記賬憑證的輸入格式設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

來源: 編輯： 2005/12/21 10:02:48　　字體：大小

　　記賬憑證是根據(jù)經(jīng)過審核無誤的原始憑證填制的?？梢苑譃槿N：收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證；也可以分為五種：銀收、銀付、現(xiàn)收、現(xiàn)付和轉(zhuǎn)賬憑證。對于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量不大的單位，可以采用轉(zhuǎn)賬憑證一種形式，但如果是通用會計(jì)核算軟件，則應(yīng)分開考慮。

　　為了保證輸入處理的直觀性、方便性與準(zhǔn)確性，設(shè)計(jì)一個清晰、美觀的輸入屏幕畫面不但可以降低操作的差錯率，而且也能夠提高輸入效率。記賬憑證的屏幕格式一般可設(shè)計(jì)成跟手工憑證一樣的格式，并至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　1.日期：首先顯示當(dāng)日系統(tǒng)日期，若不需要修改，用回車鍵確認(rèn)，否則鍵入日期。

　　2.憑證號：從憑證號文件中調(diào)出后，由系統(tǒng)自動增加。

　　3.憑證類別：有默認(rèn)值，允許用戶選擇。最好有校驗(yàn)功能，如收付款憑證中必須有現(xiàn)金或銀行存款科目，收款憑證借方和付款憑證貸方必須有現(xiàn)金或銀行存款科目等。

　　4.摘要：可直接輸入漢字，或者輸摘要碼，自動產(chǎn)生摘要。也可將摘要內(nèi)容中有關(guān)單位或個人的名稱單獨(dú)劃出，另列一戶名欄，以便于查詢。

　　5.借、貸方科目代碼：要能彈出科目表窗口，允許用戶選擇。

　　6.借、貸方科目名稱：根據(jù)代碼自動生成。

　　7.金額：操作員逐筆輸入。

　　8.合計(jì)：可直接輸入或由機(jī)器自動計(jì)算產(chǎn)生，直接輸入合計(jì)數(shù)的好處是進(jìn)行了一次總量校驗(yàn)，即將系統(tǒng)計(jì)算的合計(jì)數(shù)據(jù)核對。這對一個應(yīng)用系統(tǒng)是十分必要的。

　　9.審核記號：為安全起見，沒有審核的憑證是不能記賬的。

　　10.記賬記號：可記錄該憑證在總賬中的記錄號，或簡單的用一個邏輯值判斷是否入賬。

　　11.操作員、審核員、記賬員、會計(jì)員、收款員等：為明確責(zé)任必須記錄，操作員與審核員不能是同一人。

　　以上是最基本的項(xiàng)目，為方便設(shè)計(jì)，也可加入一些其它信息，如原始單據(jù)號等。

　　電算化憑證與手工憑證有很大不同。手工處理時，當(dāng)出現(xiàn)一借多貸、一貸多借或多借多貸在一張憑證中記錄不下時，則在憑證編號中可采用：XXX-1，XXX-2或者1/N，2/N（XXX為憑證號，N為本筆業(yè)務(wù)的憑證總數(shù)）。而在電算環(huán)境下，沒有必要這樣處理，雖然在屏幕上可以僅保留五至八行供接收數(shù)據(jù)用，但當(dāng)一屏幕接收不下時，可以采用翻頁或滾屏技術(shù)，使得一張憑證實(shí)際能夠接收的記錄數(shù)據(jù)是無限制的。

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