編號(hào)，并有主管人員簽字和審核標(biāo)記，需要技術(shù)鑒定的有技術(shù)人員簽字，驗(yàn)收單交送給購(gòu)貨和財(cái)務(wù)部門是否及時(shí)；貨物在入庫(kù)時(shí)均按要求填寫入庫(kù)單，入庫(kù)單與驗(yàn)收單一致，針對(duì)某一時(shí)間物資入庫(kù)情況核對(duì)沒有發(fā)現(xiàn)問題；保管與驗(yàn)收職責(zé)是相分離的由不同人承擔(dān)，貨物管理程序嚴(yán)格，從而可以有效減少不經(jīng)授權(quán)所導(dǎo)致的采購(gòu)與盜用的風(fēng)險(xiǎn)問題。

　　（3）編制應(yīng)付憑證和賬務(wù)處理環(huán)節(jié)的符合性測(cè)試。公司編制的憑單與其所附支付憑證內(nèi)容要求一致，票面金額計(jì)算要求正確，付款憑證的連續(xù)編號(hào)均有授權(quán)人員簽字；應(yīng)付賬款明細(xì)賬記錄清晰，每一筆記錄對(duì)應(yīng)的記賬憑證都應(yīng)附有經(jīng)批準(zhǔn)的原始憑證，而且原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證的記錄相一致，每月的明細(xì)賬與總賬核對(duì)相符合，應(yīng)付賬明細(xì)與供應(yīng)商對(duì)賬單定期對(duì)賬，與應(yīng)付賬款對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)賬目沒有發(fā)現(xiàn)異常，則說明該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行良好。

　　（4）付款環(huán)節(jié)的符合性測(cè)試。審查測(cè)試公司對(duì)支票簽發(fā)的內(nèi)部控制情況，檢查支票存根編號(hào)是否連續(xù)，金額、日期、供應(yīng)商等名稱與現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及應(yīng)付賬款明細(xì)賬核對(duì)相符，數(shù)量?jī)r(jià)格計(jì)算正確；所檢查的每張發(fā)票是否都與相應(yīng)的原始憑證相符，對(duì)有折扣條件的發(fā)票和財(cái)務(wù)處理記錄詳細(xì)，享受的折扣采用沖減財(cái)務(wù)費(fèi)用的方式處理并符合要求，作廢的票據(jù)均蓋有“作廢”印章。

　?。ㄈ徲?jì)結(jié)論與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

　　通過以上的審查與測(cè)試，可以認(rèn)為采購(gòu)付款循環(huán)所涉及的有關(guān)交易與賬戶的相關(guān)內(nèi)部控制是否健全、有效，如果能夠達(dá)到公司對(duì)該循環(huán)業(yè)務(wù)的控制目的，財(cái)務(wù)處理符合程序且基本正確無誤，能保證財(cái)務(wù)報(bào)表按正確的會(huì)計(jì)期間反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況；企業(yè)關(guān)于該業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)水平較低，則可以對(duì)內(nèi)部控制給予較高的信賴。

　　三、加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)的建議

　　物資采購(gòu)是對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)的一種獨(dú)立客觀的監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)，它通過審查和評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的適應(yīng)性、合法性和有效性來促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。物資采購(gòu)是最容易出現(xiàn)問題而又不被重視的環(huán)節(jié)，同時(shí)又是內(nèi)部審計(jì)中最薄弱的“盲區(qū)”和難點(diǎn)。在日常實(shí)際工作中，重視和強(qiáng)化物資采購(gòu)的內(nèi)部審計(jì)是十分必要的。

　　（一）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的職責(zé)和地位

　　一個(gè)有效健全的內(nèi)部控制體系，可以保證企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和有效性，所以，要使內(nèi)部審計(jì)部門真正成為企業(yè)內(nèi)部有效的監(jiān)督、管理、咨詢部門，促使企業(yè)國(guó)企建立一個(gè)有效健全的內(nèi)部控制體系，尤其是確立內(nèi)部審計(jì)在公司治理中的法律地位，國(guó)家應(yīng)為內(nèi)部審計(jì)創(chuàng)造良好的建設(shè)、發(fā)展環(huán)境，樹立內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威地位，真正讓內(nèi)部審計(jì)成為企業(yè)自身發(fā)展、加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理的內(nèi)在需要，充分發(fā)揮審計(jì)在物資采購(gòu)中的作用。

　?。ǘ┩晟苾?nèi)部控制

　　由于受托責(zé)任的產(chǎn)生，才有了委托者及其他第三方對(duì)受托者的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)監(jiān)督是確保受托責(zé)任有效履行的手段之一，是一種落實(shí)受托責(zé)任的控制機(jī)制。加強(qiáng)和完善對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督控制，一是可以保證企業(yè)資產(chǎn)的保值、增值；二是可以促使受托者千方百計(jì)完成受托責(zé)任，其中包括建立內(nèi)部控制，重視內(nèi)部審計(jì)工作。例如，通過加強(qiáng)和完善企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制制度是否建立、健全，企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及其他信息是否真實(shí)可靠，法律法規(guī)、財(cái)經(jīng)法紀(jì)是否切實(shí)得以履行。

　?。ㄈ﹥?yōu)化企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的工作環(huán)境

　　企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作環(huán)境，可以分為外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的外部環(huán)境是指企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所處的特定時(shí)間和外部空間的總和。外部環(huán)境是所有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所面臨的特定的社會(huì)條件和物質(zhì)條件，是任何單一的企業(yè)都無能為力改變的環(huán)境因素。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)部環(huán)境，是指企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所處的特定的時(shí)間和內(nèi)部空間的總和。相對(duì)于企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的外部環(huán)境來說，它屬于微觀環(huán)境。

　　（1）設(shè)置獨(dú)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行物資采購(gòu)審計(jì)。無論是執(zhí)行何種審計(jì)，最關(guān)鍵的在于具有獨(dú)立性，能按規(guī)定的職權(quán)辦事，不受干涉，才能保證審計(jì)工作的公正和客觀。相對(duì)于其他類型的審計(jì)，物資采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)施的好壞上依靠管理當(dāng)局的重視程度和所賦予的權(quán)力大小。因此保持單位內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，首先要求內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在單位的組織上有較高的地位。在物資采購(gòu)審計(jì)中，內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)健全自我監(jiān)控自我約束機(jī)制、保障所有者權(quán)益的手段，是管理體制的組成部分，其組織地位應(yīng)是超然獨(dú)立于企業(yè)的其他管理部門。

　　（2）提高物資采購(gòu)審計(jì)隊(duì)伍的素質(zhì)。提高物資采購(gòu)中審計(jì)人員隊(duì)伍素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)審計(jì)工作質(zhì)量和效率的突破的關(guān)鍵。隨著審計(jì)領(lǐng)域的不斷拓展，內(nèi)部審計(jì)必須提高審計(jì)隊(duì)伍的素質(zhì)，突出多學(xué)科、高智能的特點(diǎn)。由于在企業(yè)內(nèi)部，管理人員和審計(jì)人員執(zhí)行同一政策，實(shí)現(xiàn)同一目標(biāo)，審計(jì)人員可以滲透到企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，工作領(lǐng)域的廣闊、無界，就必然要求內(nèi)部審計(jì)向多學(xué)科、高智能的方向發(fā)展。在物資采購(gòu)中，涉及合同、數(shù)學(xué)計(jì)算、管理等各種學(xué)科的知識(shí)，審計(jì)人員若不了解這些知識(shí)，勢(shì)必會(huì)陷入審計(jì)困境。