在輸入記賬憑證時(shí)，盡管賬務(wù)系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的措施，但錯(cuò)誤憑證的出現(xiàn)是難免的，為此，系統(tǒng)必須能夠提供對(duì)錯(cuò)誤憑證修改的功能。目前，許多財(cái)務(wù)軟件（如：用友、安易、三門）都提供了“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，這三項(xiàng)功能的使用為錯(cuò)誤憑證的修改帶來了諸多方便。下面，筆者以用友總賬系統(tǒng)（賬務(wù)系統(tǒng)）V8.11為例，對(duì)不同情況下錯(cuò)誤憑證的不同修改方法逐個(gè)進(jìn)行分析，以期對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作有所幫助。

　　錯(cuò)誤憑證的“無痕跡”修改

　　所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。在總賬系統(tǒng)中，以下四種情況下的錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改。

　　第一種是輸入后還未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的憑證 對(duì)于未經(jīng)過“審核”功能操作的錯(cuò)誤記賬憑證，可以由憑證填制操作員，直接進(jìn)行修改并保存。

　　第二種是已通過審核但未記賬的憑證 對(duì)于已“審核”但未“記賬”的錯(cuò)誤記賬憑證，不能直接在記賬憑證上進(jìn)行修改，而應(yīng)首先由審核操作員在“總賬系統(tǒng)”／“憑證”／“審核憑證”功能窗口中，進(jìn)行“取消審核”（也稱為“反審核”）操作后退出；然后由填制憑證操作員進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”功能中，調(diào)出該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，修改完成后保存退出；最后由審核操作員再次進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“總賬系統(tǒng)”／“憑證”／“審核憑證”功能窗口中，重新對(duì)該張已修改過的憑證進(jìn)行“審核”操作。

　　第三種是已記賬但未結(jié)賬的憑證 對(duì)于此情況，欲實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“期末”／“對(duì)賬”菜單項(xiàng)，打開“對(duì)賬”操作窗口，此時(shí)按下快捷鍵“Ctrl＋H”鍵，即可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對(duì)賬”窗口；單擊“憑證”／“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項(xiàng)（此功能平時(shí)不顯示，待退出“總賬系統(tǒng)”后將隱蔽而不顯示出來），彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復(fù)方式”中選擇“月初狀態(tài)”項(xiàng)，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài)；最后，按照上述第二種憑證的方法，調(diào)用錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，再進(jìn)行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

　　第四種是已結(jié)賬的憑證 對(duì)于這種情況，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，在“結(jié)賬”向?qū)б坏倪x擇月份窗口中，首先單擊要取消結(jié)賬的月份，然后按“Ctrl＋Shift＋F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓擁有結(jié)轉(zhuǎn)權(quán)限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后按上述第三種憑證的方法，調(diào)用錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，再進(jìn)行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。

　　以上四種情況下的錯(cuò)誤記賬憑證，雖然按照財(cái)務(wù)軟件提供的功能（特別是“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能）可以做到無痕跡修改，但是根據(jù)現(xiàn)行會(huì)計(jì)（會(huì)計(jì)電算化）法規(guī)制度，只有第一種情況下的直接修改法具有合法性，而后三種情況下的無痕跡修改，有以下弊端：

　　一是與現(xiàn)行會(huì)計(jì)（會(huì)計(jì)電算化）法規(guī)相違背 《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）第17、18條的規(guī)定：“會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對(duì)機(jī)內(nèi)憑證的修改?！l(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘－’號(hào)或者其他標(biāo)記表示?！眹医y(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度中也有類似的規(guī)定。

　　二是“反審核、反記賬、反結(jié)賬”為做假賬、提供虛假會(huì)計(jì)信息等經(jīng)濟(jì)違法犯罪行為提供了技術(shù)支持 由于“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會(huì)計(jì)電算化人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會(huì)計(jì)報(bào)表變得輕而易舉，為他們利用電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作弊提供了極為方便的手段。以前手工賬由各人分別編制憑證、登記賬簿，如果發(fā)生會(huì)計(jì)造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識(shí)別和鑒定。而目前大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件對(duì)更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時(shí)使用過這些逆向操作功能，至于更正和補(bǔ)充了何種會(huì)計(jì)事項(xiàng)，其目的和來龍去脈則無從得知。這樣就給會(huì)計(jì)、審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪行為增加了技術(shù)難度。

　　三是“反審核、反記賬、反結(jié)賬”可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，賬務(wù)混亂 在使用“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能時(shí)，由于會(huì)計(jì)電算化人員業(yè)務(wù)水平及對(duì)軟件功能理解的偏差，特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時(shí)，不同年份會(huì)計(jì)科目體系可能發(fā)生了變化，如果操作有誤，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、財(cái)務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成嚴(yán)重的損失。

　　通過以上分析，第二種情況下對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行無痕跡修改，雖然存在前述弊端，但從數(shù)據(jù)庫技術(shù)角度看，“取消審核”完全是在一個(gè)憑證數(shù)據(jù)庫中操作，即將庫中“審核”字段的值清空，再對(duì)該庫其他相關(guān)字段的值進(jìn)行修改。這和“反記賬、反結(jié)賬”操作有本質(zhì)區(qū)別，“反記賬、反結(jié)賬”操作往往涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上數(shù)據(jù)庫的操作，在這個(gè)過程中容易導(dǎo)致賬務(wù)數(shù)據(jù)的混亂或系統(tǒng)的崩潰。因此，筆者認(rèn)為，前述第二種情況下的錯(cuò)誤憑證采用無痕跡修改方法是可行的，而第三、四種情況下的錯(cuò)誤憑證不能利用賬務(wù)系統(tǒng)提供的“反記賬、反結(jié)賬”功能，而應(yīng)采用有痕跡修改方法。

　　錯(cuò)誤憑證的“有痕跡”修改

　　所謂有痕跡，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，賬務(wù)系統(tǒng)中往往是通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。正如前面所述，在賬務(wù)系統(tǒng)中對(duì)已“記賬”，不管是否“結(jié)賬”的錯(cuò)誤憑證，按照“規(guī)范”第18條規(guī)定可采用“紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法”。

　　在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會(huì)計(jì)科目、發(fā)生額或其他事項(xiàng)有誤，可采用紅字憑證沖銷法。方法是首先由填制憑證操作員填制一張與該賬錯(cuò)誤憑證除金額為紅字（負(fù)數(shù)）金額外，其他內(nèi)容完全一致的紅字憑證，如：用友總賬系統(tǒng)在“填制憑證”操作窗口中，單擊“制單”／“沖銷憑證”菜單項(xiàng)，打開“沖銷憑證”操作窗口，輸入相關(guān)信息，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)制作一張紅字沖銷憑證；再填制一張正確的記賬憑證。其次由審核操作員進(jìn)行“審核憑證”操作。然后由記賬操作員通過“記賬”功能進(jìn)行“記賬”操作，才能完成對(duì)該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行沖銷和更正。如果記賬憑證中會(huì)計(jì)科目無誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額，這時(shí)可用紅字憑證沖銷法沖銷其差額部分。

　　在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會(huì)計(jì)科目無誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額，這時(shí)可用補(bǔ)充憑證法，將其差額部分填制一張記賬憑證，然后由審核操作員進(jìn)行“審核憑證”操作，由記賬操作員進(jìn)行“記賬”操作即可。